Regeling vervallen per 01-01-2012

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie 2009 van de gemeente Tilburg

Geldend van 01-02-2010 t/m 31-12-2011 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2009

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie 2009 van de gemeente Tilburg

De raad van de gemeente Tilburg;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders;

Besluit:

De volgende verordening vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie 2009 van de gemeente Tilburg

Inhoudsopgave

Controleverordening gemeente Tilburg 2009

Artikel 1 Definities

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Artikel 5 Toegang tot informatie

Artikel 6 Specifieke controles en opdrachten

Artikel 7 Rapportage

Artikel 8 Inwerkingtreding

Artikel 9 Citeertitel

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    accountant

    een door de raad benoemde:

    • -

      registeraccountant of

    • -

      accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

    • -

      organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

  • b.

    accountantscontrole

  • de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant ten behoeve van:

    • 1.

      de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3

      • -

        het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

      • -

        het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

      • -

        het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

    • 2.

      het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4

      • -

        de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

      • -

        onrechtmatigheden in de jaarrekening;

        waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen.

  • c.

    rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole

    het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

  • d.

    deelverantwoording

    een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

  • e.

    Auditcommissie

    de commissie zoals bedoeld in artikel 81 van de Gemeentewet en zoals uitgewerkt in de “Verordening op de Auditcommissie 2008” van de gemeente Tilburg.

Artikel 2.

Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 5 jaar.

  • 2.

    Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen en het aansluitende contract worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties enrapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de volgens het contract apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties;

    • c.

      uitgegaan wordt voor a en b van de huidige wettelijk vastgelegde minimumeisen, welke zijn vastgesteld op 1%; indien hiervan afgeweken wordt dient dit expliciet in het programma van eisen en het af te sluiten contract te zijn opgenomen;

    • d.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • e.

      voor eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles worden steeds vooraf aanvullende afspraken vastgelegd;

    • f.

      de frequentie en tijdstip van rapportering van de standaard tussentijdse controle;

      en op basis van de jaarlijks vast te stellen planning de aanlevering van de rapportage over de controle van de jaarrekening.

  • 4.

    In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

  • 5.

    Het college legt jaarlijks ter vaststelling door de Auditcommissie een controleprotocol voor, waarin opgenomen een inventarisatie van alle voor de accountantscontrole van belang zijnde wet- en regelgeving, hetwelk voor de accountant mede uitgangspunt vormt voor het opstellen van zijn jaarlijks controleplan.

  • 6.

    De Auditcommissie, die namens de raad met het opdrachtgeverschap van de accountant belast is, stelt in overleg met de accountant en het college een regeling vast waarin nadere afspraken worden gemaakt over de taakverdeling tussen raad casu quo Auditcommissie, het college en de accountant.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

  • 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt; het te hanteren model wordt door de accountant verstrekt;.

  • 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening tijdig, samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad, zodanig dat vaststelling door de raad uiterlijk 14 juli van elk jaar volgend op het begrotingsjaar kan plaatsvinden.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan in voorkomende gevallen de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren; in onderleg overleg en rekening houdende met de raadsagenda worden de tijdstippen van aanvang en rapportering jaarlijks bepaald;

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging van de Auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, de raadsgriffier en de concerncontroller.

  • 4. Voor de uitvoering van de controle wordt jaarlijks door de accountant een Controleplan opgesteld in overleg met de Auditcommissie.

Artikel 5.

Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Specifieke controles en opdrachten

  • 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De accountant informeert de Auditcommissie over de opdrachten die hij van het college heeft aangenomen.

  • 2. Het college draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen van het Rijk. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  • 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportage

  • 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de gemeenterekening, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2. De accountant brengt naar aanleiding van zijn tussentijdse controle jaarlijks in managementletters - zowel per dienst als samenvattend voor de gemeente als geheel - verslag uit aan het college. Het college zendt een afschrift van de samenvattende managementletter met zijn besluit ter kennis van de Auditcommissie.

  • 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van het boekjaar 2009, en is daarmee van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2009 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening gemeente Tilburg 2009”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 oktober 2009

de griffier,

de voorzitter,