Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR621398
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR621398/2
Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019
Geldend van 14-11-2019 t/m heden
Intitulé
Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019Raadsbesluit
De raad van de gemeente Terneuzen;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 18 december 2018,
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
besluit
vast te stellen de volgende verordening:
Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019
betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover die niet is overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening word verstaan onder:
Archiefbesluit
Besluit van 15 december 1995, houdende regels ter uitvoering van een aantal bepalingen van de wet.
Archiefbewaarplaats
Overeenkomstig artikel 31 van de Wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats, voor de blijvende bewaring van informatie.
Archiefregeling
Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Archiefruimte
Ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring in afwachting van vernietiging dan wel overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13, lid 1, van de Wet.
Archivaris
De overeenkomstig artikel 32 door het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief benoemde gemeentearchivaris.
Beheer
Het treffen van maatregelen en voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
Beheerder(s)
Degenen die zijn belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Gemeentelijke organen
Overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b-1 van de Wet, voor zover deze vallen onder de gemeente.
Overbrenging
Overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Wet.
Informatie
(werk)procesgebonden informatie die, ongeacht de uiterlijke vorm, in het kader van de uitvoering van een taak is vastgelegd of gecreëerd en daarom onder de zorg van het gemeentebestuur behoort te berusten.
Informatiesysteem
Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en personeel met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden en geraadpleegd door het college van burgemeester en wethouders - onderworpen aan toetsbare eisen.
Organisatieonderdelen
Door de directie als zodanig aangewezen organisatieonderdelen, waarvan de leidinggevenden gemandateerd zijn besluiten te nemen met betrekking tot het informatiebeheer.
Wet
De Archiefwet 1995.
Hoofdstuk II. De zorg van het college van Burgemeester en wethouders voor informatie
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen, overeenkomstig artikel 3 van de Wet, er zorg voor, dat de vastlegging, creatie en beheer van de informatie zo plaatsvindt, dat het behoud van deze informatie tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens wet gestelde eisen.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de Wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanwijzing van de beheerder(s) van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de begroting van de gemeente voldoende middelen worden geraamd voor de kosten die aan de zorg voor de niet-overgebrachte informatie zijn verbonden.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de informatie.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de benoeming van een archivaris.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders, gehoord de archivaris, zorgen conform artikel 16 van de Archiefregeling voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.
Artikel 10
Burgemeester en wethouders leggen door middel van een verslag tenminste eenmaal per (twee) jaar verantwoording af aan de gemeenteraad over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij alle formele verslagen en/of adviezen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Ook is er jaarlijks een update voor de gemeenteraad van de stand van zaken met betrekking tot het informatiebeheer.
Artikel 10a Bevoegdheid toekenning uitsluitend recht
- 1.
Het college is bevoegd om een uitsluitend recht toe te kennen voor het uitvoeren van archiefdiensten in de gemeente Terneuzen.
- 2.
Het uitsluitend recht wordt gevestigd voor archiefdiensten en betreft zowel analoge als digitale archiefbescheiden zoals omschreven in artikel 1-c van de Archiefwet 1995:
- de voorbereiding op en de begeleiding bij de overbrenging van archiefbescheiden conform de bepalingen van de Archiefwet;
- het beheren, (nader) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbescheiden;
- het bewaren van archiefbescheiden en indien nodig het treffen van zodanige maatregelen dat er bij deze bescheiden na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren.
- 3.
Het college verstrekt een opdracht in de vorm van een overeenkomst waarin wordt bepaald welke taken, tegen welke condities en voorwaarden, voor welke tarieven en gedurende welke periode worden uitgevoerd.
Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 11
De archivaris is, overeenkomstig artikel 32, lid 2 van de Wet, belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 12
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, lid 2 van de Wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meerdere ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de Wet.
Artikel 13
- 1.
De beheerder(s) verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede uitvoering van het toezicht noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.
- 2.
Bij het uitvoeren van handelingen zoals beschreven onder lid 1, worden de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatie in acht genomen.
Artikel 14
De archivaris doet van zijn bevindingen mededeling aan de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke voor de informatiehuishouding. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 15
De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de directie betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie. Indien de archivaris hiertoe aanleiding ziet, doet hij hiervan eveneens mededeling aan het college van burgemeester en wethouders
Hoofdstuk IV. Slotbepalingen
Artikel 16
Deze verordening Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019 treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.
Artikel 17
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt:
de Archiefverordening Gemeente Terneuzen 2006.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019.
Aldus vastgesteld door de raad in zijn openbare vergadering van 7 februari 2019.
|
De gemeenteraad van Terneuzen, |
|
|
burgemeester, |
griffier, |
|
J.A.H. (Jan) Lonink |
J.H.P. (Joost) de Jong |
Bijlage TOELICHTING
ALGEMEEN
Deze informatieverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee delen. Deze bevat de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen (Hoofdstuk II). Het zorgdragerschap dat in de Wet niet wordt gedefinieerd, wordt hierin uitgewerkt.
En de verordening bevat de regeling voor het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Hoofdstuk III).
Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren informatie, maar ook op moderne, digitale informatie.
ARTIKELSGEWIJS
Artikel 1
Sommige begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen maar aan sommige is vanwege deze verordening, een meer specifieke betekenis toegekend.
De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Artikel 3
De archiefbewaarplaats is de locatie waarheen conform de wet blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-Depot.
De archiefruimte is de ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 4
De aanwijzing van organisatieonderdelen en beheerders van informatie is opgenomen in artikel 4 van het Besluit Informatiebeheer Gemeente Terneuzen 2019 dat gelijktijdig met deze verordening in werking treedt.
Artikel 6
Voor het beheer van niet-overgebrachte informatie dienen voorschriften te worden opgesteld. Deze legt het college van burgemeester en wethouders vast in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Terneuzen 2019 dat gelijktijdig met deze verordening in werking treedt. Ook elders opgeslagen informatie en uitgeplaatste informatie die nog niet formeel is overgebracht vallen onder dit besluit.
Artikel 8
Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling moet het college van burgemeester en wethouders ervoor zorgen dat het informatiebeheer voldoet aan de toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO 8402).
Artikel 9
Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen op basis van artikel 160 van de Gemeentewet worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen maar ook privaatrechtelijke rechtspersonen kunnen een gemeentelijke taak uitvoeren.
Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente, vallen onder de werking van deze verordening.
Het belang van dit artikel is het behoud van informatie rond uitgeplaatste gemeentelijke taken voor democratische controle en voor later historisch onderzoek. Omdat artikel 9 verbonden partijen betreft waarbij de gemeente zowel een financieel als een bestuurlijk belang heeft, heeft het college ook voldoende middelen om deze verantwoordelijkheid waar te maken.
Artikel 13
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van ‘archiefbescheiden’, in deze verordening aangeduid als ‘informatie’. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld, inclusief die welke enkel met behulp van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kan worden. Dit heeft onder andere gevolgen voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden. Naast toegang tot de fysieke ruimten, strekt dit toezicht zich ook uit tot de virtuele ruimte waarin digitale gegevens worden vastgelegd en geborgd.
Artikel 14 en 15
In die gevallen waarin het nodig is zal de archivaris als toezichthouder bij de eindverantwoordelijke van de informatiehuishouding mededeling doen van de maatregelen die moeten worden getroffen in het belang van een goed beheer.
De verslaglegging over de uitoefening van het toezicht door de archivaris op het beheer van de niet-overgebrachte informatie, is een separaat verslag aan het college van burgemeester en wethouders.
De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor het afleggen van verantwoording door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.
Binnen één reguliere zittingsperiode verneemt de raad tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het informatiebeheer en het toezicht op het beheer heeft plaatsgevonden.
Een (twee)jaarlijkse verslaglegging past bij het stelsel van interbestuurlijk toezicht en horizontale verantwoording.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl