Beheer- en Privacyverordening Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Beheer- enPrivacyverordeningGemeentelijke Bevolkingsadministratie2002

(raadsbesluit van 4 juli 2002), waarin opgenomen de eerste wijziging (raadsbesluit

van 9 december 2004)

De raad der gemeente Utrecht gelet op het voorstel van b. en w. d.d. 28 mei 2002

Besluit

vast te stellen de volgende:

Beheer- en Privacyverordening

Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

• 1.

  Daar waar in deze verordening de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen.

• 2.

  De bijlagen vormen één geheel met deze verordening.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de wet de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet-GBA) (Stb.1994, nr. 494, zoals gewijzigd per 1 september 2001 (Stb. 2001, nr. 180));

• b.

  de verordening: de Beheer- en Privacyverordening Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002;

• c.

  bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens van de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

• d.

  basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

• e.

  verantwoordelijke voor de GBA: het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de in de basisadministratie opgenomen aangehaakte gegevens ten behoeve van de uitoefening van de taken van het college;

• f.

  aangehaakte gegevens: in de basisadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

• g.

  beheerder: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;

• h.

  persoonslijst: het geheel van gegevens over éé n persoon in de basisadministratie, als bedoeld in artikel 34, eerste lid van de wet;

• i.

  ingezetene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst, van welke de bijhouding niet is opgeschort, in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is opgenomen;

• j.

  ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

• k.

  afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel

  1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

• l.

  bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;

• m.

  binnengemeentelijke afnemer:

  • 1.

    elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie en;

  • 2.

    instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken met inachtneming van de artikelen 98 en 99 van de wet;

• n.

  derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.

Artikel 2 Beheer van de persoonsadministratie

• 1.

  Beheerder van de bevolkingsadministratie is de directeur van de Dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen en bij diens ontstentenis, de adjunct directeur van de Dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen.

• 2.

  De verantwoordelijke of de beheerder kan met inachtneming van artikel 14 van de Wet bescherming persoonsgegevens een bewerker aanwijzen.

• 3.

  De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

  • a.

    de verbanden met andere gemeentelijke registraties;

  • b.

    de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie;

  • c.

    verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;

  • d.

    de aangehaakte gegevens voor zowel de taken van het college alsmede de taken van de burgemeester en de rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie;

  • e.

    het pakket van aangehaakte gegevens.

Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

• 1.

  Met het oog op het met elkaar in verband brengen van registraties, worden aan beheerders van andere gemeentelijke registraties, of daaraan gelijkgestelden, gegevens verstrekt.

• 2.

  De gegevens die per beheerder worden verstrekt en ten behoeve van welk doel worden in een convenant vastgelegd.

Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de basisadministratie

Artikel 4 Gebruik van gegevens voor de gemeentelijke huishouding

Het college van burgemeester en wethouders dan wel de door het college aangewezen beheerder is bevoegd om ten aanzien van de gemeentelijke huishouding persoonsgegevens uit de bevolkingsboekhouding te gebruiken dan wel te verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van uitsluitend publiekrechtelijke taken.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie

• 1.

  Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    degenen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van de beheerder, indien en voor zover zij die nodig hebben voor de taakuitoefening in de organisatie van de beheerder, de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen bewerker en de gemeente;

  • c.

    beheerders van andere gemeentelijke registraties en daaraan gelijkgestelden, ter uitvoering van hun publiekrechtelijke taken, met inachtneming van de artikelen 88, 89, 98 en 99 van de wet. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een convenant vastgelegd;

  • d.

    de verantwoordelijke kan andere binnengemeentelijke afnemers rechtstreeks toegang verlenen tot de basisadministratie. In de overeenkomst ingevolge het besluit hiertoe, worden ten minste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:

    • -

      het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;

    • -

      de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;

    • -

      een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;

    • -

      de functionarissen die de gegevens raadplegen;

    • -

      de plicht tot het in achtnemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet en regelgeving.

• 2.

  De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben

• 1.

  Met inachtneming van de artikelen 88 en 98 van de wet kunnen systematische gegevens worden verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers en daarmee gelijkgestelden. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een convenant vastgelegd..

• 2.

  De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematisch gegevens te verstrekken.

• 3.

  In de overeenkomst, gesloten ingevolge het in het tweede lid genoemde besluit, worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:

  • -

    het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;

  • -

    de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen: privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;

  • -

    een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;

  • -

    de plicht tot het in achtnemen van gedragsregels voortvloeiende uit weten regelgeving.

• 4.

  De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.

Artikel 7 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:

• a.

  buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en:

• b.

  de gegevens nodig zijn voor de vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.

Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan buitengemeentelijke afnemers en derden

Aan buitengemeentelijke afnemers en derden worden telefonisch geen gegevens verstrekt, tenzij:

• a.

  dit plaats vindt op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte schriftelijke afspraken en de gegevensverstrekking plaats vindt aan, in de afspraken vastgelegde, met name genoemde personen dan wel;

• b.

  na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker en legaliteit van het verzoek en

• c.

  het ambtenaren van de burgerlijke stand van andere gemeenten betreft nadat hun identiteit deugdelijk is vastgesteld.

Artikel 9 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstekt aan vrije derden

1.Met inachtneming van artikel 100 van de wet kunnen, in andere gevallen dan in artikel 98 en 99 van de wet op verzoek gegevens worden verstrekt.

In bijlage B van deze verordening is aangegeven aan wie gegevens kunnen worden verstrekt en voor welk doel de verstrekking kan plaatsvinden, een en ander voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad..

• 2.

  De verstrekking op basis van de in het eerste lid van dit artikel genoemde regel kan uitsluitend betrekking hebben op de in artikel 100, tweede lid van de wet genoemde gegevens.

• 3.

  Aan vrije derden kunnen tevens gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109, eerste lid van de wet met inachtneming van de in die regel genoemde omstandigheden en voorwaarden.

• 4.

  Op een verstrekking als bedoeld in dit artikel is artikel 76 van de Wet bescherming persoonsgegevens van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens

Artikel 10 Doel van de Bevolkingsadministratie

De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:

• a.

  informatie te leveren aan de Dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen ter uitvoering van de taken die verband houden met de administraties die bij deze dienst moeten worden gevoerd;

• b.

  de afnemers genoemd in artikelen 13, tweede lid en 14 van deze verordening, te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die afnemers;

• c.

  de derden, genoemd in artikel 14 van deze verordening, te voorzien van gegevens, in de gevallen zoals bedoeld in deze verordening;

• d.

  een ingezetene en een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien en

• e.

  statistische informatie te leveren.

Artikel 11 Categorieën van personen van wie de gegevens zijn opgenomen en de opgenomen gegevens

Van de ingezetenen en ingeschrevenen zijn in de basisadministratie aangehaakte gegevens opgenomen indien daarvan sprake is.

Artikel 12 Wijze van verkrijging

Aangehaakte gegevens in de basisadministratie worden voor zover niet verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren van de afdeling Burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.

Artikel 13 Rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie

• 1.

  Op de rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie is het artikel 5 aanhef en de bepalingen onder a., b. en c. van deze verordening van toepassing.

• 2.

  De verantwoordelijke kan besluiten andere binnengemeentelijke afnemers rechtstreeks toegang te verlenen tot de basisadministratie. In de overeenkomst die in gevolge het besluit dient te worden opgemaakt, worden tenminste de volgende punten vastgelegd:

  • -

    het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn;

  • -

    de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacybepalingen;

  • -

    een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;

  • -

    de functionarissen die de gegevens gaan raadplegen en

  • -

    de plicht tot geheimhouding voor zover die niet reeds blijkt uit het beroep of wettelijk voorschrift.

Artikel 14 Verstrekking aan afnemers en derden

Aan afnemers en derden, ten aanzien van wie de wet en deze verordening voorziet in gegevensverstrekking uit de basisadministratie, kunnen de in artikel 11 van deze verordening genoemde aangehaakte gegevens worden verstrekt, voor zover niet in strijd met de wettelijke bepalingen en mits de gegevens noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken.

Artikel 15 Verwijdering en vernietiging van gegevens

• 1.

  Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen éé n jaar nadat het besluit is genomen.

• 2.

  Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet.

Artikel 16 Protocolplicht van aangehaakte gegevens

• 1.

  De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 14 van de verordening gedurende het jaar, volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig zou schaden.

• 2.

  De protocolplicht vervalt indien de aangehaakte gegevens worden verstrekt in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten dan wel voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de staat of indien het van belang is voor de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Artikel 17 Rechten en plichten van de burger

• 1.

  Verzoeken ten aanzien van aangehaakte gegevens waaronder mede wordt verstaan verzoeken tot wijziging, worden behandeld overeenkomstig hetgeen in de artikelen 35 tot en met 42 van de Wet bescherming persoonsgegevens is bepaald.

• 2.

  De verzoeken zoals bedoeld in het eerste lid, worden ingediend bij de beheerder.

• 3.

  De beheerder beslist namens de verantwoordelijke over de in het eerste lid bedoelde verzoeken.

• 4.

  De beheerder kan van verzoeker verlangen dat deze zich deugdelijk legitimeert en / of in persoon bij hem vervoegt ter vaststelling van zijn identiteit.

Hoofdstuk 4 Overige bepalingen

Artikel 18 Beveiliging

De beheerder voor de verwerking van gegevens in de basisadministratie draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de bevolkingsadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Artikel 19 Terugmelding

De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de basisadministratie personen en/of de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zijn verplicht de verschillen in vastgelegde persoonsgegevens met de eigen administratie schriftelijk te melden aan de beheerder.

Artikel 20 Slotbepaling

• 1.

  Deze verordening wordt aangehaald als "Beheer- en Privacyverordening voor de Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002"

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin deze verordening is gepubliceerd.

• 3.

  Bij de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Verordening voor de Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 1998 (Gemeenteblad van Utrecht 1998, nr. 27).

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 4 juli 2002.

De secretaris, De burgemeester,

Drs. A.A.H. Smits, Mr. A.H. Brouwer-Korf

loco-secretaris

Bekendmaking is geschied op 17 juli 2002. Deze verordening is in werking getreden op 1 augustus 2002.

BIJLAGE A BEHOREND BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2002, NR 12

Toelichting op Beheer- en Privacyverordening Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002.

Algemeen

Per 1 september 2001 is de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet persoonsregistraties (WPR). Op grond hiervan is de Wet-GBA herzien (Stb. 2001 nr.180). Dit betekent dat de Verordening voor de gemeentelijke Bevolkingsadministratie 1998

(Raadsbesluit van 1 oktober 1998) die zijn grondslag vindt in de Wet-GBA, dient te worden aangepast. De aanpassingen betreffen met name een aanscherping van de privacybescherming met betrekking tot het verstrekkingsregime aangaande gegevens en de invoering van nieuwe begrippen. Verder zijn de aanpassingen voornamelijk van technische aard.

Als verantwoordelijke is bij wet het college van burgemeester en wethouders aangewezen. Omdat het hier een regeling betreft die de gehele bevolkingsadministratie bevat en voorts, vanwege het feit dat de Wet-GBA in artikel

100, eerste lid spreekt van verordening, is hier gekozen voor het neerleggen van de regels omtrent het beheer en de privacybescherming in een verordening in plaats van een reglement.

A r t i k e l s g e w ij z e t o e li c h t i ng :

Artikel 1

Dit artikel bevat een aantal begripsomschrijvingen die met enige regelmaat in de verordening voorkomen. De onderdelen c en d definiëren respectievelijk het begrip bevolkingsadministratie en het begrip basisadministratie. De bevolkingsadministratie is de verzamelterm voor de geautomatiseerde administratie, die bestaat uit de basisadministratie als bedoeld in de Wet-GBA en de persoonsgegevens die de gemeente Utrecht aan de basisadministratie heeft aangehaakt. Deze aangehaakte gegevens kunnen van ingeschrevenen zijn in de eigen basisadministratie, maar ook van ingeschrevenen in een basisadministratie van een andere gemeente en die voorheen in Utrecht hebben gewoond. Deze laatste categorie valt onder de categorie ingeschrevene. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijke van de bevolkingsadministratie. Dit geldt echter niet voor de aangehaakte gegevens die zijn opgenomen ten dienste van taken van de burgemeester. Dat betreft o.a. de rijbewijsgegevens.

Het begrip binnengemeentelijke afnemer is niet beperkt tot gemeentelijke diensten. Onder dat begrip vallen ook geprivatiseerde gemeentelijke diensten en bijvoorbeeld stichtingen die zijn belast met de uitvoering van taken die door de overheid zijn opgelegd. Hierbij valt onder meer te denken aan woningbouwcorporaties die persoonsgegevens nodig hebben ter

uitvoering van de huursubsidieregeling, woonruimteverdeling en bestrijding van illegale bewoning.

Artikel 2

De directeur van de dienst Burgerzaken en gemeentebelastingen is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en is vanuit dien hoofde de beheerder van de administratie.

Artikel 3

Dit artikel heeft betrekking op de koppeling en samenvoeging van bestanden vanuit de basisadministratie. Nieuwe voorstellen met betrekking tot koppeling en samenvoeging van bestanden zal plaats vinden met inachtneming

van de wet en de gemeentelijke privacyregels.

Artikel 4

In bepaalde gevallen is het noodzakelijk om gegevens ter beschikking te stellen of te gebruiken indien er bijvoorbeeld sprake is van een ramp. Daarbij

kan worden gedacht aan gegevensverstrekking aan het Centrale Registratieen Informatiebureau (CRIB) in het kader van de Rampenwet. Hier zij tevens verwezen naar artikel 8 onder b tot en met f van de Wet bescherming persoonsgegevens. In deze wettelijke regeling wordt naast het “vitale belang” de noodzakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst,

de publiekrechtelijke taak en de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke aangegeven als legitieme basis om te komen tot gegevensverwerking.

Artikelen 5 en 13

In de hierbedoelde artikelen is aangegeven wie rechtstreeks toegang

hebben tot de bevolkingsadministratie. Bij nieuwe voorstellen tot uitbreiding van de raadpleegfunctie zal de procedure worden gevolgd zoals door de gemeenteraad is vastgesteld en is omschreven in Jaargang 1992, nr. 151. Hieruit volgt dat bij ieder besluit door burgemeester en wethouders tot uitbreiding van de raadpleegfunctie, de commissie Bestuur en Veiligheid zal worden geïnformeerd.

Artikel 6

In dit artikel wordt bepaald aan welke binnengemeentelijke afnemers systematisch gegevens worden verstrekt.

Artikel 9

Hierin staan de categorieën van ‘vrije’ derden omschreven, die gegevens kunnen verkrijgen anders dan omschreven in de artikelen 98 en 99 van de wet. De Wet-GBA geeft de gemeente een begrensde beleidsvrijheid omtrent de aanwijzing van rechtsen natuurlijke personen die de gemeente van gegevens kan voorzien. Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt is door de wet beperkt. Gegevens mogen pas worden verstrekt voor zover deze verstrekking in het belang is van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

Het artikel 109, eerste lid Wet-GBA staat onder voorwaarden toe dat ten behoeve van historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden gegevens worden verstrekt. Tevens verwijst dit artikellid naar Algemene maatregelen van bestuur waarin doeleinden verder zijn uitgewerkt.

Tot slot mogen gegevens die bestemd zijn om in een ander land buiten de Europese Unie te worden verwerkt, slechts worden gegeven indien dat land een passend beschermingsniveau van de persoonlijke levenssfeer waarborgt.

Artikelen 10 en 11

In de Wet-GBA is het doel van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens omschreven. Daarom is het niet vereist om deze doelbepaling te omschrijven. Dit is wel vereist voor de door de gemeente aangehaakte gegevens.

Artikel 14

Dit artikel voorziet in de verstrekking van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer (of derde) als criterium centraal.

Artikel 16

Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van aangehaakte gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet worden geprotocolleerd. Voorts vervalt de protocolplicht ten aanzien van de verstrekking van aangehaakte gegevens indien verstrekking plaats vindt in het belang van de veiligheid van de staat of in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Derhalve kan een dergelijke verstrekking worden gereconstrueerd.

Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd..

BIJLAGE B BEHOREND BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2002, NR. 12

Overige verstrekkingen en de gegevens die aan vrije derden zoals bedoeld in artikel 100 van de Wet-GBA, kunnen worden verstrekt.

Voorwaarden:

• 1.

  Voor verstrekking komen slechts in aanmerking:

  • a.

    Rechtspersonen zonder winstoogmerk, voor zover noodzakelijk in het belang van de bescherming van de betrokkene of van rechten en vrijheden van anderen. Hierbij dient te worden nagegaan

of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte die in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt.

• b.

  Natuurlijke personen ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang en met voorafgaande toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt.

  • 2.

    Andere voorwaarden voor verstrekking:

• a.

  verstrekking van gegevens vindt uitsluitend plaats eerst nadat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld.

• b.

  een verzoek om informatie dient schriftelijk te worden ingediend bij de beheerder. Uit het verzoek dient ondubbelzinnig te blijken om welke persoon gegevens wordt gevraagd en welk doel de gegevensverstrekking dient.

• c.

  de verzoeker is desgevraagd verplicht om bewijsstukken te overleggen waaruit het belang van verzoeker blijkt. Bij het niet overleggen wordt het verzoek niet verder in behandeling genomen.

• d.

  indien er sprake is van een ingewilligd verzoek tot geheimhouding van gegevens, worden geen gegevens verstrekt.

• e.

  verstrekking aan natuurlijke personen als bedoeld in 1. onder b van deze bijlage, vindt niet plaats indien binnen de termijn van zes weken na de dag van verzending van het verzoek tot

toestemming aan de betrokkene, geen toestemming is ontvangen dan wel indien de betrokkene schriftelijk geen toestemming heeft verleend;

• f.

  informatie wordt onder de geldende voorwaarden verstrekt als de betrokkene is overleden en de laatste woonplaats Utrecht was;

• g.

  informatie gevraagd door natuurlijke personen zoals bedoeld in 1 onder b van deze bijlage, wordt niet verstrekt indien de betrokkene geen ingezetene is, met dien verstande dat, indien

betrokkene rechtstreeks vanuit Utrecht in een andere gemeente binnen Nederland is opgenomen in de GBA, het verzoek wordt doorgezonden naar die gemeente;

h.wordt het verzoek tot verstrekking gedaan in naam van een persoon, dan geschiedt dit slechts op basis van een schriftelijke machtiging van de rechthebbende en na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker tenzij de wet hieromtrent iets anders bepaalt.

De machtiging wordt tenminste een jaar bewaard.

i.de toestemming van een betrokkene in verband met het verzoek tot verstrekking van gegevens door een natuurlijk persoon wordt tenminste een jaar bewaard.

Categorieën van vrije derden

Onder categorieën van vrije derden worden verstaan:

• 1.

  Rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 100, eerste lid onder a van de wet waaronder bijvoorbeeld begrepen:

  • a.

    rechtspersonen die zijn belast met de uitvoering van overheidstaken dan wel opdrachten en die gegevens uitsluitend nodig hebben ter uitvoering van de aan hen door de overheid opgelegde taken of rechtspersonen die door de gemeente worden gesubsidieerd waaronder geprivatiseerde onderdelen van de gemeente, zonder directe zeggenschap van het gemeentebestuur en geprivatiseerde onderdelen van de gemeente die bij bijzonder besluit zijn aangewezen door de verantwoordelijke. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan:

woningbouwcorporaties die de gegevens, met uitsluiting van debiteurenactiviteiten, fondswerving of ledenwerving, nodig hebben voor de uitvoering van de huursubsidiewet of de woonruimteverdeling of het tegengaan van illegale bewoning dan wel spookbewoning.

b.rechtspersonen die werkzaam zijn op het terrein van de gezondheidszorg en maatschappelijke en sociale dienstverlening en het onderwijs, anders dan op basis van artikel 99, derde lid van de wet en die de gegevens nodig hebben voor maatschappelijk relevante activiteiten, niet zijnde het werven van leden of fondsen. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan:

vakbonden; bloedbanken; het Rode Kruis, ouderenbonden of rechtspersonen die eigenaar of houder zijn van een begraafplaats voor zover het betreft de uitvoering van artikel 28 Wet op de lijkbezorging of een stichting die zich inzet voor vervolgingsslachtoffers. Tevens dienen hieronder te worden verstaan: rechtspersonen die zich inzetten voor de bescherming van dieren en sportverenigingen.

2.Natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 100, eerste lid onder b van de wet ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang

en met voorafgaande toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt, bijvoorbeeld ten behoeve van het organiseren van een reünie.

• 3.

  Gegevensverstrekking aan rechtspersonen die vallen onder de categorie vrije derden en die niet zijn genoemd in deze bijlage kan in bijzondere gevallen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals bij de wet en deze verordening zijn gesteld en nadat de persoon omtrent wie gegevens worden verzocht, vooraf schriftelijk heeft ingestemd met de verstrekking.

• 4.

  Aan rechtspersonen als bedoeld onder punt 1 (categorieën van vrije derden) van deze bijlage kunnen onder de in deze bijlage genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor deze gegevens worden gevraagd. Het aanschrijven van de geselecteerde personen kan rechtstreeks door de gemeente geschieden.