Regeling vervallen per 01-01-2019

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Tytsjerksteradiel

Geldend van 14-12-2007 t/m 31-12-2018

Intitulé

Financiële beheersverordening Tytsjerksteradiel 2007

De raad van de gemeente Tytsjerksteradiel besluit,

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

vast te stellen:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Tytsjerksteradiel.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    directie:

    organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college bestaande uit een algemeen directeur en een gemeentesecretaris; de algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering; de gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het proces rondom advisering aan het college.

  • b.

    afdeling:

    iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college en de algemeen directeur.

  • c.

    planning:

    planning is het vertalen van de lange termijn visie en strategie van de gemeente (raads- en collegeprogramma, perspectiefnota en begroting) in operationele doelstellingen (wat willen we bereiken), plannen (wat doen we daarvoor), meetbare prestaties (wat valt er te meten) en budgetten (wat mag het kosten) en het scheppen van voorwaarden om de doelstellingen te kunnen verwezenlijken.

  • d.

    control:

    control is het systeem of de functie die zorgdraagt voor het beheersen en borgen van de kwaliteit van producten, diensten en handelingen, risico’s (financieel, juridisch en anderszins) en doelstellingen en resultaten door middel van meten, vastleggen, controleren, analyseren, aansturen, bijsturen en verantwoorden “

  • e.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en het beheersen van de onderdelen van de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • f.

    financiële administratie:

    het systematisch vastleggen van gegevens betreffende uitgaven, ontvangsten, bezittingen en schulden van de gemeentelijke organisatie.

  • g.

    administratieve organisatie:

    het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • h.

    financieel beheer:

    het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van de middelen en de uitoefening van de rechten van de gemeente.

  • i.

    rechtmatigheid:

    het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten, zoals benoemd in het jaarlijks vast te stellen controleprotocol.

  • j.

    doelmatigheid:

    het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • k.

    doeltreffendheid:

    de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

  • l.

    verbonden partijen:

    privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties waarin de gemeente zowel een bestuurlijk en als een financieel belang heeft.

  • m.

    producten:

    een doorlopende activiteit, die op basis van een bestuursbesluit wordt begonnen, beëindigd, geïntensiveerd of verminderd.

Artikel 2. Onderlinge taakverdeling raad en college

  • 1. Ten aanzien van de gemeentelijke taken stelt de raad in hoofdlijnen de doelstellingen, de activiteiten, de kredieten en de wijze van dekking vast.

  • 2. Het college bereidt voorstellen hiertoe voor; in de perspectiefnota en in de (programma) begroting worden deze in het kader van het totaal van de activiteiten gepresenteerd.

  • 3. Het college draagt binnen de door de raad gestelde inhoudelijke en financiële kaders zorg voor een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de opgedragen taken.

  • 4. Na afloop van het begrotingsjaar biedt het college een jaarverslag en een jaarrekening aan; daarin legt het college verantwoording af over het gevoerde beleid.

  • 5. De raad stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast en verleent het college décharge.

  • 6. De raad controleert, of bij de uitvoering van de taken voldaan is aan de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 3. Instrumenten van de planning en controlcyclus tussen raad en college

  • 1. In onze organisatie wordt onderscheidt gemaakt naar een drietal niveaus waarop sturing en beheersing plaatsvindt, te weten: bestuurlijk niveau, concernniveau en operationeel niveau.

  • 2. Het hulpmiddel voor sturing en beheersing is ons instrumentarium.

  • 3. Ons instrumentarium op bestuurlijk niveau bestaat uit planningsinstrumenten en control instrumenten.

  • 4. De planningsinstrumenten tussen raad en college zijn:

    • Raadsprogramma, of politieke termijn agenda;

    • Collegeprogramma;

    • Perspectiefnota;

    • Programmabegroting;

  • 5. De controlinstrumenten tussen raad en college zijn:

    • Bestuursrapportage(s);

    • Jaarstukken (Programmarekening)

  • 6. De planning- & controlcyclus is gericht op het bewaken van de realisatie van een veelheid van operationele doelstellingen, afgeleid van de lange termijn visie en strategie van de gemeente, die vertaald is in raads- en collegeprogramma, perspectiefnota en programmabegroting.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 4. Perspectiefnota

  • 1. Als onderdeel van het proces van begrotingsvoorbereiding biedt het college in het tweede kwartaal van het begrotingsjaar de raad de perspectiefnota aan ten behoeve van de vaststelling van de kaders voor de begrotingsopstelling voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

  • 2. De perspectiefnota geeft inzicht in de financiële positie van de gemeente op langere termijn, de ontwikkelingen bij de uitvoering van de aanvaarde taken, de daarbij gesignaleerde problemen en de bij het college ingebrachte maatschappelijke wensen.

  • 3. Op basis daarvan doet het college in de perspectiefnota voorstellen voor wijzigingen ten opzichte van het aanvaard beleid.

  • 4. Het college doet voorstellen over de wijze van dekking.

  • 5. Het college geeft op hoofdlijnen een inzicht in de bestaande formatie en de wijziging, die noodzakelijk is als gevolg van veranderingen in het takenpakket.

  • 6. Het college geeft op hoofdlijnen een inzicht in de omvang van de noodzakelijke vervangingsinvesteringen en de investeringen in nieuwe bedrijfsmiddelen.

  • 7. Op voorstel van het college geeft de raad aan, of de onderwerpen in de perspectiefnota als vaststaand gegeven kunnen worden opgenomen in de eerstvolgende begroting of dat een nader voorstel gewenst is.

Artikel 5. Programmabegroting

  • 1. De begroting wordt conform de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording ingericht als programmabegroting.

  • 2. De indeling in programma’s wordt door de raad vastgesteld.

  • 3. De onderverdeling van de programma’s in producten staat voor onbepaalde tijd vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijziging. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

  • 4. Bij de vaststelling van de programmabegroting stelt de raad per programma vast: de doelstellingen, de bestaande en de nieuwe activiteiten en de raming van baten en lasten.

  • 5. De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 6. Het college draagt zorg voor het verzamelen en het vastleggen van gegevens over de uitgevoerde activiteiten en de realisatie van de doelstellingen, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid achteraf kunnen worden getoetst.

  • 7. Als toelichting bevat de programmabegroting een bijlage met de lasten en baten per product, zoals onderscheiden in de productenraming van het college.

Artikel 6. Uitvoering van de begroting

  • 1. Ten behoeve van de interne beheersing stelt het college een productenraming vast.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de lasten en baten uit de programmabegroting eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming.

  • 3. Het college mag binnen een programma middelen overhevelen tussen de kredieten van de afzonderlijke producten. Randvoorwaarde daarbij is, dat de realisatie van de producten blijft voldoen aan de specificaties, die in overleg met de raad zijn vastgesteld.

  • 4. Het college draagt er zorg voor dat de geraamde inkomsten worden gerealiseerd en dat de lasten de ramingen in de programmabegroting niet overschrijden.

  • 5. Wanneer door autonome ontwikkelingen een overschrijding van het begrotingstotaal van een programma onontkoombaar en urgent is en valt binnen de gestelde beleidskaders, dan kan het college zonder voorafgaande toestemming van de raad overgaan tot het aangaan van verplichtingen.

    De dekking van de overschrijding kan in dat geval worden geregeld bij één van de bestuursrapportages of (wanneer de behoefte zich voordoet na het uitbrengen van de tweede bestuursrapportage) achteraf worden gemeld in de rekening.

  • 6. De in lid 5 beschreven bevoegdheid geldt slechts wanneer het gaat om overschrijdingen van een beperkte omvang die naar verwachting kunnen worden gedekt door voordelen op andere programma’s. Wanneer een extra uitgave substantieel is, dient het college de noodzaak tot overschrijding in de eerstkomende raadsvergadering te melden en toe te lichten.

  • 7. Bij nieuwe taken of nieuwe uitvoeringscriteria die zullen leiden tot een overschrijding van de begrotingstotaal van het programma doet het college de raad een voorstel tot verhoging van de betreffende begrotingspost, voordat de verplichtingen worden aangegaan.

  • 8. Binnen de begroting komen enkele stelposten voor, die op alle programma’s betrekking kunnen hebben. Op basis van afspraken met de raad heeft het college de vrijheid om deze naar behoefte in de verschillende programma’s in te zetten.

  • 9. Het college stelt regels vast ten aanzien van het aangaan van langdurige verplichtingen.

Artikel 7. Bestuurs/begrotingsrapportages

  • 1. Het college biedt de raad twee maal per jaar een bestuurs/begrotingsrapportage aan als tussentijdse rapportage.

  • 2. De eerste bestuursrapportage wordt opgemaakt op basis van de situatie per 1 maart van het begrotingsjaar. De tweede bestuursrapportage wordt opgemaakt op basis van de situatie per 1 september.

  • 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 4. In de bestuursrapportage wordt melding gemaakt van belangrijke afwijkingen ten opzichte van de uitgangspunten die bij de begrotingsopstelling zijn gehanteerd. Het financieel effect daarvan wordt zichtbaar gemaakt en verwerkt in een voorstel tot wijziging van de begroting.

  • 5. Daarnaast wordt van een aantal door het college nader aan te wijzen onderwerpen (kwantitatieve of beschrijvende) informatie verstrekt over de stand van zaken op de peildatum of over de uitvoering tot de peildatum.

Artikel 8. Jaarstukken

  • 1. Het college legt in het jaarverslag en de jaarrekening verantwoording af over de uitvoering van de programma’s.

  • 2. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn geïntegreerd in de programmarekening.

  • 3. De inrichting van de programmarekening sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 4. De jaarrekening wordt opgemaakt volgens de eisen, die zijn gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording.

  • 5. In de verantwoording geeft het college aan in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt en wat de kosten en de baten zijn geweest.

  • 6. Als toelichting bevat de jaarrekening een bijlage met de lasten en baten per product, zoals onderscheiden in de productenrekening van het college.

3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Materiële uitgaven met een meerjarig economisch en maatschappelijk nut worden geactiveerd.

  • 2. Ten aanzien van afschrijvingen wordt een bestendige gedragslijn gevolgd. Het college stelt daartoe een lijst met afschrijvingstermijnen vast en brengt deze ter kennis van de raad.

  • 3. Voor het activeren van investeringen wordt de minimale gebruiksduur van drie jaar gehanteerd.

  • 4. Het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt dan wel verworven wordt.

  • 5. De activa worden gewaardeerd tegen de aanschafwaarde verminderd met de afschrijvingen; aandelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

  • 6. Extra afschrijvingen vinden plaats wanneer de levensduur of de gebruiksduur tijdens de looptijd van het object korter blijkt te zijn dan eerder was aangenomen.

  • 7. Ontvangen subsidies en bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op het actief in mindering gebracht.

  • 8. Eventuele boekwinsten en verliezen die worden gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed worden als incidentele bate dan wel als incidentele last in de jaarrekening verwerkt onder gelijktijdige afstorting/onttrekking in/uit de algemene reserve. De opbrengst mag niet direct met de boekwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend.

  • 9. Kapitaalsubsidies aan derden worden bekostigd uit de gewone dienst en gedekt uit één van de reserves.

Artikel 10. Reserves

  • 1. De raad stelt tenminste éénmaal per zes jaar een nota reservebeleid vast.

  • 2. De nota geeft aan welke reserves er zijn, wat het doel van deze reserves is en welke kaders er zijn voor de bestemming.

  • 3. Nieuwe reserves kunnen worden ingesteld (a) in het kader van de vaststelling perspectiefnota, de begroting of de jaarrekening of (b) door een raadsbesluit op basis van een afzonderlijk voorstel. Eén en ander gebeurt op basis van een voorstel van het college, onverlet het recht van initiatief van de raad.

  • 4. De raad beslist over de bestemming van reserves.

  • 5. De raad besluit dat specifiek benoemde saldi m.b.t. de reserve grondexploitatie, de reserve egalisatie afvalstoffenheffing, de reserve werk en bijstand en de reserve plattelandsvernieuwing in dat begrotingsjaar uiterlijk bij de jaarrekening ten gunste of ten laste van een specifieke bestemmingsreserve kunnen worden gebracht; voor de reserve bouwgrondexploitatie gaat het om de werkelijke winst, voor de reserve egalisatie afvalstoffenheffing gaat het om het beginsel van 100%-kostendekkendheid, voor de reserve werk en bijstand gaat het om een overschot, of tekort op rekeningbasis, voor de reserve plattelandsvernieuwing gaat het om de verrekening van projecten met de provincie en DLG, waarbij geen gemeentelijke regie bestaat op de feitelijke tijdstippen van verrekening.

Artikel 11. Voorzieningen

  • 1. Met de vaststelling van de jaarrekening stelt de raad de voorzieningen vast voor verplichtingen of risico’s, die hun oorsprong hebben in het verleden.

  • 2. De omvang van de voorzieningen wordt gebaseerd op een actuele onderbouwde raming.

  • 3. Jaarlijks wordt bij begroting en jaarrekening inzicht gegeven in de afwikkeling en overige mutaties van de eerder opgenomen voorzieningen.

  • 4. Het college is bevoegd om bestedingen te doen ten laste van de voorzieningen

Artikel 12. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Tytsjerksteradiel wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

  • 2. Naast de directe kosten worden in de kostprijs ook de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 3. De personeelslasten worden verdeeld over de producten en diensten van de gemeente.

  • 4. Om een goed inzicht in de kostprijs mogelijk te maken worden alle investeringen geactiveerd. Aan de boekwaarde wordt rente toegerekend.

  • 5. De renteopbrengst over het geheel van de reserves en de voorzieningen wordt zichtbaar gemaakt in de begroting.

  • 6. Het gehanteerde rentepercentage voor investeringen e.d. wordt per jaar door het college vastgesteld op een vast percentage. Verrekening van een eventueel financieringsresultaat wordt verantwoord binnen het programma algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien.

Artikel 13. Financieringsfunctie

  • 1. De administratieve organisatie met betrekking tot de financiering wordt geregeld in de door het college vast te stellen nota treasurybeleid.

  • 2. In deze nota worden regels vastgesteld met betrekking tot het opnemen en uitzetten van gelden. Verder worden de interne organisatie en de wijze van verslaglegging geregeld.

  • 3. De financieringspositie voor het eerstkomende begrotingsjaar en de daarop volgende meerjaren periode wordt uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 14. Verstrekking van subsidies

Het college draagt er zorg voor, dat er verordeningen zijn als basis voor een rechtmatige toekenning van subsidies.

4. Paragrafen

Artikel 15. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Een uiteenzetting over de omvang van het weerstandsvermogen en een inschatting van de risico’s worden jaarlijks opgenomen in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

Het beleid met betrekking tot het onderhoud van de kapitaalgoederen wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 17. Bedrijfsvoering

Het beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering binnen het gemeentelijk apparaat wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 18. Verbonden partijen

Het vastgesteld beleid en de nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de verbonden partijen wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 19. Grondbeleid

Het grondbeleid wordt jaarlijks uiteengezet in de perspectiefnota, het programma Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting en in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 20. Lokale heffingen

Het vastgestelde beleid en de nieuwe voornemens met betrekking tot de lokale heffingen worden jaarlijks uiteengezet in de perspectiefnota en in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 21. Rechtmatigheid

Het vastgesteld beleid en de nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de rechtmatigheid partijen wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

Artikel 22. WMO

Een overzicht van de met de prestatievelden samenhangende gemeentelijke producten wordt jaarlijks uiteengezet in de desbetreffende paragraaf van de begroting.

5. Financieel beheer en interne controle

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de gemeente;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders over de stand en de samenstelling van de uitgaven;

  • d.

    het verschaffen van informatie over de stand van zaken m.b.t. de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • e.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • f.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • g.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • h.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

Artikel 24. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 25. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 26. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 27. Registratie bezittingen

  • 1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van de bezittingen.

  • 2. Het college draagt er zorg voor, dat de onderdelen van deze registratie regelmatig op juistheid en volledigheid wordt gecontroleerd. Zo nodig neemt het college maatregelen voor het herstel van de tekortkomingen.

6. Financiële organisatie

Artikel 28. De financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de directie en de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en zodat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels met betrekking tot inkoop en aanbesteding;

  • e.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • f.

    regels met betrekking tot de toekenning en uitbetaling van subsidies;

  • g.

    interne afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • h.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie.

7. Slotbepalingen

Artikel 29. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking per 14 december 2007. De stukken voor het begrotingsjaar 2007 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

  • 2. Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële verordening gemeente Tytsjerksteradiel vastgesteld door de raad op 25 september 2003 en de partiële aanpassing van deze verordening betreffende lid 1e vastgesteld door de raad op 16 december 2004, welke per 14 december 2007 worden ingetrokken.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële beheersverordening Tytsjerksteradiel 2007”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 13 december 2007

de burgemeester
de griffier

Bijlage:

afbeelding binnen de regeling afbeelding binnen de regeling

TOELICHTING

Algemeen:

Met ingang van het begrotingsjaar 2004 is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van kracht geworden. Deze zijn in de plaats gekomen van de comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV 1995).

Artikel 1. Definities

Er zijn vier begrippen toegevoegd; directie, afdeling, planning en control.

Artikel 3. Instrumenten van de planning en controlcyclus tussen raad en college

Dit artikel is nieuw toegevoegd en beschrijft de niveaus van sturing en beheersing en het daarbij behorende instrumentarium. Tot en met 2007 heten de tussentijdse rapportages nog begrotingsrapportage(s); deze zullen vanaf 2008 bestuursrapportage(s) heten.

Artikel 4.4 Perspectiefnota (wijze van dekking)

Het is noodzakelijk dat er op basis van de perspectiefnota tussen de raad en het college afspraken worden gemaakt over de hoogte van de belastingen. Wanneer een dergelijke duidelijkheid er niet is, is het niet mogelijk om de begroting af te ronden.

De afspraken kunnen nog een voorlopig of een conditioneel karakter hebben. Afhankelijk van de latere ontwikkelingen (gemeentefonds, specifieke uitkeringen) kunnen er nog wijzigingen komen in het financieel perspectief, die ook een wijziging ten opzichte van eerder genoemde tarieven mogelijk maken. Het gaat dan trouwens vaak om een beperkte bijstelling.

Artikel 4.5 Perspectiefnota (formatie)

De formatie wordt niet als een onderwerp van discussie gezien, maar als een uitvloeisel van keuzes ten aanzien van de taken.

Voor een goede besluitvorming is het niet alleen noodzakelijk om de formatieve gevolgen van nieuwe taken in beeld te hebben; ook de ontwikkelingen in de bestaande taken en de consequenties voor de werkdruk moeten in beeld zijn. In hoofdlijnen zal hier bij de perspectiefnota inzicht in worden gegeven.

Artikel 4.6 Perspectiefnota (investeringen)

Ten aanzien van de besluitvorming over de investeringen zijn eerder met de raad de volgende afspraken gemaakt.

De vervangingsinvesteringen behoren (voor zover het gaat om identieke vervanging) tot het aanvaard beleid. De feitelijke besluitvorming ligt in handen van het college. Omdat de lasten van belang zijn voor het financieel perspectief vindt de voorbereiding van de lijst van vervangingsinvesteringen plaats in het kader van de voorbereiding van de perspectiefnota. Het college heeft hierbij een inhoudelijke rol; voorstellen zullen in de voorbereiding nadrukkelijk op een aantal aspecten moeten worden getoetst (ondermeer commissie B&A, 15-06-2000; Commissie voor de Bestuurlijke Vernieuwing, 18-12-2002).

Bij wijze van voorbeeld: de investeringskredieten voor het jaar 2008 zullen na een zorgvuldige afweging door het college rond de jaarwisseling 2007-2008 worden vastgesteld. Daarna wordt de voorlopige lijst voor het jaar 2009 vastgesteld; deze moet in het 1e kwartaal van 2008 gereed komen om een rol te kunnen spelen in de telling voor het financieel perspectief.

In de perspectiefnota kan worden volstaan met het opnemen van een totaalbedrag voor het lopende jaar en het eerstvolgend begrotingsjaar, af te zetten tegen eerder genoemde bedragen.

De investeringen in nieuwe bedrijfsmiddelen (investeringen, die primair het werktuig zijn voor de ambtenaren; de burger heeft hier niet mee te maken) worden conform de afspraken die zijn gemaakt bij de evaluatie van de perspectiefnota in 2002 (commissie Bestuurlijke Vernieuwing 18-12-2002) op dezelfde wijze geregeld.

Voorstellen voor beleidsrelevante investeringen (investeringen, die worden gebruikt door de burger) worden met een uitgebreide toelichting opgenomen in de perspectiefnota. In de toelichting worden de doelstellingen, de activiteit en de verwachte effecten beschreven.

Artikel 5.6 Programmabegroting (productenraming)

De productenraming is een interne begroting, die dient voor de vastlegging van de begrotingsposten in het contact tussen het college, de directie en de afdelingsmanagers. Volgens de wetgever is de productenraming niet bedoeld als stuk voor de raad; eerder is met de commissie voor de Bestuurlijke Vernieuwing afgesproken, dat de raad ten behoeve van een beter inzicht bij de begroting en de rekening wordt geïnformeerd over de ramingen en uitkomsten per product. Dit is in de programmabegroting en rekening opgenomen als een bijlage.

Artikel 6.3 Uitvoering van de begroting (specificaties)

Uitvoeringsspecificaties (met andere woorden: de productdefiniëring) zijn in verschillende documenten vastgelegd: in de opeenvolgende perspectiefnota’s, in de eerdere productenbegroting, in de nieuwe programmabegroting en in de beleidsvoorstellen.

Het is de bedoeling om deze gegevens in de komende jaren vast te leggen.

Artikel 6.6 Uitvoering van de begroting (melding van extra uitgaven)

Het is moeilijk om in zijn algemeenheid regels vast te stellen, wanneer een onverwachte uitgaaf moet worden gemeld. Een overschrijding van 5 % tot 10 % van het krediet voor materiële uitgaven op productniveau moet nog als beperkt worden gezien (mede afhankelijk van de beïnvloedbaarheid van de uitgaaf).

Onverwachte ontwikkelingen met een nadelig effect van € 50.000 of meer kunnen als substantieel worden gezien, omdat ze een wezenlijke invloed zullen hebben op het rekeningsaldo.

Artikel 5.8 Uitvoering van de begroting (stelposten)

Op het moment van het schrijven van deze verordening zijn er drie stelposten:

stelpost voor eenmalig onvoorzien nieuw beleid;

Recent is afgesproken, dat het college de beslissing mag nemen over de bestemming. In de begrotingsrapportage wordt verslag gedaan van de bestedingen, waarbij de raad achteraf de begrotingswijziging goedkeurt. Wanneer de raad zijn afkeuring uitspreekt over een uitgaaf dan ontstaat daarmee een toetsingskader voor toekomstige soortgelijke uitgaven. Het gaat overigens om relatief kleine bedragen;

stelpost tijdelijk personeel;

Deze wordt naar behoefte in geval van ziekte en ouderschapsverlof e.d. ingezet. Er kan vooraf geen verdeling over afdelingen, producten of programma’s worden aangegeven; het blijkt pas in de loop van het jaar op welke plaatsen de behoefte optreedt. De bestedingsbevoegdheid is door het college gemandateerd aan de directeur en de afdelingsmanagers;

De stelpost voor kleine activiteiten (potsje voor putsjes);

Ook deze stelpost heeft betrekking op meerdere programma’s. De post is bedoeld voor het oplossen van onvoorziene knelpunten in de dorpen op het gebied van de infrastructuur en de sportvoorzieningen. De besteding is gedelegeerd aan het college.

Artikel 9.1 Waardering en afschrijving vaste activa (investeringen met een economisch en maatschappelijk nut)

Conform artikel 35 en 59 van het BBV worden investeringen onderscheiden in:

  • a)

    Investeringen met een economisch nut;

    Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen.

  • b)

    Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut;

    Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen.

De hiervoor vermelde twee soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld naar de volgende drie categorieën:

1)Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen;

Dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten.

Bijvoorbeeld: een nieuw schoolgebouw, de reconstructie van een weg, een nieuw soort hulpverleningsvoertuig, enzovoort;

2)Vervangingsinvesteringen

Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage.

Bijvoorbeeld: het vervangen van een blusvoertuig, het vervangen van computers, het vervangen van een lift, enzovoorts;

3)Levensduurverlengende investeringen

Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffend actief.

Bijvoorbeeld: het renoveren van een gebouw, enzovoorts. Het gaat hier dus niet om (groot)onderhoud. Onderhoud is niet levensduurverlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden.

Bij de opstelling van het BBV is veel discussie geweest over de vraag of de investeringen met een maatschappelijk nut wel zouden mogen worden geactiveerd. De onverkoopbaarheid van de investeringen zou de marktwaarde nihil maken; het opnemen van een boekwaarde zou het eigen vermogen flatteren.

Degenen, die sterk vasthielden aan een volledig overnemen van de regels uit het Burgerlijk Wetboek (BW 2) hebben ervoor gepleit om het activeren van investeringen met een maatschappelijk nut niet langer toe te staan.

Uiteindelijk heeft de ministerraad besloten, dat het activeren van investeringen met een maatschappelijk nut toch toegestaan is, wanneer de financiële positie van de gemeente dit noodzakelijk maakt.

Voor vrijwel elke gemeente zal het onoverkomelijke financiële problemen geven, wanneer uitgaven investeringen met een maatschappelijk nut niet langer worden geactiveerd, maar op de gewone dienst van de begroting worden genomen. Daarnaast geeft het activeren ook meer duidelijkheid in de kostprijs van de diensten en in de financiële structuur van de gemeente.

Het onderwerp is op 21 mei 2003 besproken in de commissie voor de Bestuurlijke Vernieuwing. Er is voor gekozen om door te gaan met het activeren van de uitgaven van alle investeringen.

Artikel 9.2 Waardering en afschrijving vaste activa (lijst met afschrijvingstermijnen)

De huidige lijst met afschrijvingstermijnen is door het college in zijn vergadering van 5 april 2005 vastgesteld en aan de raad ter kennis name aangeboden in zijn vergadering van 28 april 2005.

Artikel 9.7 Bijdragen van derden en subsidies

Voor investeringen met maatschappelijk en economisch nut geldt dat ze voor het bedrag van de investering worden geactiveerd, waarbij bijdragen van derden, die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht.

Bijdragen van derden (subsidies van provincie, stadsregio, landinrichtingsdienst, etcetera) mogen op het investeringsbedrag in mindering worden gebracht. Interne bijdragen uit eigen reserves mogen vanaf 1 januari 2004 niet meer in mindering worden gebracht.

Voor investeringen met een maatschappelijk nut mogen wel de bijdragen uit de reserves, die betrekking hebben op de investeringen, in mindering worden gebracht. Echter conform onze beleidslijn doen wij geen bijdragen uit reserves aan investeringen (zowel investeringen met een economisch als investeringen met een maatschappelijk nut).

Artikel 10.1 Reserves (reservebeleid; aanpassingen)

In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te bestemmen zijn.

De vaststelling van de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van de gemeenteraad (de politiek).

Daarom worden de reserves ook wel onderverdeeld in algemene reserves en bestemmingsreserves. Deze onderverdeling is veelal gebaseerd op politieke beslissingen. Zodra de raad aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve.

Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het een algemene reserve genoemd.

De laatste notitie reserves en voorzieningenbeleid is op 29 maart 2007 vastgesteld door de raad. Het onderwerp is en blijft voortdurend in beweging.

Wijzigingen in de vorm en de aard van de reserves worden door de raad vastgesteld. Doorgaans worden deze wijzigingen aan de orde gesteld in de perspectiefnota, de programmabegroting, of (in een enkel geval) bij de vaststelling van de rekening.

Artikel 10.4 Voorzieningen

Voorzieningen behoren, in tegenstelling tot reserves, niet tot het eigen vermogen maar tot het vreemd vermogen. Voorzieningen worden getroffen voor toekomstige uitgaven, waarvan de oorzaak zich soms nu al voordoet en waarvan het financiële risico te kwantificeren is.

Er moet dus een inschatting worden gemaakt van de noodzakelijke omvang van de voorzieningen.

In het BBV wordt aan het vormen van voorzieningen een viertal criteria verbonden:

  • Voorzieningen kunnen worden gevormd voor verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op balansdatum onzeker is, maar wel redelijk in te schatten is;

  • Voorzieningen kunnen worden gevormd voor risico’s die per balansdatum bestaan voor te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs in te schatten is;

  • Voorzieningen kunnen worden gevormd voor kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits de kosten hun oorsprong mede vinden in het begrotingsjaar, of in een voorafgaand begrotingsjaar. De voorziening is dan bedoeld om de lasten gelijkmatig over een aantal jaren te verdelen;

  • Voorzieningen worden gevormd als er middelen van derden zijn verkregen (bijvoorbeeld het Rijk) die specifiek moeten worden besteed; er is geen sprake van vrije aanwending van de middelen.

Zolang de bestemming veranderd kan worden is er sprake van een (bestemmings)reserve, zodra dit niet meer kan is er sprake van een voorziening. Dit betekent dat nog niet bestede middelen verkregen van derden voor een specifiek doel tot de voorzieningen behoren. Dit in tegenstelling tot de oude voorschriften (CV 1995) waar dergelijke middelen nog tot de bestemmingsreserves werden gerekend. Het begrip voorzieningen wordt hierdoor binnen het BBV ruimer uitgelegd dan in BW 2; titel 9. Reden hiervoor is dat gemeenten veel meer middelen voor een specifiek doel ontvangen dan bedrijven.

De laatste notitie reserves en voorzieningenbeleid is op 29 maart 2007 vastgesteld door de raad. Het onderwerp is en blijft voortdurend in beweging.

Uitgaven ten laste van voorzieningen kunnen worden gedaan onder verantwoordelijkheid van het college; het gaat immers om de uitvoering van aanvaard beleid.

Artikel 12.2 Kostprijsberekening (indirecte kosten)

Het gaat in grote lijnen om de kosten van de staftaken: huisvesting, automatisering, personeelszaken, financiën, bestuursondersteuning en communicatie.

Artikel 12.4 Kostprijsberekening (rentetoerekening)

In 1994 is ervoor gekozen om niet langer te werken met een omslag van de gemiddelde rente, maar met een toerekeningspercentage dat min of meer gebaseerd is op de (verwachte) marktrente voor langlopende leningen in het jaar van de investering.

In een normale situatie zonder overliquiditeit worden de rentelasten van een investering bepaald door de rentestand op het moment van de investeringsuitgaaf.

Sinds een aantal jaren is de verrekenrente voor nieuwe investeringen gesteld op 5 procent. Daar staat tegenover, dat de nieuwe investeringen veelal gefinancierd zijn uit een toename van reserves als gevolg van boekwinsten (verkoop van aandelen boven de boekwaarde). Over reserves en voorzieningen wordt een rente van 5 procent vergoed; dat bepaalt de kosten van de investeringen.

Een gelijktijdige aanpassing van de rente op nieuwe investeringen en de rente over reserves en voorzieningen zou mogelijk zijn. Voor de begroting is een dergelijke verandering van verrekenmaatstaven budgettair neutraal: de begrotingsuitkomst blijft dezelfde, de gemeente wordt er niet armer of rijker van.

Het nadeel van een dergelijke aanpassing is, dat er veel posten in het meerjarenperspectief moeten worden aangepast. Dat is arbeidsintensief en het nadeel voor de raad is, dat een inzicht in het geheel verloren gaat.

Daarom is er bij de huidige renteverandering (die in historisch perspectief gezien betrekkelijk gering is) niet voor gekozen om de verrekenmaatstaven te veranderen.

Artikel 13 Financieringsfunctie (treasurybeleid)

De huidige Nota Treasurybeleid is door de raad vastgesteld op 11 oktober 2001. Op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe notitie treasurybeleid.

Artikel 14 Verstrekken van subsidies (subsidieverordening)

Het gaat hier om de Algemene Subsidieverordening Tytsjerksteradiel 2007 (raad 13 december 2007) en diverse deelverordeningen.

Artikel 20 Lokale heffingen

Het is niet mogelijk om in het kader van deze verordening algemene richtlijnen vast te stellen voor de in rekening te brengen prijzen en voor de tarieven van rechten als bedoeld in artikel 229 b gemeentewet (de legesverordeningen).

In sommige gevallen wordt gestreefd naar een volledige kostendekking, in andere gevallen wordt daar om beleidsinhoudelijke redenen bewust van afgezien.

Het is volgens de wet niet toegestaan om een tarief in te stellen, dat zo hoog is dat de geraamde baten de geraamde lasten overtreffen; het gaat daarbij om de activiteit als geheel, niet om een afzonderlijke dienstverlening.

In de paragraaf lokale heffingen wordt jaarlijks inzicht gegeven in de wijze van vaststelling van de tarieven; voorstellen voor beleidswijziging worden voorgelegd.

Artikel 25 Interne controle

Een deel van de interne controle (met name waar het gaat om de basisregistraties) moet permanent plaatsvinden. Voor deze taakonderdelen moet een eerste controleur worden aangewezen en een tweede controleur (die de controlerapporten ontvangt en daardoor op afstand kan beoordelen, of de controle nog wel plaatsvindt).

In de komende periode zullen mede in het licht van het project Planning en Control de noodzakelijke controletaken worden beschreven en vastgelegd, om ze daarmee te verankeren.

Daarnaast is het voor het de borging van de kwaliteit van de administratieve organisatie noodzakelijk, dat onderdelen van de organisatie periodiek als geheel worden beoordeeld.