Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Teylingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Afdeling:

• Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• b.

  Administratie:

•  

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Teylingen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  Rechtmatigheid:

•  

  Het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• d.

  Doelmatigheid:

• Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• e.

  Doeltreffendheid:

• De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  De raad kan bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vaststellen en deze tussentijds wijzigen.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten (Outcome; wat willen we bereiken?);

  • b.

    de te leveren prestaties (Output; wat doen we ervoor?);

  • c.

    de baten en lasten (Input; wat mag het kosten?).

• 3.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en geleverde prestaties , opdat de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie naar programma’s.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Investeringskredieten groter dan € 200.000 worden eerst separaat voorgelegd aan de raad. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen gelijk of kleiner dan € 200.000 hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende tussentijdse rapportage aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportages gaan in op afwijkingen ten aanzien van de beleidsrealisatie, de maatschappelijke effecten en de prestaties voor zover het afwijkingen ten opzichte van het programmabudget betreft.

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in maximaal:

  • a.

    40 jaar: nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen;

  • b.

    40 jaar: kantoren en bedrijfsgebouwen;

  • c.

    60 jaar: rioleringen (annuïtair);

  • d.

    25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten, kantoren, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen;

  • e.

    20 jaar: motorvaartuigen;

  • f.

    15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; pompgemalen rioleringswerken

  • g.

    10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; schoolmeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen; strooibenodigdheden;

  • h.

    8 jaar: zware transportmiddelen;

  • i.

    7 jaar: schuiten;

  • j.

    6 jaar: personenauto’s; lichte motorvoertuigen; kleine bedrijfsauto’s

  • k.

    5 jaar: automatiseringsapparatuur; printers, netwerkcomponenten,opslag/back-up ;

  • l.

    4 jaar: automatiseringsapparatuur; Unix-Server ;

  • m.

    3 jaar: automatiseringsapparatuur; pc’s, monitoren, servers ;

  • n.

    Niet: gronden en terreinen

• 4.

  Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 5.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut, waaronder ook gronden, worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven levensduur.

• 6.

  Investeringen in kunst met een economisch nut worden niet geactiveerd.

• 7.

  Overige niet genoemde investeringen met een economisch nut worden zo veel mogelijk volgens bovenstaande richtlijnen geactiveerd waarbij rekening wordt gehouden met de componentenbenadering.

Artikel 7. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Teylingen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verrichte prestaties.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt voorcalculatorisch bepaald. Het verschil met de werkelijke omslagrente wordt ten laste of ten gunste van de exploitatie gebracht.

Artikel 8: Financieringsfunctie

De financieringsfunctie is uitgewerkt in het treasurystatuut.

Artikel 9. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijk productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 10. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 12. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productrealisatie.

• f.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• g.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de afdelingen.

Artikel 13. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2010. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in plaats van de “Financiële beheersverordening gemeente Teylingen” vastgesteld door de raad op 10 juli 2008.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële beheersverordening gemeente Teylingen 2010”.