Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Geldend van 28-08-2008 t/m heden

Intitulé

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

De Raad van de gemeente Valkenswaard;

 

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Valkenswaard van 29 juli 2008;

 

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

 

gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens;

 

besluit vast te stellen:

 

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:a. de wet:de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;b. verordening:de Verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;c. verantwoordelijke:het college van burgemeester en wethouders;d. beheerder:een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;e. bewerker:degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;f. ingeschrevene:degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;g. afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 Algemene wet bestuursrecht;h. derde:elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene 

Artikel 2

1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA danwel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.2. In bijlage I bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen. 

Artikel 3 van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

1. Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d.2. Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder e.die op grond van de beheersregeling gemeentelijke basisadministratie is aangewezen.3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:a) (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;b) (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepasssingen;c) verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie. 

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

1. Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens binnen de aangesloten applicaties, worden gegevens verstrekt aan het gemeentelijke Data Distributiesysteem, voor zover noodzakelijk is voor de uitvoering van opgedragen taken.(zie bijlage 6)

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:a. de beheerder;b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling Publiekszaken (ingevolge art 3 van de Beheerregeling GBA aangewezen functionarissen met uitzondering van de beveiligingsbeheerder);c. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente; d. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, de in de bijlage II bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers, voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden. 

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt.

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de bijlage III bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers (die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) de in die tabel aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de in die tabel aangegeven doelen.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt.

1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van wet, aan de in bijlage IV bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 2. In bijzondere gevallen kunnen tevens gegevens als bedoeld in artikel 100, derde lid van de wet worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 

Artikel 8 Terugmeldplicht

1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.2. In bijlage V worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft.3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.4. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA. 

Artikel 9 Protocolplicht

Met inachtneming van artikel 103 van de wet wordt door de gegevensbewerker onder verantwoordelijkheid van de beheerder vastgelegd welke persoonsgegevens over welke personen zijn verstrekt aan afnemers en/of derden. Jaarlijks biedt de beheerder aan de verantwoordelijke een controleverslag aan.De verantwoordelijke verstrekt aan de geregistreerde op diens verzoek binnen vier weken eenschriftelijk overzicht van de gegevens die het afgelopen jaar voorafgaande aan het verzoek uitde basisadministratie aan derden en/of afnemers zijn verstrekt.Aan het verzoek wordt geen gevolg gegeven indien dit in het belang is van de veiligheid van destaat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. 

Artikel 10 Inzagerecht

Met inachtneming van artikel 78 zendt de verantwoordelijke de geregistreerde binnen vier wekenna vestiging of hervestiging kostenloos een begrijpelijk en volledig overzicht van zijn persoonslijst.Bij de persoonslijst wordt informatie verstrekt over de werking van de gemeentelijkebasisadministratie en over de rechten en de plichten van de geregistreerde. Tevens wordt degeregistreerde bij aangifte van verblijf en adres gewezen op het recht op geheimhouding zoalsdat in artikel 102 van de Wet GBA is omgeschreven.Gelet op artikel 79 van de wet GBA verleent de verantwoordelijke de geregistreerde binnen vierweken kostenloos inzage in de basisadministratie of zendt aan de geregistreerde op diensverzoek een begrijpelijke persoonslijst toe. Het recht op inzage wordt pas verleend nadat deidentiteit is vastgesteld. 

Artikel 11 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens besluit van het college van burgemeester en wethouders vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 12 Slotbepalingen

1. De verordening voor de gemeentelijke basisadministratie van 29 januari 2004 wordt ingetrokken.2. Deze verordening treedt in werking op :28 augustus 2008.3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.4. De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.5. De in deze verordening genoemde bijlagen bij de artikelen 2,4,5, 6, 7 en 8 worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

 

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 augustus 2008.Valkenswaard,

 

de griffier,                                                       de voorzitter,

mr. C.J. Dorsman                                                drs. A.B.A.M. Ederveen 

Behorende bij artikel 2 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 1

 

Aanwijzing van binnengemeentelijke afnemers ingevolge artikel 2

1. Team Financieel Beheer en Belastingen

2. Team Vergunningen, Toezicht en Handhaving

3. Team Klantcontactcentrum

4. Team Zorg, Welzijn en Onderwijs

5. Team Brandweer.

6. Team Facilitair Bedrijf

7. Team Ruimtelijke Ordening en Economische Zaken

8. Team Advies en Management Ondersteuning

9. Team Strategie en Control

10. Het Samenwerkingsverband Werk & Inkomen gemeenten Heeze-Leende, Valkenswaard, Waalre.

11. Het samenwerkingsverband ‘Shared Service Center personeels- en salarisadministratie’, gemeenten Heeze-Leende, Waalre, Cranendonck, Valkenswaard.

12. Politie Brabant Zuidoost te Valkenswaard.

 

Behorende bij artikel 5 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 2

 

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

 

De gegevens worden slechts beschikbaar gesteld als daartoe een autorisatiebesluit is verleend door de applicatiebeheerder G.B.A., belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

 

Standaard gegevensset.Rubriek Omschrijving Rubriek Omschrijving01 PERSOON 08 VERBLIJFPLAATS01.01.10 A-nummer persoon 08.09 Gemeente en datum van Inschrijving01.01.20 BSN-nummer persoon 08/10.10 Functie adres01.02.10 Voornamen persoon 08.10.20 Gemeentedeel01.02.20 Adellijke titel/predikaat persoon 08.10.30 Datum aanvang adreshouding01.01.30 Voorvoegsel geslachtsnaam persoon 08.11 Straatnaam - huisnr - huisltr -huisnr.toev.- ad bij huisnr 01.01.40 Geslachtsnaam persoon 08.11.60 Postcode01.03.10 Geboortedatum persoon 08.12.10 Locatiebeschrijving01.04.10 Geslachtsaanduiding 08.13.20 Datum vertrek uit Nederland01.61.10 Aanduiding naamgebruik 08.14.20 Datum vestiging in Nederland06 OVERLIJDEN 21 VERWIJSGEGEVENS06.08.10 Datum overlijden 21.09.10 Datum uitschrijving07 INSCHRIJVING 07.70 Indicatie geheim

De standaard gegevensset wordt aan alle binnengemeentelijke afnemers verstrekt, met als doel dat deze worden gebruikt voor de controle op het juiste gebruik van persoonsgegevens en de correspondentie met ingeschrevenen.Naast de standaard gegevensset worden aanvullende gegevens verstrekt uit de hierna genoemde categorieën, voor zover hiervoor een autorisatiebesluit is verleend en deze noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de tot de afdeling behorende wettelijke en gemeentelijke taken.

De autorisatie van de gegevens die ter beschikking worden gesteld, zijn vastgelegd in de autorisatietabellen van de gemeentelijke basisadministratie en zijn te raadplegen. De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

Het raadplegen van de GBA-gegevens door de binnengemeentelijke afdelingen wordt geprotocolleerd. Deze gegevens worden gedurende de periode van 1 jaar bewaard.

Tabel binnengemeentelijke afnemers met rechtstreekse toegang tot de G.B.A.

Organisatie onderdeelWettelijk kader/Gemeentelijke taken Gegevensset uit categorieën:

Team Financieel Beheer en Belastingen Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening 01 – 02/03 - 04 –05 – 06 - 07 – 08/58 – 21

Team Facilitair Bedrijf Archiefwet, Postregistratie 01 – 05 – 06 - 07 – 08 – 21

Shared Service Center personeels- en salarisadministratie Samenwerkingsverband gemeenschappelijke salaris- en personeelsadministratie 01 - 02/03 - 04 – 05 – 06 -07 – 08 – 09 – 21

Team Advies en Management Ondersteuning Algemene Wet Bestuursrecht, voorbereiding en opstellen van gemeentelijk beleid.Bezwaar- en beroepsprocedures 01- 02/03 - 05/55 – 06 - 07 – 08 – 09 - 11 –21

Team Advies en Management Ondersteuning Kabinetszaken, Huwelijksjubilea, 100-jarigen, Gedecoreerden 01 – 02/03 – 05 – 06 - 07 - 08/58 – 09 – 21.

Team Ruimtelijke Ordening en Economische Zaken Huisnummering, Woningwet,Gemeentelijke taken, Vastgoedadministratie 01 –05 – 06 - 07 –08/58 – 21Team Vergunningen Toezicht en Handhaving Algemene Wet bestuursrecht, wet GBA (uitvoeren bevolkingscontroles) 01- 02/03 - 05/55 – 06 – 07 - 08 – 09 –21

Team Zorg, Welzijn en Onderwijs, Team Vergunningen Handhaving en Toezicht,Team Financieel Beheer en Belastingen APV-verordening, Winkeltijdenwet, Drank- en Horecawet, Woningwet, Wet milieubeheer, Wet op de Kansspelen.Gemeentewet, Wet waardering onroerende zaken, Wet verontreiniging Oppervlaktewater.Wet maatschappelijke ondersteuning.Welzijnswetten, Leerplichtwet, Verordening Leerlingenvervoer.01 – 02/03 – 05/55 – 06 - 07 – 08/58 – 09 –21.Team Klantcontactcentrum Burgerlijk wetboek, KieswetWet op de lijkbezorging, Parkeerverordening Valkenswaard, Burgerlijk Wetboek, Paspoortwet, Wegenverkeerswet, Wet op de Justitiële documentatie01/51 – 02/03/52/53 – 04/54 – 05/55 –06/56 - 07 – 08/58 – 09/59 – 10/60- 11/61-12-21.

Samenwerkingsverband Werk & Inkomen gemeenten Heeze-Leende, Valkenswaard, Waalre Bestuursovereenkomst Bijstandswet, UitkeringswettenWet Inburgering nieuwkomers 01 – 02/03 - 05/55 – 06– 07 - 08/58 – 09 – 11 – 21

Verklaring gegevens categorieën:01/51 = persoon 02/52/03/53 = ouders 04/54 = nationaliteit 05/55 = huwelijk/partnerscahp 06 = overlijden07 = inschrijving 08/58 = adresgegevens 09/59 = kinderen 10/60 = verblijfstitel 11/61 = gezag12 = reisdocumenten 21 = verwijsgegevens

 

Behorende bij artikel 6 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 3

 

Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt.

 

De gegevens worden slechts beschikbaar gesteld voor het gebruik ten behoeve van het in de tabel aangegeven doel.

 

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar papieren mutaties aan worden verstrekt uit de GBA

Wie Waarvoor Gegevensset

Publiekszaken: kennisteam, cluster Belastingen. Aktueel houden van de subjectenregistratie.Controlelijsten ter aanvulling op berichtenverkeer DDS-GISVG Wekelijks: mutatierapportage van:Persoon, adreswijzigingen, huwelijk, partnerschap, overlijden Jaarlijks: een overzicht van ingezetenen die alleenwonend zijn op de peildatum 1 januari. Publiekszaken, team Toezicht- en Handhaving Uitvoering bevolkingscontroles Wekelijks: mutatierapportage van:adreswijzigingenVoorwaarde = onderzoeksgegevens komt voor in categorie 08/58

Middelen: team Financiën Personeelsadministratie Wekelijks: mutatierapportage van:adreswijzigingen, huwelijk, partnerschap, overlijdenVoorwaarde = ingezetenen heeft aantekening ‘pzo’ (gepensioneerden/ personeelsleden.

Beleid, Ontwikkeling en Ondersteuning: bestuurs- en management OndersteuningKabinet Jaarlijks en ad-hoc op verzoek:Lijsten huwelijksjubilea 25, 40, 50, 60 jr.Lijst 100-jarigen.Lijsten/stickers gedecoreerdenUittreksel GBA tbv aanvraag decoratie bij ministerie van Binnenlandse Zaken.

Samenwerkingsverband Werk & Inkomen gemeenten Heeze-Leende, Valkenswaard, Leende Uitvoering Wet InburgeringWekelijks: mutatierapportage van:Adreswijzigingen, overlijdenVerblijfstitel, 1ste inschrijving in Nederland

 

Behorende bij artikel 7 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 4

 

Gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens ingevolge art. 100 Wet GBA.

 

Een aanvraag tot gegevensverstrekking kan uitsluitend schriftelijk worden gedaan.

 

Er worden uitsluitend gegevens verstrekt over:de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het naamgebruik door de ingeschrevene, het adres,de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Gegevens worden uitsluitend verstrekt als wordt voldaan aan de eisen van artikel 100 van de Wet GBA. Deze voorwaarden zijn:- er worden geen gegevens verstrekt met winstoogmerk (met andere woorden geen commerciële instellingen).- Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van andere.- Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoeften en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.- Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.- Bij verstrekking dient de ontvangende organisatie te voldoen aan de Wet bescherming Persoonsgegevens.- Bij verstrekking aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het college bescherming persoonsgegevens).- Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst uitdrukkelijk toestemming van de ingeschrevene vereist.- Als een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt niet tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.

 

Tabel instanties die in aanmerking kunnen komen voor gegevensverstrekking ingevolge artikel 100 wet GBA

Wie Waarvoor LegesVerenigingen/instellingen met een ideëel doel op het gebied van:• maatschappelijke dienstverlening• algemene gezondheidszorg• geestelijke gezondheidszorg• kinderopvang• jeugdwelzijnswerk• ouderenzorg• gehandicaptenzorg• werkvoorziening• wetenschappelijk onderzoek t.d.v. de uitvoering van een maatschappelijke zorgtaak of het direct verlenen van zorg Voorbeeld:• opsporen van familieleden en de bemiddeling en begeleiding tussen deze familieleden• Bevorderen van en het verlenen van bijstand in de deelname aan het maatschappelijk verkeer door ouderen.NeeWijkraad Borkel en Schaft de uitvoering van hun taken ingevolge de Verordening op de wijkraad Borkel en SchaftNee(Streek) Ziekenhuizen Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen i.v.m. die zorgJaWoningbouwcoöperaties Uitvoering van taken op het gebied van de volkshuisvesting, huursubsidiewet en de bestrijding van illegale bewoning, met betrekking tot de in hun beheer zijnde woningen gelegen binnen de gemeentegrenzen.NeeBegrafenisondernemers/crematoria Uitvaartverzorging en begraafplaatsenadministratie NeeBuitenlandse EU-overheden Uitvoering publiekrechtelijke taak JaBuitenlandse Niet EU-overheden Uitvoering publiekrechtelijke taak (alleen met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens JaBuitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande Uitvoering publiekrechtelijke taak JaNatuurlijke personen een persoonlijk niet commercieel belang. Voorbeeld:• afstammingsonderzoek.• opsporing familielid of een andere relatie in persoonlijke sfeer (Gemeente =intermediair) Ja

 

Behorende bij artikel 8 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 5

 

Aanwijzing van binnengemeentelijke afnemers met een terugmeldplicht ingevolge artikel 8, lid 2.

 

De aangewezen binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek, dan wel van andere uit de gemeentelijke basisadministratie verkregen gegevens, doet hiervan verplicht mededeling, via de binnengemeentelijke terugmeldvoorziening, aan de gegevensverwerker G.B.A.

1. Team Financieel beheer en belastingen

2. Team Vergunningen, toezicht en handhaving

3. Team Klantcontactcentrum

4. Team Zorg, welzijn en onderwijs

5. Team Brandweer.

6. Team Facilitair bedrijf

7. Team Ruimtelijke ordening en economische zaken

8. Team Advies en management ondersteuning

9. Team Strategie en control

10. Het Samenwerkingsverband Werk & Inkomen gemeenten Heeze-Leende, Valkenswaard, Waalre.

11. Het samenwerkingsverband ‘Shared Service Center personeels- en salarisadministratie’, gemeenten Heeze-Leende, Waalre, Cranendonck, Valkenswaard.

12. Politie Brabant Zuidoost te Valkenswaard. 

Behorende bij artikel 4 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 6

 

Aangesloten applicaties op DDS

1. FIS4all: Key2Financiën2. GISVG3. VGS4all: HIS@all4. PIV4all : Key2Burgerzaken5. BPA4all : Key2Begraven6. GWS4all plus GWS/WMO7. LLA4all : Key2Leerlingen8. Squit9. Key2VOA

 

Voor de te raadplegen gegevens verwijs ik naar de tabel behorende bij bijlage 2 (artikel 5).