Beleidsregel Evenementenfonds gemeente Utrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen (reikwijdte en definities)

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• EFU: deze beleidsregel Evenementen Fonds gemeente Utrecht

• Evenement: een evenement is een georganiseerde tijdelijke gebeurtenis, bijgewoond door een groep mensen die zich daarvoor op een terrein of in een inrichting bevindt of beweegt. Als voorbeelden gelden: festival, concert, parade en publieksbeurs.

• Grootstedelijk evenement: dit is een evenement met als richtlijn een bezoekersaantal van 10.000 of meer.

• Het profiel van Utrecht: Utrecht als stad van gezond stedelijk leven, waar toeristen van dezelfde dingen genieten als de lokale bevolking. Op dit moment verwoord vanuit onze internationale ambities met de kernwaarden bright, inspiring, welcoming and connecting.

• Inhoudelijke kwaliteit: de inhoudelijke kwaliteit van een evenement wordt weerspiegeld in vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid van de programmering.

• Doelgroepen: het type bezoekers dat op het evenement afkomt, gecategoriseerd in groepen: herkomst, leeftijd, belangstelling, lifestyle etc.

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

De regeling EFU heeft tot doel met een incidentele stimulans voor nieuwe, grootschalige, stadsmerkversterkende evenementen bij te dragen aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht, het woon- en leefklimaat in Utrecht te versterken, bezoekersaantallen en bestedingen in de stad te optimaliseren en hiermee een impuls aan de werkgelegenheid te geven.

Artikel 3 Eisen aan de aanvrager van subsidie

Subsidie kan worden aangevraagd door een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Het college stelt het subsidieplafond voor deze subsidieregeling vast. Dit wordt gepubliceerd in de subsidiestaat.

Voor de jaren 2017 en 2018 is een subsidieplafond van € 300.000,- per jaar vastgesteld.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

In het kader van het EFU subsidieert de gemeente nieuwe, grootschalige, stadsmerkversterkende evenementen in de stad Utrecht, die nieuwe (bezoekers)doelgroepen aantrekken, het profiel van Utrecht versterken en bijdragen aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht.

Niet in aanmerking voor subsidie komen:

• 1.

  sportevenementen

• 2.

  vaste programmering van culturele podia.

Bestaande jaarlijks of vaker terugkerende evenementen in Utrecht komen alleen in aanmerking voor subsidie wanneer er sprake is van uitbreiding of verandering van de activiteiten zodat nieuwe doelgroepen aangetrokken worden.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Een subsidieaanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening.

Een aanvrager moet een volledig ingevuld aanvraagformulier en de bijbehorende bijlagen insturen gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Dit formulier is te vinden op www.utrecht.nl/subsidie.

De subsidieaanvraag bestaat uit:

• 1.

  Een activiteitenplan: in het activiteitenplan beschrijft de aanvrager:

  • a.

    de activiteiten waarmee bezoekers aangetrokken worden

  • b.

    hoe de activiteiten/het evenement passen binnen de subsidievoorwaarden en vereisten (waarbij nadrukkelijk wordt ingegaan op de onderwerpen ‘aantrekken nieuwe doelgroep, bijdrage aan profiel van Utrecht en vergroting van de naamsbekendheid van Utrecht’).

  • c.

    Het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief een bezoekersprofiel.

• 2.

  Een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht.

• 3.

  Begroting: de aanvrager geeft de totale kosten die samenhangen met de activiteiten per kostenpost weer. Daarnaast moet uit de begroting duidelijk worden op welke wijze de kosten worden gefinancierd. De eigen bijdrage, inkomsten en de bijdrage door co-financiers (zoals partnerbijdragen en andere subsidiënten) moeten duidelijk worden weergegeven.

De subsidieregeling is bedoeld voor grootschalige evenementen (ten minste 10.000 bezoekers) op één tijdstip en locatie.

In tweede instantie komen ook aanvragen voor één evenement verspreid over meerdere locaties en tijdstippen in aanmerking; hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat slechts een beperkt aantal locaties geschikt zijn voor 10.000 bezoekers of meer.

In derde instantie kan ook een bestaand evenement en/of een bestaande aanvrager een aanvraag indienen: de aanvraag moet in dat geval een nieuwe/aanvullende activiteit betreffen, waarmee ook een substantieel (maar wel realistisch) aantal nieuwe bezoekers c.q. doelgroepen wordt aangeboord.

De aanvraag moet per kalenderjaar worden ingediend: er mag niet met één aanvraag voor twee of meer opvolgende jaren worden aangevraagd.

Artikel 8 Beoordeling en verlening

Bij de beoordeling van de aanvraag wordt bekeken of de aanvraag volledig is en of deze voldoet aan de in deze regeling genoemde eisen, criteria en verplichtingen.

Het verkrijgen van een vergunning voor het evenement is voorwaarde voor het daadwerkelijk verlenen van de subsidie.

Alleen aanvragen die aan alle voorwaarden voor de vergunning voldoen (waaronder eisen in het kader van openbare orde en veiligheid, zie www.utrecht.nl/ondernemen/evenement-organiseren) komen in aanmerking voor subsidie.

Toetsingscommissie

De toetsingscommissie geeft een inhoudelijke en financiële beoordeling van de aanvragen voor het Evenementenfonds en brengt een ambtelijk advies uit.

De toetsingscommissie bestaat uit:

Voorzitter directeur Utrecht Marketing

Secretaris beleidsadviseur Evenementen - gemeente Utrecht

Lid beleidsadviseur Cultuur - gemeente Utrecht

Lid afgevaardigde Brand Team

NB Het lid vanuit het Brand Team mag niet werkzaam zijn bij of voor een partner of instelling die (mogelijk) een aanvraag indient dan wel verbonden is met mogelijk indieners; er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling.

Subsidievoorwaarden en -eisen

Om voor subsidie in aanmerking te komen moet het evenement/de aanvrager verder aan de volgende eisen voldoen:

• 1.

  het evenement vindt plaats in de stad Utrecht

• 2.

  het evenement past in de jaarkalender en de lange termijn-kalender voor evenementen in de stad, en draagt bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar

• 3.

  de totale begroting van het evenement is gedekt: er is een minimale cofinanciering van 50%

• 4.

  het evenement vindt plaats in het kalenderjaar volgend op het jaar van de aanvraag

• 5.

  het evenement heeft geen winstoogmerk: de resultaten vloeien terug in de activiteiten

Beoordeling door de toetsingscommissie

De toetsingscommissie beoordeelt de aanvragen op onderstaande criteria en in relatie tot het bestaande en gewenste aanbod in Utrecht.

1.Aanvragen worden primair beoordeeld op:

 Omvang: het betreft een grootstedelijk evenement met minimaal 10.000 bezoekers

 Pluriformiteit: in hoeverre betreft het een (gedeeltelijk) nieuw evenement dat bijdraagt aan de veelzijdigheid van het evenementenaanbod in Utrecht dan wel een aanvulling is op het bestaande aanbod

 Utrechtheid: het evenement draagt bij aan en versterkt het profiel van Utrecht, het

evenement verbindt zich aan het stadsmerk (www.utrechttoolkit.nl), mate van zichtbaarheid en verankering van de Utrechtse kernwaarden (bright, inspiring, welcoming, connecting) in de uitvoering van het evenement, waardoor het evenement bijdraagt aan het profiel van Utrecht.

 (Inter)nationale naamsbekendheid Utrecht: mate waarin het evenement (inter)nationale mediawaarde genereert en daardoor bijdraagt aan de (inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht, mate waarin het evenement extra (inter)nationale bezoekers aantrekt.

2.Bij een positieve uitkomst worden de volgende aanvullende criteria meegewogen:

 Inhoudelijke kwaliteit: vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid, het evenement getuigt in alle aspecten van inhoudelijke kwaliteit

 Begroting: de deugdelijkheid en haalbaarheid van de begroting, en het aandeel van de subsidieaanvraag in relatie tot de aanvraag en het geheel van de aanvragen.

 Professionaliteit van de aanvrager: beoordeling op ondernemerschap, de kwaliteit van de aanvrager op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen binnen het (culturele) veld

 Toegankelijkheid: in hoeverre is het evenement laagdrempelig, in welke mate is het evenement gericht op (inter)nationaal publiek?

 Spreiding qua tijd en locatie: in hoeverre draagt tijd en locatie van het voorgestelde evenement bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar?

 Duurzaamheid : mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren (zie www.Green Events.nl)

 Talentontwikkeling: in hoeverre stimuleert de activiteit of het product (jong) talent in Utrecht?

Scoring en verlening

• 1.

  De toetsingscommissie geeft een prioritering aan op basis van inhoudelijke motivering van de aanvragen.

• 2.

  Beoordeling per criterium met een score van 0 t/m 5.

• 3.

  Aanvragen die een 0 scoren op één of meerdere van de primaire criteria (Omvang, Pluriformiteit, Utrechtheid en bijdrage aan (inter)nationale naamsbekendheid) komen niet voor subsidie in aanmerking.

• 4.

  Aanvragen die positief scoren op alle vier de primaire beoordelingscriteria worden verder beoordeeld op de overige criteria.

• 5.

  Naar volgorde van totale scoring op primaire en overige criteria (van hoog naar laag) wordt subsidie verleend.

• 6.

  Als het (resterende) budget geen voldoende honorering van de eerstvolgende aanvraag toelaat zal de commissie beoordelen wat het best bijdraagt aan de doelstellingen van het Evenementenfonds en een optimale besteding van het beschikbare budget: een gedeeltelijke verlening van voorliggende aanvraag, dan wel verlening van de dan volgende aanvraag/aanvragen.

• 7.

  Subsidie waarop geen aanspraak is gedaan wordt toegevoegd aan het beschikbare subsidiebudget voor 2019

Artikel 9 Hoogte subsidie

De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 50% van de totale subsidiabele kosten met een maximum van het subsidieplafond voor het betreffende jaar per aanvraag. Er geldt een minimum van 25.000,- euro.

Artikel 10 Vaststelling

Binnen drie maanden na beëindiging van het evenement dient de aanvrager een verzoek tot subsidievaststelling bij de gemeente Utrecht in te dienen. Dit verzoek dient te voldoen aan de Algemene Subsidie Voorwaarden en vergezeld te gaan van:

• a.

  Een inhoudelijke rapportage, in woord en beeld, inclusief de waardering van de activiteiten door publiek en media.

• b.

  Een financiële rapportage die voldoet aan het controleprotocol van de gemeente Utrecht

• c.

  Een bezoekersanalyse: aantallen en herkomst (internationaal, nationaal, lokaal)

Artikel 11 Evaluatie

Het beleid in welk kader de subsidie EFU wordt ingezet, wordt na afronding van de eerste volledige subsidiecyclus geëvalueerd (uiterlijk 1 april 2019). De evaluatie kan leiden tot aanpassing van de subsidieregeling en deze beleidsregel Evenementen Fonds Utrecht.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze beleidsregel treedt in werking op 1 mei 2017. Er kan naar deze beleidsregel worden verwezen als beleidsregel Evenementen Fonds Utrecht.

Aldus is vastgesteld door burgemeester en wethouders in hun vergadering van 3 april 2017

De secretaris, De burgemeester

Drs. G. Haanen J.H.C. van Zanen