Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen en gemeentelijke bevolkingsadministratie Utrecht

Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

• 1. Met het oog op het met elkaar in verband brengen van registraties, worden aan beheerders van andere gemeentelijke registraties, gegevens verstrekt.

• 2. De gegevens die per beheerder worden verstrekt en ten behoeve van welk doel, worden in een Leveringsverantwoording vastgelegd.

Artikel 6 Toegang tot de bevolkingsadministratie

• 1. Toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

• a. de beheerder;

• b. degenen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van de verwerker, indien en voor zover zij die nodig hebben voor de taakuitoefening in de organisatie van de beheerder, de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen verwerker en de gemeente;

• c. beheerders van andere gemeentelijke registraties, ter uitvoering van hun taken. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een leveringsverantwoording vastgelegd;

• d. de verantwoordelijke kan andere gemeentelijke organen toegang verlenen tot de bevolkingsadministratie. In de leveringsverantwoording, worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:

  • •

    het doel waarvoor de gegevens uit de bevolkingsadministratie nodig zijn;

  • •

    de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;

  • •

    een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;

  • •

    de plicht tot het in acht nemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet- en regelgeving.

• 1. De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.

Artikel 7 Verstrekking aan organen van de gemeente die geen toegang hebben tot de bevolkingsadministratie

• 1. Naar analogie van het bepaalde in artikel 3.5 en 3.8 van de Wet BRP kunnen (systematisch) gegevens worden verstrekt aan organen van de gemeente.

• 2. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens betreffende de systematische verstrekkingen aan organen van de gemeente, worden in een leveringsverantwoording vastgelegd.

• 3. In de leveringsverantwoording, worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:

• • het doel waarvoor de gegevens nodig zijn;

• • de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;

• • een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;

• • de plicht tot het in acht nemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet- en regelgeving.

• 4. De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 5. De verantwoordelijke kan besluiten aan andere organisaties met een gewichtig maatschappelijk belang die bij of krachtens wet taken uitvoeren voor de gemeente, systematisch gegevens te verstrekken.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt aan derden

• 1. Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet kunnen op verzoek gegevens worden verstrekt aan derden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente. In artikel 9 en 10 van deze verordening is aangegeven aan wie gegevens kunnen worden verstrekt en voor welk doel de verstrekking kan plaatsvinden.

• 2. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid vindt enkel plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

• 3. De verstrekking op basis van de in het eerste lid van dit artikel genoemde regel kan uitsluitend betrekking hebben op de in artikel 3.9, lid 2 juncto lid 4 van de wet genoemde gegevens.

• 4. Op een verstrekking als bedoeld in dit artikel is artikel 45 van de AVG van overeenkomstige toepassing.

Artikel 9 Voorwaarden voor overige verstrekkingen en gegevens aan derden

• 1. Voor verstrekking komen slechts in aanmerking:

• a. derden die voorafgaande schriftelijke toestemming hebben van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt. Deze toestemming moet bij de aanvraag zijn gevoegd of;

• b. derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente waarbij verstrekking slechts toegestaan is voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

• c. Derden zonder winstoogmerk, tenzij er sprake is van een aanvraag als bedoeld in lid 1 onder a.

• d. Voor verstrekking komen bovendien slechts in aanmerking: natuurlijke personen met een persoonlijk, niet-commercieel, belang, waarbij de beheerder van de basisregistratie anders dan bedoeld in dit artikel onder 1 a, na ontvangst van het verzoek tot gegevensverstrekking, de ingeschrevene om schriftelijke toestemming verzoekt en deze toestemming ook daadwerkelijk door de ingeschrevene schriftelijk is verleend.

• 2. Andere voorwaarden voor verstrekking:

• a. Verstrekking van gegevens vindt uitsluitend plaats eerst nadat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld.

• b. Een verzoek om informatie dient schriftelijk of digitaal (met identificatie) te worden ingediend bij de beheerder. Uit het verzoek dient ondubbelzinnig te blijken om welke persoon gegevens wordt gevraagd en welk doel de gegevensverstrekking dient.

• c. De verzoeker is desgevraagd verplicht om bewijsstukken te overleggen waaruit het belang van verzoeker blijkt. Bij het niet overleggen wordt het verzoek niet verder in behandeling genomen.

• d. Indien er sprake is van een ingewilligd verzoek tot verstrekkingsbeperking als bedoeld in art. 2.59 Wet BRP, worden geen gegevens verstrekt.

• e. Informatie wordt onder de geldende voorwaarden verstrekt als de betrokkene is overleden en de laatste woonplaats Utrecht was;

• f. Wordt het verzoek tot verstrekking gedaan in naam van een persoon, dan geschiedt dit slechts op basis van een schriftelijke machtiging van de rechthebbende en na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker tenzij de wet hieromtrent iets anders bepaalt. De machtiging wordt tenminste een jaar bewaard.

• g. De toestemming van een betrokkene in verband met het verzoek tot verstrekking van gegevens door een derde wordt tenminste een jaar bewaard.

Artikel 10 Categorieën van derden

Onder categorieën van derden worden verstaan:

• 1. derden zoals bedoeld in artikel 3.9 tweede lid van de wet waaronder bijvoorbeeld begrepen:

• a. rechtspersonen die zijn belast met de uitvoering van overheidstaken dan wel opdrachten en die gegevens uitsluitend nodig hebben ter uitvoering van de aan hen door de overheid opgelegde taken of rechtspersonen die door de gemeente worden gesubsidieerd waaronder geprivatiseerde onderdelen van de gemeente, zonder directe zeggenschap van het gemeentebestuur en geprivatiseerde onderdelen van de gemeente die bij bijzonder besluit zijn aangewezen door de verantwoordelijke. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: woningbouwcorporaties die de gegevens, met uitsluiting van debiteurenactiviteiten, fondswerving of ledenwerving, nodig hebben voor de uitvoering van de Woonwet dan wel de Huisvestingsverordening of de woonruimteverdeling of voor het tegengaan van illegale bewoning dan wel spookbewoning.

• b. derden die werkzaam zijn op het terrein van de gezondheidszorg en maatschappelijke en sociale dienstverlening of het onderwijs, anders dan op basis van artikel 3.3 van de wet en die de gegevens nodig hebben voor maatschappelijk relevante activiteiten, niet zijnde het werven van leden of fondsen. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: bloedbanken, het Rode Kruis of rechtspersonen die eigenaar of houder zijn van een begraafplaats voor zover het betreft de uitvoering van artikel 28 Wet op de lijkbezorging of een stichting die zich inzet voor vervolgingsslachtoffers. Tevens dienen hieronder te worden verstaan: rechtspersonen die zich inzetten voor de bescherming van mensen en dieren en rechtspersonen die werkzaam zijn op het gebied van kinderopvang en jeugdwelzijnswerk.

• c. alle genoemde organisaties in Bijlage 4 van het Besluit BRP, wanneer een systematische bevraging van gegevens in de BRP is mislukt.

• 2. Derden zoals bedoeld in artikel 3.9, eerste lid onder a van de wet met voorafgaande toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt, bijvoorbeeld ten behoeve van het organiseren van een reünie.

• 3. Gegevensverstrekking aan anderen die niet vallen onder de categorie derden en die niet zijn genoemd in deze verordening kunnen in bijzondere gevallen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals bij de wet en deze verordening zijn gesteld en nadat de persoon over wie gegevens worden verzocht, schriftelijk heeft ingestemd met de verstrekking.

• 4. Aan derden die in deze verordening zijn genoemd, kunnen onder de genoemde voorwaarden de gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor deze gegevens worden gevraagd. Het aanschrijven van de geselecteerde personen kán rechtstreeks door de gemeente geschieden.

Artikel 12 Doel van de aangehaakte gegevens

De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:

• a. informatie te leveren aan Publiekszaken ter uitvoering van de taken die verband houden met de administraties die bij deze organisatie moeten worden gevoerd;

• b. de organen genoemd in artikelen 14, tweede lid en 15 van deze verordening, te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die organen;

• c. de derden, genoemd in artikel 14 van deze verordening, te voorzien van gegevens, in de gevallen zoals bedoeld in deze verordening;

• d. een ingezetene van hem betreffende gegevens te voorzien en;

• e. statistische informatie te leveren.

Artikel 14 Toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie

• 1. Op de toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie zijn de bepalingen onder lid 1, a., b. en c. van artikel 6 van deze verordening van toepassing.

• 2. De verantwoordelijke kan besluiten andere binnengemeentelijke organen toegang te verlenen tot de bevolkingsadministratie. In de overeenkomst die in gevolge het besluit dient te worden opgemaakt, worden tenminste de volgende punten vastgelegd:

• • het doel waarvoor de gegevens uit de bevolkingsadministratie nodig zijn;

• • de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacybepalingen;

• • een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens en;

• • de functionarissen die de gegevens gaan raadplegen;

• • de plicht tot geheimhouding voor zover die niet reeds blijkt uit het beroep of wettelijk voorschrift.

Artikel 16 Verwijdering en vernietiging van gegevens

• 3. Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie slechts verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.

• 4. Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

Artikel 18 Rechten en plichten van de burger

• 1. Verzoeken ten aanzien van inzage in aangehaakte gegevens waaronder mede wordt verstaan verzoeken tot rectificatie, worden behandeld overeenkomstig hetgeen in de artikelen 15, 16, 17, 19 en 22 van de AVG is bepaald.

• 2. De verzoeken zoals bedoeld in het eerste lid, worden ingediend bij de beheerder.

• 3. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke over de in het eerste lid bedoelde verzoeken.

• 4. De beheerder kan van verzoeker verlangen dat deze zich deugdelijk legitimeert en / of zich in persoon bij hem vervoegt ter vaststelling van zijn identiteit.

• 5. Artikel 2.59 Wet BRP is van overeenkomstige toepassing.