Organisatieregeling gemeente Utrecht

1. De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wordt vastgesteld door het college.

2. Deze hoofdstructuur bestaat uit verschillende organisatieonderdelen: de uitvoeringsorganisaties, de clusters van de ontwikkelorganisatie, Interne bedrijven (als geheel) en de Bestuurs- en Concernstaf.

3. Uitvoeringsorganisaties werken zakelijk en productgericht aan diensten voor de stad. Ze realiseren samen nagenoeg alle transactie- en uitvoeringsprocessen van de gemeente Utrecht. De uitvoeringsorganisaties zijn de volgende:

• a.

  Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH);

• b.

  Publiekszaken (PBZ);

• c.

  Werk en Inkomen (W&I);

• d.

  Gemeentelijke Geneeskundige en &Gezondheidsdienst (GG&GD);

• e.

  Intern verzelfstandigd bedrijf Stadswerken (SW);

• f.

  Utrechtse Vastgoed Organisatie (UVO).

4. De ontwikkelorganisatie werkt aan complexe strategische beleidsvorming, vervult een regiefunctie om relevante interne en externe partijen hierbij te betrekken en adviseert de directieraad over kaderstelling van de uitvoering. De ontwikkelorganisatie kent de volgende clusters:

• a.

  Maatschappelijke Ontwikkeling (MO)

• b.

  Culturele Zaken (CZ)

• c.

  Veiligheid (VGL)

• d.

  Wijken

• e.

  Milieu & Mobiliteit (M&M)

• f.

  Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling (REO)

• g.

  Projectorganisatie Stationsgebied (POS)

• h.

  Projectbureau Leidsche Rijn (LR)

5. De Interne Bedrijven faciliteert het primaire proces van de gemeente en levert naast basisproducten en diensten ook advies, onderzoek en projectmanagement.

6. De Bestuurs- en Concernstaf wordt omschreven in artikel 1.7

7. Binnen de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie is het Muziekcentrum Vredenburg (MCV) een organisatieonderdeel.

8. Elk organisatieonderdeel wordt geleid door een Integraal Resultaatverantwoordelijk Manager (IRM) . De Interne Bedrijven en de Bestuurs- en Concernstaf worden ieder als geheel aangestuurd door een IRM.

9. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en geeft met de directieraad sturing aan de organisatie.

10. Het college kan (tijdelijke) organisatorische onderdelen instellen en opheffen in de hoofdstructuur. Aan die onderdelen kunnen taken van bestaande organisatorische onderdelen worden opgedragen.

11. De organisatie kent een vijfde cluster: de Raadsorganen. Dit cluster omvat zowel het onderdeel Griffie, dat rechtstreeks voor de raad werkt, als het onderdeel Rekenkamer met de Rekenkamerstaf. Voor de ambtenaren van de Griffie is de Raad het bevoegd gezag. De griffier is nevengeschikt aan de gemeentesecretaris. Daarnaast maken de raadsleden en de fractiemedewerkers ten behoeve van de administratieve en financiële systemen ook onderdeel uit van de Raadsorganen. De Raadsorganen maken op eenzelfde wijze als de andere organisatieonderdelen gebruik van de Interne Bedrijven.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is secretaris van het college.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het bestuur (college en gemeenteraad) gestelde kaders de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ingrijpen in het management van een organisatieonderdeel.

5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de COR de bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.

6. De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de directieleden en de IRMs. Hij kan de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de IRM van een of meer organisatieonderdelen met uitzondering van die van de BCS, Interne Bedrijven en Stadswerken, aan directieleden overdragen. Het college benoemd en ontslaat de directieleden op voordracht van de CPD.

7. De personeelszorg voor directieleden ligt bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de CPD.

8. De personeelszorg voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur ligt bij de CPD.

9. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan bij afwezigheid vervangen worden door directieleden. Eerste vervanger is de directeur BCS, de volgende vervangers zijn de overige directieleden (in aflopende volgorde van functieduur als directielid), de laatste vervanger is de directeur Interne Bedrijven.

1. De directieraad bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur BCS, de directeur Interne Bedrijven en de overige door het college benoemde directieleden.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad en de directieraad bedrijfsvoering. De AD kan het voorzitterschap van de directie bedrijfsvoering overdragen aan de directeur BCS.

3. De directieraad geeft onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur sturing aan de organisatie.

4. De directieraad is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor de samenhang in bestuursadviezen over beleid en coördinatie van de uitvoering.

5. Het college kan een dossier of thema dat extra aandacht nodig heeft, tijdelijk beleggen bij de directieraad.

6. Het college kan thema's met een hoge bestuurlijke prioriteit, waar meerdere bestuurders en organisatieonderdelen bij betrokken zijn, beleggen bij de directieraad.

7. De directieraad is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor organisatieonderdeeloverstijgende reorganisaties en de procesvoering daarop.

8. De directieraad bedrijfsvoering is een apart overleg binnen de directieraad en bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur BCS, de directeur Interne Bedrijven. De concernmanagers F&C, IPM en HRM nemen deel aan de directieraad bedrijfsvoering als adviseur.

9. De directieraad bedrijfsvoering stelt onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur concernbrede kaders voor de bedrijfsvoeringfuncties vast. Bij sterk strategische onderwerpen legt de directieraad bedrijfsvoering deze voor aan de directieraad. Bij de bespreking is ook de desbetreffende concernmanager aanwezig.

10. Met betrekking tot bedrijfsvoering op concernniveau is de stem van de gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissend.

11. Bij intern verzelfstandigde organisatieonderdelen (zoals SW), kan worden afgeweken van de concernbrede kaders voor bedrijfsvoering. De gemeentesecretaris/algemeen directeur beslist hierover, de directieraad (bedrijfsvoering) gehoord hebbende.

12. De concernmanager F&C heeft naast de integrale verantwoordelijk van het management van de organisatie, verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie. Daarvoor heeft hij de plicht en bevoegdheid rechtstreeks en met medeweten van de AD en betrokken partijen, zwaarwegende gevallen voor te leggen aan het college, wanneer overleg met de AD niet tot een verantwoord resultaat leidt. De overige concernmanagers hebben analoge verantwoordelijkheid en escalatiebevoegdheid. Dit is uitgewerkt in Hoofdstuk 2, artikel 2.1.3, 2.8.2 en 2.9.2 van deze hoofdregeling.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan de ambtelijke coördinatie en regie van dossier zoals genoemd in artikel 1.4.5 (complexe dossiers/projecten) en 1.4.6 (themadossiers en programma's) beleggen aan een of meer themaverantwoordelijke directieleden: themadirecteuren.

2. De themadirecteuren adviseren onder verantwoordelijkheid van de directieraad het college op het niveau van de hen toevertrouwde thema's.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan directieleden de hiërarchische verantwoordelijkheid voor IRMs toedelen, met uitzondering van die van de BCS, Interne Bedrijven en Stadswerken, aan directieleden overdragen. De IRMs worden hiërarchisch aangestuurd via een managementcontract.

4. Het directielid is vanuit zijn hiërarchische verantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven aan de IRMs die hij aanstuurt.

5. Het directielid is vanuit zijn themaverantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven op budget, organisatie en personeel indien nodig om de afgesproken resultaten te kunnen behalen.

6. Het directielid is verantwoordelijk voor de personeelszorg en beoordeling van de IRMs die hij hiërarchisch aanstuurt. Hij laat zich voor de beoordeling informeren doormiddel van 360 graden feedback met tenminste een wethouder.

1. IRM is de integraal verantwoordelijk manager van een organisatieonderdeel zoals genoemd in artikel van 1.2 van deze regeling.

2. De IRM is belast met de leiding van een organisatieonderdeel.

3. De IRM kan een nadere indeling van de interne organisatie van zijn organisatieonderdeel vaststellen.

4. Onverminderd de bevoegdheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en directielid, meer in het bijzonder zoals bepaald in artikel 1.3, derde, vierde en zesde lid en artikel 1.5 vierde en vijfde lid, en onverminderd de bevoegdheid van het college berust het dagelijks beheer van het organisatieonderdeel bij de IRM.

5. De IRM en het hiërarchisch verantwoordelijk directielid sluiten een managementcontract af. In dit managementcontract worden prestatie- en kwaliteitafspraken opgenomen voor de voort te brengen resultaten en de wijze van managen door het organisatieonderdeel. Hierover legt de IRM periodiek verantwoording af aan het hiërarchisch verantwoordelijk directielid.

6. De IRM is inhoudelijk verantwoordelijk voor alle aangelegenheden van zijn organisatieonderdeel, en stemt af over die aangelegenheden die raken aan de verantwoordelijkheid van een lid van de directieraad. De IRM draagt verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de door zijn organisatieonderdeel te leveren producten. Hij zorgt ervoor dat dit op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze gebeurt.

7. De IRM is daarbij gebonden aan de door de directieraad vastgestelde concernbrede kaders.

8. De IRM is gebonden aan de beslissingen van de directieraad over de beleidscoördinatie.

1. De Bestuurs- en Concernstaf ondersteunt het college en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

2. De Bestuurs- en Concernstaf bereidt concernbrede kaders voor op het terrein van de bedrijfsvoering en bewaakt de uitvoering hiervan ten behoeve van de directieraad.

3. De directeur BCS stuurt de concernmanagers aan en coördineert en regisseert de samenhang tussen de kaderstelling ten aanzien van de verschillende bedrijfsvoeringfuncties en tussen de bedrijfsvoeringfuncties en strategie.

1. De concernmanagers F&C, IPM en HRM zijn adviseur van het college en de algemeen directeur en zitten als adviseur in de directie bedrijfsvoering. Concernmanagers worden ook uitgenodigd in de directieraad voor de voor hen relevante onderwerpen.

2. De concernmanagers F&C, IPM en HRM toetsen en beoordelen de kwaliteit van de betreffende bedrijfsvoeringkolommen en doen voorstellen aan de directieraad over kaders voor bedrijfsvoering.

1. Voor een product (in de begroting of managementcontract afgesproken resultaat) is steeds één organisatieonderdeel eindverantwoordelijk, ook indien andere onderdelen daaraan bijdragen.

2. De producten kunnen maar behoren tot één door de raad vastgesteld programma uit de programma-begroting en dienen binnen de kaders van het desbetreffende programma te worden uitgevoerd.

1. Bij wijziging van de hoofdstructuur als gevolg van samenvoegingen van organisatieonderdelen, opheffing van organisatieonderdelen, en interne of externe verzelfstandigingen van organisatieonderdelen zijn het sociaal statuut en EHBR van toepassing en is het college beslissingsbevoegd.

2. Bij verschuivingen van taken tussen organisatieonderdelen (evenals reorganisaties die een organisatieonderdeel overstijgen), zonder inhoudelijke gevolgen voor de hoofdstructuur, zijn het sociaal statuut en EHBR van toepassing en is de directieraad beslissingsbevoegd. Indien er tevens sprake is van budgetverschuiving is de raad beslissingsbevoegd.

3. Bij wijzigingen van de indeling van een organisatieonderdeel zijn het sociaal statuut en EHBR van toepassing en is de IRM beslissingsbevoegd.

1. Zoals bepaald in artikel 1.3.5 is de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor de COR bestuurder in de zin van de WOR.

2. De nieuwe medezeggenschapstructuur van de organisatieonderdelen wordt in 2013 uitgewerkt. Tot die tijd blijft de volgende tijdelijke structuur in stand: Uitvoeringsorganisaties houden elk hun eigen OR of BOR, de Ontwikkelorganisatie houdt de COR (onderdeels)commissie, de Interne Bedrijven houdt de DO OR, de BCS houdt de BCD OR.

1. De IRM kan bij afwezigheid vervangen worden (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) door een andere IRM, door een directielid of een medewerker van het betreffende organisatieonderdeel. De AD stelt op voordracht van de IRM vast wie de vervanger is en legt dit vast in een vervangingsregeling-/of besluit. De AD voert hierop een materiële toets uit, dat wil zeggen dat vastgesteld moet worden dat vervangers in staat moeten worden geacht om inhoudelijk dezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.

2. Binnen een organisatieonderdeel kunnen medewerkers als onderling vervanger bij afwezigheid worden aangewezen (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden). De IRM stelt vast wie de vervanger is en legt dit vast in een aanwijzingsregeling-/of besluit. De IRM voert hierop een materiële toets uit, waarbij vastgesteld moet worden dat de vervanger in staat moet worden geacht om inhoudelijk dezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.

1. De concernmanager F&C voert regie op de werking van het financiële & control systeem. Hij ziet toe op de werking van datzelfde systeem en adviseert de directieraad (bedrijfsvoering) hierover. De concernmanager F&C is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever Intern bedrijf FD en JZ) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van financiën en control. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het opstellen van de geconsolideerde documenten in het kader van de planning en controlcyclus.

2. De concernmanager F&C is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De concernmanager F&C toetst in dit kader de opzet en de werking van de administratieve organisatie en interne controle van de organisatieonderdelen. Wanneer de concernmanager F&C van oordeel is dat de doelmatigheid van het beheer van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij in overleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aan het college. De concernmanager F&C kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager F&C is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

3. De concernmanager F&C is verder verantwoordelijk voor kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever Intern bedrijf) en de toetsing op het gebied van juridische control en inkoop. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer:

• -

  het systeem, waarmee de gemeentebrede financiële administratie gevoerd wordt. De concernmanager F&C treedt op als eigenaar van dit systeem;

• -

  het stellen van kaders voor het beheer van de gemeentebrede financiële administratie en

• -

  het beheer van het gemeentebreed financieel systeem en het daartoe opstellen van de kaders voor SCI.

4. Onderdeel van de taken van de concernmanager F&C is de auditfunctie. De auditfunctie omvat in het bijzonder: uitvoeren van risicoanalyses, mede op basis daarvan adviseren in het voortraject en uitvoeren van audits en onderzoeken en op basis daarvan de nodige interventies worden gedaan, zodanig dat het handelen van de organisatieonderdelen in control geraakt.

5. De concernmanager F&C heeft de zorg voor:

• a.

  het opstellen van de programmabegroting;

• b.

  het opstellen van de geconsolideerde programmarekening;

• c.

  de advisering over de financieel-economische kaderstelling aan het college en de raad;

• d.

  de opzet en werking van de systemen van interne beheersing c.q. administratieve organisatie op concernniveau;

• e.

  het opstellen van kaders voor het concernbrede beleid inzake interne beheersing en de administratieve organisatie;

• f.

  het ondersteunen van de organisatie-eenheden bij het instellen en het laten functioneren van de administratieve organisatie en interne controle;

• g.

  het bewaken van het functioneren van de systemen van interne beheersing bij organisatieonderdelen door het maken van concernbrede rapportages over de werking van de systemen van interne beheersing voor het college.

• h.

  het ontwikkelen, invoeren en bewaken van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures en methoden die de sturing, bewaking, toetsing en verantwoording van de middelen en de doelmatige en rechtmatige besteding daarvan mogelijk maken;

• i.

  het op concernniveau analyseren en interpreteren van gegevens voor de bewaking van de financieel-economische kaders;

• j.

  het bewaken van de kwaliteit (tijdigheid, volledigheid, juistheid en toereikendheid) van de in het kader van de beleids- en beheerscyclus aan het college en de raad verstrekte beheers- en verantwoordingsinformatie.

6. De concernmanager F&C is niet verantwoordelijk voor het beheer van de financiële vermogenswaarden.

1. De Treasurer is verantwoordelijk voor het concernbrede beheer van financiële vermogenswaarden, waaronder het (doen) uitvoeren van transacties op de geld- en kapitaalmarkt, het beheren van de financiële infrastructuur en het beheersen van de hieraan verbonden risico’s, zoals in het door de gemeenteraad vastgestelde treasurystatuut

2. De Treasurer is budgetverantwoordelijke voor de producten Financiering en Concernposten.

3. De beleidsmedewerker Treasury bij de Bestuurs- en Concernstaf vervult de functie van Treasurer. Overeenkomstig de bepalingen in het treasurystatuut is de functie van Treasurer niet verenigbaar met die van directielid, IRM, concernmanager of concernadministrateur.

4. In uitvoeringsregeling 1A worden nadere regels gesteld voor de dagelijkse uitvoering van de treasuryfunctie en het afleggen van verantwoording daarover.

1. De gehele gemeentelijke organisatie werkt wijkgericht en vraaggericht. Wijkgericht werken wordt gebruikt om werkzaamheden te coördineren waarbij de wijk het juiste schaalniveau is.

2. De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de gemeentelijke producten ten behoeve van de wijk en voor het betrekken van de belanghebbenden uit de wijk bij de ontwikkeling en uitvoering ervan berust bij het organisatieonderdeel waaraan een product is toegewezen.

3. Ontwikkelorganisatie eenheid Wijken verbindt de vragen uit de wijk en wijkspecifieke kennis met het aanbod van de gemeente.

4. Prioritaire onderwerpen met urgentie worden vastgelegd in een wijkactieprogramma. De wijkregisseur functioneert in dit geval als programmamanager.

5. Bij wijkgerichte en vraaggerichte vraagstukken wordt integraal samengewerkt, hetzij incidenteel, hetzij structureel (via wijkmanagementoverleg) hetzij actueel (via programmateams).

1. De wijkregisseur is eerste aanspreekpunt voor bewoners, ondernemers, professionals en instellingen uit de wijk.

2. De wijkregisseur verbindt de vraag uit de wijken met het (gemeentelijk) aanbod

3. De wijkregisseur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een wijkanalyse en het opstellen van een meerjarige wijkambitie in samenwerking met betrokken partijen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie.

4. Geeft leiding aan het wijkmanagementoverleg, (wijkactie)programmateams en relevante afstemmingsoverleggen in de wijk.

5. Intervenieert als dat nodig is en voert incidentenmanagement. De wijkregisseur heeft de mogelijkheid om in eerste instantie ambtelijk te interveniëren (tot aan de Algemeen Directeur) en indien nodig ook bestuurlijk (zowel via de wijkwethouder als via de staven van de vakwethouders).

1. De Planning en controlcyclus geeft mede vorm aan de beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en bedrijfsvoering. Het omvat het planningsinstrumentarium en mogelijkheden tot verantwoording en bijsturing van het beleid en beheer.

2. De concernmanager F&C coördineert de Planning en controlcyclus.

3. De cyclus heeft de besluitvormingsmomenten van de raad, zoals verwoord in de Financiële verordening als uitgangspunt.

4. Ieder product uit de Planning en controlcyclus wordt jaarlijks gemaakt, met uitzondering van de wijkambitie. Van de wijkambities worden wel jaarlijks een update gemaakt voor de aansluiting op de programmabegroting.

5. In uitvoeringsregeling 3A worden de sturingsinstrumenten van de planning en controlcyclus vastgesteld.

1. De IRM is verantwoordelijk voor een adequate inrichting van de interne organisatie binnen zijn organisatieonderdeel.

2. In uitvoeringsregeling 5A Budgetbeheer en 5B Beheer worden nadere regels vastgesteld op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

1. De concernmanager F&C is verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzekeringsbeleid, stelt daartoe een afdeling Risicobeheer in en stuurt daartoe de uitvoeringseenheid risicobeheer binnen Financiële Dienstverlening van de Interne Bedrijven aan. Deze uitvoeringsorganisatie heeft de volgende taken:

• a.

  het uitvoeren van het verzekeringsbeleid;

• b.

  het adviseren van organisatie onderdelen bij het uitvoeren van het verzekeringsbeleid;

• c.

  het vernieuwen en beheren van verzekeringscontracten en;

• d.

  behandeling van schades, zoals opgenomen in de uitvoeringsregeling

2. De organisatieonderdelen zijn verplicht tot het afsluiten van verzekeringen via de uitvoeringseenheid Risicobeheer. Regels met betrekking tot de organisatie en uitvoering van de uitvoeringseenheid zijn uitgewerkt in Uitvoeringsbesluit 5C. De onder lid 1b en 1c vermelde taken worden uitgevoerd op verzoek van een organisatieonderdeel.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Organisatieregeling Gemeente Utrecht.