Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht behorende bij de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht

1 Algemeen

2 Definities

3 Verantwoordingsprotocol

3.1 Algemeen

3.2 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 100.000

3.3 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag meer dan € 100.000 met een exploitatiesubsidie

3.4 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 500.000 of de subsidie van de gemeente Utrecht is maximaal 50% van de inkomsten

3.5 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van meer dan € 500.000 en de subsidie van de gemeente Utrecht is meer dan 50% van de inkomsten

Dit verantwoordingsprotocol is opgesteld voor de financiële verantwoording van de subsidies en de bijbehorende accountantscontrole. Het is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit verantwoordingsprotocol aan de accountant.

Het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht is alleen van toepassing als een subsidieontvanger in een kalenderjaar meer dan € 20.000 subsidie ontvangt. Daarbij blijven subsidies, die direct worden vastgesteld buiten beschouwing.

Op grond van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht (ASV gemeente Utrecht) kunnen subsidies worden verstrekt. De verleende subsidies worden verantwoord via een financiële verantwoording en een activiteitenverslag.

In de ASV gemeente Utrecht en in dit verantwoordingsprotocol zijn de eisen opgenomen waaraan de verantwoording van de subsidie moeten voldoen en welke accountantsverslagen dan wel accountantsverklaringen verplicht zijn. Op verzoek van de subsidieontvanger kan door het college vrijstelling worden verleend van deze verplichtingen, mits daar goede gronden voor zijn naar het oordeel van het college.

Bij de verantwoording van de subsidies dient de regelgeving in Hoofdstuk 5 van de ASV te worden gevolgd. In het besluit tot verlening kunnen ook aanvullende verplichtingen of verantwoordingsinstructies zijn opgenomen. Als deze afwijken van de verplichtingen of instructies die in dit verantwoordingsprotocol zijn vermeld, dan volgt de subsidieontvanger de verplichtingen of instructies, die in het besluit tot subsidieverlening zijn vermeld.

Door de subsidieontvanger wordt verantwoording afgelegd, overeenkomstig de kaders in hoofdstuk 3 van dit verantwoordingsprotocol.

In het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht worden de volgende definities gehanteerd:

Activiteitenkosten

De activiteitenkosten zijn de variabele kosten die worden gemaakt voor de uitvoering van activiteiten.

Activiteitenverslag

Het activiteitenverslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. In het activiteitenverslag dienen de activiteiten te worden verantwoord in gesubsidieerde en gerealiseerde aantallen zoals vermeld in het besluit tot verlening. In het geval er in het besluit tot verlening geen aantallen zijn opgenomen vervalt deze verplichting.

Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van het accountantscontrole, de accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 alleen vast of het verslag verenigbaar is met de jaarrekening of financiële verantwoording en geen materiele afwijkingen bevat. Dit verslag mag ook worden toegevoegd aan de financiële verantwoording, maar vormt daar als zodanig geen onderdeel van.

Bestemmingsfonds subsidies

Conform artikel 19, derde en vierde lid, van de ASV gemeente Utrecht kan in bepaalde gevallen een bestemmingsfonds subsidies worden gevormd. Dit is een egalisatiereserve zoals bedoeld in artikel 4:72 van de Awb. Dit bestemmingsfonds dient zichtbaar te worden opgenomen in de financiële verantwoording en voldoen aan de gestelde eisen.

ASV gemeente Utrecht artikel 19

4. Het college kan in een besluit bepalen dat het bedrag waarmee de subsidie lager vastgesteld kan worden op grond van het tweede lid door de subsidieontvanger mag worden toegevoegd aan een bestemmingsfonds subsidies. Dit bestemmingsfonds is een egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72 van de Awb . Dit bestemmingsfonds dient zichtbaar te worden opgenomen in de financiële verantwoording conform artikel 17. De subsidieontvanger kan het college verzoeken om voornoemde toestemming.

5. Dit bestemmingsfonds als bedoeld in het vierde lid mag uitsluitend worden ingezet ten behoeve van de gesubsidieerde activiteiten van de gemeente Utrecht. Het college kan in een besluit nadere eisen stellen aan de inzet van dit bestemmingsfonds.

Btw in de subsidieverantwoording

Bij de verantwoording van de subsidie kan uitsluitend niet verrekenbare Btw als subsidiabele lasten worden opgevoerd. De subsidiabele activiteiten zijn nagenoeg altijd vrijgesteld voor de btw. In het uitzonderlijke geval dat de gesubsidieerde activiteiten btw plichtig zijn en de subsidieontvanger bovendien btw plichtig is, kan de subsidieontvanger aan de gemeente een factuur met btw sturen voor de activiteiten.

Exploitatiesubsidie

Activiteitensubsidie, waarvan de hoogte vooral wordt bepaald door het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger over het subsidiejaar.

Financiële verantwoording

Een separate subsidieverantwoording met de baten en lasten verbonden aan de verleende subsidie, met daarin een vergelijking van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag. Uit de financiële verantwoording dient te blijken of is voldaan aan de verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.

Goedgekeurde begroting

De begroting is de begroting van baten en lasten, die is ingediend bij de subsidieaanvraag. De begroting wordt door de gemeente goedgekeurd middels het besluit tot subsidieverlening, waarbij eventuele afwijkingen worden benoemd. De begroting kan tussentijds worden aangepast met instemming van de gemeente.

Hoofdstuk 5 van de ASV

Hoofdstuk 5 van de ASV in dit verantwoordingsprotocol verwijst naar de artikelen 17, 18 en 19 van de ASV gemeente Utrecht: “Bij vaststelling van een subsidie over te leggen gegevens” en “Accountantsonderzoek”. Daar waar wij in dit verantwoordingsprotocol verwijzen naar Hoofdstuk 5 van de ASV wordt daarmee naar deze drie artikelen verwezen.

Huisvestingskosten

De huisvestingskosten bestaan uit de kosten die direct samenhangen met de huisvesting, waaronder nutskosten en afschrijving van gebouwen.

Jaarrekening

De jaarrekening dient te worden opgesteld overeenkomstig de in Nederland geldende voorschriften voor de jaarverslaggeving. Dit betreft in het algemeen Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en/of de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. In de jaarrekening dient een specificatie te worden opgenomen van de activa en de passiva, een vergelijking met voorgaand jaar en een vergelijking met de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag.

Organisatiekosten

De organisatiekosten zijn de overige kosten, die geen deel uitmaken van de personeelskosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten.

Personeelskosten

De personeelskosten bestaan uit de loonkosten, de werkgeverslasten en de overige kosten, die direct zijn gerelateerd aan het personeel (zoals opleidingskosten en reiskosten woon-werk). De kosten voor de inhuur van personeel maken deel uit van de personeelskosten.

Verklaring van het bestuur aangaande het voldoen aan de subsidieverplichtingen

In de verklaring van het bestuur dient het bestuur dan wel de bestuurder te verklaren, dat volledig is voldaan is aan alle verplichtingen die zijn verbonden aan de ontvangen subsidies. Desgewenst mag de verklaring worden opgenomen in het bestuursverslag.

3.1 Algemeen

Het uitgangspunt voor de gemeente Utrecht is dat de subsidie goed wordt verantwoord, maar dat de administratieve lasten voor de subsidieontvangers waar mogelijk beperkt blijven. Met een goede onderbouwing kunnen op verzoek nadere afspraken gemaakt worden over de wijze van verantwoorden. Bijvoorbeeld als de subsidieontvanger een verantwoording moet indienen bij meerdere geldverstrekkers of bij de jaarlijkse verantwoording binnen een meerjarige subsidie.

De wijze waarop de subsidie verantwoord moet worden en de accountantsrapportage die aangeleverd dient te worden is afhankelijk van de volgende vier factoren:

• 1.

  Of in het besluit tot verlening is bepaald, dat er een specifieke verantwoording of accountantsverklaring bij de verantwoording moet worden aangeleverd. In het besluit tot verlening kan zijn opgenomen, dat een nadere regel van toepassing zijn waarin dit is geregeld.

• 2.

  Het totale subsidiebedrag in een kalenderjaar

  • a.

    Het subsidiebedrag wordt bepaald door het de subsidiebedragen van alle verleningsbeschikkingen aan een subsidieontvanger voor het kalenderjaar bij elkaar op te tellen. Subsidies die direct zijn vastgesteld worden hierbij niet meegenomen.

  • b.

    Bij een subsidieperiode die over meerdere kalenderjaren loopt, wordt het subsidiebedrag geacht evenredig te zijn toegekend over die kalenderjaren.

• 3.

  De vraag of er in een kalenderjaar een exploitatiesubsidie is ontvangen

• 4.

  Het aandeel van de subsidie van de gemeente Utrecht in de totale inkomsten van de subsidieontvanger in het kalenderjaar

  • a.

    Het subsidiebedrag is het totale subsidiebedrag zoals aangegeven bij punt 1

  • b.

    De totale inkomsten van de subsidieontvanger zijn alle baten in de resultatenrekening ongeacht de herkomst.

Het besluit tot verlening bepaalt de aan te leveren verantwoording en accountantsverklaring. Tenzij een specifieke verplichting is opgenomen, geldt variant I bij een totaal subsidiebedrag (ad 1) van maximaal € 100.000 en zijn bij een hoger subsidiebedrag drie varianten mogelijk (II, III en IV).

• I.

  Het totale subsidiebedrag (ad 2) is maximaal € 100.000: paragraaf 3.2 is van toepassing

• II.

  Het totale subsidiebedrag (ad 2) is hoger dan € 100.000 en er is een exploitatiesubsidie ontvangen: paragraaf 3.3 is van toepassing

• III.

  Het totale subsidiebedrag (ad 2) is hoger dan € 100.000 en ofwel maximaal € 500.000 ofwel het aandeel van de subsidie van de gemeente Utrecht van de totale inkomsten (ad 4) is maximaal 50%: paragraaf 3.4 is van toepassing

• IV.

  Het totale subsidiebedrag (ad 2) is meer dan € 500.000 en het aandeel van de subsidie van de gemeente Utrecht van de totale inkomsten (ad 4) is meer dan 50%: paragraaf 3.5 is van toepassing

3.2 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 100.000

Voor zover in het besluit tot verlening niet anders is bepaald, dienen de volgende stukken te worden aangeleverd:

• 1.

  Een activiteitenverslag aansluitend op de verlening voor zover van toepassing

• 2.

  Een financiële verantwoording, die voldoet aan de hieronder gestelde nadere eisen

• 3.

  Een jaarrekening voor zover de subsidieontvanger deze opstelt.

• •

  Indien een bestemmingsfonds subsidies is gevormd, dient deze bestemmingsfonds in de jaarrekening te zijn opgenomen aansluitend op de verantwoording.

• •

  De jaarrekening hoeft niet te voldoen aan verdere eisen in dit verantwoordingsprotocol.

Nadere eisen aan de financiële verantwoording

De financiële verantwoording sluit aan bij de begroting die bij de aanvraag is ingediend. In het geval er meerdere subsidies zijn ontvangen in een kalenderjaar kunnen de subsidies gezamenlijk worden verantwoord, mits de kosten en inkomsten per verleende subsidie zichtbaar zijn opgenomen.

• •

  Bij een subsidie op basis van het exploitatiesaldo dienen de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen met daarbij de goedgekeurde begroting.

• •

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.

• •

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.

• •

  Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is nadrukkelijk geen (sluitende) urenregistratie nodig, een redelijke onderbouwing van de inzet is voldoende

• •

  In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.

• •

  Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de verantwoording te zijn opgenomen.

• •

  Bij de verantwoording hoeft geen controleverklaring, geen beoordelingsverklaring en geen andere rapportage van de accountant te worden bijgevoegd.

3.3 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag meer dan € 100.000 met een exploitatiesubsidie

De volgende stukken dienen te worden aangeleverd.

• 1.

  Een activiteitenverslag aansluitend op de verlening

• 2.

  Een jaarrekening met een financiële verantwoording, die voldoet aan de hieronder gestelde nadere eisen

  • •

    De financiële verantwoording kan integraal in de jaarrekening zijn opgenomen, dan wel als bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening

• 3.

  Een controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht. De controleverklaring dient in elk geval ook de financiële verantwoording te omvatten.

Nadere eisen aan de financiële verantwoording

In de financiële verantwoording staat een vergelijking van de werkelijke baten en lasten met de goedgekeurde begroting. Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo, en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de jaarrekening te zijn opgenomen en dient het bestemmingsfonds op de balans te staan.

Uitsluitend indien er naast de exploitatiesubsidie andere subsidies zijn verleend zijn de volgende eisen van toepassing:

• •

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.

• •

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.

• •

  In de verantwoording wordt een vergelijking opgenomen van de realisatie met de aanvraag. Dat kan een vergelijking zijn van de kosten en de inkomsten dan wel een vergelijking van de aantallen afhankelijk van de verlening.

• •

  In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.

• •

  Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is nadrukkelijk geen (sluitende) urenregistratie nodig, een redelijke onderbouwing van de inzet is voldoende

3.4 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 500.000 of de subsidie van de gemeente Utrecht is maximaal 50% van de inkomsten

De volgende stukken dienen te worden aangeleverd.

• 1.

  Een activiteitenverslag aansluitend op de verlening

• 2.

  Een financiële verantwoording, die voldoet aan de hieronder gestelde nadere eisen

Vooropgesteld dat de financiële verantwoording in elk geval aan de gestelde nadere eisen moet voldoen, mag de subsidieontvanger bij de vorm van de financiële verantwoording kiezen uit de volgende alternatieven:

• I.

  Een jaarrekening inclusief financiële verantwoording en een controleverklaring van de accountant, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht

• II.

  Een separate financiële verantwoording met een controleverklaring van de accountant die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht in combinatie met:

  • •

    Een jaarrekening, waarin indien van toepassing het bestemmingsfonds is opgenomen aansluitend op de verantwoording. De jaarrekening hoeft niet te voldoen aan verdere eisen in dit verantwoordingsprotocol.

  • •

    Uitsluitend indien beschikbaar: de verklaring van de accountant bij de jaarrekening (het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht is niet van toepassing).

III. Een separate financiële verantwoording met een beoordelingsverklaring van de accountant die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht in combinatie met:

• •

  Een jaarrekening met een controleverklaring van de accountant

  • -

    Indien van toepassing dient het bestemmingsfonds te zijn opgenomen in de jaarrekening aansluitend op de verantwoording.

  • -

    De jaarrekening hoeft niet te voldoen aan verdere eisen in dit verantwoordingsprotocol.

  • -

    De controleverklaring van de accountant hoeft niet te voldoen aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht.

Uitsluitend als de totale inkomsten in een kalenderjaar maximaal € 500.000 bedragen is er een vierde alternatief:

IV. Een separate financiële verantwoording met een beoordelingsverklaring van de accountant, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht in combinatie met:

• •

  Een verklaring van het bestuur aangaande het voldoen aan de subsidieverplichtingen

• •

  Een jaarrekening waarin indien van toepassing het bestemmingsfonds is opgenomen aansluitend op de verantwoording. De jaarrekening hoeft niet te voldoen aan verdere eisen in dit verantwoordingsprotocol.

• •

  Uitsluitend indien beschikbaar: de verklaring van de accountant bij de jaarrekening (het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht is niet van toepassing).

Nadere eisen aan de financiële verantwoording

In de financiële verantwoording staat een vergelijking met de baten en lasten uit de begroting. In de financiële verantwoording dient per verleende subsidie de realisatie te zijn opgenomen aansluitend op de wijze waarop het subsidiebedrag is bepaald.

Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.

• •

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.

• •

  In de verantwoording wordt een vergelijking opgenomen van de realisatie met de aanvraag. Dat kan een vergelijking zijn van de kosten en de inkomsten dan wel een vergelijking van de aantallen afhankelijk van de verlening.

• •

  In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.

• •

  Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is nadrukkelijk geen (sluitende) urenregistratie nodig, een redelijke onderbouwing van de inzet is voldoende

• •

  Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de verantwoording te zijn opgenomen.

• •

  Bij de verantwoording dient een accountantsverklaring te worden aangeleverd aansluitend bij de gekozen vorm van de financiële verantwoording.

3.5 Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van meer dan € 500.000 en de subsidie van de gemeente Utrecht is meer dan 50% van de inkomsten

De volgende stukken dienen te worden aangeleverd.

• 1.

  Een activiteitenverslag aansluitend op de verlening

• 2.

  Een jaarrekening met een financiële verantwoording, die voldoet aan de hieronder gestelde nadere eisen

  • •

    De financiële verantwoording kan integraal in de jaarrekening zijn opgenomen, dan wel als bijlage die onderdeel vormt van de jaarrekening

• 3.

  Een controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening, die voldoet aan de eisen in het Accountantsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht. De controleverklaring dient in elk geval ook de financiële verantwoording te omvatten.

Nadere eisen aan de financiële verantwoording

In de financiële verantwoording staat een vergelijking met de baten en lasten uit de begroting. In de financiële verantwoording dient per verleende subsidie de realisatie te zijn opgenomen aansluitend op de wijze waarop het subsidiebedrag is bepaald.

• •

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.

• •

  Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.

• •

  In de verantwoording wordt een vergelijking opgenomen van de realisatie met de aanvraag. Dat kan een vergelijking zijn van de kosten en de inkomsten dan wel een vergelijking van de aantallen afhankelijk van de verlening.

• •

  Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is nadrukkelijk geen (sluitende) urenregistratie nodig, een redelijke onderbouwing van de inzet is voldoende

• •

  In het geval van een toerekening van indirecte kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat te zijn opgenomen van alle indirecte kosten, dus ook de kosten die zijn toegerekend aan andere activiteiten dan waarvoor subsidie is verleend.

• •

  Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds zichtbaar in de verantwoording te zijn opgenomen en dient het bestemmingsfonds op de balans te staan in de jaarrekening.

4.1 Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking op de datum van publicatie. Tegelijk daarmee vervalt het Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht 2019.

4.2 Citeertitel

Dit protocol wordt aangehaald als: Verantwoordingsprotocol Subsidies gemeente Utrecht.