Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht behorende bij de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht

1 Algemeen

2 Definities

3 Accountantsprotocol

3.1 Normenkader

3.2 Algemeen

3.3 Aandachtpunten bij de controle van de verantwoording

3.4 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

4 Rapportages accountantsonderzoek

4.1 Model controleverklaring

Dit accountantsprotocol is opgesteld ten behoeve van accountantscontrole van de financiële verantwoording van subsidies. Het is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit accountantsprotocol en het Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Utrecht aan de accountant.

Bij de verantwoording van de subsidies dient de regelgeving in de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht (ASV gemeente Utrecht) en het Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Utrecht te worden gevolgd. In het besluit tot verlening kunnen daarnaast aanvullende verplichtingen of verantwoordingsinstructies zijn opgenomen. Als deze afwijken van de verplichtingen of instructies die in dit protocol zijn vermeld, dan dient de subsidieontvanger de verplichtingen of instructies, die in het besluit tot subsidieverlening zijn opgenomen te volgen.

In dit protocol worden de volgende definities gehanteerd:

Activiteitenverslag

Het activiteitenverslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. In het activiteitenverslag dienen de activiteiten te worden verantwoord in gesubsidieerde en gerealiseerde aantallen zoals vermeld in het besluit tot verlening. In het geval er in het besluit tot verlening geen aantallen zijn opgenomen vervalt deze verplichting.

Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole, de accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de jaarrekening of financiële verantwoording en geen materiele afwijkingen bevat. Dit verslag mag ook worden toegevoegd aan de financiële verantwoording, maar vormt daar als zodanig geen onderdeel van.

Bestemmingsfonds subsidies

Conform artikel 19, derde en vierde lid, van de ASV gemeente Utrecht kan in bepaalde gevallen een bestemmingsfonds subsidies worden gevormd. Dit is een egalisatiereserve zoals bedoeld in artikel 4:72 van de Awb. Dit bestemmingsfonds dient zichtbaar te worden opgenomen in de financiële verantwoording en voldoen aan de gestelde eisen.

ASV gemeente Utrecht artikel 19

4. Het college kan in een besluit bepalen dat het bedrag waarmee de subsidie lager vastgesteld kan worden op grond van het tweede lid door de subsidieontvanger mag worden toegevoegd aan een bestemmingsfonds subsidies. Dit bestemmingsfonds is een egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72 van de Awb . Dit bestemmingsfonds dient zichtbaar te worden opgenomen in de financiële verantwoording conform artikel 17. De subsidieontvanger kan het college verzoeken om voornoemde toestemming.

5. Dit bestemmingsfonds als bedoeld in het vierde lid mag uitsluitend worden ingezet ten behoeve van de gesubsidieerde activiteiten van de gemeente Utrecht. Het college kan in een besluit nadere eisen stellen aan de inzet van dit bestemmingsfonds.

Btw in de subsidieverantwoording

Bij de verantwoording van de subsidie kan uitsluitend niet verrekenbare Btw als subsidiabele lasten worden opgevoerd. De subsidiabele activiteiten zijn nagenoeg altijd vrijgesteld voor de btw. In het uitzonderlijke geval dat de gesubsidieerde activiteiten btw plichtig zijn en de subsidieontvanger bovendien btw plichtig is, kan de subsidieontvanger aan de gemeente een factuur met btw sturen voor de activiteiten.

Exploitatiesubsidie

Activiteitensubsidie, waarvan de hoogte vooral wordt bepaald door het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger over het subsidiejaar.

Financiële verantwoording

Een separate subsidieverantwoording met de baten en lasten verbonden aan de verleende subsidie, met daarin een vergelijking van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag. Uit de financiële verantwoording dient te blijken of is voldaan aan de verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.

Goedgekeurde begroting

De begroting is de begroting van baten en lasten die is ingediend bij de subsidieaanvraag. De begroting wordt door de gemeente goedgekeurd middels het besluit tot subsidieverlening, waarbij eventuele afwijkingen worden benoemd. De begroting kan tussentijds worden geactualiseerd met instemming van de gemeente.

Hoofdstuk 5 van de ASV

Hoofdstuk 5 van de ASV in dit protocol verwijst naar de artikelen 17, 18 en 19 van de ASV gemeente Utrecht: “Bij vaststelling van een subsidie over te leggen gegevens” en “Accountantsonderzoek”. Daar waar wij in dit protocol verwijzen naar Hoofdstuk 5 van de ASV wordt daarmee naar deze drie artikelen verwezen.

Jaarrekening

De jaarrekening dient te worden opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en/of de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In de jaarrekening dient een specificatie te worden opgenomen van de activa en de passiva, een vergelijking met voorgaand jaar en een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.

3.1 Normenkader

Het normenkader voor de controle (controleopdracht) dan wel de beoordeling (beoordelingsopdracht) van de jaarrekening en de financiële verantwoording door de accountant bestaat uit de artikelen 17, 18 en 19 van de ASV gemeente Utrecht, het Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Utrecht en uit hetgeen is vastgelegd in het besluit tot verlening.

3.2 Algemeen

Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in het hierboven genoemde normenkader. Het staat de accountant vrij hierbij zijn eigen controleaanpak dan wel beoordelingsaanpak te kiezen, dit protocol schrijft geen werkprogramma voor.

Uit de controleverklaring dan wel de beoordelingsverklaring van de accountant dient te blijken dat het Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht is gevolgd. Desgewenst mag de accountant ook op een andere wijze verklaren dat aan het Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht wordt voldaan.

In het geval er voor andere geldverstrekkers een landelijk geldend protocol voor de accountantscontrole wordt toegepast, kunnen er nadere afspraken worden gemaakt over de toepassing van het Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht. In dat geval hoeft de accountant in zijn verklaring niet op te nemen dat het Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht is gevolgd.

3.3 Aandachtpunten bij de controle van de verantwoording

3.4 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

De controle van een separate financiële verantwoording moet zodanig worden ingepland en uitgevoerd dat bij een controleverklaring een redelijke mate van zekerheid en bij een beoordelingsverklaring een beperkte mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Bij een controleverklaring betekent dit dat een betrouwbaarheidsniveau van 95 procent gehanteerd moet worden, indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden. Bij een beoordelingsverklaring bepaalt de accountant zelf het betrouwbaarheidsniveau op basis van professional judgement.

Een controleverklaring dan wel de beoordelingsverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven de bovengenoemde betrouwbaarheid, in de separate financiële verantwoording geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de in paragraaf 3.4.1 opgenomen materialiteitstabel. Als omvangbasis geldt hierbij het totaalbedrag van de subsidiabele kosten.

Bij een verantwoording via de jaarrekening zijn twee situaties mogelijk:

• •

  Bij een bijlage bij de jaarrekening gelden voor deze bijlage dezelfde materialiteitspercentages als bij een separate financiële verantwoording, namelijk die van paragraaf 3.4.1

• •

  Bij een integrale verantwoording in de jaarrekening gelden dezelfde materialiteitspercentages als bij een separaat financieel verslag, echter uitsluitend voor die posten die betrekking hebben op de subsidie van de gemeente Utrecht. Voor de overige posten hanteert de accountant de voor de jaarrekening controle gebruikelijke materialiteitspercentages. De bij de controle van de genoemde subsidieposten geconstateerde afwijkingen en onzekerheden neemt de accountant mee in zijn oordeelsvorming over de jaarrekening als geheel.

Er worden door de gemeente Utrecht geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring anders dat de voorbeeldtekst 10.2 (jaarrekening en jaarrekening bij de jaarrekening) of 10.3 (separate financiële verantwoording) van HRA III van de NBA is toegepast. Voor de tekst van de beoordelingsverklaring past de accountant voorbeeldtekst 2.1 toe (jaarrekening en separate financiële verantwoording).

Wel dient uit de controleverklaring dan wel de beoordelingsverklaring te blijken:

• •

  welke materialiteitspercentages zijn gehanteerd bij de controle dan wel de beoordeling

• •

  dat wordt voldaan aan de eisen van het Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht, tenzij een landelijk geldend protocol ten behoeve van andere geldverstrekkers zichtbaar is toegepast. Desgewenst mag de accountant ook op een andere wijze verklaren dat aan het Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht wordt voldaan.

5.1 Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking op de datum van publicatie. Het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht 2019 vervalt tegelijk daarmee.

5.2 Citeertitel

Dit protocol wordt aangehaald als: Accountantsprotocol Subsidies gemeente Utrecht.