Regeling budgethouderschap gemeente Uden

Regeling budgethouderschap gemeente Uden

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Uden;

gelet op de organisatieregeling in concept vastgesteld op * januari/februari 2004, de mandaatregeling vastgesteld op 25 november 2003 en de financiële verordening gemeente Uden vastgesteld op 11 december 2003;

b e s l u i t

vast te stellen de

Hoofdstuk 1. Begripsbepaling

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  budget : een taakstelling tot uitdrukking komend in financiële middelen (baten respectievelijk lasten) verbonden aan en na vaststelling van de programmabegroting.

• b.

  krediet : een bijzondere vorm van budget, namelijk de financiële middelen zijn beschikbaar gesteld voor eenmalige investeringen.

• c.

  budgethouder : Afdelingshoofd of directeur die verantwoordelijk is voor het beleid dat met het desbetreffende budget wordt gevoerd.

• d.

  budgetbeheerder : persoon aan wie de budgethouder zijn budgetbeheer heeft overgedragen.

• e.

  budgetregistrerende afdeling : de afdeling Financiële administratie.

Hoofdstuk 2. Bevoegdheden

Artikel 2

• 1.

  De budgethouder is bevoegd een budgetbeheerder te machtigen voor de uitoefening van het budgetbeheer.

• 2.

  De budgethouder verstrekt aan zijn directeur en aan het hoofd van de afdeling Financiële administratie een overzicht van de verleende machtigingen.

• 3.

  De budgethouder kan een machtiging intrekken. Een wijziging in de machtiging wordt als intrekken onder afgifte van een nieuwe machtiging beschouwd.

• 4.

  Van de intrekking van de machtiging dient eveneens een kennisgeving worden verstrekt aan de directeur, de dienstcontroller en aan het hoofd van de afdeling Financiële administratie.

Artikel 3

• 1.

  De budgethouder of bij machtiging de budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het aangaan van de verplichtingen, zoals overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Uden.

• 2.

  De budgethouder of bij machtiging de budgetbeheerder mag bij de uitoefening van zijn bevoegdheden geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het begrotingsjaar.

• 3.

  De budgethouder dient met in acht neming van de algemene spelregels zorg te dragen voor een zodanige organisatie van de aan het toevertrouwde budget verbonden werkzaamheden (efficiency van de uitvoering), dat wordt voldaan aan een doelmatig en doeltreffend beheer van het budget.

• 4.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder of bij machtiging de budgetbeheerder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget is.

Artikel 4

• 1.

  Opdrachten voor het leveren van goederen en diensten en gunningen worden altijd schriftelijk verstrekt. Tot een bedrag van € 1.000,00 kunnen opdrachten uitgeschreven worden middels een zogenaamd bonnenboekje.

• 2.

  De budgethouder of bij machtiging de budgetbeheerder draagt er zorg voor, dat afschriften van opdrachten tot levering van goederen en diensten en gunningen geregistreerd worden, dan wel houdt zelf een kopie hiervan.

• 3.

  Het College van burgemeester en wethouders kan voorschriften geven inzake de wijze waarop de budgethouder zijn verplichtingen dient vast te leggen.

• 4.

  Bij verplichtingen boven € 10.000,00 dient in de opdracht eerst een schriftelijk directeursadvies ter mede-accordering aangeboden te worden aan de dienstcontroller.

• 5.

  Bij het aangaan van verplichtingen dient rekening gehouden te worden met:

  • a.

    het vigerende inkoopbeleid;

  • b.

    de door het College van Burgemeester en wethouders vastgestelde besluit d.d. 15 februari 2000 ‘Selectiecriteria voor aannemingsbedrijven en leveranciers bij het uitbrengen van prijsaanbiedingen’.

• 6.

  De budgethouder of bij machtiging de budgetbeheerder legt vast bij welke leveranciers offertes zijn gevraagd. De ontvangen offertes worden systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt aangetekend.

Hoofdstuk 3. Verantwoording

Artikel 5

• 1.

  De budgethouder analyseert en rapporteert periodiek (via de dienstmarap) aan zijn directeur omtrent gesignaleerde en verwachte noemenswaardige afwijkende ontwikkelingen (inclusief de niet-beïnvloedbare lasten). Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget of het krediet opgenomen lasten (uitgaven) en/of baten (inkomsten), als ook van afwijkingen inzake kengetallen / prestaties.

• 2.

  Aanbestedingsvoordelen worden via de dienstmarap gerapporteerd.

• 3.

  Na afronding van daarvoor in aanmerking komende kapitaalwerken wordt op basis van nacalculatie door de desbetreffende budgethouder de directeur schriftelijk geïnformeerd.

Hoofdstuk 4. Fiattering, betalingen

Artikel 6

• 1.

  Betalingsstukken en ontvangsten worden gefiatteerd door de verantwoordelijke budgethouder of bij machtiging de budgetbeheerder.

• 2.

  De afdeling Financiële administratie toetst, alvorens wordt overgegaan tot betaling, of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten. Het hoofd van de Financiële administratie is verantwoordelijk voor de afdoening van betalingen.

Hoofdstuk 5. Registratie

Artikel 7

Aan het hoofd van de afdeling Financiële administratie van de gemeente is opgedragen de algemene registratie van budgetten. Periodiek worden overzichten verstrekt aan budgethouder en dienstcontroller.

Hoofdstuk 6. Budgetsubstitutie

Artikel 8

• 1.

  De budgethouder is uitsluitend bevoegd binnen zijn afdelingsproducten te schuiven met de kostensoorten (ECL’s) mits de taakstelling wordt gerealiseerd.

• 2.

  Buiten de schuifruimte vallen de doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen, de subsidies en de verplichte uitgaven.

• 3.

  Uitgavenbudgetten mogen niet worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten.

• 4.

  Incidentele budgetten, zowel uitgaven als inkomsten, mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

Hoofdstuk 7. Budgetoverheveling

Artikel 9

Het is niet toegestaan om binnen de exploitatie ontstane restantbudgetten over te hevelen naar een volgend dienstjaar.

Hoofdstuk 8. Overige bepalingen

Artikel 10

De budgethouder en budgetbeheerder zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van die functie nodig is. Bij het nalaten van hetgeen naar redelijkheid tot die functie mag worden gerekend, kunnen zij zich niet beroepen op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift.

Artikel 11

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het College van burgemeester en wethouders.

• 1.

  Deze regeling treedt onmiddellijk na haar vaststelling in werking.

• 2.

  De regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling budgethouderschap gemeente Uden’.

Aldus vastgesteld d.d. 23 november 2004.

Burgemeester en wethouders van Uden

de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink dr. J.W. Kersten