Uitvoeringsregelingen gemeente Utrecht

Uitvoeringsregelingen Gemeente Utrecht

(collegebesluit van18december 2012)

Het college van burgemeester en wethouders van Utrecht;

Gelet op artikel 160, eerste lid, onderdeel c Gemeentewet en de artikelen 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht;

BESLUIT

vast te stellen de volgende

UITVOERINGSREGELINGEN Gemeente Utrecht

Doel

Het vaststellen van regels met betrekking tot de dagelijkse uitvoering van de treasuryfunctie met in achtneming van het treasurystatuut van de gemeente Utrecht.

Inhoud

1.1 Treasurybeheer binnen de gemeente Utrecht

• 1.

  De Treasurer is verantwoordelijk voor het beheer van de treasuryfunctie voor zover de bevoegdheden aan hem zijn gemandateerd en volmacht is verleend.

• 2.

  Als Treasurer wordt benoemd een senior financieel adviseur van de Bestuurs- en Concernstaf, die over de voor de treasury vereiste kennis, vaardigheden en competenties beschikt.

• 3.

  Bij afwezigheid wordt de functionaris vervangen door degene die hem vervangt als senior financieel adviseur bij de Bestuurs- en Concernstaf, mits deze functionaris voldoet aan dezelfde vereisten.

• 4.

  In de gemeentelijke organisatie is uitsluitend de Treasurer bevoegd tot:

  • a.

    het openen en opheffen van bankrekeningen;

  • b.

    het voeren van zakelijke onderhandelingen met bankinstellingen;

  • c.

    het aangaan en beheren van contracten met betrekking tot bancaire producten met bankinstellingen dan wel met het Ministerie van Financiën (schatkistbankieren) en;

  • d.

    het aantrekken en uitzetten van financiële middelen op de geld- en kapitaalmarkt.

• 5.

  De Treasurer is verantwoordelijk voor de in de gemeenterekening opgenomen door de gemeente verstrekte gegarandeerde geldleningen en met betrekking tot de uit hoofde van de overheidstaak verstrekte geldleningen.

6 De Treasurer heeft de volgende taken:

• a.

  het beheren van geldmiddelen, rekening-courantsaldi en andere financiële vermogenswaarden van de gemeente;

• b.

  het beheren van de portefeuille van opgenomen geldleningen en het aantrekken van kort- en langlopende leningen;

• c.

  het uitzetten van geldmiddelen bij andere publiekrechtelijke lichamen en bij bankinstellingen binnen de kaders van het treasurystatuut;

• d.

  het beheren van contracten met bankinstellingen met betrekking tot het geldmiddelenbeheer;

• e.

  het ondersteunen van de gemeentelijke organisatieonderdelen bij de veilige,,doelmatige en rechtmatige afwikkeling van externe betalingsverkeer en het contante geldverkeer;

• f.

  het adviseren over de ontwerpcollegebesluiten met betrekking tot garantstellingen, het centraal registreren van door de gemeente verstrekte gegarandeerde geldleningen en het beheren van de uit hoofde van de overheidstaak verstrekte geldleningen. Het beheer van de gegarandeerde geldleningen ligt met in achtneming van het gestelde in de Algemene Subsidieverordening bij betreffende gemeentelijke organisatieonderdelen. De betreffende organisatieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het beheer van de relatie en voor het toezicht op de nakoming van de leningsvoorwaarden. Ze verstrekken al dan niet periodiek informatie over de verstrekte leningen en garanties, de financiële positie, het beheer en het toezicht aan de treasurer;

• g.

  het innen van rentevergoedingen en vervallen aflossingsbedragen van de door de gemeente uit hoofde van de overheidstaak verstrekte geldleningen;

• h.

  het op grond van een actuele rentevisie en liquiditeitsprognose opstellen en vaststellen van de strategie voor de activiteiten op de geld- en kapitaalmarkt.

• i.

  het opstellen van de kasinstructie ten behoeve van het kasbeheer door de gemeentelijke organisatieonderdelen.

• j.

  fungeren als eigenaar van het registratiesysteem van geldleningen en gegarandeerde leningen, waarvan het beheer van het systeem wordt verzorgd door Interne Bedrijven.

• 7.

  Uitvoering taken treasurybeheer:

• a.

  de uitvoering van de taken als genoemd in het vierde lid wordt verricht door de uitvoeringseenheid treasury binnen het Intern Bedrijf Financiële Dienstverlening, in deze uitvoeringsregeling 1A verder te noemen Uitvoeringseenheid Treasury;

• b.

  de Treasurer stuurt de Uitvoeringseenheid Treasury inhoudelijk aan en

• c.

  de Treasurer stelt de spelregel voor de informatievoorziening vast die nodig is om de bedrijfsprocessen binnen de treasury-organisatie en de daarmee samenhangende risico's adequaat te kunnen beheersen. Daarin geeft de Treasurer aan welke informatie met welke frequentie door de Uitvoeringseenheid Treasury, door de organisatieonderdelen en door de Treasurer zelf moet worden verstrekt. De Treasurer stelt tevens het systeem van interne beheersing c.q. de administratieve organisatie van de treasuryfunctie vast.

8 De Treasurer:

• a.

  raadpleegt de concernmanager F&C over alle voorgenomen transacties met een looptijd langer dan één jaar;

• b.

  raadpleegt de concernmanager F&C over de te volgen treasurystrategie, die minimaal driemaal per jaar wordt vastgesteld;

• c.

  informeert de concernmanager F&C actief bij actuele majeure ontwikkelingen;

• d.

  levert in het kader van de financiële cyclus adequate informatie over de treasury aan bij de concernmanager F&C;

• e.

  geeft ieder kwartaal adequate informatie aan de concernmanager F&C over de uitvoering van de begroting (financieel en inhoudelijk) en legt daarmee verantwoording af aan de concernmanager F&C;

• f.

  de concernmanager F&C betrekt de informatie van de treasurer bij de uitvoering van zijn controltaak, inclusief informatie en adviezen aan de Algemeen Directeur, aan de Directieraad, aan het college van burgemeester en wethouders in het algemeen en aan de wethouder Financiën in het bijzonder.

1.2 Aantrekken van financieringsmiddelen

• 1.

  Met uitsluiting van alle organisatieonderdelen is slechts de Treasurer bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten op de geld- en kapitaalmarkt.

• 2.

  De Treasurer heeft mandaat om binnen de kaders van wet- en regelgeving, waaronder het treasurystatuut en uitsluitend ter beperking van renterisico's overeenkomsten af te sluiten met betrekking tot de volgende van onderliggende leningen afgeleide producten (derivaten): cap, floor, colar, swaption, forward rate agreement en swap.

1.3 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan derden

• 1.

  Leningen aan derden worden slechts verstrekt op grond van een collegebesluit.

• 2.

  Uitgezonderd hiervan is de verstrekking van leningen op grond van de door het college opgedragen taken en gegeven mandaat aan een IRM, bijvoorbeeld in het kader van de schuldhulpverlening of de uitvoering van het volkshuisvestingsbeleid.

• 3.

  Voor een ontwerpbesluit tot verstrekking van een geldlening aan derden geldt een voorvisieplicht bij de Treasury. Voor de in het tweede lid bedoelde uitzonderingen is deze voorvisieplicht niet noodzakelijk.

• 4.

  Bij het verstrekken van leningen aan derden dient grote terughoudendheid en zorgvuldigheid te worden betracht en de daaraan verbonden risico's dienen zoveel mogelijk te worden beperkt door het -waar mogelijk vestigen van zakelijke zekerheden.

1.4 Betalingsverkeer

• 1.

  Alle betalingsopdrachten ten laste van de gemeentelijke bankrekeningen vinden plaats via bancaire systemen. Uitsluitend de Treasurer voert hierover het beheer en stelt vast welke functionarissen betalingsopdrachten in bancaire systemen mogen fiatteren en uitvoeren.

• 2.

  Medewerkers van de Financiële Dienstverlening die het betaalverkeer voorbereiden en administreren zijn niet dezelfden die betaalopdrachten mogen ondertekenen, al dan niet elektronisch.

• 3.

  De Uitvoeringseenheid Treasury verstrekt periodiek aan de Treasurer informatie over degenen die betaalopdrachten al dan niet elektronisch mogen ondertekenen.

• 4.

  De Treasurer kan bepalen dat daartoe bevoegde functionarissen zonder zijn tussenkomst betaalopdrachten aan bankinstellingen kunnen autoriseren en verzenden. De betalingsopdrachten dienen uitsluitend ten laste van een door hem aangegeven rekeningnummer te worden gebracht. Het besluit kan alle betalingen bevatten dan wel betalingen die daarvoor naar hun aard of hoogte in aanmerking komen. De Treasurer kan voorschriften geven ten aanzien van de wijze waarop de betalingsopdrachten aan de bank worden aangeboden.

• 5.

  Betalingsopdrachten van organisatieonderdelen worden slechts verstrekt na schriftelijke opdracht van een gemeentelijke functionaris die bevoegd is te beschikken over het budget ten laste van waarvan de desbetreffende uitgaaf wordt gedaan. De opdracht dient mede te worden ondertekend door een tweede functionaris, niet zijnde de budgethouder.

1.5 Liquiditeitenbeheer

• 1.

  Ter uitvoering van artikel 10 van het Treasurystatuut bepaalt de Treasurer welke informatie nodig is voor het opstellen van adequate liquiditeitsprognoses voor de korte en de middellange termijn.

• 2.

  De gemeentelijke organisatieonderdelen verstrekken op diens verzoek de benodigde informatie aan de Treasurer.

1.6 Relatiebeheer

• 1.

  Teneinde een duurzame toegang tot de financiële markten te verzekeren onderhoudt de Treasurer (op strategisch niveau) en de Uitvoeringseenheid Treasury (op operationeel niveau)contacten met relaties op deze markten.

• 2.

  Bij het aangaan van relaties door de Treasurer en de Uitvoeringseenheid Treasury zijn factoren als een goede naam, betrouwbaarheid, integriteit, continuïteit en deskundigheid bepalend.

1.7 Garantiebeleid

• 1.

  Voor het garanderen van door derden te sluiten geldleningen is een raadsbesluit vereist. Bij garanties vallende binnen het kader van de door de gemeenteraad vastgestelde subsidieverordening kan worden volstaan met een collegebesluit.

• 2.

  Bij het garanderen van door derden te sluiten geldleningen wordt grote terughoudendheid betracht en de daaraan verbonden risico's worden zoveel mogelijk beperkt door het, waar mogelijk, verlangen van zakelijke zekerheden.

• 3.

  Voor een ontwerpcollegebesluit tot garantstelling geldt een voorvisieplicht bij de treasurer.

• 4.

  Gedurende de periode van de garantstelling blijft het initiatiefnemende organisatieonderdeel verantwoordelijk voor een adequaat toezicht op de ten behoeve van een derde verleende garantstelling en draagt ze het financiële risico.

• 5.

  Het organisatieonderdeel voert het beheer over de gegarandeerde leningen en verstrekt zodanige informatie aan de Uitvoeringseenheid Treasury dat deze genoemde leningen adequaat kan vastleggen in de centrale leningenadministratie. Indien het betreffende organisatieonderdeel de vereiste informatie niet of niet tijdig verstrekt of indien de kwaliteit van de informatie tekort schiet, dan geeft de Concernmanager F&C een aanwijzing aan het organisatieonderdeel om alsnog informatie van voldoende kwaliteit te verstrekken.

• 6.

  De organisatieonderdelen verstrekken met het oog op het vijfde lid ook informatie met betrekking tot gestelde zekerheden aan de Uitvoeringseenheid Treasury en aan de treasurer. De organisatieonderdelen zijn er in voorkomende gevallen verantwoordelijk voor dat het beroep op deze zekerheden wordt geëffectueerd.

Uitvoeringsregeling 3A Planning- en controlcyclus

Algemene opmerking:in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.

B&W besluit van 11 december 2012, ingangsdatum 1 januari 2013

ter uitvoering van artikel 3.4, vijfde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.

Doel

Het vaststellen van de instrumenten in het kader van de planning en controlcyclus.

Inhoud

1. Algemene bepalingen

1.1 Sturingsinstrumenten ten behoeve van de raad

De volgende documenten worden namens het college voorbereid ten behoeve van besluitvorming in de raad:

• a.

  Voorjaarsnota;

• b.

  Programmabegroting;

• c.

  Bestuursrapportage;

• d.

  Programmarekening.

1.2 Sturingsinstrumenten van het college

De volgende documenten worden ten behoeve van de aansturing van de ambtelijke organisatie door het college voorbereid:

• a.

  Voorjaarsnota;

• b.

  Programmabegroting;

• c.

  Bestuursrapportage;

• d.

  Programmarekening.

• e.

  Wijkprogramma;

• f.

  Wijkrapportage;

• g.

  Productenraming.

1.3 Kaders planning- en controlcyclus

• 1.

  Ten behoeve van de Planning en Controlcyclus stelt het college jaarlijks tenminste tweemaal een actualisatie van de geldende kaders vast met betrekking op de wijzigingen in de kaders met betrekking tot de voorbereiding, de inhoud, de vormgeving, het proces en de behandelingswijze van de verschillende cyclusdocumenten. De staande kaders zijn opgenomen op het handboek Financiën op intranet.

• 2.

  De actualisatie bevat daarnaast tenminste de wijzigingen in de voorschriften over:

  • a.

    de uitgangspunten en de tijdschema's die gehanteerd worden bij het opstellen van de documenten in het kader van de Planning en Controlcyclus;

  • b.

    de wijze waarop nieuwe beleidsonderwerpen worden geïnitieerd en welke middelen daarvoor in het keuze- en afwegingsproces beschikbaar (kunnen) worden gesteld;

  • c.

    prioriteiten op het gebied van bedrijfsvoering;

  • d.

    de wijze waarop toepassing dient te worden gegeven aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincie en Gemeenten 1 februari 2003 en de gemeentelijke verordeningen en uitvoeringsregels.

• 3.

  De concernmanager F&C is belast met de voorbereiding van de actualisatie en houdt namens het college toezicht op de toepassing van de daarin gegeven voorschriften. De concernmanager F&C is belast met het actualiseren en actueel houden van het handboek Financiën.

2. Sturingsinstrumenten ten behoeve van de raad en college

2.1 Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Programmarekening en technische begrotingswijzigingen

• 1.

  De concernmanager F&C draagt zorg voor de coördinatie en de consolidatie van de diverse bijdragen van organisatieonderdelen aan voorjaarsnota, programmabegroting, bestuursrapportage en verantwoording.

• 2.

  De concernmanager F&C draagt zorg voor de voorstellen tot vaststelling en besluitvorming naar aanleiding van voorjaarsnota, programmabegroting, bestuursrapportage en programmarekening.

• 3.

  De concernmanager F&C biedt het college van burgemeester en wethouders jaarlijks -tijdig ten bate van de deadlines genoemd in de financiële verordening- een ontwerpvoorjaarsnota, -programmabegroting, -bestuursrapportage en -programmaverantwoording aan.

2.2 Programmaregisseurs

• 1.

  In de kadercirculaire respectievelijk het handboek Financiën is opgenomen welk organisatieonderdeel verantwoordelijk is voor de coördinatie van welk programma.

• 2.

  De IRM van het programmacoördinerend organisatieonderdeel stelt per programma een programmaregisseur aan. Dit kan ook de IRM zelf zijn.

• 3.

  De programmaregisseur heeft als taak ervoor te zorgen dat er een bijdrage wordt geleverd aan de documenten in het kader van de Planning en Controlcyclus. De programmaregisseur zorgt tevens voor afstemming tussen de verschillende organisatieonderdelen, die samenwerken aan de uitvoering van het programma. In het geval van programmateksten dient deze tekst tevens te worden afgestemd met de verantwoordelijk portefeuillehouder.

• 4.

  De programmaregisseur bewaakt de samenhang met andere programma's en wijkvisies.

3. Sturingsinstrumenten van het college

3.4 Uitvoeringsinformatie en informatie voor derden

• 1.

  De concernmanager F&C draagt zorg voor de opstelling van de productenraming, aansluitend bij de programmabegroting. Ditzelfde geldt voor de productenrealisatie op concernniveau, aansluitend bij de programmarekening.

• 2.

  De concernmanager F&C draagt zorg voor de opstelling van de financiële informatie voor derden.

3.5 Technische begrotingswijziging

In de technische begrotingswijziging autoriseert het college de wijzigingen die beleidsarm zijn of waarover eerder een besluit is genomen. Dit zijn wijzigingen die zich binnen het programma en doelstelling voordoen.

4. Sturingsinstrumenten voor het wijkgericht werken

4.1 Wijkvisie

• 1.

  Een wijkvisie beschrijft een toekomstige gewenste reële situatie in de komende 10 tot 15 jaar.

• 2.

  De wijkvisie wordt door het wijkmanagementoverleg opgesteld, onder verantwoordelijkheid van de wijkregisseur, in zijn rol als voorzitter van het wijkmanagementoverleg, gehoord de wijkraden.

• 3.

  De wijkvisies worden vastgesteld door de raad.

4.2 Wijkprogramma's

• 1.

  Wijkprogramma's zijn een uitwerking per wijk van de programmabegroting.

• 2.

  De wijkprogramma's worden door het wijkmanagementoverleg opgesteld, onder verantwoordelijkheid van het wijkmanagement van (organisatieonderdeel) Wijken. De wijkprogramma's worden vastgesteld door het college.

4.3 Wijkrapportage

• 1.

  Een wijkrapportage bericht over de voortgang van de uitvoering van het wijkprogramma.

• 2.

  De wijkrapportage wordt tweemaal per jaar opgesteld door Wijken in opdracht van het college.

Uitvoeringsregeling 5A Budgetbeheer

B&W besluit van d.d. 11 december 2012. ingangsdatum d.d. 1 januari 2013

ter uitvoering van artikel 5.1, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.

Doel

Het vaststellen van de hoofdlijnen van taken en verantwoordelijkheden van (sub)budgethouders in de beheersingsmaatregelen op het gebied van budgetbeheer.

Inhoud

Artikel 1 Budgethouders

1.1 Budgethouders zijn de algemeen directeur, directieleden, de IRMs en de treasurer.

Subbudgethouders kunnen zijn afdelingshoofden, projectmanagers, projectleiders en specifiek daartoe aangewezen functionarissen of personen.

• 1.

  2 De gemeentesecretaris/algemeen directeur, directieleden, en de treasurer fungeren als budgethouder bij de uitvoering van de onderdelen uit de productenbegroting (als nadere uitwerking van de programmabegroting) waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

• 1.

  3 De IRM functioneert als budgethouder van zijn organisatieonderdeel bij de uitvoering van de productbegroting (als nadere uitwerking van de programmabegroting).

• 1.

  4 Budgetten uit de productbegroting worden toebedeeld aan de budgethouders door de algemeen directeur.

Artikel 6 Uitvoering budgetbeheer

• 6.

  1 Bij het budgetbeheer neemt de (sub)budgethouder in het bijzonder in acht de (spel)regels betreffende:

• -

  inkoop;

• -

  projectbeheersing;

• -

  subsidies (inkomende en uitgaande);

• -

  managementinformatie.

• 6.

  2 De budgethouder accordeert de formele opdracht tot inkoop en keurt de verplichting goed of af in de workflow van het financieel systeem. De business controller bewaakt de juistheid en tijdigheid van de in het systeem vastgelegde bevoegdheden en drempelbedragen.

• 6.

  3 De budgethouder heeft een zodanige bevoegdheid dat hij de vastleggingen over zijn budget, inclusief de mutaties, in de financiële administratie kan raadplegen.

• 6.

  4 De budgethouder draagt zorg dat een daartoe geschikte medewerker belast wordt met het afgeven van prestatieverklaringen ter bevestiging dat de afgesproken goederen en/of diensten geleverd zijn.

• 6.

  5 De uitvoeringseenheid treasury binnen het Intern Bedrijf Financiële Dienstverlening (FD) is belast met het betalen van goedgekeurde facturen binnen de daarvoor de gestelde kaders.

• 6.

  6 De budgethouder is verplicht binnen de kaders en de gestelde faciliteiten een zodanige administratie c.q. registratie te (doen) voeren dat daaruit te allen tijde een goed inzicht kan worden verkregen in:

• -

  de mate van realisatie van de begrote productie, zowel in kwantitatief als kwalitatief opzicht: inhoudelijk en financieel;

• -

  de mate waarin reeds verplichtingen zijn aangegaan ten laste van het beschikbaar getelde budget die nog niet in het budget zijn verwerkt;

• -

  de mate waarin de geraamde inkomsten van derden zijn gerealiseerd.

• 6.

  7 FD draagt in overleg met de concernmanager F&C zorg voor, dat het financieel systeem de uitputting van het budget (inclusief feitelijke budgetoverschrijdingen) signaleert in het kader van de budgetbewaking. FD draagt in dat verband zorg voor overzichten uit de financiële administratie waaruit ten minste blijken: het totaal budget, het aandeel daarvan dat besteed is, hoeveel geld nog vrij besteedbaar is,,voor welk bedrag er verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten zijn aangegaan. De betreffende overzichten zijn (periodiek) beschikbaar voor ten minste de (sub)budgethouders, de IRM, de business controller en de concernmanager(s). Daarbij wordt ervan uitgegaan dat betrokkenen SAP kunnen raadplegen.

• 6.

  8 De budgethouder dient over de hiervoor genoemde gegevens te rapporteren op tijdstippen en op de wijze die daarvoor zijn vastgesteld. In deze rapportage moeten in elk geval worden opgenomen: informatie over geld in relatie de geleverde en tot te leveren prestaties (geld en inhoud), een analyse en de verantwoording van (beleids)relevante afwijkingen van de realisatie ten opzichte van het budget en de begroting(sramingen), alsmede over de uitkomsten van risicoanalyse.

• 6.

  9 De budgethouder legt periodiek dan wel krachtens afspraken verantwoording af aan de voor het product verantwoordelijke IRM.

Uitvoeringsregeling 5B Beheer

Algemene opmerking:in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.

B&W besluit d.d. 11 december 2012, ingangsdatum 1 januari 2013

ter uitvoering van artikel 5.1, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.

Doel

Het vaststellen van de hoofdlijnen in de maatregelen op het gebied van interne beheersing administratieve organisatie en interne controle.

Inhoud

1. Algemeen

1.1 Administratieve organisatie en interne controle

• 1.

  De AO/IC functie is het fundament onder de (stuur) informatievoorziening en het kwaliteitssysteem binnen de organisatie. Voor de realisering van het systeem van AO/IC als onderdeel van het beheersinstrumentarium is de IRM (integraal management) zelf verantwoordelijk.

• 2.

  De administratieve organisatie heeft als doel het systematisch verzamelen, het vastleggen en het verwerken van gegevens ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en het beheersen van de gemeentelijke taakuitvoering en ten behoeve van verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.

• 3.

  De Interne Controle heeft als doel het beoordelen van de opzet, het vaststellen van het bestaan en het toetsen van de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle.

• 4.

  De opzet van de administratieve organisatie en de interne controle dient waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de volledigheid van de informatie die wordt verstrekt aan de gemeentelijke bestuursorganen en anderen die deze informatie behoeven. De administratieve processen, inclusief de interne controle worden vastgelegd in procesbeschrijvingen en -schema's.

• 5.

  De in het vierde lid bedoelde tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid dienen bevorderd te worden door gecontroleerde uitvoering en vastlegging en door scheiding van beherende, bewarende en beschikkende functies.

2. Beschikkende/beherende functie

2.1 Mandaat

Vervallen (zie uitvoeringsregeling 5A budgetbeheer)

2.2 Verplichtingen van de budgethouders

Vervallen (zie uitvoeringsregeling 5A budgetbeheer)

2.3 Begrotingswijzigingen

• 1.

  Indien een beleidswijziging buiten de (financiële) kaders van de raad treedt, dient er een begrotingswijziging ter goedkeuring aan de raad voorgelegd te worden. Meestal betreft dit een programmaoverstijgende wijziging.

• 2.

  Binnen de programma's is het college bevoegd tot het vaststellen van begrotingswijzigingen op productniveau.

• 3.

  Begrotingswijzigingen binnen de kaders van het managementcontract worden aangeleverd door de betreffende IRM.

• 4.

  Begrotingswijzigingen aan de raad worden door het programmacoördinerende organisatieonderdeel aangeleverd, in overleg en met goedkeuring van de IRMs van andere betrokken organisatieonderdelen.

2.4 Geschillenprocedure

• 1.

  Het gemeentelijk organisatieonderdeel die een verzoek krijgt tot goedkeuring van een doorbelasting van kosten door een ander gemeentelijk organisatieonderdeel krijgt een termijn van 30 dagen vanaf de dagtekening van het verzoek voor het afdoen van dit verzoek. Deze afdoening betreft zowel het verlenen van goedkeuring als het schriftelijk aantekenen van bezwaar met vermelding van redenen.

• 2.

  Indien het betrokken organisatieonderdeel het verzoek niet binnen 30 dagen heeft afgedaan, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend en heeft Hoofd Financiële Dienstverlening de opdracht de betreffende organisatieonderdeel overstijgende doorbelasting te verwerken in de financiële administratie.

• 3.

  Indien het gemeentelijke organisatieonderdeel dat het verzoek tot goedkeuring van een organisatieonderdeel overstijgende doorbelasting ontvangt binnen 30 dagen bezwaar aantekent dan kan het organisatie onderdeel die de kosten wil doorbelasten de kwestie –schriftelijk en voorzien van redenen- voorleggen aan de arbitragecommissie. De arbitragecommissie komt niet bijeen, voordat de beide IRMs alsnog getracht hebben er samen uitkomen. De arbitragecommissie doet binnen vijftien dagen na ontvangst van het verzoek een bindende uitspraak.

• 4.

  De arbitragecommissie bestaat uit drie leden, waaronder in ieder geval de concernmanager F&C.

• 5.

  Administratieve geschillen (niet zijnde organisatieonderdeel overstijgende doorbelastingen) tussen een van de gemeentelijke organisatieonderdelen en het Intern Bedrijf Financiële Dienstverlening over de wijze waarop posten in de financiële administratie moeten worden verwerkt, kunnen –voorzien van een adequate toelichting- worden voorgelegd aan de concernmanager F&C. De concernmanager F&C doet binnen 15 dagen na ontvangst van het geschil een bindende uitspraak, waarbij het auditteam bij de BCS en desgewenst de externe accountant wordt geraadpleegd.

2.5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens

• 1.

  De IRM is verantwoordelijk voor de beveiliging van het gegevensbeheer, voor het ononderbroken gebruik van de door het organisatieonderdeel gebruikte informatiesystemen en voor de bescherming van persoonsgegevens.

• 2.

  De IRM draagt er zorg voor dat voor het organisatieonderdeel doeltreffende en actuele informatiebeveiligings- en calamiteitenplannen beschikbaar zijn.

• 3.

  De IRM draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Privacyverordening Gemeente Utrecht 2003 en de daaraan gestelde eisen volgens van toepassing zijnde specifieke wet- en regelgeving.

• 4.

  Over de stand van zaken met betrekking tot de informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens wordt gerapporteerd door de IRM aan de concernmanager IPM en de concernmanager F&C in de rapportage over de systemen van interne beheersing bij de bedrijfsvoering van het organisatieonderdeel.

2.6 Lease

• • 1.

    Er wordt onderscheid gemaakt tussen financial lease en operational lease, waarbij financial lease staat voor een overeenkomst waarbij de eigenaar van een goed, de lessor, dat goed voor langere tijd afstaat tegen een bepaalde vergoeding aan de tegenpartij, de lessee, waarbij de lessee het economisch risico draagt. Bij operationele lease blijft het economisch risico bij de lessor.

  • 2.

    Financial lease is niet toegestaan.

  • 3.

    (Inter)nationale lease-constructies gebaseerd op fiscale voordelen zijn niet toegestaan.

• 4.

  In het geval van operational lease zijn de organisatieonderdelen verantwoordelijk voor de financiële consequenties en de juiste vastlegging daarvan in het gemeentebrede registratiesysteem en voor de juiste verantwoording.

• 5.

  Het college heeft de mogelijkheid op voorstel van de concernmanager F&C nadere voorschriften geven met betrekking tot lease.

3. Kasbeheer

3.1 Kasgeldbeheer: contante betalingen

• 1.

  Contante betalingen worden door de kashouders slechts verricht na een schriftelijke volledig ingevulde opdracht van de budgethouder. De businesscontroller stelt een formulier vast waarmee deze opdracht wordt verstrekt. Voordat de betaling plaatsvindt wordt eerst de legitimatie van de betrokkene gecontroleerd. Ook wordt de handtekening of de paraaf van de budgethouder gecontroleerd.

• 2.

  Indien redelijkerwijs moet worden vermoed dat aan een betalingsopdracht onregelmatigheden kleven wordt door de kashouder de businesscontroller en zo nodig ook de IRM geïnformeerd.

• 3.

  Betalingsopdrachten worden binnen tien werkdagen afgehandeld en anders ongeldig geretourneerd door de kashouder.

• 4.

  Betalingen in contanten vinden uitsluitend plaats tegen deugdelijke kwijting. Wanneer de ontvanger niet in staat is een deugdelijke kwijting te verlenen vindt betaling plaats in tegenwoordigheid van twee andere ambtenaren die ter bevestiging van de betaling mede kwijting verlenen.

3.2 Kasgeldbeheer: contante ontvangsten

• 1.

  Voor alle in contanten dan wel in andere geldswaarden ontvangen betalingen wordt een schriftelijke kwijting verleend.

• 2.

  Alle in contanten dan wel in andere geldswaarden ontvangen betalingen worden direct in de kasadministratie geregistreerd.

3.3 Kasgeldbeheer: bewaring contante geldmiddelen

• 1.

  Contant betalingsverkeer is mogelijk binnen de vastgestelde openingstijden. Buiten de openingstijden wordt de kas veilig bewaard.

• 2.

  Wanneer de inhoud van de kas een door de business controller vast te stellen bedrag overschrijdt, wordt het meerdere gestort in een rekening-courant bij een bankinstelling. Wanneer aanvulling van de kas noodzakelijk is wordt geld opgenomen van de rekening-courant bij de bankinstelling na opdracht van de administrateur van het organisatieonderdeel. De opdracht wordt binnen twee werkdagen geëffectueerd en anders nadat de opdracht ongeldig is gemaakt geretourneerd aan de administrateur van het organisatieonderdeel.

• 3.

  Voorschriften van de treasurer of het Assurantiefonds worden nageleefd.

3.4 Inning en incasso van contant te ontvangen bedragen

• 1.

  Alle opdrachten aan de kashouders tot inning van contante gelden worden geregistreerd. Alle ontvangen bedragen worden in deze registratie afgeboekt.

• 2.

  Alle contant ontvangen bedragen waarvoor geen opdracht tot inning is ontvangen worden onmiddellijk ter kennis gebracht van de businesscontroller.

• 3.

  De businesscontroller stelt maandelijks voor de IRM een overzicht samen van de nog niet afgewikkelde opdrachten tot inning van contant te ontvangen bedragen, waaruit de ouderdom van de openstaande vorderingen blijkt.

4. Registrerende functie

4.1 Concernadministrateur

• 1.

  De concernadministrateur is verantwoordelijk voor

  • a.

    het voeren en het beheren van de gemeentebrede financiële administratie binnen vastgestelde kaders, waarbij de gemeentelijke organisatie onderdelen verantwoordelijk zijn voor het volledig en tijdig aanleveren van boekingsdocumenten voorzien van een akkoordverklaring van daartoe bevoegde functionarissen.

  • b.

    het bewaken van de juiste vastlegging van gegevens in de gemeentebrede financiële administratie

  • c.

    het tijdig voldoen van schulden en het tijdig innen van aan hem overgedragen vorderingen

• 2.

  De concernadministrateur neemt de aanwijzingen in acht die de concernmanager F&C vanuit zijn verantwoordelijkheid aan hem geeft.

• 3.

  De gemeentelijke organisatie onderdelen verstrekken de concernadministrateur de gegevens die hij in verband met zijn verantwoordelijkheid nodig vindt.

• 4.

  De concernadministrateur verstrekt tijdig rapportages uit de administratie aan de budgethouders, de IRMs, de businesscontrollers, de concernmanager F&C en de treasurer.

• 5.

  Het hoofd Financiële Dienstverlening van de Interne Bedrijven vervult de functie van concernadministrateur.

• 6.

  de concernadministrateur zorgt voor een adequaat systeem van interne beheersing binnen de eigen organisatie en legt dit systeem ter goedkeuring voor aan de concernmanager F&C.

• 7.

  De concernadministrateur kan zo nodig direct een vermeende onregelmatigheid melden aan het college.

4.2Administratie en rapportage

• 1.

  budgethouders zijn verplicht tot het volledig en tijdig aanleveren aan de concernadministrateur van boekingsdocumenten die voorzien zijn van een akkoordverklaring waaruit te allen tijde een goed inzicht kan worden verkregen met betrekking tot:

• a.

  de mate waarin reeds verplichtingen zijn aangegaan ten laste van het beschikbaar gestelde budget die nog niet in de financiële administratie zijn verwerkt;

• b.

  de mate waarin de geraamde inkomsten van derden zijn gerealiseerd;

• c.

  het tijdig, juist, volledig en toereikend verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang en de aanwending van begrotings- en balansposten;

• d.

  het bevorderen en waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde beheer;

• e.

  het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de doelstellingen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens en van de daaraan ontleende informatie en de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer en

• g.

  het verschaffen van informatie voor het opstellen van kostencalculaties.

  • 2.

    De budgethouders rapporteren op de momenten zoals die opgenomen zijn in de kadercirculaire.

  • 3.

    De concernadministrateur is verantwoordelijk voor het voeren en het beheren van de gemeentebrede financiële administratie binnen vastgestelde kaders en voor het bewaken van de juiste vastlegging van gegevens in de gemeentebrede financiële administratie. Ook verstrekt de concernadministrateur tijdig rapportages aan de organisatieonderdelen, de concernmanager F&C en de treasurer.

4.3 Kasadministratie

• 1.

  Voor alle handelingen inzake betalingen en ontvangsten wordt aantekening gehouden in een administratie waarvan de inrichting door de businesscontroller wordt vastgesteld.

• 2.

  De kas wordt tenminste wekelijks opgemaakt en de opgenomen stand wordt in de kasadministratie vermeld. Geconstateerde verschillen worden in de administratie verantwoord en gemeld aan de businesscontroller.

• 3.

  De afgewikkelde betalingsopdrachten en de kwijtingen inzake contante betalingen worden gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstuk voor de uitgevoerde kastransacties.

5 Overige artikelen

5.1 Het tegengaan van misstanden

• 1.

  Een ieder, in dienst van de gemeente of onder verantwoordelijkheid van de gemeente werkzaam, is verplicht afdoende maatregelen te nemen ter voorkoming van fraude, omkoping en andere misstanden.

• 2.

  Een ieder is verplicht om misstanden, zoals bedoeld in het eerste lid, te melden volgens de Klokkenluidersregeling (URU 15ad) van de Rechtspositieregeling Utrecht.

Uitvoeringsregeling 5CGemeentelijk assurantiebeheer

Algemene opmerking:in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.

B&W besluit d.d. 11 december 2012, ingangsdatum 1 januari 2013

ter uitvoering van artikel 5.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.

Doel

Het vaststellen van de organisatie en uitvoering van het assurantiebeheer.

Inhoud

1.1 Doelstelling Assurantiefonds

Het Assurantiefonds voorziet in de behoefte van de deelnemers aan verzekering van hun brand en aansprakelijkheidsrisico’s tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en premietarieven.

1.2 De inkomsten van het Assurantiefonds

• 1.

  Ten bate van het Fonds komen:

  • a.

    de bijdragen van de deelnemers;

  • b.

    de inkomsten, bestaande uit onder andere bijdragen, van het onderdeel van de gemeentelijke organisatie dat belast is met het beheer van het fonds en

  • c.

    schade-uitkeringen en premierestituties van verzekeraars en/of verzekeringsmakelaars.

• 2.

  Het college stelt jaarlijks de hoogte van de bijdragen van de deelnemers aan het Fonds vast, rekening houdend met de in artikel 1.3 genoemde verwachte uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer. De bijdragen worden aan ieder organisatieonderdeel afzonderlijk bekend gemaakt.

1.3 De uitgaven van het assurantiefonds

Ten laste van het Fonds komen:

• a.

  schade-uitkeringen aan deelnemers bij vermogensverlies veroorzaakt door de gebeurtenissen waarvoor het Fonds voorziening biedt;

• b.

  schade-uitkeringen aan derden, die uit hoofde van wettelijke of contractuele aansprakelijkheid een vordering op de gemeente hebben of met wie een overeenkomst wordt gesloten ter voorkoming of opheffing van een geschil omtrent aansprakelijkheid;

• c.

  de kosten van administratie en van taxatie;

• d.

  de premie van in relatie met het Fonds afgesloten verzekeringen;

• e.

  de kosten gemoeid met schaderegeling, inclusief die van het voeren van rechtsgedingen waarbij de gemeente als eisende of verwerende partij optreedt in het kader van verzekeringsovereenkomsten c.q. uit hoofde van titel 3, boek 6 BW;

• f.

  de kosten van het onderdeel van de gemeentelijke organisatie dat belast is met het beheer van het Fonds, waaronder niet worden verstaan de kosten die voortvloeien uit het vervullen van de in artikel 1.8 genoemde adviesfunctie.

1.4 Saldo Fonds

• 1.

  Het saldo van het Fonds dient te allen tijde voldoende te zijn om de in artikel 1.3 genoemde uitgaven te kunnen doen.

• 2.

  Indien het saldo van het Fonds een door het college vast te stellen maximum met tenminste 10% overschrijdt wordt het bedrag waarmee het maximum wordt overschreden aan de deelnemers gerestitueerd naar rato van werkelijke bijdrage over het voorafgaande jaar. Dit gebeurt op voorstel van de concernmanager F&C op voorstel van de uitvoeringseenheid assurantiefonds van Intern Bedrijf Financiële Dienstverlening (FD).

• 3.

  Indien het Fonds een tekort vertoont wordt dit gedekt door een extra bijdrage van de deelnemers die door het college wordt vastgesteld. Bij de vaststelling van deze extra bijdrage houdt het college rekening met de werkelijke hoogte van de in artikel 1.3 genoemde uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer.

1.5 Beheer Assurantiefonds

1.Het college geeft mandaat aan de concernmanager F&C voor:

• a.

  het afsluiten van de aan het fonds gerelateerde verzekeringen waarvan de premie per jaar ten hoogste EUR 250.000,00 per verzekering bedraagt.

• b.

  het ten laste van het Fonds doen van schade-uitkeringen aan deelnemers en aan derden tegenover wie de gemeente krachtens aansprakelijkheid een verplichting heeft met een limiet van EUR 250.000,00.

  • 2.

    Opdrachten dienen schriftelijk te worden bevestigd. Bij een verplichting die groter is dan EUR 12.500,00 is een tweede handtekening vereist van een bevoegde functionaris.

  • 3.

    De concernmanager F&C kan ondermandaat verlenen aan het hoofd van de Uitvoeringseenheid Assurantiefonds bij Interne bedrijven. Het hoofd van de uitvoeringseenheid risicobeheer is bevoegd tot een bedrag van EUR 50.000,00. De concernmanager F&C kan nadere regels stellen met betrekking tot het beheer.

  • 4.

    De concernmanager F&C legt verantwoording af over de inkomsten en uitgaven van het fonds en het saldo van het fonds in de managementrapportage en de jaarrekening.

1.6 Gebeurtenissen waarvoor het fonds een voorziening biedt:

• 1.

  Indien door de uitvoeringseenheid risicobeheer een verzekering is aangegaan met een hoger eigen risico dan het risico voor de deelnemer dan wordt in geval van schade de uitkering aangevuld met middelen uit het assurantiefonds.

• 2.

  Indien er geen verzekering is afgesloten, maar de organisatieonderdelen wel premie betalen komt de schade ten laste van het assurantiefonds.

• 3.

  Voor schade geldt altijd een eigen risico van EUR 2.500,00 voor de deelnemer. Indien de schade voortvloeit uit aansprakelijkheid volgens artikel 6:174 van het Burgerlijk Wetboek voor de zorg voor openbare wegen, dan bedraagt het bedrag dat ten laste van de deelnemer blijft EUR 7.50000.

• 4.

  Indien het fonds aan een derde schade vergoedt is de deelnemer het eigen risico verschuldigd aan het fonds, tenzij het uitgekeerde bedrag lager is dan het eigen risico.

1.7 Afdekking van risico's ten laste van het fonds

Het college stelt vast:

• a.

  welke verzekeringen zullen worden afgesloten ter afdekking van risico’s die ten laste van het fonds worden gebracht en welke risico’s de gemeente zelf ten laste van het fonds draagt en

• b.

  bij welke gebeurtenissen en onder welke voorwaarden de financiële gevolgen van zich gemanifesteerd hebbende risico’s ten laste van het Fonds worden gebracht.

1.8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico’s

De concernmanager F&C draagt naast de verantwoordelijkheid voor het beheer van het assurantiefonds tevens de verantwoordelijkheid voor:

• a.

  de beleidsinhoudelijke advisering aan het college over het al dan niet verzekeren van risico's en

• b.

  de advisering aan het college over de functie van het assurantiefonds in het kader van het gemeentelijke risicobeheer.

1.9 Administratieve organisatie van het fonds

De administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concernstaf bevat de nodige voorschriften ter bevordering van een rechtmatig en doelmatig beheer van het fonds.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 18 december 2012.

De secretaris, De burgemeester,

Drs. M. Schurink Mr. A. Wolfsen

Bekendmaking is geschied op 31 december 2012.

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2013.