Besluit van Provinciale Staten van Utrecht van 30 april 2015, nr. 814C108F, tot vaststelling van Subsidieverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2015

Ondertekening

Bijlage 1 Controleprotocol

Dit betreft een controleprotocol voor een accountantsverklaring bij de aanvraag tot vaststelling van projecten binnen de subsidieverordening Mobiliteit regio Utrecht 2015. 1. Inleiding

1. Dit controleprotocol betreft het protocol dat volgens artikel 2.11 lid 2, onder a, en artikel 3.4 lid 2, onder a, van toepassing is.

2. De volgende regelgeving en begrippen zijn van toepassing: a. Wet BDU verkeer en vervoer; b. subsidieverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2015; c. accountant: accountant van de aanvrager; d. beschikking: waarin de subsidie is toegekend en het project is goedgekeurd; e. eindafrekening: de door de aanvrager in te zenden verantwoording inzake de kosten van het in gebruik nemen van het project; f. alle overige van toepassing zijnde correspondentie.

3. De controle heeft betrekking op de gereedmelding en de eindafrekening van de uitgevoerde projecten gebaseerd op de onder punt 1.2 genoemde regelgeving. Dit controleprotocol geeft aan op welke wijze de uitkomsten van deze controle dienen te worden gerapporteerd.

4. Het is in beginsel mogelijk dat door GS aangewezen accountant(s) een review uitvoeren bij de accountant.

2. Algemene uitgangspunten voor controle

1. De controle dient zowel een getrouwe weergave van de ingediende gereedmelding/eindafrekening als van de rechtmatige besteding van de ter beschikking gestelde middelen te omvatten. Van de accountant wordt daarom verwacht dat hij/zij niet alleen de getrouwheid van de gereedmelding/eindafrekening controleert, maar dat hij/zij ook de naleving van de subsidievoorwaarden toetst. Dit betekent dat nagegaan dient te worden of de uitgaven passen binnen het kader van de geldende regelgeving zoals genoemd onder punt 1.2 en zijn aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

2. De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming over de eindafrekening de volgende goedkeuringstoleranties: a. ten aanzien van fouten in de eindafrekening 1% van de omvangbasis; b. ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangbasis.

3. De omvangbasis is gelijk aan het eindbedrag van de eindafrekening van de subsidiabele kosten.

4. De fouten in de eindafrekening en onzekerheden in de controle hebben betrekking op het getrouwe beeld van die eindafrekening en/of rechtmatigheid van de baten en lasten opgenomen in de eindafrekening.

5. De accountant richt zijn controle zodanig in, dat een redelijke mate van zekerheid bestaat dat fouten en onzekerheden die de goedkeuringstoleranties genoemd onder punt 2.2 overschrijden worden ontdekt.

6. Naast de hiervoor genoemde kwantitatieve eisen houdt de accountant bij de controle en de oordeelsvorming rekening met kwalitatieve aspecten.

7. Voor de formulering van de goedgekeurde accountantsverklaring hanteert de accountant het model dat als bijlage 2 bij deze verordening is gevoegd.

3. Specifieke vereisten

1. Bij de uitvoering van de controle dient te worden vastgesteld dat: a. de kosten volgens de gereedmelding/eindafrekening geheel zijn besteed binnen de specifieke bestemming van de hiervoor toegekende subsidie; b. slechts de daarvoor in aanmerking komende (subsidiabele) kosten in de c. gereedmelding/eindafrekening zijn opgenomen; d. kosten die voor rekening van derden komen, buiten beschouwing zijn gelaten; e. bijdrage van derden niet leiden tot subsidie groter dan subsidiabele investeringskosten; f. voor zover van toepassing de opslag in verband met de kosten van Voorbereiding, Administratie en Toezicht (VAT) op de juiste wijze is berekend; g. pas met de aanleg van de voorzieningen is begonnen nadat de subsidieaanvraag bij GS is ingediend of dat er expliciet vooraf schriftelijk toestemming is verleend door GS; h. de BTW terecht is opgenomen (de aanvrager de BTW niet terug kan vorderen c.q. compenseren via het BTW-compensatiefonds).

2. Alle bij de controle geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en onzekerheden voor zover van invloed op de van GS te ontvangen subsidie, dienen te worden gerapporteerd.

Bijlage 2 Model accountantsverklaring

Opdracht Wij hebben de eindafrekening van het project {projectnaam} gecontroleerd. De eindafrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van B&W van {gemeente}. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving. Het is onze verantwoordelijkheid de controle als bedoeld in de subsidieverordening Mobiliteit regio Utrecht 2015 uit te voeren en een accountantsverklaring inzake de eindafrekening te verstrekken. Werkzaamheden Bij deze controle zijn wij nagegaan of de eindafrekening voldoet aan de volgende eisen: - dat de eindafrekening getrouw weergeeft de baten en lasten; - dat de baten en lasten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de beschikking tot subsidieverlening en de verordening waarop deze subsidie is gebaseerd.

Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en in overeenstemming met de subsidieverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2015. Volgens de in Nederland algemeen aanvaarde richtlijn is onze controle zodanig gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid kon worden verkregen dat de eindafrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat.

De controle omvatte onder meer een onderzoek door middel van waarnemingen ter onderbouwing van de bedragen in de eindafrekening, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de eindafrekening.

Oordeel Wij zijn van oordeel dat de door ons gewaarmerkte eindafrekening voor het project {projectnaam} van de {gemeente} getrouw en in overeenstemming met de beschikking tot subsidieverlening van {datum en dossiernummer} en in de subsidieverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2015 de baten en lasten weergeeft en dat deze baten en lasten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. {Uitgezonderd de hierna te vermelden bevindingen *}

Naam en adres: Datum: Accountant: Handtekening:

*) indien van toepassing

TOELICHTING

Artikelgewijze toelichting

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen In artikel 1.1 worden een aantal begrippen en afkortingen nader verklaard. De definitie van subsidie is overigens niet in de verordening opgenomen. De reden hiervoor is dat de Awb in artikel 4:21 een dwingende en algemeen geldende begripsomschrijving van subsidie geeft. Op grond van artikel 4:21 is een subsidie: ‘de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op een bepaalde activiteit van de aanvrager, anders dan betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten’.

Artikel 1.2 Toepasselijkheid subsidieverordening In artikel 1.2 wordt duidelijk dat deze verordening betrekking heeft op het aanvragen van subsidies op het gebied van mobiliteit. Dit laat onverlet dat in een bijzondere verordening voorzien kan worden in het verstrekken van een subsidie op het gebied van mobiliteit. Die bijzondere verordening gaat dan voor deze verordening. In artikel 1.2 lid 2, onder b en verder, is opgenomen dat anderen dan de Gemeenten die voorheen aan de BRU deelnamen, voor zover de activiteiten ten goede komen aan de vastgestelde doelstellingen op het gebied van verkeer en vervoer ook voor subsidie in aanmerking kunnen komen. In de praktijk hebben sommige projecten een grensoverschrijdend karakter. In een enkel geval krijgt een niet-voormalige BRU-gemeente subsidie, omdat het betreffende project van invloed is op het voormalige gebied van BRU. Artikel 1.2 lid 2 onder f is toegevoegd omdat GS een enkele keer subsidie verstrekken aan een organisatie die niet valt onder de sub a tot en met sub e vermelde categorieën. Denk bijvoorbeeld aan een subsidie voor de Stichting Utrecht Bereikbaar. Dit soort subsidies moet mogelijk blijven waarbij ook de algemene toevoeging geldt dat de activiteiten moeten vallen binnen de vastgestelde doelstellingen op het gebied van verkeer en vervoer en daarmee dus van invloed zijn op het voormalige gebied van BRU. Er is in artikel 1.2 lid 2 gekozen voor een formulering met ‘de door de provincie, danwel BRU als plusregio vastgestelde doelstellingen op het gebied van verkeer en vervoer’ zonder naar een specifiek document te verwijzen. Naast het geldend RVVP vormen mogelijk ook andere documenten het beleidskader.

Artikel 1.3 Bevoegdheid tot subsidieverstrekking In artikel 1.3 wordt vermeld dat GS bevoegd zijn tot subsidieverstrekking, zowel in bestaande als nieuwe gevallen. Bij bestaande gevallen gaat het om subsidie die door BRU als plusregio voor 1 januari 2015 zijn verstrekt. Artikel 1.3, tweede lid, brengt tot uitdrukking dat GS treden in de door BRU tot stand gebrachte subsidierelaties en deze verder beheert. Het betreft subsidierelaties die tot stand zijn gekomen op grond van de Uitvoeringsverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2013, Uitvoeringsverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2011 en de Uitvoeringsverordening Vervoer & Verkeer BRU 2008. Artikel 1.3, derde lid, bepaalt dat op besluiten van GS ter zake van subsidies die BRU als plusregio heeft verstrekt op grond van de Uitvoeringsverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2013, deze subsidieverordening van toepassing is. Indien GS een besluit nemen ter zake van een subsidie die door BRU als plusregio is verstrekt op grond van de Uitvoeringsverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2011 of de Uitvoeringsverordening Vervoer & Verkeer BRU 2008, dan past GS de bepalingen uit die betreffende Uitvoeringsverordening toe, met dien verstande dat telkens voor “DB” moet worden gelezen: GS.

HOOFDSTUK 2 SUBSIDIE INFRASTRUCTURELE PROJECTEN Artikel 2.1 Subsidiabele kosten Artikel 2.1 geven GS de bevoegdheid om subsidieaanvragen inhoudelijk te beoordelen op aspecten van een doelmatige en doeltreffende uitvoering. Onder “doelmatig” (effectief) wordt verstaan dat de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. Onder “doeltreffend” (of efficiënt) wordt verstaan dat de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. Voorts bepaalt dit artikel dat subsidie wordt verstrekt in de vorm van een vast percentage van de subsidiabele investeringskosten. In het zesde lid schrijft dit artikel voor dat de VAT-kosten worden vergoed tot maximaal 16% van de voor subsidie in aanmerking komende uitvoeringskosten. Het maximale bedrag van 16% van de subsidiabele investeringskosten wordt als volgt berekend. Stel, een project waarvoor subsidie wordt gevraagd kost qua aanleg van de infrastructuur € 100.000,--. Dit zijn de subsidiabele investeringskosten van dit project. De VAT-kosten voor dit project mogen maximaal 16% van dit bedrag zijn, dus € 16.000,--. In totaal komt een bedrag van € 116.000,-- voor subsidiëring in aanmerking. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling eerst de subsidiabele investeringskosten en de VATkosten van een bepaald project bij elkaar op te tellen en vervolgens een percentage van 16% te nemen. Stel, dat voor een project aan subsidiabele investeringskosten en VAT-kosten 116.000,-- is uitgegeven. Dan is het niet zo, dat 16% hiervan, dus € 18.560,-- VAT-kosten mogen betreffen. Dit is niet de juiste wijze van berekenen. Er kunnen uiteraard meer VAT-kosten gemaakt zijn dan 16% van de subsidiabele uitvoeringskosten in een project, maar VAT-kosten boven de 16% komen niet voor subsidie in aanmerking. Indien er minder VAT-kosten zijn gemaakt dan 16%, komen de VAT-kosten slechts tot de werkelijk gemaakte kosten in aanmerking voor subsidie.

Artikel 2.1, zevende lid, stelt een ondergrens voor projecten die in aanmerking komen voor een subsidie op grond van hoofdstuk 2. Indien er sprake is van een begrote bijdrage van GS onder € 25.000,- komt het project mogelijk in aanmerking voor een lokaal maatwerk subsidie op grond van hoofdstuk 3 van de verordening.

Artikel 2.2 Aanmelding Artikel 2.2 gaat in op de schriftelijke aanmeldingen van projecten. De aanmeldingen worden betrokken bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma. De aanmelding in jaar X wordt als zodanig betrokken in de begroting en het Uitvoeringsprogramma van jaar X+2. Toetsing en prioriteitstelling gebeurt op basis van deze verordening en vastgestelde beleidskaders. De opname in het Uitvoeringsprogramma is gerelateerd aan de bij de aanvraag ingediende gegevens qua kosten, planning, te bereiken doelen, etc. Binnen 8 weken na 1 december wordt een ambtelijk advies op de aanmelding voorgelegd aan het eerstvolgende AO (Ambtelijk Overleg). In deze verordening is de mogelijkheid toegevoegd de aanmelding tot uiterlijk 1 december te wijzigingen. De datum voor de aanmelding ligt op 1 oktober. In de praktijk blijkt vaak dat het bestuurlijke proces binnen een gemeente en de aanmelding door elkaar heen lopen. Derhalve is een periode ingebouwd om beide processen in gelijke tred te laten lopen. De aanvrager krijgt de gelegenheid een reeds tijdig ingediende aanvraag tot uiterlijk 1 december van het jaar van aanmelding te wijzigen dan wel aan te vullen. De deadline voor het indienen van de aanmelding blijft dus liggen op 1 oktober. Niet voor 1 oktober aangemelde projecten kunnen niet alsnog worden aangemeld in de periode tussen 1 oktober en 1 december.

Artikel 2.3 Heraanmelding Een project wat na aanmelding is opgenomen in het Uitvoeringsprogramma kan één keer worden heraangemeld. Die heraanmelding kan plaats vinden in het jaar tussen de aanmelding en het jaar waarin het project is opgenomen in het Uitvoeringsprogramma, dus jaar x+1 (zie toelichting artikel 2.2). Het project schuift dan één uitvoeringsprogramma door, dus naar jaar x+3. De 2e optie is heraanmelding plaats te laten vinden in het jaar waarin het project is opgenomen in het Uitvoeringsprogramma (x+2). Het project schuift in dat geval 2 jaren door, dus naar jaar x+4. Artikelen 2.4 + 2.5 Aanvraag van subsidie In deze artikelen wordt geregeld aan welke voorwaarden een subsidieaanvraag dient te voldoen. De aanmelding is leidend voor de aanvraag. Dat houdt in dat de aanvraag gelijkluidend dient te zijn met de aanmelding. Mocht blijken dat de aanvraag afwijkt van de aanvraag (dit ter beoordeling van de betreffende beleidsmedewerker) dan kan de aanvraag geweigerd worden (zie toelichting onder 2.8). Indien blijkt dat er gegevens of bescheiden ontbreken waardoor de aanvraag niet (voldoende) kan worden getoetst, kunnen GS aanvullende gegevens opvragen. Door het opvragen van aanvullende gegevens wordt de beslistermijn van acht weken geschorst. De beslistermijn wordt hervat op het moment dat de aanvullende gegevens door de subsidieverlener zijn ontvangen.

Artikel 2.6 Niet in behandeling nemen van de aanvraag Naast de in artikel 4:5 Awb bepaalde regels omtrent het niet in behandeling nemen van de aanvraag, is in de verordening een termijn gesteld van acht weken waarin de aanvrager de gelegenheid krijgt de onvolledige aanvraag aan te vullen.

Artikel 2.7 Beslistermijn subsidieaanvraag Artikel 2.7 bepaalt de termijn waarbinnen GS, na ontvangst van een volledige aanvraag, dient te beslissen op een aanvraag tot het verlenen van een subsidiebeschikking. Deze termijn is gesteld op acht weken. Uitgangspunt is dat GS binnen deze termijn een besluit kunnen nemen. Het tweede lid bepaalt echter dat GS eenmalig de beslistermijn kunnen verlengen met maximaal acht weken. Hiertoe kan, onder meer, aanleiding zijn in geval dat de complexiteit van de aanvraag daartoe aanleiding geeft. In beginsel zullen GS terughoudend zijn met het verlengen van de beslistermijn. Naast het verlengen van de termijn bestaat ook de mogelijkheid om te beslistermijn te schorsen. Dit is aan de orde indien aanvrager aanvullende informatie c.q. gegevens dient over te leggen. Artikel 2.6 bepaalt dat er een termijn van 8 weken geld waarbinnen de informatie c.q. gegevens overgelegd dienen te worden. Artikel 2.8 Weigeringsgronden In dit artikel zijn de weigeringsgronden opgenomen. Deze weigeringsgronden zijn een aanvulling op de weigeringsgronden artikel 4:35 Awb. Artikel 4:35 Awb stelt dat subsidie in ieder geval kan worden geweigerd indien er gegronde reden bestaat om aan te nemen dat: a. de activiteiten niet of niet geheel zullen plaatsvinden; b. de aanvraag niet zal voldoen aan de verplichtingen verbonden subsidie; c. de aanvrager niet op een behoorlijke wijze rekening en verantwoording zal afleggen voor de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. Naast de weigeringsgronden als opgenomen in de Awb staan in de verordening aanvullende weigeringsgronden op basis waarvan subsidie kan worden geweigerd. Indien de aanvraag naar beoordeling van de betreffende beleidsmedewerker afwijkt van de aanmelding kan deze GS adviseren de aanvraag te weigeren. Tevens is hier bepaald dat GS een subsidieaanvraag weigeren als de werkzaamheden voor het betreffende project op het moment van de aanvraag al in uitvoering zijn genomen of het betreffende project al geheel is uitgevoerd. De regel is dat er eerst subsidie wordt aangevraagd en verleend en vervolgens de gesubsidieerde werkzaamheden worden uitgevoerd. GS kunnen hiervan afwijken door vooraf schriftelijke toestemming te verlenen. Het bepaalde in het tweede en derde lid stond al in de verordening opgenomen maar is verplaatst naar het artikel met de weigeringsgronden.

Artikel 2.9 Voorschot Artikel 2.9 bepaalt dat GS voorschotten kunnen verlenen. Op grond van dit artikel zijn er een aantal voorwaarden voor het verlenen van voorschotten. Het project dient een uitvoeringsduur van een jaar te hebben en de subsidie voor het project dient meer dan € 500.000,-- te bedragen. Voorschotten worden enkel uitbetaald indien er een voortgangsrapportage wordt aangeleverd onderbouwd door middel van facturen. Er wordt maximaal 95% van de verleende subsidie bevoorschot. Met betrekking tot VAT-kosten was al langer praktijk dat deze pas voor bevoorschotting in aanmerking kwamen vanaf het moment dat een feitelijke aanvang was gemaakt met de werkzaamheden op straat, dus vanaf het moment dat ‘de eerste paal geslagen is’. Dit biedt een garantie dat het project ook daadwerkelijk uitvoering krijgt en niet, voor aanvang van de feitelijke werkzaamheden, stopgezet wordt terwijl wel al voorbereidingskosten zijn bevoorschot. Om dit een plek te geven in de verordening wordt een koppeling gemaakt met de kosten die worden gemaakt voor de aanleg, bouw, wijziging of inrichting van infrastructuur zoals bedoeld onder e.

Artikel 2.10 Verplichtingen subsidieontvanger Artikel 2.10 bepaalt de verplichtingen waaraan de subsidieontvanger dient te voldoen. Indien niet wordt voldaan aan deze verplichtingen kan dat gevolgen hebben voor de hoogte van de vaststelling van de subsidie (zie toelichting aan het einde van dit hoofdstuk). In het eerste lid, onder f, is verplicht gesteld dat de subsidieontvanger bij eventuele uitingen die hij onderneemt ruchtbaarheid geeft aan het feit dat het project gesubsidieerd wordt door de Provincie Utrecht (‘mede mogelijk gemaakt door’). Het gaat daarbij om uitingen op initiatief of met medewerking van de aanvrager. Deze verplichting ziet uiteraard niet op uitingen over een project buiten de aanvrager om, zoals een onverwachte publicatie in de krant over een project. Daarbij zij opgemerkt dat dit artikel geen verplichting geeft tot het doen van uitingen op zichzelf, maar als er sprake is van uitingen dan dient deze vermelding eraan toegevoegd te worden. Het gaat daarbij over uitingen in diverse media, maar ook in eventuele rapporten of op een bouwbord. Het tweede lid bepaalt dat de voorzieningen van het project in principe gedurende een periode van 10 jaar na voltooiing van de werkzaamheden het project in stand moeten blijven. Hierop is een uitzondering mogelijk indien al bij aanvang van het project duidelijk is, dat de voorziening een tijdelijk karakter heeft. Indien de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen kan op grond van artikel 4:49, eerste lid, aanhef en onder c, van de Algemene wet bestuursrecht ook na vaststelling van de subsidie de subsidie alsnog worden ingetrokken of ten nadele van de ontvanger worden gewijzigd. Het betreft overigens geen verplichting om te sanctioneren.

Artikel 2.11 Gereedmelding en aanvraag tot vaststelling Om aan te sluiten bij het wettelijk kader uit de Awb is er voor gekozen de voorheen gebruikte term van ‘eindafrekening’ te vervangen door de term aanvraag tot vaststelling. Onderdeel van de aanvraag tot vaststelling is vervolgens het verstrekken van voldoende gegevens om de subsidie te kunnen vaststellen. De eindafrekening is vervolgens de feitelijke handeling die daar weer uit voortvloeit, namelijk het overmaken van het subsidiebedrag dan wel de verrekening van voorschotten. Artikel 2.11 bevat meerdere onderdelen uit het subsidietraject voor infrastructurele subsidies, namelijk de feitelijke eindoplevering of het gereed komen van het project, de melding daarvan bij GS en de aanvraag tot vaststelling. In eerste instantie wordt in de afzonderlijke verleningsbeschikkingen een datum voor eindoplevering of gereed komen van het project vastgesteld. Het eerste lid bepaalt de termijn waarbinnen de subsidieontvanger melding dient te maken bij GS van deze eindoplevering of het gereed komen van het project. Indien de in de verleningsbeschikking vastgestelde termijn van eindoplevering niet wordt gehaald, kan de subsidieontvanger op grond van het derde lid in aanmerking komen voor ontheffing van deze termijn. De ontheffing wordt in ieder geval niet verleend indien door de subsidieontvanger niet binnen 1 jaar na subsidieverlening is gestart met de uitvoering van het project. Het tweede lid bepaalt de termijn voor het indienen van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie en maakt duidelijk welke gegevens en bescheiden toegevoegd moeten worden aan de aanvraag tot vaststelling. Het derde lid schrijft voor dat GS ook van de termijn voor het indienen van de aanvraag tot vaststelling eenmalig kunnen afwijken. Daartoe dient de subsidieontvanger een schriftelijk verzoek in bij GS. Het is daarbij de bedoeling dat de aanvrager zelf een nieuwe einddatum voorstelt waarvan de verwachting is dat het project wordt opgeleverd of wanneer de aanvraag tot vaststelling volledig kan worden ingediend. Het vierde en vijfde lid bepalen de gevolgen van te late indiening van de aanvraag tot vaststelling. Bij ambtshalve vaststelling kunnen GS een inschatting maken van de kosten van de gesubsidieerde activiteit. De vaststelling kan derhalve lager uitvallen dan vaststelling op basis van de werkelijke kosten. Voorafgaand aan de vaststelling wordt zover het project dat toelaat, een inspectie uitgevoerd door een medewerker van de provincie om te controleren of de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd. Artikel 2.12 Beslistermijn aanvraag tot subsidievaststelling Artikel 2.12 bepaalt de termijn waarbinnen GS, na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling de subsidie dienen te beslissen over de vaststelling. Deze termijn is gesteld op acht weken. Uitgangspunt is dat GS binnen deze termijn een besluit kunnen nemen. Het tweede lid bepaalt echter dat GS eenmalig de beslistermijn kan verlengen met maximaal acht weken. Hiertoe kan, onder meer, aanleiding zijn in geval dat de complexiteit van de aanvraag tot vaststelling daartoe aanleiding geeft. In beginsel zullen GS terughoudend zijn met het verlengen van de beslistermijn. Naast het verlengen van de termijn bestaat ook de mogelijkheid om te beslistermijn op te schorten. Dit is aan de orde indien aanvrager aanvullende informatie c.q. gegevens dient over te leggen. Artikel 4:5 van de Awb bepaalt daartoe het kader. NB. Anders dan in oudere versies van deze verordening bevat deze geen artikel met betrekking tot het intrekken en wijzigen van subsidies. Afdeling 4.2.6 van de Awb biedt daartoe een aantal bepalingen. Deze bepalingen zijn hoe dan ook van toepassing, en het heeft geen zin deze in de verordening te herhalen.

HOOFDSTUK 3 BUDGETSUBSIDIES: LOKAAL MAATWERK Artikel 3.1 Subsidiabele kosten Voor toelichting zie onder 2.1. Artikel 3.2 Aanvraag Dit artikel bepaalt op welke wijze de aanvraag dient te gebeuren. De invulling van budgetsubsidies is in beginsel vrij maar uitsluitingsgronden zijn tegenstrijdigheden met regionaal beleid en onderdelen die niet voldoen aan de subsidieverordening. Bij de aanvraag mag een ruimere hoeveelheid projecten of activiteiten worden aangemeld. De aanvraag dient als „groslijst. waarvan in het betreffende jaar werkzaamheden worden uitgevoerd. Door de ruimere aanvraagmogelijkheid is een flexibele uitvoering mogelijk (keuze wat wel/niet in te voeren in het betreffende subsidiejaar). Maximaal het in het Uitvoeringsprogramma opgenomen subsidiebudget wordt door GS toegekend aan de aanvrager. Projecten en activiteiten mogen in meerdere jaren worden aangevraagd. Kosten die van 1 januari tot en met 31 december van het jaar waarin de budgetsubsidie is opgenomen in het Uitvoeringsprogramma besteed zijn aan de aangemelde projecten en activiteiten zijn subsidiabel. Projecten en activiteiten die over meerdere jaren verdeeld zijn mogen onder de hiervoor genoemde voorwaarden tot meerdere declaraties leiden.

Artikel 3.3 Beslistermijn subsidieaanvraag In afwijking van de beslistermijn inzake subsidies uit hoofdstuk 2 is de beslistermijn voor budgetsubsidies gesteld op 16 weken. Deze termijn mag eenmalig verlengd worden met een termijn van vier weken. De termijn van 16 weken is ingesteld in verband met het feit dat de aanvraag uiterlijk 1 oktober binnen moet zijn, maar de beschikking pas definitief gemaakt kan worden in het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd en de begroting is vastgesteld. Door het moment van aanvraag wel op uiterlijk 1 oktober te houden, kan de subsidieverlening in de tussenliggende periode alvast worden voorbereid, beschikken kan echter pas met ingang van het nieuwe jaar.

Artikel 3.4 Aanvraag tot vaststelling In dit artikel is bepaald wat de datum voor indiening van de aanvraag tot vaststelling van de budgetsubsidies. Daarnaast wordt bepaald dat er voor de subsidie van Gedragsbeïnvloeding geen accountantsverklaring nodig is. Indien niet wordt voldaan aan de verplichtingen in dit artikel, kan dat gevolgen hebben voor de hoogte van de vaststelling van de subsidie. De fotoverantwoording is enkel verplicht indien het mogelijk is om foto’s te maken van een fysiek zichtbaar project. Het vierde en vijfde lid bepalen de gevolgen van te late indiening van de aanvraag tot vaststelling. Bij ambtshalve vaststelling kan GS een inschatting maken van de kosten van de gesubsidieerde activiteit, die lager kan uitvallen dan vaststelling op basis van de werkelijke kosten. Voorafgaand aan de vaststelling wordt zover het project dat toelaat, een inspectie uitgevoerd door een medewerker van de provincie om te controleren of de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd.

HOOFDSTUK 4 SUBSIDIE OPENBAAR VERVOER Artikel 4.1 Subsidiabele kosten In dit artikel is opgenomen dat de jaarlijkse bijdrage voor de exploitatie van openbaar vervoer wordt verstrekt op basis van het Uitvoeringsprogramma . Door middel van een Europese aanbestedingsprocedure wordt een of meer concessiehouders voor het openbaar vervoer aangewezen. Enkel de concessiehouder(s) kan/kunnen aanspraak maken op een subsidie op grond van hoofdstuk 4 van de verordening.

Artikel 4.2 Subsidieproces Artikel 4.2 geeft aan dat de concessie het kader biedt voor de wijze waarop het subsidieproces ten behoeve van de exploitatie van openbaar vervoer is ingericht. De verordening vult de concessie waar nodig aan.

Artikel 4.3 en 4.4 Aanvraag en Bij de aanvraag in te dienen gegevens In deze artikelen wordt geregeld aan welke voorwaarden een subsidieaanvraag dient te voldoen. Dit alles op basis van de concessie. Mocht blijken dat de aanvraag afwijkt van de concessie dan wordt om aanpassing gevraagd. Indien blijkt dat er gegevens of bescheiden ontbreken waardoor de aanvraag niet (voldoende) kan worden getoetst, kunnen GS aanvullende gegevens opvragen. Door het opvragen van aanvullende gegevens wordt de beslistermijn van acht weken geschorst. De beslistermijn wordt hervat op het moment dat de aanvullende gegevens door GS zijn ontvangen. Voor de subsidies voor marktbewerking en maatregelen op het gebied van sociale veiligheid geldt dat de subsidieaanvrager meestal pas gedurende het jaar een duidelijk beeld heeft over de inhoud van de subsidieaanvraag. De activiteiten zijn alleen globaal bekend en worden neergelegd in een plan. Dit plan wordt voorafgaand aan het jaar ingediend. Op het moment dat de activiteiten en de omvang daarvan wel volledig duidelijk zijn, wordt een subsidieaanvraag ingediend. Deze subsidieaanvraag wordt dus gedurende het subsidiejaar maar wel voorafgaand aan de activiteiten ingediend en wordt afgehandeld volgens de beslistermijnen van artikel 4.5

Artikel 4.5 Beslistermijn subsidieaanvraag In dit artikel wordt geregeld aan welke voorwaarden een subsidieaanvraag dient te voldoen. Indien blijkt dat er gegevens of bescheiden ontbreken waardoor de aanvraag niet (voldoende) kan worden getoetst, kunnen GS aanvullende gegevens opvragen. Door het opvragen van aanvullende gegevens wordt de beslistermijn van acht weken stil gezet. De beslistermijn wordt hervat op het moment dat de aanvullende gegevens door de subsidieverlener zijn ontvangen. Indien na een termijn nog steeds onvoldoende gegevens beschikbaar zijn, kan de aanvraag op grond van artikel 4:5 van de Awb buiten behandeling worden gelaten.

Artikel 4.6 Beslistermijn aanvraag tot vaststelling Voor toelichting zie onder 2.12 Het derde lid bepaalt de gevolgen van te late indiening van dan wel blijvend onvolledige aanvraag tot vaststelling. Bij ambtshalve vaststelling kunnen GS een inschatting maken van de kosten van de gesubsidieerde activiteit, die lager kan uitvallen dan vaststelling op basis van de werkelijke kosten. Voorafgaand aan de vaststelling wordt zover daartoe mogelijkheid bestaat, een controle uitgevoerd door een medewerker van de provincie om te controleren of de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd.

Artikel 4.7 Verplichtingen subsidieontvanger Voor toelichting zie onder 2.10

Artikel 4.8 Intrekken subsidie In principe biedt afdeling 4.2.6 van de Awb bepalingen voor het intrekken dan wel wijzigen van de subsidie. Deze bepalingen zijn hoe dan ook van toepassing, en het heeft geen zin deze in de verordening te herhalen. Voor de subsidie ten behoeve van de exploitatie van openbaar vervoer geldt in het bijzonder dat de bepalingen uit de concessie moeten worden nageleefd.

HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALING Artikel 5.1 Afwijkingsmogelijkheid en hardheidsclausule Artikel 5.1 bepaalt dat GS bij de verlening van de subsidie ten behoeve van projecten die van buitengewoon belang zijn in de regio Utrecht af kan wijken van deze verordening. Het spreekt voor zich dat GS zeer terughoudend van dit artikel gebruik zullen maken. Overigens is het aan GS om te bepalen wat er verstaan dient te worden onder “buitengewoon belang”.

Artikel 5.2 Toezicht naleving verordening Adequaat toezicht op de naleving van de verordening brengt met zich mee dat de verordening op een correcte wijze wordt nageleefd. Met de inwerkingtreding van deze verordening hebben GS ambtenaren aangewezen als toezichthouder op grond van artikel 5:11 Awb. In artikel 5:16 en volgende Awb staan de bevoegdheden van toezichthouders vermeld. Deze bevoegdheden houden in dat een toezichthouder inlichtingen kan vorderen, inzage kan vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden en hiervan kopieën kan maken, zaken kan onderzoeken, aan opneming kan onderwerpen en daarvan monsters kan nemen, en tot slot vervoermiddelen kan onderzoeken met betrekking waartoe hij een toezichthoudende taak heeft.

Artikel 5.3 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking daags na de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2015. Aanvragen die nog zijn ingediend onder de Subsidieverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2011 of de Subsidieverordening V&V BRU 2008 dienen volgens artikel 1.3 te worden afgehandeld volgens die verordeningen.

Artikel 5.4 Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als “Subsidieverordening Mobiliteit Regio Utrecht 2015”.