Organisatieregeling Gemeente Utrecht

Artikel 1.1 Kaders van het college

Het college heeft de verantwoordelijkheid om de ambtelijke organisatie in te richten en te besturen. Door middel

van deze organisatieregeling stelt het college de belangrijkste kaders voor inrichting en aansturing vast. Het

college draagt daarbij een aantal in deze regeling benoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan

leden van de ambtelijke organisatie.

Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie

• 1.

  De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie wordt vastgesteld door het college.

• 2.

  Deze hoofdstructuur bestaat uit verschillende organisatieonderdelen: de uitvoeringsorganisaties, de

clusters van de ontwikkelorganisatie, Interne bedrijven (als geheel) en de Bestuurs- en Concernstaf.

3.Uitvoeringsorganisaties werken zakelijk en productgericht aan diensten voor de stad. Ze realiseren samen

nagenoeg alle transactie- en uitvoeringsprocessen van de gemeente Utrecht. De uitvoeringsorganisaties

zijn de volgende:

• a.

  Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH)

• b.

  Publiekszaken (PBZ)

• c.

  Werk en Inkomen (W&I)

• d.

  Volksgezondheid (VG)

• e.

  Intern verzelfstandigd bedrijf Stadswerken (SW)

• f.

  Utrechtse Vastgoed Organisatie (UVO)

  • 4.

    De ontwikkelorganisatie werkt aan complexe strategische beleidsvorming, vervult een regiefunctie om

relevante interne en externe partijen hierbij te betrekken en adviseert de directieraad over kaderstelling

van de uitvoering. De ontwikkelorganisatie kent de volgende clusters:

• a.

  Maatschappelijke Ontwikkeling (MO)

• b.

  Culturele Zaken (CZ)

• c.

  Veiligheid (VGL)

• d.

  Wijken

• e.

  Milieu & Mobiliteit (M&M)

• f.

  Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling (REO)

• g.

  Projectorganisatie Stationsgebied (POS)

• h.

  Projectbureau Leidsche Rijn (LR)

  • 5.

    De Interne Bedrijven faciliteert het primaire proces van de gemeente en levert naast basisproducten en

diensten ook advies, onderzoek en projectmanagement.

• 6.

  De Bestuurs- en Concernstaf wordt omschreven in artikel 1.7

• 7.

  Elk organisatieonderdeel wordt geleid door een Integraal Resultaatverantwoordelijk Manager (IRM)1. De

Interne Bedrijven en de Bestuurs- en Concernstaf worden ieder als geheel aangestuurd door een IRM.

8.Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De

gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie

en geeft met de directieraad sturing aan de organisatie.

9.Het college kan (tijdelijke) organisatorische onderdelen instellen en opheffen in de hoofdstructuur. Aan die

onderdelen kunnen taken van bestaande organisatorische onderdelen worden opgedragen.

10.De organisatie kent een vijfde cluster: de Raadsorganen. Dit cluster omvat zowel het onderdeel Griffie, dat

rechtstreeks voor de raad werkt, als het onderdeel Rekenkamer met de Rekenkamerstaf. Voor de

ambtenaren van de Griffie is de Raad het bevoegd gezag. De griffier is nevengeschikt aan de

gemeentesecretaris. Daarnaast maken de raadsleden en de fractiemedewerkers ten behoeve van de

administratieve en financiële systemen ook onderdeel uit van de Raadsorganen. De Raadsorganen maken

op eenzelfde wijze als de andere organisatieonderdelen gebruik van de Interne Bedrijven.

Artikel 1.3 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is secretaris van het college.

• 2.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het bestuur (college en gemeenteraad)

gestelde kaders de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

4.De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ingrijpen in het management van een organisatieonderdeel.

1

Bepaalde IRMs hebben een aanstelling als directeur, omdat echter de delen van de organisatieregeling die

betrekking hebben op deze directeuren ook betrekking hebben op de (overige) IRMs en omgekeerd, duiden we al

deze functies hier aan als 'IRM'.

5.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de COR de bestuurder in de zin van de Wet op de

Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de

arbeid.

6.De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de

directieleden en de IRMs. Hij kan de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de IRM van een of meer

organisatieonderdelen met uitzondering van die van de BCS, Interne Bedrijven en Stadswerken, aan

directieleden overdragen. Het college benoemd en ontslaat de directieleden op voordracht van de CPD.

• 7.

  De personeelszorg voor directieleden ligt bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de CPD.

• 8.

  De personeelszorg voor de gemeentesecretaris/algemeen directeur ligt bij de CPD.

• 9.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan bij afwezigheid vervangen worden door directieleden.

Eerste vervanger is de directeur BCS, de volgende vervangers zijn de overige directieleden (in aflopende

volgorde van functieduur als directielid), de laatste vervanger is de directeur Interne Bedrijven.

Artikel 1.4 Directieraad

1.De directieraad bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de directeur BCS, de directeur

Interne Bedrijven en de overige door het college benoemde directieleden.

2.De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directieraad. De directeur BCS is voorzitter

van de directie bedrijfsvoering.

3.De directieraad geeft onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur sturing aan de

organisatie.

4.De directieraad is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor de

samenhang in bestuursadviezen over beleid en coördinatie van de uitvoering.

• 5.

  Het college kan een dossier of thema dat extra aandacht nodig heeft, tijdelijk beleggen bij de directieraad.

• 6.

  Het college kan thema's met een hoge bestuurlijke prioriteit, waar meerdere bestuurders en

organisatieonderdelen bij betrokken zijn, beleggen bij de directieraad.

7.De directieraad is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor

organisatieonderdeel-overstijgende reorganisaties en de procesvoering daarop.

8.De directie bedrijfsvoering is een apart overleg binnen de directieraad en bestaat uit de directeur BCS, de

directeur Interne Bedrijven. De concernmanagers F&C, IPM en HRM nemen deel aan de directie

bedrijfsvoering als adviseur.

9.De directie bedrijfsvoering stelt onder leiding van de directeur BCS concernbrede kaders voor de

bedrijfsvoeringfuncties vast. Bij sterk strategische onderwerpen legt de directie bedrijfsvoering deze voor

aan de directieraad. Bij de bespreking is ook de desbetreffende concernmanager aanwezig.

10.Met betrekking tot bedrijfsvoering op concernniveau is de stem van de gemeentesecretaris/algemeen

directeur beslissend.

11.Bij intern verzelfstandigde organisatieonderdelen (zoals SW), kan worden afgeweken van de concernbrede

kaders voor bedrijfsvoering. De gemeentesecretaris/algemeen directeur beslist hierover, de directieraad

(bedrijfsvoering) gehoord hebbende.

12.De concernmanager F&C heeft naast de integrale verantwoordelijk van het management van de organisatie,

verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie. Daarvoor heeft hij de plicht en bevoegdheid

rechtstreeks en met medeweten van de AD en betrokken partijen, zwaarwegende gevallen voor te leggen

aan het college, wanneer overleg met de AD niet tot een verantwoord resultaat leidt. De overige

concernmanagers hebben analoge verantwoordelijkheid en escalatiebevoegdheid. Dit is uitgewerkt in

Artikel 1.5 Directieleden, themadirecteuren.

1.De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan de ambtelijke coördinatie en regie van dossier zoals

genoemd in artikel 1.4.5 (complexe dossiers/projecten) en 1.4.6 (themadossiers en programma's)

beleggen aan een of meer themaverantwoordelijke directieleden: themadirecteuren.

2.De themadirecteuren adviseren onder verantwoordelijkheid van de directieraad het college op het niveau

van de hen toevertrouwde thema's.

3.De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan directieleden de hiërarchische verantwoordelijkheid voor

IRMs toedelen aan directieleden overdragen, met uitzondering van de hiërarchische verantwoordelijkheid

voor de IRMs van de BCS, Interne Bedrijven en Stadswerken. De IRMs worden hiërarchisch aangestuurd via

een managementcontract.

4.Het directielid is vanuit zijn hiërarchische verantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven aan de

IRMs die hij aanstuurt.

5.Het directielid is vanuit zijn themaverantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven op budget,

organisatie en personeel indien nodig om de afgesproken resultaten te kunnen behalen.

6.Het directielid is verantwoordelijk voor de personeelszorg en beoordeling van de IRMs die hij hiërarchisch

aanstuurt.

Artikel 1.6 Integraal resultaat verantwoordelijk managers

• 1.

  IRM is de integraal verantwoordelijk manager van een organisatieonderdeel zoals genoemd in artikel van

• 1.

  2 van deze regeling.

• 2.

  De IRM is belast met de leiding van een organisatieonderdeel.

• 3.

  De IRM kan een nadere indeling van de interne organisatie van zijn organisatieonderdeel vaststellen.

• 4.

  Onverminderd de bevoegdheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en directielid, meer in het

bijzonder zoals bepaald in artikel 1.3, derde, vierde en zesde lid en artikel 1.5 vierde en vijfde lid, en

onverminderd de bevoegdheid van het college berust het dagelijks beheer van het organisatieonderdeel bij

de IRM.

5.De IRM en het hiërarchisch verantwoordelijk directielid sluiten een managementcontract af. In dit

managementcontract worden prestatie- en kwaliteitafspraken opgenomen voor de voort te brengen

resultaten en de wijze van managen door het organisatieonderdeel. Hierover legt de IRM periodiek

verantwoording af aan het hiërarchisch verantwoordelijk directielid.

6.De IRM is inhoudelijk verantwoordelijk voor alle aangelegenheden van zijn organisatieonderdeel, en stemt

af over die aangelegenheden die raken aan de verantwoordelijkheid van een lid van de directieraad. De IRM

draagt verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de door zijn organisatieonderdeel te leveren

producten. Hij zorgt ervoor dat dit op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze gebeurt.

• 7.

  De IRM is daarbij gebonden aan de door de directieraad vastgestelde concernbrede kaders.

• 8.

  De IRM is gebonden aan de beslissingen van de directieraad over de beleidscoördinatie.

Artikel 1.7 Bestuurs- en Concernstaf

• 1.

  De Bestuurs- en Concernstaf ondersteunt het college en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 2.

  De Bestuurs- en Concernstaf bereidt concernbrede kaders voor op het terrein van de bedrijfsvoering en

bewaakt de uitvoering hiervan ten behoeve van de directieraad.

3.De directeur BCS stuurt de concernmanagers aan en coördineert en regisseert de samenhang tussen de

kaderstelling ten aanzien van de verschillende bedrijfsvoeringfuncties en tussen de bedrijfsvoeringfuncties

en strategie.

Artikel 1.8 Concernmanagers

1.De concernmanagers F&C, IPM en HRM zijn adviseur van het college en de algemeen directeur en zijn als

adviseur lid van de directie bedrijfsvoering. Concernmanagers worden ook uitgenodigd in de directieraad

voor de voor hen relevante onderwerpen.

2.De concernmanagers F&C, IPM en HRM toetsen en beoordelen de kwaliteit van de betreffende

bedrijfsvoeringkolommen en doen voorstellen aan de directieraad over kaders voor bedrijfsvoering.

Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan organisatieonderdelen

1.Voor een product (in de begroting of managementcontract afgesproken resultaat) is steeds één

organisatieonderdeel eindverantwoordelijk, ook indien andere onderdelen daaraan bijdragen.

2.De producten kunnen maar behoren tot één door de raad vastgesteld programma uit de programmabegroting

en dienen binnen de kaders van het desbetreffende programma te worden uitgevoerd.

Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen

1.Bij wijziging van de hoofdstructuur als gevolg van samenvoegingen van organisatieonderdelen, opheffing

van organisatieonderdelen, en interne of externe verzelfstandigingen van organisatieonderdelen zijn het

sociaal statuut en EHBR van toepassing en is het college beslissingsbevoegd.

2.Bij verschuivingen van taken tussen organisatieonderdelen (evenals reorganisaties die een

organisatieonderdeel overstijgen), zonder inhoudelijke gevolgen voor de hoofdstructuur, zijn het sociaal

statuut en EHBR van toepassing en is de directieraad beslissingsbevoegd. Indien er tevens sprake is van

budgetverschuiving is de raad beslissingsbevoegd.

3.Bij wijzigingen van de indeling van een organisatieonderdeel zijn het sociaal statuut en EHBR van

toepassing en is de IRM beslissingsbevoegd.

Artikel 1.11 Medezeggenschap

1.Zoals bepaald in artikel 1.3.5 is de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor de COR bestuurder in de

zin van de WOR.

2.De nieuwe medezeggenschapstructuur van de organisatieonderdelen wordt in 2014 uitgewerkt. Tot die tijd

blijft de volgende tijdelijke structuur in stand: Uitvoeringsorganisaties houden elk hun eigen OR of BOR, de

Ontwikkelorganisatie houdt de COR (onderdeels)commissie, de Interne Bedrijven houdt de DO OR, de BCS

houdt de BCD OR.

Artikel 1.12 Vervangingsregeling

1.De IRM kan bij afwezigheid vervangen worden (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en

bevoegdheden) door een andere IRM, door een directielid of een medewerker van het betreffende

organisatieonderdeel. De AD stelt op voordracht van de IRM vast wie de vervanger is en legt dit vast in een

vervangingsregeling-/of besluit. De AD voert hierop een materiele toets uit, dat wil zeggen dat

vastgesteld moet worden dat vervangers in staat moeten worden geacht om inhoudelijk dezelfde

beoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.

2.Binnen een organisatieonderdeel kunnen medewerkers als onderling vervanger bij afwezigheid worden

aangewezen (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden). De IRM stelt vast wie de

vervanger is en legt dit vast in een aanwijzingsregeling-/of besluit. De IRM voert hierop een materiele toets

uit, waarbij vastgesteld moet worden dat de vervanger in staat moet worden geacht om inhoudelijk

dezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.

Artikel 2.1 Concernmanager F&C

1.De concernmanager F&C voert regie op de werking van het financiële & control systeem. Hij ziet toe op de

werking van datzelfde systeem en adviseert de directieraad (bedrijfsvoering) hierover. De concernmanager

F&C is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever Intern bedrijf Financien en

JZ) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van financiën en control. Daarnaast is hij

verantwoordelijk voor het opstellen van de geconsolideerde documenten in het kader van de planning en

controlcyclus.

2.De concernmanager F&C is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor de

bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de

administratie. De concernmanager F&C toetst in dit kader de opzet en de werking van de administratieve

organisatie en interne controle van de organisatieonderdelen. Wanneer de concernmanager F&C van

oordeel is dat de doelmatigheid van het beheer van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt

hij in overleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met

medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering

voor aan het college. De concernmanager F&C kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks,

maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken

partijen, adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager F&C is

rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen

taken en verantwoordelijkheden.

3.De concernmanager F&C is verder verantwoordelijk voor kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever

Intern bedrijf) en de toetsing op het gebied van juridische control en inkoop. Deze verantwoordelijkheid

omvat onder meer:

-Het systeem, waarmee de gemeentebrede financiële administratie gevoerd wordt. de

concernmanager F&C treedt op als eigenaar van dit systeem.

• -

  het stellen van kaders voor het beheer van de gemeentebrede financiële administratie en

• -

  het beheer van het gemeentebreed financieel systeem en het daartoe opstellen van de kaders voor het

intern bedrijf Informatievoorziening (IV).

4.Onderdeel van de taken van de concernmanager F&C is de auditfunctie. De auditfunctie omvat in het

bijzonder: uitvoeren van risicoanalyses, mede op basis daarvan adviseren in het voortraject en uitvoeren

van audits en onderzoeken en op basis daarvan de nodige interventies worden gedaan, zodanig dat het

handelen van de organisatieonderdelen in control geraakt.

• 5.

  De concernmanager F&C heeft de zorg voor:

  • a.

    het opstellen van de programmabegroting;

  • b.

    het opstellen van de geconsolideerde programmarekening;

  • c.

    de advisering over de financieel-economische kaderstelling aan het college en de raad;

  • d.

    de opzet en werking van de systemen van interne beheersing c.q. administratieve organisatie op

concernniveau;

e.het opstellen van kaders voor het concernbrede beleid inzake interne beheersing en de

administratieve organisatie;

f.het ondersteunen van de organisatie-eenheden bij het instellen en het laten functioneren van de

administratieve organisatie en interne controle;

g.het bewaken van het functioneren van de systemen van interne beheersing bij organisatieonderdelen

door het maken van concernbrede rapportages over de werking van de systemen van interne

beheersing voor het college.

h.het ontwikkelen, invoeren en bewaken van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures

en methoden die de sturing, bewaking, toetsing en verantwoording van de middelen en de

doelmatige en rechtmatige besteding daarvan mogelijk maken;

i.het op concernniveau analyseren en interpreteren van gegevens voor de bewaking van de financieeleconomische

kaders;

j.het bewaken van de kwaliteit (tijdigheid, volledigheid, juistheid en toereikendheid) van de in het

kader van de beleids- en beheerscyclus aan het college en de raad verstrekte beheers- en

verantwoordingsinformatie.

6.De concernmanager F&C is niet verantwoordelijk voor het beheer van de financiële vermogenswaarden.

Artikel 2.2 Treasurer

1.De Treasurer is verantwoordelijk voor het concernbrede beheer van financiële vermogenswaarden,

waaronder het (doen) uitvoeren van transacties op de geld- en kapitaalmarkt, het beheren van de

financiële infrastructuur en het beheersen van de hieraan verbonden risico’s, zoals in het door de

gemeenteraad vastgestelde treasurystatuut

• 2.

  De Treasurer is budgetverantwoordelijke voor de producten Financiering en Concernposten.

• 3.

  De beleidsmedewerker Treasury bij de Bestuurs- en Concernstaf vervult de functie van Treasurer.

Overeenkomstig de bepalingen in het treasurystatuut is de functie van Treasurer niet verenigbaar met die

van directielid, IRM, concernmanager of concernadministrateur.

4.In uitvoeringsregeling 1A worden nadere regels gesteld voor de dagelijkse uitvoering van de

treasuryfunctie en het afleggen van verantwoording daarover.

Artikel 2.3 Businesscontroller

Vervallen

Artikel 2.4 Medewerker AO/IC

Vervallen

Artikel 2.5 Concernadministrateur

In uitvoeringsregeling 5B beheer, artikel 4.1 zijn taken en verantwoordelijkheden van de Concernadministrateur

vastgesteld.

Artikel 2.6 Kashouder

Vervallen. Zie Uitvoeringsregeling 1A Treasury art. 1.1.4

Artikel 2.7 Onderzoekscommissie Doelmatigheid en Doeltreffendheid

Vervallen

Artikel 2.8 Concernmanager IPM

1.De concernmanager IPM is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever IV

en Auto), het management (en het toetsen) van de gemeentebrede informatie en proceshuishouding en

de toetsing voor de planning en control op het gebied van Informatie- en procesmanagement (waaronder

documentaire Informatievoorziening).

2.De concernmanager IPM is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor de

bevordering en de bewaking van de doelmatigheid van de gemeentebrede informatie en

proceshuishouding. Wanneer de concernmanager IPM van oordeel is dat de doelmatigheid van het

Informatie- en procesmanagement van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij in

overleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medeweten

van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aan

het college. De concernmanager IPM kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijd

na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen,

adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager IPM is rechtstreeks

verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken en

verantwoordelijkheden.

3.Op organisatieonderdeel niveau is de IRM is verantwoordelijk voor de inrichting van processen en

informatievoorzieningen. De IRM wordt daarvoor ondersteund door een Informatie en Proces Manager bij

de continue ontwikkeling en verbetering van de inrichting van processen en informatiesystemen van het

betreffende onderdeel.

Artikel 2.9 Concernmanager HRM

1.De concernmanager HRM is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever

intern bedrijf HRM en Facilitair bedrijf) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van HRM

en organisatieontwikkeling.

2.De concernmanager HRM is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor de

bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en rechtmatigheid van de gemeentebrede HRM- en

organisatieontwikkelingsbeleid. Wanneer de concernmanager HRM van oordeel is dat de doelmatigheid van

het HR management van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij in overleg met de

betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medeweten van

gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aan het

college. De concernmanager HRM kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijd na

overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, adviseren

over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager HRM is rechtstreeks

verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken en

verantwoordelijkheden.

3.De concernmanager HRM is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever

intern bedrijf HRM en Facilitair) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van facilitair

en huisvesting.

4.Op organisatieonderdeel-niveau is de IRM verantwoordelijk voor de uitvoering van de HRM functie binnen

zijn organisatieonderdeel. Daarbij laat de IRM zich ondersteunen door het intern bedrijf HRM.

Artikel 3.1 Beleidscoördinatie

Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, derde lid kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur

aanwijzingen geven aan de IRMs.

Artikel 3.2 Bedrijfsvoeringcoördinatie

Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, zesde lid maakt het college met de gemeentesecretaris/algemeen

directeur afspraken over de verschillende bedrijfsvoeringfuncties en de bedrijfsvoering in het algemeen.

Artikel 3.3 Wijkgericht werken

1.De gehele gemeentelijke organisatie werkt wijkgericht en vraaggericht. Wijkgericht werken wordt gebruikt

om werkzaamheden te coördineren waarbij de wijk het juiste schaalniveau is.

1.De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de gemeentelijke producten ten behoeve van de wijk en

voor het betrekken van de belanghebbenden uit de wijk bij de ontwikkeling en uitvoering ervan berust bij

het organisatieonderdeel waaraan een product is toegewezen.

2.Ontwikkelorganisatie eenheid Wijken verbindt de vragen uit de wijk en wijkspecifieke kennis met het

aanbod van de gemeente.

3.Prioritaire onderwerpen met urgentie worden vastgelegd in een wijkactieprogramma. De wijkregisseur

functioneert in dit geval als programmamanager.

4.Bij wijkgerichte en vraaggerichte vraagstukken wordt integraal samengewerkt, hetzij incidenteel, hetzij

structureel (via wijkoverleg) hetzij actueel (via programmateams).

3.3.2 Wijkregisseur

1.De wijkregisseur is eerste aanspreekpunt voor bewoners, ondernemers, professionals en instellingen uit de

wijk.

• 2.

  De wijkregisseur verbindt de vraag uit de wijken met het (gemeentelijk) aanbod

• 3.

  De wijkregisseur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een wijkanalyse en het opstellen van een

meerjarige wijkambitie in samenwerking met betrokken partijen binnen en buiten de gemeentelijke

organisatie.

4.Geeft leiding aan het wijkoverleg, (wijkactie)programmateams en relevante afstemmingsoverleggen in de

wijk.

5.Intervenieert als dat nodig is en voert incidentenmanagement. De wijkregisseur heeft de mogelijkheid om

in eerste instantie ambtelijk te interveniëren (tot aan de Algemeen Directeur) en indien nodig ook

bestuurlijk (zowel via de wijkwethouder als via de staven van de vakwethouders).

Artikel 3.4 Planning en controlcyclus

1.De Planning en controlcyclus geeft mede vorm aan de beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en

bedrijfsvoering. Het omvat het planningsinstrumentarium en mogelijkheden tot verantwoording en

bijsturing van het beleid en beheer.

• 2.

  De concernmanager F&C coördineert de Planning en controlcyclus.

• 3.

  De cyclus heeft de besluitvormingsmomenten van de raad, zoals verwoord in de Financiële verordening als

uitgangspunt.

4.Ieder product uit de Planning en controlcyclus wordt jaarlijks gemaakt, met uitzondering van de

wijkambitie. Van de wijkambities worden wel jaarlijks een update gemaakt voor de aansluiting op de

programmabegroting.

5.In uitvoeringsregeling 3A worden de sturingsinstrumenten van de planning en controlcyclus vastgesteld.

Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen

1.De IRMs c.q. de themadirecteur is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bestuursadviezen tot

uitdrukking komend in, onder andere:

De formele aspecten:

• a.

  de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

• b.

  rechtmatigheid;

• c.

  financiële aspecten;

• d.

  juridische aspecten;

• e.

  personele en organisatorische aspecten;

• f.

  de juistheid van de te volgen procedure;

het voor het college inzichtelijk maken van de essenties met betrekking tot de te nemen beslissing en de

daarbij te maken afweging:

• g.

  doelmatigheid,

• h.

  doeltreffendheid;

• i.

  de mate van aandacht die is geschonken aan relevante beleidsalternatieven;

• j.

  een heldere belangenafweging;

• k.

  afstemming met andere beleidsterreinen en de integraliteit van het voorgestelde beleid of de

voorgestelde beleidswijziging op stedelijk en wijkniveau;

de aspecten van implementatie:

• l.

  communicatieve aspecten;

• m.

  de juiste toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het

voorstel beoogt te leiden;

• n.

  haalbaarheid.

  • 2.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de

bestuursadviezen. Bestuursadviezen worden door tussenkomst van de gemeentesecretaris/algemeen

directeur ingediend bij het college.

3.De IRM van het betreffende cluster van de ontwikkelorganisatie bereidt beleidsadviezen aan het bestuur

voor en adviseert de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directieraad ten aanzien van kaders

voor de uitvoering.

4.Bij beleidsvraagstukken hebben uitvoeringsorganisaties een adviserende rol over condities waarbinnen de

uitvoering moet plaatsvinden.

Artikel 4.2 Aanwijzingen over wijze waarop bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen worden voorbereid

1.Het college stelt aanwijzingen vast ten aanzien van de wijze waarop gemeentelijke beleidsbeslissingen

worden voorbereid.

• 2.

  De in het eerste lid bedoelde aanwijzingen voorzien in de verplichting tot:

  • a.

    het vroegtijdig samenstellen van een inzicht in bestuurlijke keuzemomenten;

  • b.

    het aangeven van een duidelijke fasering in beleids- en planningsprocessen;

  • c.

    het zodanig inrichten van beleids- en planningsprocessen dat beslissingen op een vlotte wijze tot

stand kunnen komen en

d.het vroegtijdig aangeven op welke wijze de interne en externe communicatie wordt vormgegeven.

Artikel 5.1 Beheer

1.De IRM is verantwoordelijk voor een adequate inrichting van de interne organisatie binnen zijn

organisatieonderdeel.

2.In uitvoeringsregeling 5A Budgetbeheer en 5B Beheer worden nadere regels vastgesteld op het gebied van

administratieve organisatie en interne controle.

Artikel 5.2 Mandaat

Het college heeft in de mandaatregeling gemeente Utrecht de mandaten en ondermandaten vastgelegd.

Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid

1.De concernmanager F&C is verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzekeringsbeleid, stelt daartoe

een afdeling Risicobeheer in en stuurt daartoe de uitvoeringseenheid risicobeheer binnen het intern bedrijf

Financiën aan. Deze uitvoeringsorganisatie heeft de volgende taken:

• a.

  het uitvoeren van het verzekeringsbeleid;

• b.

  het adviseren van organisatie onderdelen bij het uitvoeren van het verzekeringsbeleid;

• c.

  het vernieuwen en beheren van verzekeringscontracten en;

• d.

  behandeling van schades, zoals opgenomen in de uitvoeringsregeling

  • 2.

    De organisatieonderdelen zijn verplicht tot het afsluiten van verzekeringen via de uitvoeringseenheid

Risicobeheer. Regels met betrekking tot de organisatie en uitvoering van de uitvoeringseenheid zijn

uitgewerkt in uitvoeringsbesluit 5C. De onder lid 1b en 1c vermelde taken worden uitgevoerd op verzoek

van een organisatieonderdeel.

Artikel 6.1 Inwerkingtreding; citeertitel

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

• 2.

  Deze regeling kan worden aangehaald als: Organisatieregeling Gemeente Utrecht.

Artikel 6.2 Intrekking regeling

De "Organisatieregeling Gemeente Utrecht" vastgesteld door het college d.d. 15 januari 2008 wordt per 1 januari

2013 ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 11 december 2012.

De secretaris, De burgemeester,

Drs. M. Schurink Mr. A. Wolfsen

Bekendmaking is geschied op ……. 2012.

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2013.