Verordening Rekenkamercommissie 2018

Behoort bij raadsvoorstel 2018-514, Verordening rekenkamercommissie 2018 & voorbereiding benoeming rekenkamercommissie,

De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug;

Gelet op Gemeentewet artikel 81oa

Gelet op de wens bij de oordeelvormende bespreking om een passage uit het onderzoeksprotocol op te nemen in de verordening als artikel 10 lid 3,

BESLUIT

Vast te stellen de

Verordening Rekenkamercommissie 2018

Paragraaf 1, Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Rekenkamercommissie: de commissie die is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad en die ten doel heeft om door middel van onderzoeken een bijdrage te leveren aan de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur;

• 2.

  doelmatigheid of efficiëntie: het streven om met een zo beperk mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

• 3.

  doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de gewenste maatschappelijke effecten te bereiken;

• 4.

  rechtmatigheid: de mate waarin wordt voldaan aan de wettelijke kaders en regelgeving bij de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten;

• 5.

  lid: een lid van de Rekenkamercommissie dat op basis van deze verordening door de raad is aangewezen.

Paragraaf 2, De taak, samenstelling en het lidmaatschap van de rekenkamercommissie

Artikel 2 Taak van de commissie

1. Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de Rekenkamercommissie.

2. De Rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de Rekenkamercommissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de gemeentewet.

3. De Rekenkamercommissie is bevoegd bij de besturen en of directies van de hierna genoemde organisaties de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek, het betreft:

a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt;

b. instellingen die een subsidie, lening of garantie van de gemeente ontvangen;

c. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen waarin de gemeente aandeelhouder is;

d. rechtspersonen die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen.

 

Artikel 3 Samenstelling Rekenkamercommissie

3.1. Algemene regels over de leden van de Rekenkamercommissie

 

• 1.

  De raad benoemt minimaal drie en maximaal vijf leden in de Rekenkamercommissie.

• 2.

  Alle leden leggen, alvorens zij hun functie kunnen uitoefenen, in de handen van de voorzitter van de raad de eed (verklaring en belofte) af:

“Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de Rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gunst heb gegeven of beloofd.

Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in deze functie te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of belofte heb aangenomen of zal aannemen.

Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de Rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen.

Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)”

 

3.2. Permanente leden van de Rekenkamercommissie

• 1.

  Minimaal drie leden worden benoemd voor een periode van drie jaar

• 2.

  De raad kan bij benoeming voor één of meer leden een afwijkende termijn vaststellen.

• 3.

  De leden kunnen door de raad worden herbenoemd voor een totale periode van maximaal zes jaar.

• 4.

  De raad wijst één van de permanente leden, niet zijnde het lid als bedoeld in lid 2 van dit artikel, als voorzitter van de Rekenkamercommissie aan. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de vergaderingen van de Rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming.

 

3.3. Inwoners als wisselspelers in de Rekenkamercommissie

 

• 1.

  De raad kan per onderzoek een inwoner als wisselspeler benoemen.

• 2.

  De raad zorgt dat de vaste leden van de rekenkamercommissie betrokken zijn bij de voorbereiding van de benoeming. De raad kan de rekenkamercommissie om een voordracht vragen.

• 3.

  Een inwoner wisselspeler wordt alleen benoemd voor de duur van een bepaald onderzoek en zijn werkzaamheden beperken zich tot dat onderzoek.

• 4.

  Een inwoner wisselspeler wordt benoemd op van basis van kennis van het specifieke onderwerp dat onderzocht wordt.

• 5.

  Een inwoner wisselspeler krijgt een vergoeding als lid van de rekenkamercommissie conform deze verordening.

• 6.

  In aanmerking voor benoeming komen inwoners van de gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Artikel 4 Besluitvorming in de Rekenkamercommissie

• 1.

  In vergaderingen van de Rekenkamercommissie wordt besloten bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid één stem heeft.

• 2.

  Als de stemmen staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

• 3.

  Besluiten kunnen slechts worden genomen als een meerderheid van de leden van de Rekenkamercommissie ter vergadering aanwezig zijn.

Artikel 5 Einde van het lidmaatschap

• 1.

  Het lidmaatschap van een lid eindigt:

• 1.

  op eigen verzoek;

• 2.

  bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de Rekenkamercommissie (zie hiervoor art. 81f Gemeentewet);

• 3.

  wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

• 4.

  indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld;

• 5.

  indien het lid van de raad of het commissielid aftreedt als lid van de raad, dan wel als lid van de commissie;

• 6.

  indien het lid toetreedt tot de raad, dan wel wordt benoemd als lid van een raadscommissie.

• 1.

  De leden van de Rekenkamercommissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte, gebreken of ongeschiktheid niet in staat zijn hun functie naar behoren te vervullen.

Artikel 6 Verboden handelingen

• 1.

  Het is de leden van de Rekenkamercommissie verboden de handelingen te verrichten als bedoeld in artikel 15 van de Gemeentewet. De raad kan, gehoord de Rekenkamercommissie, een lid van de Rekenkamercommissie dat heeft gehandeld in strijd met dit verbod uit zijn functie ontslaan.

• 2.

  Bij aantreden overleggen de leden aan de raad een lijst van nevenfuncties. Wijzigingen melden de leden aan de Raad binnen 14 dagen na ingang van de wijziging.

Artikel 7 Vergoeding voor de werkzaamheden van de externe leden

• 1.

  De externe leden van de Rekenkamercommissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden.

  • 1.

    De voorzitter van de Rekenkamercommissie ontvangt een vergoeding voor zijn werkzaamheden van € 200,-- per vergadering.

  • 2.

    De overige externe leden van de Rekenkamercommissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden van € 175,-- per persoon per vergadering.

  • 3.

    Onder een vergadering als bedoeld onder punt a. en, b. wordt verstaan het als lid van de rekenkamercommissie bijwonen van de volgende bijeenkomsten:

    • 1.

      Vergaderingen van de rekenkamercommissie;

    • 2.

      Het bijwonen van presentaties (bijv. ambtelijk) in het kader van onderzoek;

    • 3.

      Het bijwonen van relevante bijeenkomsten / congressen van de NvRR, de Lokale Rekenkamer e.d.;

    • 4.

      Het bijwonen van vergaderingen van de raad en raadscommissies voor zover relevant voor de positie van de rekenkamercommissie of onderzoek van de rekenkamercommissie;

    • 5.

      Vergaderingen met college, directie team of griffie, daar waar de positie van de rekenkamercommissie aan de orde is,

met dien verstande dat er per dag slechts twee vergaderingen worden vergoed.

• 1.

  De vergoedingen als bedoeld in het eerste lid komen ten laste van het budget van de Rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 14.

• 2.

  De leden van de rekenkamercommissie ontvangen geen vergoeding van reiskosten voor bijeenkomsten in de gemeente.

Paragraaf 3, De werkwijze van de Rekenkamercommissie

Artikel 8 Reglement van orde

De Rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na de vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de gemeenteraad.

Artikel 9 Onderwerpen voor onderzoek en beslissing tot uitvoeren van onderzoek

• 1.

  De Rekenkamercommissie kiest de onderwerpen voor haar onderzoek, formuleert de probleemstelling en de onderzoeksvragen en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2.

  De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de Rekenkamercommissie rechtstreeks ter kennisneming voorgelegd aan de gemeenteraad.

Artikel 10 Criteria voor onderzoeken

• 1.

  De onderzoeken van de Rekenkamercommissie dienen aan de volgende criteria te voldoen

  • 1.

    Het onderzoek moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van door het gemeentebestuur gevoerde bestuur;

  • 2.

    Er moet sprake zijn van een substantieel belang;

  • 3.

    Het onderzoek moet door de gemeente te beïnvloeden bestuur of beleid betreffen;

  • 4.

    Er moet sprake zijn van een evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken;

  • 5.

    Er dient aandacht te worden besteed aan de onderzoeksdoelmatigheid;

  • 6.

    De onderzoeksresultaten moeten helder communiceerbaar zijn naar de bevolking.

  • 7.

    Als de raad besluit tot een verzoek om een onderzoek door de Rekenkamercommissie, dan beargumenteert de raad het verzoek op basis van deze criteria. De Rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor haar gronden aanvoeren.

  • 8.

    De rekenkamercommissie biedt de inwoners van de gemeente Utrechtse Heuvelrug via de gemeentelijke website de mogelijkheid om suggesties voor onderzoek aan te dragen. De rekenkamercommissie doet jaarlijks een actieve oproep aan de fracties binnen de gemeenteraad en aan de inwoners van de gemeente om geschikte onderzoeks-onderwerpen aan te dragen.

Artikel 11 Uitvoering van het onderzoek en rapportage

• 1.

  De Rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2.

  De Rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

• 3.

  De Rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek. De Rekenkamercommissie kan de bevoegdheid tot het inwinnen van inlichtingen mandateren aan de ambtenaren en onderzoeksmedewerkers die haar bij de uitvoering van haar taak terzijde staan. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de Rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken.

• 4.

  De Rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar.

• 5.

  De Rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 6.

  De Rekenkamercommissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek aan de Rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De Rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt.

• 7.

  Na hoor en wederhoor ten aanzien van de feiten zoals bedoeld in lid 6 formuleert de Rekenkamercommissie haar conclusies en aanbevelingen in een nota.

• 8.

  De Rekenkamercommissie stelt het bestuur in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die ten minste twee weken bedraagt, zijn zienswijze op het onderzoek en de nota aan de Rekenkamercommissie kenbaar te maken.

• 9.

  Na vaststelling door de Rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen zo spoedig mogelijk, aan de raad aangeboden. Hierbij worden de ambtelijke en bestuurlijke reacties gevoegd.

• 10.

  De Rekenkamercommissie brengt jaarlijks een verslag uit aan de Raad conform art. 185 lid 3 van de Gemeentewet.

 

Artikel 12 Bespreking met en door de raad

 

De raad beslist over de wijze waarop hij zich voorbereid op de bespreking van het in het vorige artikel bedoelde rapport en op de besluitvorming over in het negende lid bedoelde aanbevelingen.

 

Paragraaf 4, De ondersteuning van de Rekenkamercommissie

Artikel 13 Secretariële ondersteuning

• 1.

  In overleg met de rekenkamercommissie draagt de griffier er zorg voor dat de rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. De kosten daarvan dienen te vallen binnen het budget als bedoeld in artikel 14.

• 2.

  De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht.

Artikel 14 Onderzoeksmedewerkers

• 1.

  De Rekenkamercommissie is bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 14 (tijdelijk) onderzoeksmedewerkers aan te stellen.

• 2.

  Onderzoeksmedewerkers kunnen, indien de Rekenkamercommissie hen daartoe de bevoegdheid toekent, alle informatie verzamelen die de Rekenkamercommissie in het belang van het onderzoek nodig acht; zij hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot die informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de Rekenkamercommissie.

• 3.

  De Rekenkamercommissie is tevens bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 14 externe deskundigen in te schakelen. Het hiervoor in lid 2 gestelde is op de externe deskundigen dienovereenkomstig van toepassing.

Paragraaf 5, De kosten van de Rekenkamercommissie

Artikel 15 Budget

• 1.

  De Raad stelt jaarlijks bij de begroting het budget van de Rekenkamercommissie vast. De Rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. De griffier is budgethouder.

• 2.

  Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

• 1.

  de vergoedingen die krachtens artikel 7 zijn toegekend aan de leden van de Rekenkamercommissie;

• 2.

  de secretariële ondersteuning van de rekenkamercommissie;

• 3.

  onderzoeksmedewerkers;

• 4.

  de kosten van externe deskundigen die mogelijk door de Rekenkamercommissie zijn ingeschakeld en

• 5.

  de mogelijke overige uitgaven die de Rekenkamercommissie nodig oordeelt voor de uitvoering van haar taak.

 

Paragraaf 6, Slotbepalingen

Artikel 16 Citeertitel; inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Rekenkamercommissie gemeente Utrechtse Heuvelrug 2018.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2018.

• 3.

  Op datzelfde tijdstip vervalt de Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 maart 2018.

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,

   

W. Hooghiemstra G.F. Naafs