Instructie voor de gemeentesecretaris

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het directieteam.

7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college van burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen.

1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. De secretaris is algemeen directeur en voorzitter van het directieteam.

2. De secretaris heeft het recht bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

3. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met het directieteam en de afdelingshoofden, voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders ter zake.

4. Voor zover de secretaris zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de secretaris in overleg met het directieteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

5. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden, een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

1. Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college van burgemeester en wethouders.

2. Voor een afwezigheid van langer dan tien dagen behoeft de secretaris toestemming van het college van burgemeester en wethouders.

3. Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.