Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Uithoorn 2003

Geldend van 01-01-2003 t/m heden

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Uithoorn 2003

gelet op de besprekingen in de raadscommissie voor bestuurlijke vernieuwing:

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Uithoorn 2003.

Verordening

Artikel 1

  • 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • 1.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • 2.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • 3.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2.

    De in het eerste lid bedoelde informatie en bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde informatie of bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

  • 3.

    Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist, nadat hij de griffier heeft gehoord.

Artikel 2

  • 1.

    Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • 1.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • 2.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

    • 3.

      het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal keren ambtelijke bijstand.

  • 2.

    De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3.

    Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1.

    Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

  • 2.

    Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

  • 1.

    Elk raadslid heeft per jaar recht op een nog nader te bepalen aantal uren ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

  • 2.

    De gemeentesecretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, bij waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

    • 1.

      welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

    • 2.

      over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

  • 3.

    welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

  • 4.

    hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

  • 5.

    de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6

De gemeentesecretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

Artikel 7

  • 1.

    Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

  • 2.

    Indien het college of leden van het college in een situatie als bedoeld in het eerste lid informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 8

  • 1.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2.

    Dit bedrag wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld. De helft van dit bedrag wordt in gelijke delen over de fracties verdeeld. De andere helft in gelijke delen over de raadsleden.

Artikel 9

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • 1.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • 2.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • 3.

    giften;

  • 4.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • 5.

    opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 10

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3.

    Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 15, derde lid.

Artikel 11

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

    • 1.

      bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • 2.

      bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 12

  • 1.

    De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

  • 2.

    De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8.

  • 3.

    Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

  • 4.

    De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

  • 5.

    Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

  • 6.

    Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 13

  • 1.

    Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2.

    De raad kan beslissen dat een accountantscontrole plaatsvindt.

Artikel 14

Ondertekening

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2003.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Uithoorn op 6 maart 2003.

Artikelsgewijze toelichting

Toelichting art.8:

Fractieondersteuning vindt zijn vorm o.a. in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Er zijn grofweg twee modellen denkbaar: een fractie ontvangt per volksvertegenwoordiger en bedrag of elke fractie ontvangt een basisbedrag per volksvertegenwoordiger. Gekozen is voor een mengmodel, hierin ontvangen kleinere fracties een relatief groter bedrag dan grotere fracties. Dit is noodzakelijk omdat partijen geacht worden hun eigen fractieassistent te betalen (zie ook artikel 9).

Toelichting art. 9:

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.

Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Toelichting art. 10:

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Toelichting art. 11:

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Toelichting art. 12:

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Toelichting art. 13:

In de modelverordening wordt voorgesteld een accountantscontrole te laten plaatsvinden. In de oorspronkelijke toelichting staat tevens dat dit in kleinere gemeente wellicht niet opportuun is. Tenslotte is het nog mogelijk te kiezen voor een accountantscontrole op één (door het lot aan te wijzen) fractie.

De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven.