Regeling vervallen per 22-03-2022

Instructie voor de raadsgriffier

Geldend van 08-06-2004 t/m 21-03-2022

Intitulé

Instructie voor de raadsgriffier

De raad van de gemeente Tilburg;

gezien het voorstel van het presidium;

Besluit:

vast te stellen de Instructie voor de raadsgriffier.

Artikel 1 Algemene ondersteuning

  • 1. De raadsgriffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad, de voorzitter van de raad en de raad als geheel.

  • 2. Waar in deze instructie wordt gesproken over “raadsgriffier” kunnen met uitzondering van de artikelen 8, 9 en 10 mede bedoeld worden medewerkers van de raadsgriffie.

Artikel 2 Agendering

De raadsgriffier ondersteunt (de voorzitter van) de raad, het presidium en de commissies bij het vaststellen van de (ontwerp-)agenda van de raads- en commissievergaderingen en van de vergaderingen van het presidium.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en commissievoorzitters

  • 1. De raadsgriffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad en het presidium.

  • 2. De raadsgriffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De raadsgriffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De raadsgriffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 3. De raadsgriffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden en commissieleden.

  • 4. De raadsgriffier draagt zorg voor de registratie en voortgangsbewaking van toezeggingen gedaan tijdens de raadsvergadering en commissievergaderingen.

Artikel 5 Ondersteuning presidium

  • 1. De raadsgriffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige agendering en verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de raadsgriffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

  • 3. De raadsgriffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet of anderszins instelt, ondersteunt de raadsgriffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De raadsgriffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad ambtelijke bijstand verkrijgen.

Artikel 8 Organisatie raadsgriffie

  • 1. De raadsgriffier geeft leiding aan de raadsgriffie.

  • 2. De raadsgriffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de raadsgriffie.

  • 3. De medewerkers van de raadsgriffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de raadsgriffier.

  • 4. De raadsgriffier bewaakt het budget van de raadsgriffie en legt hierover verantwoording af via de managementrapportages en de bijdrage van de raadsgriffie in de jaarrekening en het jaarverslag.

Artikel 9 Operationele aansturing raadsgriffier

De voorzitter van de raad is belast met de operationele aansturing van de raadsgriffier.

Artikel 10 Verhindering en vervanging

Indien de raadsgriffier verhinderd is kan de plaatsvervangend raadsgriffier zijn taken waarnemen.

Artikel 11 Slotbepaling

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de raadsgriffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

  • 3. De instructie kan worden aangehaald als “Instructie voor de raadsgriffier”.

Toelichting op de instructie voor de raadsgriffier

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de raadsgriffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De raadsgriffier heeft als taak de raad zodanig te faciliteren en te ondersteunen dat de raad op een adequate manier zijn werk als volksvertegenwoordiger, kadersteller en controleur vorm kan geven. De raadsgriffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De gemeentesecretaris kan ondersteuning bieden als de raadsgriffie die nodig heeft. In de instructie voor de gemeentesecretaris staat dit beschreven. De invulling van de functie van de raadsgriffier is gedeeltelijk al vastgelegd in het raadsbesluit inzake de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende functie van de raad en het raadsbesluit inzake de ambtelijke bijstand van de raad. In de praktijk van alle dag zal dit verder vorm en inhoud moeten krijgen.

Met lid 2 van artikel 1 wordt beoogd vast te leggen dat de instructie ook geldt voor andere medewerkers van de raadsgriffie, waar dat van toepassing is. Dit geldt niet alleen voor de plaatsvervangende raadsgrifier(s), wanneer zij als plaatsvervanger optreden, maar ook voor andere medewerkers van de raadsgriffie. Zo hebben vooral de commissiesecretarissen/ raadsadviseurs en de senior raadsadviseurs een ondersteunende rol voor de (voorzitters van de) raadscommissies.

Artikel 2

De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en voorbereid in het presidium. De raadsgriffier en de overige leden van de raadsgriffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de raadsgriffie verleend.

De bewaking en beheersing van de beleidsagenda van de raad en de termijnagenda van de raadscommissies wordt ook gestuurd door de raadsgriffie. De beleidsagenda wordt vastgesteld door de raad. De termijnagenda door de raadscommissies.

Artikelen 3

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad en van het presidium bijgestaan door de raadsgriffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de gemeentesecretaris.

Artikel 4

De raadsgriffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. De ondersteuning van de raadscommissies wordt verzorgd door de secretarissen van de commissies onder leiding van de raadsgriffier.

Binnen de raadsgriffie is een voortgangsbewakingssysteem waar de voortgang van toezeggingen wordt bijgehouden.

Artikel 5

Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters van de partijen en wordt voorgezeten door de burgemeester. De raadsgriffier is ook aanwezig tijdens de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor de toezending van stukken, de verslaglegging en ambtelijke ondersteuning.

Artikel 6

Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de raadsgriffie verschaft wordt. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

In Tilburg is nog geen gebruik gemaakt van de enquêtemogelijkheid. Wel heeft de raad van Tilburg reeds een aantal onderzoeken uitgevoerd, los van de Rekeningcommissie. In de praktijk stelt de raad daarvoor een speciale onderzoekscommissie in. Met de toevoeging van de woorden “ of anderszins” wordt beoogd dat de raadsgriffier ook dergelijke speciale onderzoekscommissies ondersteunt. De taak en de ondersteuning van de Rekeningcommissie ligt vast in Verordening op de Rekeningcommissie 2002.

Artikel 7

De raadsgriffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de Verordening ambtelijke bijstand raad 2002. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning bij de raadsgriffier kunnen worden ingediend. Daarnaast kunnen raadsleden zich voor informatie ook wenden tot de gemeentesecretaris (de reguliere ambtelijke organisatie). De gemeentesecretaris heeft de directiesecretarissen/ beleidscoördinatoren van de diensten hiervoor als aanspreekpunt aangewezen. Een belangrijke taak voor de raadsgriffier is, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de raadsgriffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

In de Verordening ambtelijke bijstand raad 2002 is een regeling getroffen voor het voorkomen c.q. oplossen van conflictsituaties ten aanzien van het verstrekken van informatie en het bieden van ondersteuning aan raadsleden. In voorkomend geval treden de raadsgriffier en de gemeentesecretaris met elkaar in overleg. Wanneer dat niet tot een bevredigende oplossing leidt, is er een rol weggelegd voor het presidium en het betrokken bestuursorgaan (burgemeester of college).

Artikel 8

De raadsgriffier geeft leiding aan de raadsgriffie. Deze medewerkers voeren in opdracht van de raadsgriffier de ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden uit waaronder ook het secretariaat van de raadscommissies. De raad heeft op 24 maart 2003 besloten de arbeidsvoorwaardenregeling van Tilburg van toepassing te verklaren op de bij de raadsgriffie werkzame ambtenaren. Daarbij is, onder een aantal restricties, aan de raadsgriffier beslissings- en ondertekeningsmandaat verleend op het terrein van personele aangelegenheden en voor het uitvoeren van beheerstaken.

Daarnaast hebben ondernemingsraad en georganiseerd overleg er mee ingestemd dat de bestaande overlegvormen ook gelden voor de raadsgriffie en dat de raadsgriffier in voorkomend geval “aanschuift” bij dit overleg.

Artikel 9

Overeenkomstig artikel 1 van het Reglement van orde gemeenteraad Tilburg 2002, is het presidium belast met de bestuurlijke aansturing van de raadsgriffie. Er is voor gekozen om de operationele aansturing van de raadsgriffier neer te leggen bij de voorzitter van de raad (in casu de burgemeester). Op grond van artikel 5 van het Reglement van orde gemeenteraad 2002 is de voorzitter van de raad tevens voorzitter van het presidium.

De raad heeft op 24 maart 2003 aan de burgemeester ook beslissings- en ondertekeningsmandaat verleend op het terrein van personele aangelegenheden ten aanzien van de raadsgriffier. Dat geldt ook voor basale zaken als toekenning van verlof en dergelijke. Met het van toepassing verklaren van de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Tilburg op de raadsgriffier (en de op de raadsgriffie werkzame medewerkers) is ook de daarin opgenomen regeling voor beoordelings- en functioneringsgesprekken van toepassing. Door de burgemeester te belasten met de operationele aansturing van de raadsgriffier is er voor gekozen om de beoordelings- en functioneringsgesprekken ook door de burgemeester als voorzitter van de raad te laten verzorgen. Des gewenst kan hij zich daarbij laten ondersteunen, bijvoorbeeld door de plaatsvervangend voorzitter van de raad. Bij de beoordelings- en functioneringsgesprekken kunnen eventueel de resultaten voor een 360 º feedback en/of een evaluatie worden betrokken.

Artikel 10

De raad heeft op 17 februari 2003 twee medewerkers van de raadsgriffie aangewezen als eerste respectievelijk tweede plaatsvervangend raadsgriffier.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 juni 2004

de griffier,

de voorzitter,