Instructie voor de Griffier van de gemeente Utrecht

Artikel 1:1

In deze instructie wordt verstaan onder:

• a.

  griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

• b.

  griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• c.

  werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie, onder de naam Commissie Personeelszorg Raadsfunctionarissen (CPR) waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

• d.

  Procedurecommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda's van de raadscommissies en de RaadsInformatie- Avonden (RIA's).

Artikel 2:1

• 1.

  De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT

Artikel 2:2

• 1.

  De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan mede¬werkers van de griffie.

• 2.

  De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 3.

  De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

• 4.

  De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

• 5.

  De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG

Artikel 2:3

• 1.

  De griffier heeft periodiek overleg met de CPR over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

• 2.

  De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester, de secretaris en de plaatsvervangend voorzitter van de raad, tevens voorzitter van het Presidium.

• 3.

  De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

• 4.

  De griffier overlegt met de accountant over de controle op de jaarrekening.

• 5.

  De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

AGENDERING

Artikel 2:4

• 1.

  De griffier ondersteunt het Presidium, de Procedurecommissie of andere door de raad in te stellen commissies bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raadscommissies en de RIA's.

• 2.

  De griffier adviseert het Presidium en de Procedurecommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad.

BESTUURLIJKE BESLUITVORMING

Artikel 2:5

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

• 2.

  De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

• 3.

  De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

• 4.

  De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

• 5.

  De griffier bewaakt de afdoening van moties, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

ONDERZOEK

Artikel 2:6

• 1.

  De griffier is verantwoordelijk voor de rechtspositionele zorg voor de medewerkers van het stafbureau van de Rekenkamer, voor zover dit geen gevolgen heeft voor de onafhankelijkheid van dit stafbureau.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

• 3.

  De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

COMMUNICATIE EN VOORLICHTING

Artikel 2:7

• 1.

  De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

• 2.

  De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda's en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

• 3.

  De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

• 4.

  De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, een hoorzitting, een inspraakavond en RIA.

VERHINDERING EN VERVANGING

Artikel 3:1

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de CPR.

Artikel 3:2

Deze instructie kan worden aangehaald als: Instructie voor de Griffier van de gemeente Utrecht.

Artikel

[Klik hier om het document te downloaden]

Artikel 3:3

Deze instructie treedt in werking op de dag na publicatie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 10 maart 2011.

De griffier, De burgemeester,

Drs. A.A.H. Smits Mr. A. Wolfsen

Bekendmaking is geschied op 23 maart 2011.

Deze instructie treedt in werking op 24 maart 2011.

[Klik hier om het document te downloaden]