Verordening ex artikel 212 Gemeentewet

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het College.

b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Terschelling en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

De overige begrippen die in deze verordening worden gehanteerd zijn toegelicht in bijlage 1.

Artikel 2 Programma-indeling

De Raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de begroting en de jaarrekening voor de komende raadsperiode vast.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

2. Ten behoeve van het besluitvormingsproces maakt het College voor de Raad inzichtelijk:

- De gemeentelijke lasten

- De gemeentelijke baten

- De vrije begrotingsruimte (onvoorzien)

- De vrij besteedbare reserves

3. De programmabegroting en programmarekening geven zoveel mogelijk de volgende niet-financiële informatie:

- De te realiseren en gerealiseerde effecten

- De kaders waarbinnen de effecten moeten worden gerealiseerd of zijn gerealiseerd

- Het tijdstip waarop de effecten moeten zijn gerealiseerd of zijn gerealiseerd

- De wijze waarop de effecten zullen worden gerealiseerd of zijn gerealiseerd.

4. Voorafgaand aan het opstellen van de begroting voor het komende jaar en het daarin op te nemen meerjarenperspectief, informeert het College de Raad in mei van het lopende jaar omtrent haar beleidsvoornemens en de financiële uitwerking daarvan middels een Voorjaarsnota; deze Voorjaarsnota kent dezelfde indeling als de begroting en de jaarrekening.

5. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

6. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

1. De Raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de Raad aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Indien het College voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het College in de eerstvolgende Raadsvergadering aan de Raad gemeld. Het College voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het College vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de Raad voor.

Artikel 5 Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het College informeert de Raad zo spoedig mogelijk door middel van tussentijdse rapportages indien sprake is van afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en van de investeringskredieten in de begroting, groter dan € 50.000.

2. Daarnaast worden door middel van de Voorjaarsnota significante afwijkingen ten opzichte van de lopende begroting en het meerjarenperspectief aan de Raad voorgelegd, welke zich in de periode tussen het vaststellen van de begroting en het opstellen van de Voorjaarsnota hebben voorgedaan, indien deze groter zijn dan € 10.000.

3. Het College informeert vooraf de Raad en neemt pas een besluit nadat de Raad in de gelegenheid is gesteld haar wensen en bedenkingen ter kennis van het College te brengen indien het College nieuwe verplichtingen aangaat, indien deze een hoger beslag op middelen omvatten dan € 25.000 bij incidentele zaken of indien de jaarlijkse lasten hoger zijn dan € 10.000 bij meerjarige zaken, en voor zover deze nog niet eerder zijn geaccordeerd door de Raad, bijvoorbeeld door middel van de Voorjaarsnota.

Artikel 6 Waardering en afschrijving van vaste activa

1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2. Ten aanzien van materiële vaste activa wordt er van uit gegaan dat deze gezien het toeristisch karakter van onze gemeente, in principe altijd een economisch nut hebben; indien sprake is van een investering in een activum met maatschappelijk nut, wordt de Raad hier door het College expliciet op attent gemaakt.

3. Nieuw aangeschafte en in gebruik genomen materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in maximaal:

a. 30 jaar: nieuwbouw woonruimten, schoolgebouwen, kantoren en bedrijfsgebouwen;

b. 40 jaar: rioleringen;

c. 30 jaar: nieuw aan te leggen wegen en fietspaden;

d. 30 jaar: investeringen in havengebonden activa waaronder damwanden, deksloven, steigers;

e. 15 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten, schoolgebouwen, kantoren en bedrijfsgebouwen;

f. 15 jaar: veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, electravoorzieningen;

g. 7 jaar: transportmiddelen, aanhangwagens, overige rijdende activa zoals maaimachines e.d.;

h. 5 jaar: automatiseringsapparatuur en software, voorzover deze software meerdere jaren dienstbaar is aan de exploitatie;

i. geen afschrijving: gronden en terreinen.

4. Afschrijvingen op materiële vaste activa starten in het boekjaar volgend op het jaar van ingebruikname van het activum.

5. Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, maar direct ten laste van de exploitatie gebracht, met uitzondering van gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

6. Indien bij de investering in materiële vaste activa bijdragen van derden of bijdragen uit de reserves worden ontvangen, worden deze bijdragen separaat opgenomen in een “Bestemmingsreserve in de vorm van egalisatierekeningen”; deze investeringsbijdragen vallen overeenkomstig de afschrijvingstermijn van de betreffende activa vrij ten gunste van het resultaat voor bestemming.

7. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut zoals gedenktekens, worden onder aftrek van bijdragen van derden of bijdragen vanuit de reserves, in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de Raad aan te geven tijdsduur. Activering en afschrijving in meerdere jaren vindt alleen plaats indien de bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording 2004 zich niet hiertegen verzetten.

Artikel 7 Eigen vermogen

1. Eenmaal tijdens een raadsperiode doet het College de Raad een voorstel toekomen omtrent de in de komende jaren te hanteren minimumomvang van het vrije eigen vermogen (in casu de “overige reserves” c.q. “algemene reserves”), rekening houdend met het op dat moment bekend zijnde risicoprofiel van de gemeente Terschelling.

2. Dit voorstel wordt aan de Raad voorgelegd voorafgaand aan de tweede begroting die aan de betreffende Raad ter accordering wordt aangeboden.

Artikel 8 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. De bepaling van de kostprijs geschiedt extra-comptabel, hetgeen wil zeggen dat de exacte toerekening van kosten wel inzichtelijk moet worden gemaakt, maar niet per definitieve in de begroting tot uitdrukking dient te komen.

2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en de onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging en onderhoud van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3. Het rentepercentage voor de rentetoerekening aan de activa wordt gesteld op 5% op jaarbasis. Indien blijkt dat door hantering van dit percentage de toegerekende rente meer dan 10% afwijkt van de werkelijke rentelasten, zal dit percentage worden herzien en zal op toekomstige investeringen een gewijzigd rentepercentage worden toegepast.

Artikel 9 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen, prijzen en vergoedingen voor overige dienstverlening

1. Het College doet de Raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing en havengelden.

2. Bij verkoop van onroerende goederen wordt de verkoopprijs bepaald door een taxatie van een onafhankelijke taxateur. Indien de over een te komen verkoopprijs meer dan 10% negatief afwijkt van de taxatiewaarde, dient het College het verkoopvoorstel voor te leggen aan de Raad.

3. Bij de verpachting en verhuur van onroerende goederen streeft het College naar marktconforme huurprijzen, voor zover deze wettelijk mogelijk zijn en passen binnen het historisch gevoerde beleid. Indien nieuwe contracten worden afgesloten waarbij een pacht of huur wordt overeengekomen die meer dan 20% afwijkt van de marktconforme prijs (nieuwe gevallen), dan wel van de oude prijs, wordt de Raad hiervan door het College op de hoogte gesteld, en neemt de Raad een definitief besluit.

4. Het College doet de Raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor gemeentelijke diensten, waaronder leges en vergoedingen voor overige gemeentelijke dienstverlening. Indien sprake is van niet-kostendekkende tarieven voor bepaalde vormen van dienstverlening, wordt de Raad hier door het College actief op gewezen.

Artikel 10 Financieringsfunctie

1. Het College zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de Raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie, zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posties.

2. Het College neemt bij de hiervoor genoemde activiteiten de bepalingen van het door de Raad vastgestelde “Treasurystatuut” en van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) in acht.

3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het College indien mogelijk zekerheden. Het College motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. Omtrent de omvang van de particpaties, verstrekte garanties en uitzettingen van gelden doet het College jaarlijks verslag middels de jaarrekening, als onderdeel van de toelichting op de balans en de paragraaf “Verbonden partijen”.

Artikel 11 Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de sectoren/teams;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposities;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelstellingen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelstellingen, de begroting en relevant wet- en regelgeving.

Artikel 12 Interne controle

Het College zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het College maatregelen tot herstel.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het College zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 14 Financiële organisatie

Het College zorgt voor en legt vast::

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de sectoren/teams;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie

Artikel 15 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2009. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

2. Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Terschelling, vastgesteld door de Raad op 16 december 2003.

Artikel 16 Citeertitel

De verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Terschelling 2008”.