Richtlijnen Social Media gemeente Uden

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Richtlijnen Social Media gemeente Uden

Social Media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen bijdrage aan een positief imago van het bedrijf of de instelling waarvoor je werkt. Het delen van informatie en kennis met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving.

Net als bij de opkomst van e-mail en internet ontstaan er ook nu vragen bij het gebruik van social media in organisaties. Privé gerelateerde zaken en werkgerelateerde zijn niet zo gemakkelijk te scheiden. Bij nieuwe ontwikkelingen zie je vaker dat een aantal werkgevers en Medewerkers vooral de bedreigingen zien, anderen vooral de kansen. Om verschillende denkbeelden over het gebruik van social media in organisaties niet te laten leiden tot misverstanden zijn deze richtlijnen ontwikkeld.

Medewerkers van de gemeente Uden mogen actief zijn op social media mits het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan het gebruik van social media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en medewerker maken hierover afspraken.

Deze richtlijnen hebben enkel te maken met situaties waarbij er een overlap is (of kan zijn) tussen werk en privé. Weblog, fora en netwerken waar je alleen als privépersoon actief bent – over hobby, familie en andere activiteiten die geen raakvlak hebben met de werksituatie – vallen hier expliciet niet onder.

Richtlijnen gebruik social media

• 1.

  Medewerkers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en het de gemeente Udenniet schaadt. Medewerkers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merkgebonden informatie. Voor het publiceren van gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon.

• 2.

  Medewerkers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over klanten, partners of leveranciers zonder goedkeuring van daartoe bevoegde personen van de gemeente Uden. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het bedrijf.

• 3.

  Wees extra voorzichtig bij het publiceren over, of in discussie gaan met, een klant of concurrent. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor de gemeente Uden.

• 4.

  De gemeente Uden ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Medewerkers die publiceren op een website (of andere sociale media) anders dan die van de gemeente Uden over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met de gemeente Uden, maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Als medewerkers namens de gemeente Uden spreken, vermelden zij hun organisatie en functie.

• 5.

  Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van social media. Voor sommige functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als een medewerker van de gemeente Uden – ook als hij een privémening verkondigt. Op grond van hun positie moeten medewerkers nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren.

• 6.

  Medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun privacy.

• 7.

  Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoort is, neem dan direct contact op met de verantwoordelijke afdeling/persoon en overleg over de te volgen strategie.

• 8.

  Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met de gemeente Uden is het verstandig contact te zoeken met je leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling/persoon.

Richtlijnen gebruik Intranet Blogs en sociale netwerken die worden gepubliceerd onder naam van de gemeente Uden moeten worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan de bedrijfsdoelstellingen van de gemeente Uden. Het moet eraan bijdragen dat jijzelf, collega’s, klanten en partners hun werk beter kunnen doen en helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden en kennis.

Voorbeeld disclaimer blog:

“© (jaar van het online gaan van de website) (uw naam). De standpunten en meningen op deze website, zijn de persoonlijke mening van (uw naam) en staan los van eventuele officiële standpunten van de gemeente Uden. (uw naam) is niet verantwoordelijk voor de inhoud van uitlatingen en reacties van derden op de hier gepubliceerde stukken.”

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 13 december 2011.