Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2012

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft;

• b.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Tilburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c.

  financiële administratie: de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Tilburg, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • o

    - de financieel-economische positie;

  • o

    - het beheren van vermogenswaarden;

  • o

    - de uitvoering van de begroting;

  • o

    - het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • o

    - het afleggen van rekening en verantwoording.

• d.

  administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e.

  financieel beheer: het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Tilburg.

• f.

  rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• g.

  doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en doelen/effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

• h.

  doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of effecten te bereiken.

• i.

  planning en control(P&C): ontwikkelen, invoeren en beheren van beleids- en beheersingsinstrumentarium met betrekking tot het (strategisch) beleid alsmede het middelenbeleid.

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de Programmabegroting aangeboden aan de gemeenteraad. De raad stelt de programmabegroting vast. De Programmabegroting is het contract tussen raad en college. De Jaarstukken jaar t-1 en de Perspectiefnota gemaakt in jaar t (over de periode t+1 t.m t+4) vormen de basis voor de Programmabegroting jaar t+1. Daarbij worden tevens betrokken de wensen en verlangens welke geuit zijn bij de behandeling/vaststelling van deze Jaarstukken en de Perspectiefnota door de raad. Immers dan wordt op integrale wijze verantwoording afgelegd aan de raad over de bereikte resultaten van het afgelopen jaar en de bijstelling naar de toekomst. De begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming.

• 2.

  De raad stelt tenminste bij de aanvang van elke nieuwe raadsperiode een indeling naar programma voor de eerstvolgende raadsperiode vast.

• 3.

  Het budgetrecht van de raad is gekoppeld aan de doelen.

• 4.

  De raad stelt per programma vast:

  • o

    de effecten en doelen (outcome)

  • o

    de te leveren goederen en diensten (output)

  • o

    de beschikbare middelen (input)

De raad stelt, op voorstel van het college, de indicatoren vast over de hierboven bedoelde informatie zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 5.

  De programmabegroting wordt uitgewerkt in de directie- en afdelingsplannen. Het directieplan is het contract tussen college en directie; de afdelingsplannen zijn de aangegane contracten tussen de directie en de afdelingshoofden.

• 6.

  Voorafgaand aan de programmabegroting wordt de Perspectiefnota samengesteld. Hierin worden inhoudelijke en financiële kaders voor de programmabegroting uitgewerkt.

Artikel 10. Activabeleid

• 1.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen die altijd geactiveerd worden.

• 2.

  Op gronden in eigendom van de gemeente Tilburg wordt niet afgeschreven.

• 3.

  Het college neemt omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa de volgende beleidskaders in acht:

  • 1.

    Investeringen worden onderscheiden in de hoofdcategorieën programma-investeringen en investeringen in bedrijfsmiddelen;

  • 2.

    Tot de programma-investeringen worden gerekend de investeringen in het kader van de grondexploitatie, binnenstad, betaald parkeren, verkeer en vervoer, verkeersregelinstallaties, groenstructuurplan, sociale veiligheid, infrastructuur wegen, recreatieve voorzieningen, riolering, sport-, cultuur- en wijkvoorzieningen en onderwijshuisvesting;

  • 3.

    Investeringen in bedrijfsmiddelen worden onderscheiden naar specifieke en algemene investeringen in bedrijfsmiddelen.

Specifieke investeringen: direct toe te rekenen, bijvoorbeeld containers voor huisvuil;

Algemene investeringen: overhead, bijvoorbeeld investeringen in computers en gemeentegebouwen.

• 4.

  De kapitaallasten (rente en afschrijving) worden direct bij ingebruikname van het kapitaalgoed doorberekend (per de 1e van de maand).

• 5.

  Een toename van de exploitatielasten als gevolg van investeringen wordt behandeld als nieuw beleid.

• 6.

  Een investeringsaanvraag bestaat enerzijds uit het beschikbaar stellen van een krediet en uit de bijbehorende exploitatielasten (kapitaallasten) en de noodzakelijke dekking.

• 7.

  Kapitaallasten van investeringen in programma-investeringen en specifieke bedrijfsmiddelen worden expliciet volledig in de begrotingsramingen opgenomen.

• 8.

  Kapitaallasten van investeringen in algemene bedrijfsmiddelen (organisatiekosten) worden gedekt uit jaarlijkse afschrijvingen en/of herschikkingen binnen de bedrijfsvoering.

• 9.

  Bij vervangingsinvesteringen dient als uitgangspunt te gelden dat de bijbehorende kapitaallasten niet als "extra" last worden opgevoerd immers, de structurele kapitaallasten zijn daarbij al op basis van de bestaande investering verwerkt, vrijval van kapitaallasten geldt slechts voor zover ook bij de initiële investering kapitaallasten als budget beschikbaar zijn gesteld.

• 10.

  De raad autoriseert de investeringen door vaststelling van de programmabegroting.

• 11.

  Restantkredieten voor programma-investeringen en investeringen in specifieke bedrijfsmiddelen blijven gehandhaafd, mits dat noodzakelijk is voor de uitvoering van investeringen waarvoor de betreffende kredieten beschikbaar zijn gesteld. Hiervoor hoeven geen ontwerpbesluiten te worden opgenomen. Indien restantkredieten voor investeringen in algemene bedrijfsmiddelen nog in een volgend jaar moeten worden ingezet, worden daarvoor afzonderlijke ontwerpbesluiten aan het college voorgelegd. Als geen ontwerpbesluiten worden opgenomen vervallen de betreffende restantkredieten;

• 12.

  In de programmarekening wordt een lijst opgenomen met alle nog openstaande kredieten. In deze lijst worden opgenomen het krediet, de datum van votering, het totaalbedrag, de voortgang, (verwachte) maand en jaar van afronding en het restant van het krediet.

• 13.

  Kredieten die 2 jaar na de geplande realisatiedatum nog niet volledig zijn benut worden afgesloten. Dit geldt niet voor onderdelen die een lange doorlooptijd hebben (Meerjarenprogramma Openbare ruimte).

• 14.

  Materiële activa met een economisch nut en een aanschafwaarde > € 5.000 worden altijd geactiveerd.

• 15.

  In mindering brengen van investeringsbijdragen van derden blijft wettelijk toegestaan maar in de gemeente Tilburg verdient het de voorkeur: behandeling als ware het een bijdrage uit de reserve (bruto-verantwoording).

• 16.

  Op investeringen in (onder)grond wordt de afschrijving op nihil gesteld;

• 17.

  Als afschrijvingsmethode wordt gekozen voor de lineaire afschrijvingsberekening; een uitzondering wordt gemaakt voor onderdelen waarbij door derden een andere methode van afschrijven voorgeschreven is (bijv. rijksvoorschriften) of productfinanciering die een andere methode vereist in verband met tariefsberekeningen; specifieke projectfinanciering kan slechts nadat dit aan de raad is voorgelegd;

• 18.

  De afschrijving (en rente) wordt berekend vanaf het tijdstip van ingebruikname van het goed; daar waar geen sprake is van een echte ingebruiknamedatum wordt voor investeringen in de eerste helft van het jaar 1/7 als datum aangehouden en voor investeringen in de tweede helft 31-12; in voorkomende gevallen kan van een gemiddelde ingebruiknamedatum worden uitgegaan.

• 19.

  Als afschrijvingsduur gelden de in de afzonderlijke bijlage opgenomen termijnen.

• 20.

  Als het voornemen bestaat om af te wijken van deze richtlijnen (termijnen en methode van afschrijving) moet dit vooraf aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd worden; ontwerpbesluit formuleren als: Het college besluit, anders dan de gebruikelijke afschrijvings methode / termijn, tot afschrijving …en vervolgens via de rapportages aan de raad voorgelegd worden.

• 21.

  Bij voorkeur worden investeringen met een meerjarig maatschappelijk, maar geen economisch nut, niet geactiveerd omdat ze geen middelen genereren en/of niet verkoopbaar zijn;

• 22.

  De in de huidige systematiek in de begroting opgenomen jaarlijkse (instandhoudings)- investeringen welke betrekking hebben op groot onderhoud en renovatie van kapitaalgoederen blijft gehandhaafd voor de bestaande onderdelen; voor nieuwe onderdelen wordt deze methode niet meer toegepast;

• 23.

  Als rentepercentage voor de kapitaallasten wordt het jaarlijks vastgestelde toe te rekenen omslagpercentage gehanteerd.

Artikel 12: Financieringsfunctie

1 Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

• d.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%, zoals in de uitvoeringsregels (Ruddo) is bepaald;

• b.

  overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

• c.

  derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;.

• d.

  voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;.

• e.

  overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;.

• f.

  voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

• g.

  beleid is om beleggingen in de wapenindustrie niet toe te staan en indien praktisch uitvoerbaar, zullen geen gemeentelijke middelen worden belegd in ondernemingen die gebruik maken van kinderarbeid

• h.

  indien gelden voor belegging in aanmerking komen dan gelden naast de gebruikelijke bepalingen, de volgende uitgangspunten:

• 1.

  de belegging geschiedt bij een partij met een verantwoorde omgang met het cultureel erfgoed, dierenwelzijn, ecosystemen, mensenrechten, natuurlijke hulpbronnen, sociale structuren en volksgezondheid;

• 2.

  bij gelijk rendement heeft een substantieel deel duurzaam beleggen de voorkeur;

• 3.

  bij het daadwerkelijk duurzaam beleggen wordt het selecteren en controleren van de betrouwbaarheid van duurzame fondsen niet zelf uitgevoerd maar berust bij de tussenpersonen (banken); de kwalificatie 'duurzaam' aan een product wordt geacht aan de criteria te voldoen die onder 1 verwoord zijn

• 3.

  Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 13: Verbonden Partijen

Voor het deelnemen in een verbonden partij dienen de volgende kaderstellende regels dienen in acht te worden genomen:

• 1.

  de gemeente gaat niet over tot de oprichting van of de deelneming in een privaatrechtelijke rechtspersoon, tenzij op deze wijze een publiek belang wordt behartigd dat niet op een andere wijze tot stand kan worden gebracht.

• 2.

  de beslissing tot deelname aan een verbonden partij, en ook de aansturing ligt primair bij het college, de raad bepaalt wat tot de publieke taak behoort en kan kaders stellen; dit betekent dat de deelname in een verbonden partij een expliciet raadsbesluit vergt omdat alleen de raad de uitspraak kan doen wat tot de publieke taak van de gemeente hoort;.

• 3.

  binnen de gemeente worden de rol van bestuurder/eigenaar en de rol van klant/opdrachtgever indien mogelijk bij verschillende wethouders belegd. Dit wordt per individuele verbonden partij beoordeeld waarbij de gemaakte keuze deugdelijk onderbouwd wordt.

• 4.

  vooraf worden zoveel mogelijk concreet afspraken gemaakt over de doelen, prestaties, kosten en risico´s en beheersinstrumenten.

• 5.

  raadsleden nemen niet als vertegenwoordiger van de gemeente plaats in het bestuur van een verbonden partij.

• 6.

  ambtenaren nemen niet als vertegenwoordiger van de gemeente plaats in het bestuur van een verbonden partij.

• 7.

  in de diverse producten van de budgetcyclus waar dit wettelijk vereist is, worden de gegevens over het vermogen en resultaat opgenomen zoals deze zijn opgenomen in de laatst vastgestelde jaarrekening van de verbonden partij.

• 8.

  risico´s worden bij de verbonden partij zelf beheerst en waar nodig worden ook daar voorzieningen getroffen. Het mogelijke synergie-effect als gevolg hiervan bij de deelnemers is een aangelegenheid van elke individuele deelnemer.

Artikel 14. Paragrafen

A . Lokale heffingen

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst bij de aanvang van het begrotingsjaar;

• 2.

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid, de ontwikkeling van de lokale lastendruk voor huishoudens en bedrijven.

B. Weerstandsvermogen

• 1.

  Het college geeft bij de begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken inzicht in de belangrijkste risico´s van materieel belang op concernniveau en een weergave van alle risico´s in een risicomatrix; de risicomatrix geeft inzicht in de omvang van het risico en de kans dat een bepaald risico zich daadwerkelijk voordoet; in de voortgangsrapportages wordt tevens de ontwikkeling van het risico ten opzichte van de laatste rapportage opgenomen;

• 2.

  De risicomatrix wordt gekoppeld aan het aanwezige weerstandsvermogen zoals dat door de raad is gedefinieerd, zie artikel 9 lid 3.

Het college geeft aan een inschatting in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico´s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen;

C. Onderhoud Kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen;

D. Financiering

• 1.

  Het college geeft in de treasuryparagraaf de actuele informatie voor het dagelijks beheer van de financieringsfunctie;

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van:

• ·

  de kasgeldlimiet;

• ·

  de renterisiconorm;

• ·

  de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen;

• ·

  de omvang en samenstelling van de uitzettingen;

• ·

  de huidige liquiditeitspositie;

• ·

  de liquiditeitsplanning;

• ·

  de toekomstige financieringsbehoefte;

• ·

  de rentevisie;

• ·

  de rentekosten en de renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

E. Bedrijfsvoering

In het onderdeel bedrijfsvoering van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven; in het onderdeel bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over nieuwe ontwikkelingen.

F. Verbonden Partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande belangen en het aanwezig zijn van problemen bij bestaande participaties. Van elk van de verbonden partijen wordt bij de begroting en jaarstukken een opgave verstrekt van:

• het openbaar belang;

• het eigen en vreemd vermogen en het resultaat, voor zover bekend;

• het financieel belang en de zeggenschap.

G. Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid wordt aandacht geschonken aan de geraamde meerjarige resultaten van de grondexploitatie en belangrijke beleidsmatige ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijke grondverwervingen, de grondprijzen, de manier van samenwerking met marktpartijen e.d. Tevens worden de belangrijkste wettelijke ontwikkelingen op het terrein van de grondexploitatie geschetst.

Artikel 15. De financiële administratie

Het college zorgt er voor dat:

• 1.

  De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording en andere relevante wetgeving.

• 2.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en binnen de afzonderlijke afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang vorderingen, schulden, voorraden etc;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders;

• d.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de geldende wet- en regelgeving;

Artikel 16. De financiële organisatie

Het college zorgt er voor dat er:

• 1.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen is zoals vastgelegd in het Organisatiereglement;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden, verantwoordelijkheden is, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd, en legt dit in besluiten vast;

• 3.

  uitvoeringsregels en richtlijnen worden vastgelegd in een handboek Middelen, voor:

  • §

    de totstandkoming van de begrotings- als de verantwoordingsdocumenten;

  • §

    het binnen de door de raad vastgestelde kaders, uitwerken van het financiële beleid.

Artikel 17. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van haar afkondiging en werkt terug tot 1 januari 2012 en per genoemde datum vervalt de Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2007.

Artikel 18 Actualisering

Deze verordening wordt elke vier jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling voorgelegd. De "Financiële beheersverordening 2012" moet vooralsnog gezien worden als een verordening 'in opbouw' omdat de reorganisatie en de uitwerking van de raadsdiscussies aanleiding kunnen zijn om wensen en bedenkingen kenbaar te maken.

Artikel 19. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2012”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 maart 2012

de griffier,

de voorzitter,

Bijlage: Afschrijvingstabel

Afschrijvingstabel