Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 30 juni 2020 nr. 820CA2C1, tot vervanging archiefbescheiden provincie Utrecht 2020

Geldend van 21-07-2020 t/m heden

Intitulé

Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van 30 juni 2020 nr. 820CA2C1, tot vervanging archiefbescheiden provincie Utrecht 2020

Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht;

Gelezen het advies van de provinciearchivaris van 5 december 2019 en gelet op:

  • -

    Artikel 7 Archiefwet 1995;

  • -

    Artikel 6 Archiefbesluit 1995;

  • -

    Hoofdstuk 3a Archiefregeling;

  • -

    Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

  • -

    Besluit informatiebeheer provincie Utrecht 2014.

Besluiten:

Artikel 1

  • 1. De papieren (of analoge) archiefbescheiden worden met ingang van de in artikel 3 genoemde datum routinematig vervangen door digitale reproducties waarna de papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. De papieren archiefbescheiden uit de periode maart 2010 tot en met de in artikel 3 genoemde datum* worden retrospectief vervangen door digitale reproducties.

Artikel 2

De routinematige digitale reproductie van archiefbescheiden vindt plaats op de wijze zoals beschreven in het Handboek Vervanging van de provincie Utrecht. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit (bijlage).

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in Provinciaal Blad.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden provincie Utrecht 2020.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van Utrecht van 30 juni 2020.

Gedeputeerde staten van Utrecht

Voorzitter,

mr. J.H. Oosters

Secretaris,

mr. drs. A.G. Knol-van Leeuwen

Toelichting

Gedeputeerde Staten van Utrecht neemt dit besluit vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de provincie Utrecht. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek Vervanging provincie Utrecht.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De provincie Utrecht heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die beschreven zijn het Handboek Vervanging.

Onderdeel van de kwaliteitsbewaking is een periodieke interne audit om de werkwijzen te controleren en evalueren. Ook de provinciearchivaris zal vanuit zijn toezichthoudende rol bewaken of de vervanging en het informatiebeheer voldoen aan de kwaliteitseisen.

*De uitvoering van de in artikel 1 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats, na analyse van de kwaliteit van de bestanden, op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring door de domeinmanager Bedrijfsvoering (gemandateerde volgens Besluit Informatiebeheer).

Rechtsbescherming

Tegen dit besluit kunt u binnen zes weken na de dag van verzending een bezwaarschrift bij het college van Gedeputeerde Staten van Utrecht indienen:

  • -

    Digitaal: gebruikt u hiervoor het formulier “Bezwaar tegen beslissing provinciaal bestuur met DigiD”.

    Uw DigiD geldt als ondertekening. U vindt het formulier via: www.provincie-utrecht.nl/formulierbezwaar.

  • -

    Schriftelijk: t.a.v. de secretaris van de Awb- adviescommissie van PS en GS, postbus 80300, 3508 TH Utrecht. Het bezwaarschrift moet in ieder geval bevatten:

  • -

    uw naam en adres,

  • -

    de datum,

  • -

    een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht (indien mogelijk, onder vermelding van het besluitnummer)

  • -

    de reden van bezwaar,

  • -

    ondertekening.

Aan de behandeling van een bezwaarschrift zijn voor de indiener geen kosten verbonden. Overigens schort het indienen van een bezwaarschrift de werking van het besluit niet op. Als u niet kunt wachten op de normale behandeling van uw bezwaarschrift, hebt u de mogelijkheid om een voorlopige voorziening aan te vragen bij de rechtbank. U moet op dat moment ook al een bezwaarschrift hebben ingediend. Het verzoek om een voorlopige voorziening richt u aan de voorzieningenrechter van de Rechtbank Midden-Nederland, Sector bestuursrecht, postbus 16005, 3500 DA Utrecht.

Daarbij is een griffierecht verschuldigd (zie ook: www.rechtspraak.nl/Procedures/Tarieven-griffierecht/ voor de hoogte van het griffierecht). U kunt ook digitaal een verzoek om voorlopige voorziening indienen bij genoemde rechtbank via http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Daarvoor dient u te beschikken over een elektronische handtekening (DigiD). Kijk op genoemde site voor de precieze voorwaarden.