Budgethoudersregeling gemeente Terneuzen 2019

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling verstaan we onder:

• a.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terneuzen.

• b.

  hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen

• c.

  budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget kredietuitgaven te doen en/of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• d.

  budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen;

• e.

  budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

• f.

  product: een onderdeel van een beleidsveld uit de begroting op het niveau waarvan het college stuurt;

• g.

  medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Terneuzen op basis van een aanstelling als ambtenaar of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Terneuzen werkzaam is.

Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders

• 1.

  De directie is hoofdbudgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

• 2.

  De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

• 3.

  De hoofdbudgethouder benoemt één of meer van de directieleden en/of Strategische managers als vervanger.

• 4.

  De directie is bevoegd per (centraal) budget een directielid, Strategische manager of Tactisch leidinggevende als budgethouder aan te wijzen.

• 5.

  Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten.

• 6.

  De directie kan, ten behoeve van een op zijn voorstel door de directie ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of gebieds- of programmamanager aanwijzen als budgethouder. Tevens kan de directie een budgethouder benoemen ten behoeve van een krediet.

• 7.

  Elke budgethouder benoemt een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.

• 8.

  De directie is als hoofdbudgethouder bevoegd te bepalen dat voor aan te wijzen budgetten geldt dat er voor het aangaan van verplichtingen en/of het betaalbaar stellen van facturen toestemming nodig is van de concerncontroller.

• 9.

  De directie is als hoofdbudgethouder bevoegd budgetbevoegdheid tijdelijk aan de concerncontroller toe te wijzen in geval een budget uit oogpunt van risicobeheersing tijdelijk centrale sturing of beheersing vereist.

• 10.

  Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetbeheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling. Dit overzicht wordt jaarlijks voor 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar opgesteld en door de directie vastgesteld. Bij eventuele productwijzigingen gedurende het jaar wordt de Tactisch leidinggevende van het desbetreffende team automatisch aangewezen als budgethouder.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden budgethouder

• 1.

  Om het budgethouderschap te kunnen uitvoeren, komen aan de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe:

  • a.

    Het op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget. Dit betreft de prestaties met inzet van de geraamde middelen, met uitzondering van die onderdelen die door de budgethouder niet te beïnvloeden zijn. Als niet te beïnvloeden gelden o.a.: de toerekening van salariskosten, de kapitaallasten en toevoegingen aan voorzieningen en reserves.

  • b.

    Indien inkomsten onderdeel uitmaken van het budget is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisatie daarvan. Hieronder worden tevens begrepen eventueel te ontvangen subsidies en inkomsten voortvloeiend uit door de budgethouder afgesloten contracten met derden.

  • c.

    De budgethouder mag verplichtingen tot uitgaven aangaan ten laste van de ramingen hiervoor binnen het product, voorzover het niet een kostensoort betreft waarvoor een andere (centraal) budgethouder is aangewezen.

  • d.

    De budgethouder mag slechts verplichtingen aangaan ten laste van een budget voor zover de beschikbare middelen hiervoor toereikend zijn. Indien de beschikbaar gestelde middelen niet toereikend zijn, kan de budgethouder aan het college een voorstel doen tot verruiming van de beschikbaar gestelde middelen. Uit een dergelijk voorstel dient uitdrukkelijk te blijken dat het aangaan van financiële verplichtingen noodzakelijk is voor realisatie van de resultaatverplichting en dat vast is komen te staan dat niet op andere wijze in de dekking van de uitgaven kan worden voorzien. Verplichtingen mogen vervolgens niet eerder worden aangegaan dan nadat het college besloten heeft tot budgetverruiming.

  • e.

    De budgethouder mag binnen een budget kostensoorten van de volgende categorieën onderling compenseren: 3.1 (grond); 3.2 (duurzame goederen); 3.3 (pachten); 3.8 (overige goederen en diensten); met uitzondering van de kostensoorten die betrekking hebben op energiekosten. Onderling compenseren is de budgethouder enkel toegestaan mits het totale budget van deze categorieën binnen het product niet wordt overschreden en voorzover voor de desbetreffende categorieën geen andere (centraal) budgethouder is aangewezen.

  • f.

    De budgethouder handelt volgens de door het college en de directie vastgestelde kaders, zoals de procedure inkoop en aanbesteding, afspraken over de jaarlijkse planning- en controlcyclus, bepalingen over de inrichting van de financiële administratie en het gebruik van de verplichtingenadministratie.

  • g.

    De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane bestedingen en nog lopende verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang daarvan bekend is.

  • h.

    Voor het vastleggen van verplichtingen, zoals genoemd in lid 1g, wordt de module inkoop- en aanbesteding en/of de financiële applicatie benut. Budgethouders leggen vanaf € 5.000 verplichtingen vast.

  • i.

    De budgethouder rapporteert over de realisatie van de budgetten en legt hierover verantwoording af volgens de afspraken in het kader van de door het college vastgestelde planning- en controlcyclus.

  • j.

    Na codering van een verplichting en/of factuur wordt deze door de budgethouder geautoriseerd. De functie van budgethouder is onverenigbaar met die van het coderen van verplichtingen en/of facturen.

  • k.

    Voor het betaalbaar stellen van facturen zijn in de financiële administratie twee rollen benoemd. De rol voor het coderen van de factuur en de rol van het autoriseren van de factuur. Degene die de factuur codeert tekent er daarmee tevens voor dat de prestatie is geleverd. De budgethouder is degene die de factuur autoriseert voor betaling.

Artikel 4 Machtiging door budgethouder

• 1.

  De budgethouder kan het beheer van een aan hem toegewezen budget geheel of gedeeltelijk overdragen aan een door hem aan te wijzen budgetbeheerder. Door deze aanwijzing is de budgetbeheerder gemachtigd tot het aangaan van verplichtingen ten laste van het aan hem in beheer overgedragen (deel)budget. Bij de overdracht van het beheer van een (deel)budget blijft de budgethouder verantwoordelijk voor het op een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget.

• 2.

  De overdracht van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid vindt plaats doordat de budgethouder het hiervoor bestemde machtigingsformulier digitaal invult via de applicatie TopDesk. De digitaal ingevulde machtiging wordt ter registratie aangeboden aan het team Financiën. De budgetbeheerder wordt opgenomen in het overzicht zoals genoemd in artikel 2, lid 10 van deze regeling.

Artikel 5 Informatie-uitwisseling en ondersteuning

• 1.

  Het team Financiën stelt zodanige faciliteiten beschikbaar dat de budgethouder over de informatie kunnen beschikken die van belang is voor een goede invulling van het budgethouder- c.q. budgetbeheerderschap.

• 2.

  De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over bijzonderheden met betrekking tot het budget.

• 3.

  De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over bijzonderheden met betrekking tot het aan hem of haar gemachtigd budget.

Artikel 6 Beëindiging van het budgethouderschap

De opdracht tot uitoefening van het (centraal) budgethouderschap of budgetbeheerderschap kan worden beëindigd door een besluit van de hoofdbudgethouder of de intrekking van de machtiging door de budgethouder.

Artikel 7 Hardheidsclausule

Het college machtigt de hoofdbudgethouder om in bijzondere situaties in aanvulling op, dan wel in afwijking van deze regeling maatregelen te treffen die in het belang zijn van een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige bedrijfsvoering.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2019.

• 2.

  Op de in het eerste lid genoemde datum wordt de ‘Regeling budgethouders van de gemeente Terneuzen’ vastgesteld op 18 januari 2011 ingetrokken.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Terneuzen 2019’.