Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tiel houdende regels omtrent verwerking van persoongegevens door buitengewoon ambtenaren burgerlijke stand Privacyreglement buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS)

1. De controle op het gebruik van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden: het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de taken als BABS.

2. Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in artikel 1, wordt zo beperkt mogelijk gehouden en staat in redelijke verhouding tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

1. Elektronisch vastleggen, het bewaren en het printen van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden als BABS, genoemd in artikel 2 en artikel 3.

2. Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het verwerken van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij ernstige vermoedens van misbruik vindt er controle op de inhoud plaats.

3. De BABS mag persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie alleen op een opslagmedium (usb , in de “cloud”) opslaan via middelen die zijn goedgekeurd door de CISO (adviseur informatieveiligheid) van de gemeente.

4. De organisatie hanteert bij e-mailberichten de door de overheid vastgestelde vernietigings- en bewaartermijnen. Op verzoek van de (gemandateerd) verantwoordelijke kan de gemeentearchivaris afwijkende vernietigings- of bewaartermijnen toestaan.

1. Ingeval van ernstige vermoedens dat een BABS de persoonsgegevens schriftelijk, mondeling, telefonisch, via e-mail of internetfaciliteit gebruikt op een wijze die niet in overeenstemming is met het doel ervan, kan de privacybeheerder van de gemeente een gemotiveerd verzoek indienen om hem inzage te verlenen in de elektronische communicatiemiddelen, die de BABS gebruikt ter uitvoering van zijn/haar taak.

2. Een verzoek als bedoeld in het eerste lid is ondertekend door de gemeentesecretaris en door de privacybeheerder of Functionaris Gegevensbescherming. (Sub)mandatering van deze bevoegdheid is niet toegestaan.

3. Als het verzoek zoals bedoeld in het eerste lid betrekking heeft op:

• a.

  de gemeentesecretaris, dan wordt het verzoek ingediend door het college van burgemeester en wethouders;

• b.

  de privacybeheerder, dan wordt het verzoek ingediend door de Functionaris Gegevensbescherming.

4. Het inzagerecht als bedoeld in het eerste lid geldt in beginsel niet voor e-mailverkeer van en naar leden van de ondernemingsraad, de door haar ingestelde commissies, de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad, de door de organisatie benoemde vertrouwenspersonen, de leden van het Georganiseerd Overleg, de bedrijfsmaatschappelijk werker en de bedrijfsarts.

1. De persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan:

• a.

  leidinggevenden, genoemd in artikel 6, om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  frontoffice- en backofficemedewerkers van het taakveld Burgerzaken, alsmede ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente waar het huwelijk of geregistreerde partnerschap plaatsvindt.

2. Het is niet toegestaan om persoonsgegevens van de ene partner, zonder toestemming, te verstrekken aan de andere partner.

1. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand (BABS).

2. Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.

3. Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente.