Regeling vervallen per 17-05-2018

Archiefverordening gemeente Uden 2006

Geldend van 01-10-2006 t/m 16-05-2018

Intitulé

Archiefverordening gemeente Uden 2006

De Raad van de gemeente Uden;

overwegende dat het noodzakelijk is een regeling vast te stellen betreffende de zorg van het College van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen;

gelezen het voorstel van het College van burgemeester en wethouders van 8 augustus 2006;

gelet op de artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277);

b e s l u i t

vast te stellen de

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1.

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet : de Archiefwet 1995;

  • b.

    het besluit : het Archiefbesluit 1995;

  • c.

    gemeentelijke organen : de overheidsorganen bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;

  • d.

    de archiefbewaarplaats : de in artikel 31 van de wet bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaats die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum BHIC);

  • e.

    de archivaris : de in artikel 32, derde lid van de wet bedoelde gemeentearchivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC);

  • f.

    beheerders : degene die ingevolge artikel 3 en 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • g.

    beheerseenheid : het/de door het College van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen;

  • h.

    informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

  • i.

    de gemeenschappelijke regeling : het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Hoofdstuk II. De zorg van het College van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2.

Het College van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en instandhouden voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3.

Het College van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

Artikel 4.

Het College van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

Artikel 5.

  • 1. Het College van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6.

Het College van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7.

Het College van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.

Artikel 8.

Het College van burgemeester en wethouders doet éénmaal per jaar aan de Raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hem zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III. Slotbepalingen

Artikel 9.

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de 3e dag na bekendmaking.

  • 2. Met ingang van deze datum vervalt de Archiefverordening gemeente Uden 2006 van 20 april 2006.

Artikel 10.

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Archiefverordening gemeente Uden 2006'.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 september 2006.
De Raad voornoemd
de griffier de voorzitter

Toelichting Archiefverordening gemeente Uden 2006

Algemeen

De gemeenten die deelnemen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) blijven verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:

  • -

    het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

  • -

    het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

  • -

    de benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995);

  • -

    het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995)

  • -

    het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het College van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Deze verordening is voor zover noodzakelijk aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006.

In algemene zin is vanaf die datum niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.

Voor de deelnemende gemeenten aan het BHIC is het niet noodzakelijk de archiefverordening op dit punt te wijzigen, omdat deze taken en bevoegdheden zijn overgedragen aan het bestuur van het BHIC.

Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.

Artikelsgewijze toelichting

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1.

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2.

De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige ien inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3.

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer

Artikel 5.

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7.

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8.

Jaarlijks wordt aan de Raad verslag gelegd.

A.Toepassingsregister

Jaartal-

Volgnr.

Onderwerp

Vaststelling

Bekendmaking

Inwerkingtreding

Voorbe-reidings-afdeling

2006-

Archiefverordening gemeente Uden 2006

V

B

B.Supplementenregister

Jaartal-Volgnr.

Onderwerp besluit B(&W)

Vaststelling Bekendmaking

Inwerking-treding

Wijziging en/of aanvulling:

Aangeduid met:

-Nieuw!

V

B

Versie 1. 4 juli 2006

Inhoudsopgave Blz

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen 1

Hoofdstuk II. De zorg van het College van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden 2

Hoofdstuk III. Slotbepalingen 3

Toelichting Archiefverordening gemeente Uden 2006 1

Artikelsgewijze toelichting

2