Verordening vertrouwenscommissie en commissie functioneringsgesprekken burgemeester Utrechtse Heuvelrug 2017

Behoort bij raadsvoorstel 2017-456, titel: Verordening vertrouwenscommissie en commissie functioneringsgesprekken burgemeester Utrechtse Heuvelrug 2017

De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug;

Gelet op

- de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,

- de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en

- artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

Gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming

burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 15 juli 2012;

BESLUIT

I Vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot benoeming of tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt

Artikel 1 Taak

De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 2 Samenstelling commissie

1. De leden van de commissie worden door de raad uit zijn midden benoemd.

2. Iedere fractie draagt maximaal één lid voor ter benoeming door de raad

3. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

4. Indien een lid van de commissie langdurig niet beschikbaar is, kan hij of zij zich doen vervangen door een ander gemeenteraadslid. De vervanging geldt voor de resterende zittingsperiode van de commissie.

5. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

2. De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 4 Adviseur

1. De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taken.

2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

4. Als de raad geen wethouder aan de commissie toevoegt als adviseur aan de commissie, wordt het college als informatiebron bij de procedure betrokken, zoals beschreven in artikel 9 van deze verordening.

Artikel 5 Geheimhouding

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

2. De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

3. De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

4. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, tweede lid, 10, 14, vierde lid en 15 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

5. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 18 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.

Artikel 6 Vergaderingen

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1. De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

3. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 10 Verslag

1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

c. aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

d. bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

e. bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

II Raadscommissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden

Artikel 11 Taak

De commissie heeft tot taak functioneringsgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 12 Samenstelling commissie

1. De voorzitters van de fracties worden door de raad als lid van de commissie benoemd.

2. Plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

3. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

Artikel 13 Werkwijze van de commissie

Artikel 5 en 6 zijn van overeenkomstige toepassing op de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt.

Artikel 14 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken

1. De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester.

2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester.

3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.

5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.

6. Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

7. In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 15 Verslag

1. Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

2. Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

III Algemene bepalingen

Artikel 16 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 17 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

a. bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

b. bij een functioneringsgesprek: aan het eind van de raadsperiode;

c. bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 18 Archivering

1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

4. De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Artikel 19 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2. Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening vertrouwenscommissie en commissie functioneringsgesprekken burgemeester Utrechtse Heuvelrug 2017”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 29 september 2017.

De raad voornoemd,

de griffier, de plv. voorzitter,

W. Hooghiemstra J.R. van Geijtenbeek