Reglement Utrechts Personeelsregistratiesysteem

Artikel 2.

Doelstelling.

Het Personeelsregistratiesysteem is opgezet en zal worden gebruikt ten behoeve van:

• 1.

  Het personeelsbeleid en -beheer en het formatiebeleid van de gemeentelijke diensten, bedrijven en stichtingen.

• 2.

  Het centrale personeelsbeleid en -beheer en het centrale formatiebeleid.

• 3.

  Door de overheid krachtens wettelijk voorschrift gevorderde informatie.

• 4.

  Nader door de houder aan te geven doeleinden.

Artikel 3.

In het personeelsregistratiesysteem opgenomen gegevens.

• 1.

  In het Personeelsregistratiesysteem zijn gegevens opgenomen over:

  • a.

    personen die bij de deelnemers in dienst zijn, zijn geweest of naar verwachting in dienst zullen komen;

  • b.

    hun gezinsleden en/of relatiepartners;

  • c.

    de formatie van de deelnemers.

• 2.

  De gegevens, die worden opgenomen, zijn opgesomd in de bijlage III dat aan dit reglement is toegevoegd. Daarnaast kunnen uitsluitend per deelnemer gegevens worden opgenomen die alleen door deze deelnemer mogen worden gebruikt.

• 3.

  De omtrent een geregistreerde in het Personeelsregistratiesysteem opgenomen gegevens worden daaruit verwijderd uiterlijk in het jaar waarin de geregistreerde de leeftijd van 71 jaar bereikt. Deze verwijdering vindt niet plaats zolang uit hoofde van dienstverband, wachtgeld, functioneel leeftijdsontslag, aanspraak op pensioen of VUT uit de gemeentekas nog periodieke betalingen aan het gewezen personeelslid of diens nabestaanden moeten worden gedaan.

Artikel 4.

Opslag van de gegevens.

• 1.

  De in de artikel 3, lid 2 bedoelde gegevens zijn opgeslagen bij de uitvoerders.

• 2.

  De beheerder treft met betrekking tot de in artikel 3 vermelde opgeslagen gegevens voorzieningen tegen verlies, verminking, vervorming, vervreemding, misbruik of beschadiging door welke oorzaak dan ook.

Artikel 5.

Gebruik van de gegevens.

• 1.

  De in het Personeelsregistratiesysteem opgenomen gegevens worden alleen in het kader van de in artikel 2 aangegeven doelstelling gebruikt.

• 2.

  De deelnemers verschaffen de beheerder de gegevens die in het Personeelsregistratiesysteem moeten worden opgenomen en geven tevens de wijzigingen aan die daarin nadien moeten worden aangebracht, overeenkomstig de door de beheerder gegeven voorschriften. De verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens berust bij de deelnemer.

• 3.

  De bewerking van het Personeelsregistratiesysteem berust bij de uitvoerders die voor deze bewerking zorg dragen overeenkomstig de door de beheerder gegeven voorschriften.

• 4.

  De beheerder stelt de in leden 2 en 3 bedoelde voorschriften op in overleg met de deelnemers, de uitvoerders en de Centrale Personeelsafdeling.

Artikel 6.

Beveiliging en controle.

• 1.

  De beheerder ziet er op toe dat degenen die rechtstreeks toegang hebben tot het Personeelsregistratiesysteem danwel over informatie daaruit kunnen beschikken ten aanzien van de organisatie en de beveiliging de nodige maatregelen nemen:

  • a.

    ter bescherming van de gegevens tegen verlies of beschadiging door calamiteiten;

  • b.

    ter bescherming van de gegevens tegen kwaadwilligheid, onachtzaamheid en verkeerd gebruik;

  • c.

    ter waarborging van het herstel van gegevens in geval van verlies of beschadiging;

  • d.

    ter waarborging van een juiste functiescheiding met betrekking tot de werkzaamheden gericht op het verder ontwikkelen, het in stand houden en het doen functioneren van het Personeelsregistratiesysteem.

• 2.

  De beheerder draagt zorg voor een periodieke controle op de deugdelijkheid en de naleving van alle voor de bescherming van het Personeelsregistratiesysteem getroffen maatregelen en rapporteert de houder omtrent zijn bevindingen.

Artikel 7.

Toegang tot het Personeelsregistratiesysteem.

Met inachtneming van de ingevolge artikel 6 gegeven voorschriften hebben rechtstreeks toegang tot het Personeelsregistratiesysteem:

• 1.

  De personeelsleden van de uitvoerders voor zover zij belast zijn met de uitvoering van de in artikel 5, lid 3, bedoelde werkzaamheden.

• 2.

  De personeelsleden van de deelnemers voor zover zij belast zijn met de uitvoering van werkzaamheden ter realisering van de in artikel 2 genoemde doelstelling.

• 3.

  De personeelsleden van de Centrale Personeelsafdeling voor zover zij belast zijn met de uitvoering van werkzaamheden ter realisering van de in artikel 2 genoemde doelstelling.

• 4.

  De personeelsleden, die door de beheerder zijn belast met de in artikel 6, lid 2, bedoelde controle, ter uitvoering van die controle.

Artikel 8.

Recht op kennisgeving en correctie van gegevens.

• 1.

  Elke geregistreerde wordt op zijn persoonlijk verzoek een opgave verstrekt van de persoonsgegevens welke van hem in het Personeelsregistratiesysteem voorkomen.

• 2.

  Aan een ouder of voogd van een minderjarige geregistreerde respectievelijk aan een curator van een curandus/geregistreerde wordt op zijn persoonlijk verzoek een opgave verstrekt van de persoonsgegevens welke van de desbetreffende minderjarige geregistreerde respectievelijk van de desbetreffende curandus/geregistreerde in het Personeelsregistratiesysteem voorkomen.

• 3.

  De procedure voor de uitoefening van het recht op kennisneming is als volgt:

  • -

    een verzoek als bedoeld in het eerste en tweede lid wordt schriftelijk ingediend bij de houder onder vermelding van welke gegevens kennisneming wordt verzocht;

  • -

    de verzoeker ontvangt binnen 30 dagen na ontvangst door de houder van dit verzoek een schriftelijke opgave van de gevraagde gegevens, zonodig met een toelichting;

  • -

    indien het verzoek op grond van het derde lid niet dan wel deels wordt ingewilligd, deelt de houder dit binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd aan de verzoeker mee onder vermelding van de verweermiddelen die de verzoeker ingevolge de Wet administratieve rechtspraak overheidsbeschikkingen tegen deze beslissing ten dienste staan.

• 4.

  Elke geregistreerde kan verbetering, aanvulling of verwijdering vragen van de gegevens die van hem in het personeelsregistratiesysteem zijn opgenomen, indien hij van oordeel is dat deze gegevens onjuist of ten onrechte zijn opgenomen dan wel dat gegevens ontbreken die wel hadden moeten zijn opgenomen.

• 5.

  Het vijfde lid is van overeenkomstige toepassing op een ouder of voogd en op een curator m.b.t. de gegevens welke van de desbetreffende minderjarige geregistreerde respectievelijk van de curandus/geregistreerde in het personeelsregistratiesysteem voorkomen.

• 6.

  Een verzoek als bedoeld in het vijfde en zesde lid wordt alleen geweigerd als inwilliging daarvan strijd met een wettelijk voorschrift dan wel met de doelstelling van het personeelsregistratiesysteem oplevert.

• 7.

  De procedure voor de uitoefening van het recht op verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens is als volgt:

  • -

    een verzoek als bedoeld in het vijfde en zesde lid wordt schriftelijk ingediend bij de houder;

  • -

    een verzoek als bedoeld in het vijfde en zesde lid wordt schriftelijk ingediend bij de houder;

  • -

    indien de houder tot de slotsom komt, dat de gevraagde correctie op haar plaats is, brengt hij de correctie aan, waarna hij de verzoeker binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek een afschrift verstrekt van de gecorrigeerde gegevens;

  • -

    indien de houder het verzoek tot correctie op grond van het zevende lid weigert dan wel omdat de gevraagde correctie niet juist is, dan deelt de houder dit binnen 30 dagen na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd aan de verzoeker mee onder vermelding van de verweermiddelen die de verzoeker ingevolge de Wet administratieve rechtspraak overheidsbeschikkingen tegen deze beslissing ten dienste staan.

Artikel 9.

Verstrekking van de gegevens.

Met inachtneming van de ingevolge artikel 6 gegeven voorschriften worden persoonsgegevens uit het Personeelsregistratiesysteem uitsluitend verstrekt aan:

• 1.

  de geregistreerde, voor zover het gaat om de uitoefening van het onder artikel 8 geregelde recht van kennisneming;

• 2.

  de deelnemer, voor zover de informatie zijn personeelsleden en hun gezinsleden, c.q. relatiepartners betreft;

• 3.

  de Centrale Personeelsafdeling, voorzover daaraan behoefte bestaat in verband met de in artikel 2 genoemde doelstelling.

Artikel 10.

Geheimhoudingsplicht.

Op een ieder, die bij de Personeelsregistratie betrokken is of is geweest rust ten aanzien van de daarin voorkomende persoonsgegevens de plicht tot geheimhouding.

Artikel 11.

Ter inzage legging.

Deze regeling ligt ter inzage bij de deelnemers.

Artikel 12.

Rapportage aan G.O. en Commissie P.Z.

De houder rapporteert jaarlijks aan G.O. en Commissie P.Z. over:

• 1.

  de toepassing van artikel 2, lid 4;

• 2.

  de resultaten van de periodieke controle als bedoeld in artikel 6, lid 2;

• 3.

  de wijzigingen in de bijlage behorende bij dit reglement.

Artikel 13.

Slotbepalingen.

• 1.

  Deze regeling kan worden aangehaald als Reglement Personeelsregistratiesysteem.

• 2.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 september 1984.

Aldus vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van Utrecht op 24 juli 1984.

De Secretaris, De Burgemeester,

C.J.N. Versteden. drs. M.W.M. Vos-van Gortel.

Bijlage I

Lijst met deelnemers en bestandsbeheerders van het Utrechts Personeelsregistratiesysteem.