Regeling vervallen per 12-06-2020

De Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Tytsjerksteradiel 2007).

Geldend van 08-11-2007 t/m 11-06-2020

Intitulé

De Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Tytsjerksteradiel 2007).

Raadsbesluit

Gemeente Tytsjerksteradiel

Raadsvergadering d.d. 25 oktober 2007, agendapunt

De Raad van de gemeente Tytsjerksteradiel:

  • -

    gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 02 oktober 2007;

  • -

    gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;

BESLUIT:

Vast te stellen:

De Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Tytsjerksteradiel 2007). 

Hoofdstuk I Algemene bepalingen.

Artikel 1.

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.

de wet:

de Archiefwet 1995;

b.

gemeentelijke organen:

de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

c.

de archiefbewaarplaats:

de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

d.

beheerder:

degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

e.

beheerseenheid:

een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

f.

informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden.

Artikel 2.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

Artikel 4.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5, eerste lid.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Artikel 5, tweede lid.

Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7.

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 8.

Burgemeester en wethouders doen éénmaal per twee jaar aan de raad verslag over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9.

De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheden, voorzover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt in overeenstemming met de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 10.

De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11, eerste lid.

De beheerder of beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

Artikel 11, tweede lid.

De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12.

De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13.

De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14.

De gemeentesecretaris doet éénmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen.

Artikel 15.

De Archiefverordening van de gemeente Tytsjerksteradiel, vastgesteld bij raadsbesluit van 14 november 1996, wordt ingetrokken.

Artikel 16.

Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van bekendmaking.

Artikel 17.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Tytsjerksteradiel 2007.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 25 oktober 2007.

De Raad voornoemd,

de griffier 

mr. S.K. Dijkstra

de voorzitter

G.J. Polderman

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2

De ministeriele Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen van 2001 stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerder(s) dienen wij nog op te nemen in een nieuw geactualiseerd, door het college vast te stellen Besluit Informatiebeheer 2007 gemeente Tytsjerksteradiel. Het oude Besluit Informatiebeheer 1996 vervalt dan.

Artikel 5

De ministeriele Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne tukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

Bedoelde voorschriften dienen te worden opgenomen in een nieuw geactualiseerd Besluit Informatiebeheer 2007 gemeente Tytsjerksteradiel.

Artikel 8

Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat erop het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Artikel 11

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden”kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder ander gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake rijksbelastingen en 5: 20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 13

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.