Regeling vervallen per 01-04-2013

Budgethoudersregeling 2006

Geldend van 25-01-2006 t/m 31-03-2013

Intitulé

Budgethoudersregeling 2006

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tubbergen

gelet op het bepaalde in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder c van de Gemeentewet en de Organisatieregeling 2003;

mede gelet op artikel 23 van de Financiële verordening gemeente Tubbergen;

besluit:

vast te stellen de navolgende

BUDGETHOUDERSREGELING

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    budget: een met een categorie-aanduiding in de productenraming opgenomen bedrag met een taakstellend karakter (bate respectievelijk last), verbonden aan een product, kostenplaats of een investering;

  • b.

    kaderbrief begroting: de door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen brief waarin financiële en politiek-bestuurlijke uitgangspunten worden vastgelegd van waaruit de begroting en de meerjarenramingen kunnen worden opgesteld;

  • c.

    hoofdbudgethouder: de directeur, het hoofd van de afdeling of de teamleider, in zijn hoedanigheid van eindverantwoordelijke voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de productenraming van zijn afdeling of team;

  • d.

    budgethouder: de ambtenaar die onder het toezicht van de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

  • e.

    directeur: de gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur en een als directeur aangewezen persoon, tevens eerste loco-secretaris;

  • f.

    teamleider: hoofd van een organisatorische eenheid met een samenhangend pakket van taken binnen de afdeling Werken, Verkeer en Vastgoed;

  • g.

    verplichting: overeenkomst tot de levering van goederen- en/of diensten aan- en/of door de gemeente Tubbergen, de aanneming van werken voor- of door de gemeente Tubbergen, of de besteding van de subsidies, gemeentelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen;

  • h.

    consulent: door het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen als zodanig aangewezen beleidsmedewerkers van die afdeling, belast met financiële advisering en ondersteuning van andere afdelingen.

Artikel 2 Directieteam

  • 1. Het directieteam biedt jaarlijks voor een – in de kaderbrief begroting – aangegeven datum het college van burgemeester en wethouders de productenraming voor het eerstvolgende begrotingsjaar aan met daarin opgenomen de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen.

  • 2. Ingeval van gesignaleerde of verwachte over- of onderschrijdingen van budgetten stelt het directieteam het college op de hoogte als de gesignaleerde of verwachte afwijking:

    • -

      minimaal een bedrag van € 1.000 bedraagt;

    • -

      en meer bedraagt dan 10% van het budget.

  • 3. In afwijking van lid 2 stelt het directieteam het college in ieder geval op de hoogte indien de afwijking groter is dan 10.000 euro.

Artikel 3 Hoofdbudgethouder

  • 1. De hoofdbudgethouder is verantwoording verschuldigd aan het directieteam - en in geval van een teamleider tevens aan zijn hoofd van de afdeling - voor de uitvoering of realisatie van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende:

    • a.

      producten in de productenraming van zijn organisatie-eenheid;

    • b.

      budgetramingen binnen kostenplaatsen;

    • c.

      door de raad of het college beschikbaar gestelde investeringskredieten.

  • 2. De hoofdbudgethouder rapporteert tijdig aan het directieteam - en in geval van teamleider tevens aan zijn hoofd van de afdeling - over problemen bij de realisatie van de aan een budget of investeringskrediet verbonden taakstelling en over gesignaleerde of verwachte over- of onderschrijdingen van budgetten en investeringsbudgetten voor zover de afwijking niet binnen de grenzen blijft zoals vastgelegd in artikel 2, leden 2 en 3 van dit besluit of voor zover de afwijking een zekere mate van bestuurlijke gevoeligheid kent. Op basis van deze informatie wordt vervolgens door of namens de directeur het college en het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen geïnformeerd.

  • 3. De hoofdbudgethouder kan budgethouders aanwijzen.

  • 4. De hoofdbudgethouder legt in de productenraming van zijn afdeling voor ieder budget vast wie er als budgethouder is aangewezen. Wijzigingen hierop moeten schriftelijk worden doorgegeven aan het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen.

  • 5. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget.

  • 6. Voor alle budgetten waarvoor de hoofdbudgethouder geen budgethouder aanwijst is de hoofdbudgethouder tevens budgethouder.

  • 7. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder neemt zijn - door het Directieteam aangewezen – plaatsvervanger diens taken waar. Indien geen plaatsvervanger is aangewezen neemt één van de directeuren waar. In geval van een teamleider worden de taken overgenomen door diens hoofd van de afdeling.

Artikel 4 Budgethouder

  • 1. De budgethouder is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder.

  • 2. De budgethouder legt de op een budget betrekking hebbende rechten en verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van het budget zichtbaar is.

  • 3. De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het actualiseren van prestatiegegevens, normen en kengetallen.

  • 4. De budgethouder ziet er op toe dat de met het aangaan van de verplichting overeengekomen prestaties daadwerkelijk geleverd worden.

  • 5. De budgethouder ziet er op toe dat de rechten daadwerkelijk geëffectueerd worden.

  • 6. De budgethouder draagt zorg voor een doelmatig gebruik van de ter beschikking gestelde middelen.

  • 7. De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over problemen bij de realisatie van de aan een budget verbonden taakstelling en over door hem gesignaleerde of verwachte over- of onderschrijdingen van de geraamde lasten en/of baten, prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages en andere kencijfers.

  • 8. Bij afwezigheid van de budgethouder neemt - voor zover door de hoofdbudgethouder geen andere budgethouder is aangewezen - de hoofdbudgethouder zijn taken waar.

Artikel 5 Vaststelling budget

  • 1. Een budget of investeringskrediet wordt, rekening houdend met lid 2, vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad bij de vaststelling van de programmabegroting of tussentijds bij de vaststelling van een begrotingswijziging het college van burgemeester en wethouders opdracht geeft de begroting of voorgenomen investering uit te voeren.

  • 2. De volgende investeringskredieten worden middels het vaststellen van de programmabegroting - en mits de raad geen voorbehoud geeft gemaakt voor de betreffende investering - geautoriseerd aan het college van burgemeester en wethouders:

    • -

      alle vervangingsinvesteringen;

    • -

      “investeringen” die gedekt worden uit de voorzieningen “groot onderhoud gemeentelijke gebouwen” en “groot onderhoud schoolgebouwen” en reserve “(gemeentelijk) monumentenbeleid”;

    • -

      nieuwe investeringen, voor zover het netto bedrag (na aftrek van subsidies derden) lager ligt dan € 20.000 en de jaarlijkse overige exploitatielasten de € 5.000 niet overschrijden;

    • -

      verwachte afwijking van de op de investeringslijsten opgenomen investeringen, mits de verwachte overschrijding blijft binnen de volgende grenzen:

      Tot € 5.000:

      50%

      Over het meerdere tot € 20.000:

      25%

      Over het meerdere vanaf € 20.000:

      10%

  • 3. De onder lid 2 geautoriseerde kredieten worden definitief beschikbaar gesteld op het moment dat het college van burgemeester en wethouders opdracht geeft de investering uit te voeren.

  • 4. Investeringskredieten in de begroting volgend op het komende begrotingsjaar worden niet geautoriseerd middels het vaststellen van de begroting.

Artikel 6 Budgetsubstitutie

  • 1. De hoofdbudgethouder is bevoegd binnen een kostencategorie van een programma en op dat programma binnen zijn eigen afdeling - of voor zover van toepassing binnen zijn eigen team - budgetten te substitueren indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

  • 2. Met instemming van de betrokken directeur zijn de hoofdbudgethouders bevoegd budgetsubstitutie organisatiebreed binnen een kostencategorie van een programma toe te passen.

  • 3. De hoofdbudgethouder is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investeringskrediet te substitueren indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

  • 4. Van de toegepaste substituties wordt door de hoofdbudgethouder melding gemaakt aan het directieteam (in geval van een teamleider tevens aan zijn hoofd van de afdeling) en aan het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen.

  • 5. Het is niet toegestaan om tussen programma’s te schuiven met budgetten.

Artikel 7 Verplichtingen

  • 1. Verplichtingen ten laste van een budget kunnen alleen aangegaan worden met toestemming van de budgethouder.

  • 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.

  • 3. Verplichtingen boven 5.000 euro worden eerst aangegaan nadat toestemming is verkregen van de hoofdbudgethouder.

  • 4. Verplichtingen boven 5.000 euro worden eerst aangegaan nadat minimaal twee offertes bij verschillende leveranciers zijn aangevraagd, tenzij:

    • -

      er sprake is van een spoedeisende situatie of om andere redenen een uitzondering moet worden gemaakt, zulks ter beoordeling van de betrokken directeur;

    • -

      er aanbestedingsrichtlijnen van de gemeente van toepassing zijn;

    • -

      het college van burgemeester en wethouders het budget heeft aangewezen als een budget waarvoor het vierde lid niet van toepassing is.

  • 5. Op deze regeling is het gestelde in de Nota aanbestedingsbeleid van de afdeling Werken, Verkeer en Vastgoed van toepassing.

Artikel 8 Betaling

  • 1. Het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen is verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten.

  • 2. Betalingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden na fiattering door de budgethouder en betalingen boven de € 2.500 dienen tevens door de hoofdbudgethouder te worden gefiatteerd.

    Indien artikel 3 lid 6 van toepassing is, dient – bij betalingen boven de € 2.500 - het directieteam tevens te fiatteren.

  • 3. Fiattering door de budgethouder vindt niet plaats dan nadat hij heeft vastgesteld dat de overeengekomen prestaties zijn geleverd.

  • 4. Fiattering door de hoofdbudgethouder vindt niet plaats dan nadat hij heeft vastgesteld dat fiattering door de betrokken budgethouder heeft plaatsgevonden.

  • 5. Betalingen van voorschotnota's van nutsbedrijven (gas, stroom en water) kunnen - voor zover geen wijziging van het voorschotbedrag heeft plaatsgevonden - plaatsvinden, zonder de fiattering door de (hoofd)budgethouder.

Artikel 9 Budgetregistratie

De afdeling Financiën en Belastingen draagt zorg voor de feitelijke registratie van de budgetten, zowel voor wat betreft de ramingen als de werkelijke baten en lasten, op basis van de door de (hoofd)budgethouders aangeleverde informatie. Tevens zorgt zij voor een adequate vastlegging van budgethouders en overige relevante zaken in het financiële pakket, alsmede voor de juiste autorisatie ten aanzien van te raadplegen informatie door betrokkenen.

Artikel 10 Verantwoording

  • 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor het efficiënt, effectief, doelmatig en rechtmatig beheren en besteden van zijn budgetten en legt periodiek schriftelijk verantwoording af aan het college op de hiervoor vastgestelde tijdstippen.

  • 2. De consulenten van de afdeling Financiën en Belastingen verstrekken ten behoeve van de op te stellen rapportages een overzicht van baten en lasten.

  • 3. Aan het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen is het signaleren van afwijkingen van hetgeen ondermeer op grond van deze regeling ten aanzien van het budget is vastgesteld opgedragen.

  • 4. Het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen coördineert de samenstelling van de onder punt 1 genoemde overzichten.

  • 5. De financiële consequenties van de managementrapportage worden vertaald in een begrotingswijziging, die door het college ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden.

Artikel 11 Slotbepalingen

  • 1. Deze regeling treedt in werking op de dag volgend op die van haar bekendmaking.

  • 2. Met ingang van dezelfde datum vervalt de Budgethoudersregeling 2001 (Gemeenteblad 2001, 2).

  • 3. Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam "Budgethoudersregeling 2006”.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 10 januari 2006.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
De secretaris, De burgemeester,
drs. ing. G.B.J. Mensink mr. M.K.M. Stegers