Beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensgemeente Valkenswaard 2011

Geldend van 28-07-2011 t/m heden

Intitulé

Beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensgemeente Valkenswaard 2011

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard,

 

Gelet op artikel 14, 1e lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens:

 

Gezien de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Valkenswaard;

 

besluiten vast te stellen;

 

de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensgemeente Valkenswaard 2011.

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

 

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

de wet: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb 1994, 494);

bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfregisters en het Besluit bevolkingsboekhouding, welke ingevolge de intrekking van deze wet en het besluit per 1-10-1994 niet meer worden bijgehouden;

verordening: verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens gemeente Valkenswaard;

toepassingssysteem: de software en de hardware die worden gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden;

audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling;

kwaliteitssteekproef: een periodieke steekproef op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over persoonslijsten;

persoonslijst: een verzameling van gegevenselementen verdeeld over categorieën die betrekking hebben op een ingeschrevene;

periodieke gegevensverstrekking: verstrekking van gegevens op basis van een besluit van de Minister of de gemeentelijke verordening, op over in het besluit of de verordening genoemde momenten over een in het besluit of de verordeningaangeduide groep personen, via een in het besluit of verordening genoemd medium;

brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de wet gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname in de gemeentelijke basisadministratie op een daarvoor bestemde persoonslijst;

foutverslag: het automatisch aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;

foutenlijst: het automatisch aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;

aangehaakt gegeven: het gegeven dat niet behoort tot de limitatief bij de wet opgesomde gegevens of tot de gegevens die bij of krachtens het Besluit Bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch zijn opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie Valkenswaard;

autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikers- mogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;

de verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de basisadministratie, zijnde burgemeester en wethouders;

de beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;

informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding betreffende de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingprocedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het verzamelen van gegevens, de gegevensverwerking en de informatievoorziening; 

applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening; 

privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening; 

beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten die gericht is op het meten van resultaten en het rapporteren aan het college van burgemeester en wethouders en aan de informatiebeheerder; 

gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze door middel van het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

 

Artikel 2De teammanager KCC is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder.Artikel 31. De informatiebeheerder wijst medewerkers aan die worden belast met:a) gegevensverwerking;b) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring.

2. De teammanager FAB wijst medewerkers aan die zijn belast met het a) systeembeheer;b) gegevensbeheer;c) applicatiebeheer.

Artikel 4De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie tevens voor ‘het bevroren bevolkingsregister’. De aangehaakte gegevens vallen onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens.

 

Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer

 

Artikel 5 Het informatiebeheer, uitgevoerd door de informatiebeheerder, voorziet in:a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;e) periodiek overleg tussen de informatiebeheerder, de systeembeheerder, gegevensbeheerder en de applicatiebeheerder.f) richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

 

Artikel 6De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:a) persoonsinformatievoorziening;b) beveiliging;c) privacy;d) gegevenskwaliteit;

 

Artikel 7De informatiebeheerder beslist:a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;b) op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;c) op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;d) over het toekennen van autorisaties..

 

Artikel 8De informatiebeheerder ziet er op toe dat:a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de wet en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;d) dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie;e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de desbetreffende beveiligingsplannen worden nageleefd.

Artikel 9De informatiebeheerder, of een daartoe aangewezen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.

 

Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer

 

Artikel 10Het gegevensbeheer wordt uitgevoerd door de gegevensbeheerder. 

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;b) het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;c) de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking.

Artikel 11De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 12Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Artikel 13De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

 

Hoofdstuk 4 Het systeembeheer

 

Artikel 14Het systeembeheer wordt uitgevoerd door de systeembeheerder, deze is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

 

Artikel 15De systeembeheerder voorziet in:a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 16De systeembeheerder is bevoegd:a) direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;b) aanwijzingen te geven over:- beheer toepassingssystemen;- beheer van bestanden;- reconstructiemaatregelen.

 

Artikel 17De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 5, onder e genoemde overleg.

 

Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer

 

Artikel 18Het applicatiebeheer, uitgevoerd door de applicatiebeheerder voorziet in:a) een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;b) de interactie bij storingen in hard- en software;c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder na goedkeuring van de informatiebeheerder;e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend;f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing van voornoemde problemen en klachten te zorgen;i) de voorlichting aan de in artikel 3 genoemde medewerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;j) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de informatiebeheerder en systeembeheerder;k) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;l) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;m) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.

 

Artikel 19De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie;d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.

 

Artikel 20De applicatiebeheerder is bevoegd:a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;b) over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.

Artikel 21De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen.

 

Artikel 22De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit de desbetreffende beveiligingsplannen worden nageleefd.

 

Artikel 23

De applicatiebeheerder neemt deel aan:a) het overleg genoemd in artikel 5, onder e;b) het externe gebruikersoverleg.

 

Hoofdstuk 6 Het privacybeheer

 

Artikel 24Het privacybeheer wordt uitgevoerd door de privacybeheerder.

 

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

a. de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;b. het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens met betrekking tot het team KCC.

 

Artikel 25De privacybeheerder voorziet in:a. de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de wet ;b. de afhandeling van alle verzoeken om geheimhouding overeenkomstig artikel 102 van de wet;c. afhandeling van verzoeken overeenkomstig artikel 103 en 104 van de wet, om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.

Artikel 26De privacybeheerder is bevoegd:a. op grond van het in artikel 24b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;b. ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 27De privacybeheerder wordt betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen, de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

 

Hoofdstuk 7 Het beveiligingsbeheer

 

Artikel 28

 

Het beveiligingsbeheer wordt uitgevoerd door de beveiligingsbeheerder.

a. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders waarin wordt aangegeven in welke mate de gewenste resultaten van de informatiebeveiliging worden bereiktb. De beveiligingsbeheerder is bevoegd om kennis te nemen van alle stukken die verband houden met de getroffen maatregelen ten aanzien van de informatiebeveiliging.c. De beveiligingsbeheerder verstrekt gevraagd en ongevraagd adviezen aan de informatiebeheerder om te komen to het gewenste beveiligingsniveau van de GBA.d. De beveiligingsbeheerder is verplicht om minimaal één maal per jaar een rapportage uit te brengen aan het college van burgemeester en wethouders omtrent de gewenste resultaten op het gebied van beschikbaarheid, vertrouwelijkheid, integriteit en controleerbaarheid betreffend het afgelopen kalenderjaar.

 

Hoofdstuk 8 De gegevensverwerking

 

Artikel 29De gegevensverwerking wordt uitgevoerd door de gegevensverwerkers.De gegevensverwerkers voorzien in:a. het verzamelen en verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, Handleiding Uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de informatiebeheerder geautoriseerd;b. de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;c. de behandeling van mutaties; d. de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;e. de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;f. de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;g. de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen en mutaties;h. de kennisgeving aan de burger voor wat betreft de verwerking van:- wijziging van het naamgebruik;- vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;i. de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:- 1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;- een vervolginschrijving uit het buitenland.

Artikel 30De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met in achtneming van het gestelde in artikel 26 van de wet en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

 

Hoofdstuk 9 SLOTBEPALINGEN

 

Artikel 31

Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie gemeente Valkenswaard 2011.

 

Artikel 32Deze regeling treedt in werking op de dag van bekendmaking.

Artikel 33

De regeling die is vastgesteld op 29 juli 2008 komt hiermee te vervallen.

 

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Valkenswaard op
Burgemeester en wethouders van Valkenswaard
De secretaris, De burgemeester
 
Drs. R.F.W. van Eijck drs. A.B.A.M. Ederveen
 

Aanwijzing van beheerfunctionarissen 1

Ingevolge art. 2 en 3 van de beheerregeling GBA zijn de volgende functionarissen aangewezen:

Informatiebeheer

Teammanager Klantcontactcentrum functienr 006.000.001Plv.

PrivacybeheerTeammanager Klantcontactcentrum functienr. 006.000.001Plv

SysteembeheerMedewerker automatisering/applicatiebeheer functienr. 006.000.006 vervanging wordt geregeld binnen team FAB ApplicatiebeheerMedewerker automatisering/applicatiebeheerder functienr. 006.000.006vervanging wordt geregeld binnen team FAB

GegevensbeheerGBA-specialist/gegevensbeheerder GBA functienr. 006.000.00.

Gegevensverwerking

De medewerkers Klantencontactcentrum en senior allroundmedewerkers. Publiekszaken met dien verstande dat de mutaties altijd door een andere medewerker worden gecontroleerd dan degene die de mutaties heeft ingevoerd in het systeem.

Beveiligingsbeheer

Adjunct-directeur/concerncontroller functienr. 001.000.002

 

 

 

Aanwijzing functionarissen voor het afleggen van de verklaring 2

Gelet op artikel 36, lid 2 onder e, Wet GBA heeft het college van burgemeester en wethouders

E.L.M. Berckmans- van den Dungen ; P.H.H. Schennink- Smolders; T.L.G. Machiels;A. Stoffelen.

 

aangewezen als ambtenaar tegenover wie een verklaring onder eed of belofte kan worden afgelegd. 

Methodiek voor de periodieke kwaliteitssteekproef 3

De periodieke steekproef op de GBA-lijsten van ingeschrevenen vindt als volgt plaats:

Eenmaal per half jaar worden er:- 50 persoonslijsten willekeurig geselecteerd;- 25 persoonslijsten geselecteerd van personen die voor het eerst zijn ingeschreven in de GBA;- 25 persoonslijsten geselecteerd van personen die reeds in de GBA waren ingeschreven en waarvan een of meerdere categorieën door medewerkers van de gemeente Valkenswaard zijn geactualiseerd.

Deze persoonslijsten worden gecontroleerd aan de hand van de brondocumenten die aan de conversie, eerste inschrijving, danwel actualisering ten grondslag hebben gelegen.

De aangetroffen fouten worden in de rapportage, die naar aanleiding van de steekproef wordt opgemaakt, gevisualiseerd.

Bij de aangetroffen fout(en) wordt beoordeeld in wat voor een gegevenselement de fout voorkomt:- worden fouten aangetroffen in de geslachtsnaam, administratienummer, geboortedatum van de ingeschrevenen of postcode in het actuele adres dan behoren zij te worden toegerekend als fouten, aangeduid als A-fouten.- Worden fouten aangetroffen in andere gegevens dan algemene gegevens, dan worden zij toegerekend aan fouten, aangeduid als B-fouten.- Worden fouten aangetroffen in andere gegevens dan algemene gegevens, dan worden zij toegerekend als fouten, aangeduid als C-fouten.

Indien het totaal van de aangetroffen fouten meer bedraagt dan de navolgende percentages:- 1% A-fouten- 5% B-fouten- 10% C-fouten- dan is de kwaliteit van de GBA-gegevens als onvoldoende aan te merken.- De percentages kunnen worden afgezet tegen het totaal aantal aanwezige persoonslijsten (aantal inwoners) om de fouten in het GBA-bestand met absolute cijfers weer te geven.

Voor de uitvoering van de periodieke kwaliteitssteekproef is de gegevensbeheerder overeenkomstig de GBA-beheerregeling verantwoordelijk.

 

 

Archivering brondocumenten GBA 4

Brondocumenten algemeen• Op het afschrift buitenlandse brondocumenten wordt geplaatst: ‘conform origineel’.• Bij verwerking wordt op alle documenten (rechtsboven) vermeldt: 00/00/00 (=datum verwerking) + paraaf medewerker’.• Ivm controle/restore-procedure worden verwerkte brondocumenten gearchiveerd in mutatie-ordner (archiefkluis)• Na controle wordt het brondocument opgeborgen in het betreffende archiefdossier (archiefkluis)• Naam archiefdossiers: Brondocumenten GBA – nadere omschrijving soort formulier/jaar/periode)

Voortgangscontrole brondocumentenHiervoor is een werkdossier aangelegd .• Opberging alfabetisch van formulier ‘over te leggen brondocumenten’.• Per kwartaal aanschrijven m.b.v. standaardbrief (folder Word).• Bij ontvangst brondocument: ‘datum ontvangst’ registreren op het voortgangsformulier.

Overdracht aan statisch archief (team DIV)

• De dossiers van het voorafgaande jaar worden in de kluis van het team KCC bewaard.• De dossiers, voorafgaand aan het lopend jaar worden jaarlijks in de maand januari ter archivering aan de team DIV aangeboden

Binnenverhuizingen (Brondocumenten GBA -binnenverhuizingen mvv jaar/periode)Opberging per maand op opnamedatum (verwerkingsdatum mutatie).• Aangifteformulier wordt inclusief toestemmingen opgeborgen.Vervolginschrijvingen (Brondocumenten GBA – vervolginschrijvingen binnen Nederland=jaar/periode)Opberging per maand op opnamedatum (verwerkingsdatum mutatie).• Aangifteformulier wordt inclusief toestemmingen opgeborgen.Eerste inschrijvingen en hervestiging (vanuit het buitenland)(Brondocumenten GBA – 1ste inschrijving+hervestiging vanuit buitenland+jaar/periode). Opberging per maand op opnamedatum (verwerkingsdatum mutatie).• Aangifteformulier • Evt. toestemming inwoning • Raadplegen beheervoorziening• (evt) aanmelding IND • (evt) formulier bekendmaking• (evt)M46 behorend bij huwelijksakte• Brondocumenten ingeleverd bij de aangifte:- op kopie v.e. buitenlands brondocument staat “ conform origineel’ - bij verwerking wordt rechtsboven vermeldt: 00/00/00(=datum opname in GBA)+ paraaf medewerker’.Emigraties Emigraties + jaar/periode)Opberging per maand op opnamedatum (verwerking datum mutatie).Brondocumenten - overigenOpberging per maand op opnamedatum (verwerking datum mutatie). Naam archiefdossier: omschrijving type cf onderstaande omschrijving/jaar/periode)Er worden dossiers aangelegd per mutatiesoort, te weten:• Geboorten (cat.01/02/03)• Huwelijken/ontbinding huwelijken (cat. 05) Dit dossier bevat ook de bijbehorende formulieren M46.• Overlijden (cat 06)• Nationaliteit (cat 04)• Naamgebruik (cat 01)• Geheimhouding (cat 07)• Gezagsvoorziening (cat. 11)• Brondocumenten -diversen (Dit dossier bevat de kennisgevingen en documenten aan de hand waarvan een actualisering/correctie plaatsvindt in de GBA die niet zijn onder te brengen in de hierboven genoemde dossiers.

 

 

Onderzoek naar woon- en briefadressen 5

Procedureverloop:

1. Duur van het onderzoek: streven binnen 3 á 4 maanden afronden

2. Start van een onderzoek:- aanleg onderzoeksformulier en gelijktijdig cat. 08 op de Pl in onderzoek plaatsen

3. Schriftelijk/telefonisch onderzoek d.m.v. inlichtingen bij:a. Betrokkene zelfb. Gerelateerden: ouders, kind(eren), partnerc. TPG-post (nabezorging post)d. Woningbouwvereniginge. Energie leveranciers f. WOBg. Uitzendbureau’s/werkgeverh. Politiei. Gemeentelijke afdeling Belastingenj. Afd. Werk Inkomen en Zorgk.De afnemers die met een indicatie voorkomen op de persoonslijst van betrokkene

gebruikmaken van:- balieuittreksels:- herinneringsbrief naar nieuw adres (nr- schriftelijk onderzoek in andere gemeente (nr(bijv. woonplaats gerelateerde/op oud/nieuw adres betrokkene)- uitnodigingskaartje- telefonische inlichtingen

Verslaglegging: zie bijlage I

4. Geen resultaat na 1 maand:Huisbezoek(en) controles:

Verslaglegging: zie bijlage II

5. Geen resultaat na 2 á 3 maanden:Voornemen en besluit art. 85 wet GBA;Einde onderzoek systeem

6. Opberging:a. bij onderzoek naar verblijfplaats persoon: op geslachtsnaamb. bij onderzoek op leegstaand pand: op adres.

 

Onderzoeksformulier

Reden van het instellen van het onderzoek:

 Aangifte nieuwe bewoner

 Terugmelding van:

 Andere instantie:  Andere afdeling:  Tip burger:  Andere reden, nl: Omschrijving/toelichting m.b.t. reden onderzoek:

 

Datum start onderzoek:(inbreng in systeem) Persoonsgegevens betrokkene:(naam,voorl./geboortedatum/ Adres (huidig)Vermoedelijk adres (nieuw)(inwonend bij / ofzelfstandig wonend)

 

 

Bijlage I

2. Schriftelijk/telefonisch onderzoek.

Datum: Actie(tel/br/krt) Naar: Reactie: 

Resultaat:

 

 

 

 

 

 

Bijlage II.

3. Huisbezoeken/controles.

Datum: Omschrijvingactie Bevindingen: Tijd: Km: 

Resultaat:

 

 

 

 

Autorisatie GBA-verstrekkingen 6

Een autorisatieverzoek dient te geschieden middels een door het team KCC opgesteld aanvraagformulier. Op het aanvraagformulier wordt vermeld:• de naam van de medewerker die geautoriseerd wenst te worden en de naam van de afdeling;• het doel van de registratie waarvoor de gegevens worden gevraagd;• welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn;• de wijze van verstrekking (raadpleging gegevens, selecties. adhoc-verstrekkingen of spontane mutatieverstrekkingen)• op de achterzijde van het formulier worden de verplichtingen van de gebruiker opgenomen:• de geautoriseerde medewerker is verplicht een beveiligingsincident te melden aan de beveiligingsbeheerder;• de medewerker is eveneens verplicht zwakke plekken in de beveiliging (of het vermoeden daarvan) te melden. • de medewerker is verplicht onvolkomenheden in de programmatuur (of vermoeden daarvan) te melden• het verzoek gaat vergezeld van een geheimhoudingsverklaring

Afhandeling verzoek:a. De privacybeheerder behandelt het verzoek en kent het autorisatieniveau toe;a. Na honorering van het verzoek legt de applicatiebeheerder de autorisatie programmatisch vast in een autorisatietabel. (Tijdelijke gebruikers kunnen gebruik maken van de speciaal daarvoor vastgestelde tijdelijke autorisatie)b. De applicatiebeheerder houdt een verzameling bij van autorisaties die zijn toegewezen voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegangc. Het GBA-systeem is voor geautoriseerde gebruikers slechts toegankelijk met gebruik van persoonlijke toegangscodes (passwords). Deze toegangscodes zijn maximaal 3 maanden geldig. De toegangscode bestaat uit minimaal 6 posities. Bij gebreke blijven van de gebruiker vervalt de toegangscode automatisch.d. De applicatiebeheerder zendt aan geautoriseerde:- een afschrift van het autorisatieformulier met daarop aangegeven zijn autorisatieniveau- een instructie over het gebruik van de applicatie e. De applicatiebeheerder controleert periodiek de logging van:- medewerkers die gegevens raadplegenEenmaal per kwartaal worden aan de hand van een print van de autorisatietabel de autorisaties gecontroleerd door de privacybeheerderf. De privacybeheerder zendt aan de afdelingsleiding van de geautoriseerde gebruikers op basis van het onder h genoemde overzicht een controlelijst. Bij akkoordbevinding ondertekent de teammanager mede naast de privacybeheerder. g. Bij wijziging van het bevoegdheidsprofiel wordt deze direct aangepast en wordt een nieuw overzicht vervaardigd. Bij ontslag en vertrek van een medewerker wordt zijn/haar autorisatie direct geblokkeerd.h. De controlelijst incl. ingeval van mutaties nieuw vervaardigd overzicht wordt aan de beveiligingsbeheerder gezonden.

VERZOEK AANVRAAG AUTORISATIE GBA-VERSTREKKING

Wanneer dit formulier in te vullen?Als dagelijks rechtstreekse toegang tot de GBA noodzakelijk en onontkoombaar is voor de uitoefening van uw publiekrechtelijke taken.

Gemeente: □ Valkenswaard □ Heeze-Leende □ Cranendonck *

Na het invullen stuurt u dit formulier naar:Gegevensbeheerder KCC

Let op dat dit formulier ook is ondertekend door betrokken teammanager!

Ondergetekende :

naam medewerk(st)er: ………………………………………………………………….

naam van de afdeling: ……………………………………………………………..……

functie : ………………………………………………………………….

Inlognaam : ………………………(gebruikersnaam voor algemene inlog)

Motivering aanvraag :

Welke persoonsgegevens heeft u nodig uit de GBA?

o (geslachts)naam o voorna(a)m(en)o oudergegevenso gegevens partnero aanduiding naamgebruik o gegevens kindereno adres, postcode, woonplaats o geb. datumo verblijfstitelo gezago reisdocumenteno nationaliteiteno overige, t.w. ………………………………………………..

Voor welke concrete werkzaamheden…………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………….Wat is wettelijke grondslag voor het verzoek (wet of verordening)…………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………….…………..,..…………………………… ………………………………………….(plaats, datum) (handtekening verzoeker)

Voor akkoord,Teammanager ………………………

……………………………………………..(handtekening)

_________________________________________________________________In te vullen door KCC

Toestemming verleend door informatiebeheerder op : ………………..

………………………(handtekening)

_________________________________________________________________

In te vullen door KCC/applicatiebeheerder

Toegang verleend op : …………………………….

Profiel : …………………………….

Toegang afgesloten : …………………………….reden : …………………………

……………………………(handtekening)

Bijzonderheden:

 

 

 

 

 

 

 

 

Verplichtingen geautoriseerde gebruikers van de GBA-applicatie:

• de geautoriseerde medewerker is verplicht een beveiligingsincident te melden aan de beveiligingsbeheerder;• de medewerker is eveneens verplicht zwakke plekken in de beveiliging (of het vermoeden daarvan) te melden. • de medewerker is verplicht onvolkomenheden in de programmatuur (of vermoeden daarvan) te melden

VERKLARING GEHEIMHOUDING

Ondergetekende, ………………………………………………………………………

Werkzaam bij de gemeente: □ Valkenswaard □ Heeze-Leende □ Cranendonck *

Verklaart :

o bekend te zijn met onderstaande gegevens;o dat de raadpleging van de GBA-gegevens noodzakelijk is voor de goede uitoefening van de werkzaamheden;o dat de gegevens niet worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn verstrekt op grond van de privacyverordening;o de gegevens niet door onbevoegden of derden kunnen worden geraadpleegd;o de gegevens zo snel mogelijk na gebruik op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Ingevolge artikel 272, eerste lid van het Wetboek van Strafrecht wordt hij, die enig geheim, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden, dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, gestraft met gevangenisstraf van ten hoogste een jaar of geldboete van ten hoogste € 18.500,00.

……………………, …………………………………..(datum, plaats)

……………………………………………………(handtekening)

___________________________________________________________________Voor akkoord te ondertekenen door teammanager:

…………………, …………………………………..(datum, plaats)

………………………………………………….. (handtekening )