Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Valkenburg aan de Geul

Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieValkenburg aan de Geul
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingBesluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg
CiteertitelBesluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg
Vastgesteld doorgemandateerde functionaris
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-07-2013Onbekend

20-06-2013

Website RUD Zuid-Limburg

Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg

 

 

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

  • 1.

    Dit besluit verstaat onder:

    • a.

      archiefverordening: de in artikel 40 van de wet bedoelde verordening, de bij besluit van de het algemeen bestuur vastgestelde Archiefverordening RUD Zuid-Limburg;

    • b.

      documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

    • c.

      beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

    • d.

      informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

    • e.

      informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de gemeente vastgelegde gegevens, kennis en informatie .

  • 2.

    Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor het openbaar lichaam geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats

Artikel 2.
  • 1.

    De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Regionaal Historisch Centrum Limburg, gevestigd aan de St. Pieterstraat 7 te Maastricht.

  • 2.

    In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook documenten met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door het hoofd van de beheereenheid bijgehouden depotstaat bevinden.

Hoofdstuk III. Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening

Artikel 3.

Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen de cluster Organisatie en Informatie van de provincie Limburg

Artikel 4.

Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de RUD Zuid-Limburg betreffende de door de RUD Zuid-Limburg uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de RUD Zuid-Limburg, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 5.

Het hoofd van de beheereenheid is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen.

Artikel 6.

Het hoofd van de beheereenheid is bevoegd om in de archiefbewaarplaats documenten en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

  • Artikel 7.

  • 1.

    Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht het hoofd van de beheereenheid desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van de provinciale dan wel gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

  • 2.

    Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is het hoofd van de beheereenheid bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

  • Artikel 8.

Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 9.

Het hoofd van de beheereenheid brengt eenmaal per twee jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV. Archiefvorming en –ordening

Produktie van documenten

Artikel 10.

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 11.

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 12.

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 13.

Het hoofd van de beheereenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van documenten

  • Artikel 14.

  • 1.

    Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2.

    Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3.

    Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 15.

Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 16.

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

  • Artikel 17.

  • 1.

    Het hoofd van de beheereenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

  • 2.

    In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

  • 3.

    Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

  • 4.

    Het hoofd van de beheereenheid doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

  • 5.

    Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

    • a.

      de beheereenheid als bedoeld in artikel 3 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

    • b.

      de beheereenheid als bedoeld in artikel 3 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan haar overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

    • c.

      de afdeling automatisering van de provincie Limburg, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

  • 6.

    De afdeling automatisering van de provincie Limburg verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

Artikel 18.

Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk V. Beheer van documenten

Bewaring van documenten

Artikel 19.

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 20.

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 21.

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven de goedkeuring van het dagelijks bestuur.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 22.

Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 23.

Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.

Artikel 24.

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

  • Artikel 25.

  • 1.

    Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2.

    Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3.

    Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

Vervreemding en overdracht van documenten

Artikel 26.

Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 29 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur.

Selectie en vernietiging van documenten

  • Artikel 27.

  • 1.

    Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2.

    Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3.

    Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 17 van dit besluit bedoelde inventaris.

Artikel 28.

Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

Overbrenging van documenten

Artikel 29.

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk VI: Slotbepalingen

Artikel 30

Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg en wordt gepubliceerd op de website van de RUD Zuid-Limburg.

Artikel 31

Dit besluit treedt in werking op 1 juli 2013.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 20 juni 2013

De directeur, De voorzitter,