Regeling vervallen per 01-01-2020

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Utrecht houdende regels omtrent raadscommissies Verordening op de raadscommissies 2018

Geldend van 01-04-2018 t/m 31-12-2019

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Utrecht houdende regels omtrent raadscommissies Verordening op de raadscommissies 2018

VERORDENING VAN UTRECHT 2018Nr. 3

Verordening op de raadscommissies 2018

(raadsbesluit van 8 maart 2018)

De raad der gemeente Utrecht, gelet op het voorstel van de procedurecommissie d.d. 20 december 2017

Besluit

vast te stellen de volgende

VERORDENING op de raadscommissies 2018

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    commissielid: raadslid of fractiemedewerker;

  • -

    commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • -

    commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • -

    griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

  • -

    raadscommissie: commissie zoals bedoeld in art. 82 Gemeentewet

  • -

    bestuurscommissie: commissie zoals bedoeld in art 83 Gemeentewet

  • -

    DB Presidium: het dagelijks bestuur van het Presidium als bedoeld in Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de Gemeenteraad van de gemeente Utrecht

Afdeling I DE RAADSCOMMISSIES

Paragraaf 1 Het aantal, de benaming en de taak van de raadscommissies

Artikel 2: Bevoegdheden raadscommissies

  • 1. Aan de raadscommissies zijn de volgende bevoegdheden toegekend: voorbereiding van besluitvorming van de raad, opiniërend debat onderling en overleg voeren met het college respectievelijk de burgemeester.

  • 2. Na behandeling van een voorstel in de raadscommissie wordt de verdere gang naar de raad bepaald –hamerstuk (A punt) of bespreekpunt (B punt) – en wordt de tijd voor behandeling in de raad vastgesteld.

Artikel 3: Raadscommissies en subcommissies

  • 1. Er zijn raadscommissies en subcommissies.

  • 2. De gemeenteraad is bevoegd de benaming van de raadscommissies en subcommissies en de daarin ondergebrachte portefeuilleonderdelen te wijzigen.

  • 3. De gemeenteraad is bevoegd te bepalen welke portefeuille- en/of beleidsonderdelen in de raadscommissies ter voorbereiding van besluitvorming worden behandeld.

Artikel 4: Procesondersteuning

Om de kwaliteit van debat in de commissies en de besluitvorming in de raad te versterken, is er ter ondersteuning van dit proces:

  • -

    een procedurecommissie en

  • -

    worden raadsinformatiebijeenkomsten (RIB) gehouden.

Artikel 5: De procedurecommissie

  • 1. De procedurecommissie voor de raadscommissies:

    • -

      stelt de agenda's voor commissievergaderingen en de programma's voor de raadsinformatiebijeenkomsten vast;

    • -

      voorziet de agendaonderwerpen van behandeltijdstippen en clustert de agendaonderwerpen in dagdelen en op beleidsthema;

    • -

      benoemt desgewenst de verschillende fasen in het besluitvormingsproces te weten: informatie vergaren, debatteren, besluiten, communiceren;

    • -

      bepaalt de wijze van informatievergaring, bijv. via een raadsinformatiebijeenkomst, een wijk- of buurtbezoek, een schriftelijke voorronde;

    • -

      bepaalt welke onderwerpen wel/niet op de commissieagenda worden geplaatst. Dit kan gebeuren in verband met agendadunning/-stroomlijning van de procedure;

    • -

      komt desgewenst tot agendabundeling. De procedurecommissie bepaalt welke onderwerpen gezamenlijk kunnen worden behandeld, geclusterd per dagdeel behandeld kunnen worden en welke onderwerpen in welke vaste raadscommissie aan de orde komen.

  • 2. De procedurecommissie is bevoegd om in dringende, incidentele gevallen over te gaan tot het wijzigen van de door het presidium vastgestelde vergaderdata en –tijdstippen.

  • 3. De procedurecommissie bestaat uit de commissievoorzitters, de plaatsvervangend commissievoorzitters en de plaatsvervangend raadsvoorzitter, welke laatste de rol van technisch voorzitter vervult.

  • 4. De commissie wordt ambtelijk ondersteund door de commissiegriffiers.

  • 5. De vergadering van de procedurecommissie vindt alleen plaats indien tenminste drie leden aanwezig zijn.

  • 6. De oproeping tot de vergadering van de Procedurecommissie geschiedt door het secretariaat onder toezending van een digitale agenda.

Artikel 6: De raadsinformatiebijeenkomst

  • 1. De raadsinformatiebijeenkomst is bedoeld als instrument om:

    • a.

      raadsleden de mogelijkheid te bieden om die informatie te verkrijgen welke noodzakelijk is om het debat in de raadscommissies te kunnen voeren en een politiek standpunt te kunnen bepalen;

    • b.

      inwoners en organisaties te betrekken bij de besluitvorming van de raad.

Paragraaf 2 De samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies

Artikel 7: Samenstelling raadscommissie

  • 1. Elke raadscommissie bestaat uit:

    • a.

      een voorzitter, door de raad uit zijn midden te benoemen en

    • b.

      twee plaatsvervangende voorzitters, door de raad uit zijn midden te benoemen.

  • 2. Alle raadsleden zijn lid van de raadscommissie(s):

    • -

      de fracties bepalen zelf welke leden zij als commissielid naar de vergaderingen van de raadscommissie(s) afvaardigen;

    • -

      de fracties melden de griffie de namen van die raadsleden en fractiemedewerkers die op maillijsten en op de verzendlijsten voor de vergaderstukken dienen te komen.

  • 3. Ingeval van een gecombineerde vergadering van raadscommissie(s) bepalen de betrokken voorzitters wie als voorzitter zal optreden.

  • 4. De voorzitter is belast met:

    • -

      het leiden van de vergadering;

    • -

      het geven van gelegenheid aan de leden tot het kenbaar maken van hun mening betreffende het aan de orde gestelde onderwerp;

    • -

      het handhaven van de orde;

    • -

      het bewaken van de indicatieve behandeltijden;

    • -

      het formuleren van de door de vergadering geconstateerde behandeluitkomsten;

    • -

      het toezien op het uitgangspunt dat per agendaonderwerp maximaal één persoon per fractie het woord voert;

    • -

      hetgeen deze verordening hem/haar verder opdraagt.

Artikel 8: Bevoegdheden commissie

  • 1. Elk(e) (lid van de) commissie is bevoegd om feitelijke informatie en technische vragen te stellen buiten de vergadering om aan de ambtelijke organisatie.

  • 2. Het vragen van ambtelijke bijstand is geregeld in 'Verordening op de ambtelijke bijstand 2009'.

  • 3. De adviezen of de inlichtingen worden desverlangd schriftelijk gegeven.

  • 4. Elke commissie is bevoegd deskundigen buiten het gemeentepersoneel te raadplegen en aan haar beraadslagingen over een bepaalde zaak met adviserende stem te doen deelnemen. Indien hiermee kosten zijn gemoeid wordt eerst overlegd met de griffier.

Artikel 9: Dag en tijdstip van de vergaderingen

  • 1. De raadscommissie(s) vergaderen volgens het door het presidium vastgestelde vergaderschema.

  • 2. De procedurecommissie kan om bijzondere redenen bepalen van de voornoemde vergadercyclus af te wijken.

  • 3. Ontvangt de commissievoorzitter een verzoek van tenminste drie leden van verschillende fracties om een extra vergadering te beleggen, dan heeft die vergadering zo spoedig mogelijk plaats.

Artikel 10: Agenda

  • 1. De oproeping tot een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter, door plaatsing op internet van de agenda en bijbehorende stukken.

  • 2. De agenda en bijbehorende stukken worden veertien dagen voor aanvang van de vergadering vastgesteld en op de internetsite (raadsinformatiesysteem) van de gemeente Utrecht geplaatst.

  • 3. De aanwezigheid van de op de agendaonderwerpen betrekking hebbende portefeuillehouders, dan wel een ander lid van het college, is vereist.

Artikel 11: Quorum

  • 1. Een commissievergadering wordt niet gehouden als niet, behalve de voorzitter, tenminste drie leden uit drie verschillende fracties, welke fracties tezamen minimaal 50% van het getal zitting hebbende raadsleden vormende, aanwezig zijn. Wanneer tengevolge van de toepassing van deze bepaling een vergadering geen doorgang heeft gevonden, wordt binnen twee weken een nieuwe vergadering gehouden, ongeacht het aantal dan opgekomen leden. In deze vergadering worden uitsluitend onderwerpen behandeld die voor de eerste vergadering aan de orde waren gesteld.

  • 2. Voor het tot stand komen van een besluit over de orde bij stemming wordt de gewogen meerderheid vereist van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen.

Paragraaf 3 Regelen betrekking hebbend op de raadscommissies

Artikel 12: Openbaar of geheim

  • 1. De commissies vergaderen in het openbaar. In bijzondere situaties, als het openbaar belang zich verzet tegen een openbare behandeling van een onderwerp of een particulier onevenredig zou worden bevoordeeld of geschaad, kan de commissie gemotiveerd in beslotenheid vergaderen.

  • 2. Vergaderen in beslotenheid kan op voorstel van de voorzitter, de commissieleden of wethouders respectievelijk de burgemeester geschieden.

  • 3. Wanneer een commissie in het openbaar vergadert, kan zij op verzoek van tenminste twee leden van verschillende fracties of groepen besluiten tot een besloten vergadering indien blijkt dat een der omstandigheden als in het eerste lid genoemd, zich voordoet.

  • 4. Het presidium besluit over de wijze waarop verslag gedaan wordt van commissievergaderingen.

  • 5. Indien notulen van een openbare commissievergadering worden gemaakt dan zijn deze openbaar. De notulen van commissievergaderingen zijn zo spoedig mogelijk publiekelijk beschikbaar in conceptvorm.

  • 6. Ten aan zien van stukken, die ter behandeling in een besloten vergadering zijn overgelegd, het verhandelde in en de notulen van een besloten vergadering, is voor wat de geheimhouding betreft artikel 34 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Utrecht van toepassing, met dien verstande dat in de plaats van de raad de betreffende commissie treedt en de geheimhouding niet geldt tegenover raadsleden, de burgemeester, wethouders, griffier en gemeentesecretaris. Evenmin zijn laatstbedoelde notulen geheim voor de bij een besloten vergadering aanwezige andere personen voor zover betreft de verslaggeving van die onderdelen, waarvan deze personen de behandeling hebben bijgewoond.

  • 7. De commissie, besloten bijeen zijnde, kan om redenen van algemeen belang met algemene stemmen besluiten, dat van de in die vergadering behandelde beknopte notulen, dan wel genomen conclusies openbaar worden gemaakt.

  • 8. De conceptnotulen van een vergadering worden de daarop volgende openbare vergadering, met eventuele op- of aanmerkingen vanuit de commissie vastgesteld door de leden van de commissie.

Artikel 13: Toehoorders

  • 1. De vergaderingen zijn, met inachtneming van het bepaalde in artikel 12, eerste lid, openbaar toegankelijke voor toehoorders.

  • 2. Een persoon, niet zijnde lid van de commissie, die het woord wenst te voeren ter toelichting van zijn standpunt ten behoeve van een aan de orde zijnd agendapunt op een commissievergadering, dient dat te doen op de raadsinformatiebijeenkomst welke plaatsvindt voorafgaand aan de commissievergadering.

DE BESTUURSCOMMISSIES Samenstelling en werkwijze

Artikel 14: Samenstelling bestuurscommissies

  • 1. De leden van de bestuurscommissies worden door de raad benoemd, tenzij bij enig voorschrift een andere regeling is getroffen.

  • 2. De leden wijzen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan, tenzij bij enig ander voorschrift dan wel bij het besluit tot instelling der commissie is bepaald dat de functie van voorzitter respectievelijk plaatsvervangend voorzitter door een derde zal worden bekleed. Indien de voorzitter respectievelijk de plaatsvervangend voorzitter geen lid van de commissie is, heeft hij/zij daarin een adviserende stem.

  • 3. Een commissie, als bedoeld in het eerste lid, bestaat uit ten hoogste twee leden per fractie of groep. Voor elk lid kan een plaatsvervangend lid door de raad worden benoemd. Elke commissie stelt in het bijzonder de bevoegdheden van haar plaatsvervangende leden vast. Een commissie als bedoeld in het eerste lid, wordt zo zij het verlangt, bijgestaan door de griffier of diens plaatsvervanger.

Artikel 15: Bevoegdheden bestuurscommissie

  • 1. Met betrekking tot het vragen van inlichtingen door een commissie als bedoeld in artikel 24, eerste lid aan ambtenaren der gemeente is artikel 8 van overeenkomstige toepassing.

  • 2. Aan andere deskundigen buiten het gemeentepersoneel kunnen door de commissie inlichtingen worden gevraagd, indien de raad bij het instellen van de commissie daartoe besloten heeft.

Afdeling III OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 16: Fractiemedewerkers

  • 1. Een in de gemeente Utrecht woonachtige fractiemedewerker van een fractie is bevoegd namens zijn fractie het standpunt te vertolken en informatieve vragen te stellen, als ware hij lid van de commissie.

  • 2. De fractiemedewerker die deelneemt aan de commissie dient te zijn ingeschreven in het hiertoe bedoelde openbare registratie.

Artikel 17: Fractiemedewerkers in besloten vergadering

Tenzij anders wordt beslist, hebben de fractiemedewerkers toegang tot de besloten vergadering, tenzij artikel 4, derde lid van het Reglement op de fractiemedewerkers van toepassing is.

Artikel 18: Toehoorders en pers

  • 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

  • 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

Artikel 19: Geluid en beeldregistraties

Derden die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluids- en/of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Artikel 20: Algemene bepaling

Voor zover deze verordening daarin niet voorziet, worden de wijzen van werken van een commissie en de orde der vergaderingen ingericht naar de regelen, voor overeenstemmende gevallen, gesteld in de Gemeentewet en in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad van de gemeente Utrecht.

Afdeling IV SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN

Artikel 21:

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 1 april 2018.

  • 2. Op die datum vervalt de Verordening op de raadscommissies 2011, vastgesteld bij raadsbesluit van 11 februari 2010.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 8 maart 2018.

De griffier,

Mr M. van Hall

De burgemeester,

Mr. J.H.C. van Zanen

BIJLAGE BEHOREND BIJ VERORDENING VAN UTRECHT 2018, NR.3

Toelichting op de Verordening op de Raadscommissies 2018

Deze toelichting omvat:

  • 1.

    een algemene toelichting op de aanleiding tot aanpassing van de verordening;

  • 2.

    waar nodig een toelichting op een aantal specifieke artikelen in de verordening.

Algemeen

De aanleiding van wijzigingen in de werkwijze van de Gemeenteraad en de raadscommissies is de huidige verordening niet meer passend bij de praktijk. In dat licht is besloten praktijk en de eigen regelingen voor de Gemeenteraadsverkiezingen van 2018 weer met elkaar in overeenstemming te brengen. De huidige verordening is om die reden technisch gewijzigd.

Artikelsgewijze toelichting (alleen m.b.t. die artikelen waarvoor een nadere toelichting wenselijk is)

Artikel 3, tweede en derde lid

De raad bepaalt welke raadscommissies er zijn en welke portefeuille onderdelen of beleidsonderdelen in elke commissie aan de orde komen. Het specifiek noemen van de commissies welke op een bepaald moment actief zijn is te uitvoerend en past derhalve niet in de algemene strekking van deze verordening.