Privacyreglement e-mail- en internetgebruik

Geldend van 01-05-2005 t/m heden

Intitulé

Privacyreglement e-mail- en internetgebruik

Het college van de gemeente Urk,gelet op:· het feit dat de gemeente Urk aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen· de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik· het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens· de instemming met het privacyreglement door de Ondernemingsraad van de gemeente Urk op 26 april 2005besluit het volgende vast te stellen:<vet>‘Privacyreglement e-mail- en internetgebruik’</vet>

Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden

Artikel 1 Definities

  • 1. In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

    • 1.

      WBP: Wet bescherming persoonsgegevens;

  • 2. Gemeente: de gemeente Urk;

  • 3. Cbp: College bescherming persoonsgegevens

  • 4. Medewerker: degene die aan te merken is als:

    • a.

      werknemer in dienst van de gemeente

    • b.

      persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband;

  • 5. E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten;

  • 6.  Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde internetfaciliteiten;

     

  • 7. Elektronische communicatiemiddelen: e-mail- en/of internetfaciliteiten;

  • 8. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de WBP;

  • 9. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

  • 10. Verantwoordelijke: het college, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

  • 11. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Artikel 2 Reikwijdte

  • 1. Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.

  • 2. Dit privacyreglement geldt voor werknemers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3 Doeleinden

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

  • a.

    het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

  • b.

    het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;

  • c.

    het beveiligen van het systeem en het netwerk;

  • d.

    de begeleiding en/of individuele beoordelingen;

  • e.

    het bewijs en archivering;

  • f.

    de bescherming van onder geheimhouding vallende of niet-openbare informatie.

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

  • 1. Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

  • 2. Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

  • 3. Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Hoofdstuk 3 Gebruik elektronische communicatiemiddelen

Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen

  • 1. Medewerkers gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 2. Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door medewerkers is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 3. Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 4. Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 5. Zonder voorafgaande toestemming van de chef van de afdeling is het medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten een elektronisch bericht aan alle of vrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te versturen.

  • 6. Indien medewerkers met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde en vijfde lid, van overeenkomstige toepassing.

  • 7. Medewerkers zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

  • 8. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van elektronische berichten. Medewerkers moeten minimaal twee keer per dag hun postbus met elektronische berichten controleren.

  • 9. Medewerkers dienen bij afwezigheid een afwezigheidbericht te activeren. In geval van ziekte of langdurige afwezigheid wordt aan de systeembeheerder(s) opdracht gegeven het afwezigheidbericht te activeren.

  • 10. De volgende zaken zijn medewerkers niet toegestaan:· het doen van financiële transacties zoals aankopen of bestellingen op “internetwinkelsites”· het verzenden of opvragen dan wel downloaden van dvd’s, videobanden, audiobestanden of filmbanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerders;· de streaming van audio- of videobestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerders; (streaming is een techniek, waarbij een audio-of videobestand via een netwerk beluisterd of bekeken kan worden, terwijl het bestand wordt geladen. Eerder moest elk audiovisueel bestand eerst helemaal lokaal worden opgeslagen, voordat het bekeken of beluisterd kon worden. Bij streaming worden de data van het bestand in gecomprimeerde vorm als continue stroom verstuurd en afgespeeld).· het installeren van programmatuur;· het opslaan van privé foto’s op het netwerk. Een dergelijk verbod geldt niet indien een dergelijk gebruik van de e-mail- en internetfaciliteiten noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden.

Hoofdstuk 4 Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens

Artikel 6 Controle

  • 1. Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.

    • a.

      Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen van de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke) en de inhoudelijke gegevens.

    • b.

      Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats. De gemeente maakt hierbij gebruik van contentfiltering.

    • c.

      Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma&#x2019;s vindt op geautomatiseerde wijze plaats.

    • d.

      Begeleiding en/of individuele beoordelingen: in het kader van begeleiding en/of individuele beoordelingen vindt er steekproefsgewijs controle plaats van zakelijke emailberichten zoals overeengekomen met de individuele medewerker;

    • e.

      Bewijs en archivering: conform de regels maakt systeem beheer een kopie van de zakelijke e-mailberichten met als doel bewijs en/of archivering;

    • f.

      Bescherming van onder geheimhouding vallende niet-openbare informatie: controle op het openbaar maken c.q. laten uitlekken van de informatie vindt plaats op basis van steekproefsgewijze content filtering. Een verdacht bericht wordt apart gezet voor nader onderzoek. Onderscheid tussen priv&#xE9; en zakelijke e-mail is niet van belang.

  • 2. Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. Hiervoor kan door de gemeentesecretaris opdracht aan de systeembeheerder(s) gegeven worden om de in het eerste lid, sub a en/of lid b bedoelde gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de gemeentesecretaris.

  • 3. Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats.

  • 4. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt.

  • 5. Indien geconstateerd wordt dat een medewerker dit privacyreglement overtreedt, dan wordt de betrokken medewerker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn direct leidinggevende.

  • 6. Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door OR-leden, GO-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het elektronische verkeer.

Artikel 7 Bewaring en verwijdering

  • 1. Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.

  • 2. Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

Hoofdstuk 5 Rechten van medewerker: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen van persoonsgegevens

Artikel 8 Rechten van de medewerker

  • 1. Aan de medewerker die daarom aan verantwoordelijke verzoekt wordt een overzicht verschaft van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt.

  • 2. De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

  • 3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

  • 4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Hoofdstuk 6 Sancties, onvoorziene omstandigheden, openbaarmaking, inwerkingtreding, evaluatie en slotbepaling

Artikel 9 Sancties

  • 1. Overtreding van dit privacyreglement kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in Hoofdstuk 16 van de Uitwerkingsovereenkomst van de gemeente Urk en in artikel 8:13 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling.

  • 2. Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:

    • a.

      maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;

    • b.

      onmiddellijke ontbinding van de inleenovereenkomst;

    • c.

      onmiddellijke ontbinding van de stage overeenkomst.

Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement, beslist het college.

Artikel 11 Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie

  • 1. Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle medewerkers die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

  • 2. Dit privacyreglement treedt in werking op 1 mei 2005.

  • 3. Dit privacyreglement wordt tweejaarlijks geëvalueerd door de verantwoordelijke en de ondernemingsraad.

Artikel 12 Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden WBP van toepassing zijn.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders der gemeente Urk, gehouden op 3 maart 2005,De voorzitter,                                                          De secretaris,