Verordening op de raadscommissies van de gemeente Veendam

1. In de regel vinden de vergaderingen van alle raadscommissies, met een frequentie van één keer per maand, plaats op maandagen.:

2. De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en vinden plaats in de raadzaal van het gemeentehuis of in de commissiekamer;

3. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

4. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

5. Een raadscommissievergadering kan worden voorafgegaan door een ‘inloopuurtje’ voor inwoners/instellingen; het ‘inloopuurtje’ begint in de regel om 19.30 uur.

1. Er is een agendacommissie.

2. De agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raadscommissie, de commissiegriffier, één of meerdere wethouders en de meest betrokken c.q. verantwoordelijke ambtenaren;

3. De voorzitter van de raad kan de vergaderingen van de agendacommissie bijwonen.

4. De griffier of zijn vervanger is in elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.

5. De agendacommissie heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda's van de raadscommissies.

6. De voorzitter van de commissie is degene die, op advies van de agendacommissie, de voorlopige agenda van de commissie definitief vaststelt.

7. Het presidium kan ‘om redenen van doelmatigheid’ besluiten de taak van de agendacommissie(s) over te nemen.

8. Als de situatie beschreven in het 7e lid zich voordoet dan blijft lid 3 onverkort gelden.

9. Het presidium en de agendacommissie kunnen altijd besluiten ‘anderen’ uit te nodigen voor het bijwonen van hun vergaderingen.

1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 13, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

2. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

3. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw

geagendeerd wordt.

4. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproepvoor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

3. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in “de Veendammer” en/of in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

2. Als publicatie in “de Veendammer” in incidentele gevallen niet tijdig is gelukt, kan de openbare kennisgeving ook geschieden door de agenda te publiceren in het “Dagblad van het Noorden”, uiterlijk één dag voor de vergadering.

3. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17.

4. Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

1. In de vergadering kunnen andere aanwezige burgers het woord voeren over geagendeerde onderwerpen.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of

  heeft opengestaan;

• b.

  benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor de aanvang van de

vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het

onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

4. De voorzitter geeft het woord bij de behandeling van het betreffende agendapunt op volgorde

van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de

orde van de vergadering.

5. Elke spreker mag ten hoogste tweemaal het woord voeren over het betreffende agendapunt

en krijgt per keer maximaal vijf minuten het woord.

6. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

7. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

8. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een

korte, verhelderende vraag te stellen.

9. Alleen als de commissie dat wenst, kan discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers

van de vergadering.

10. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

1. Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het conceptverslag wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

2. Bij het begin van de vergadering wordt, het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

3. De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het verslag aan de raadscommissie te doen, indien hetverslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering

dient voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.

4. Het verslag moet inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester en de

  wethouders, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voorzover

  aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene;

• d.

  een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met

  aantekening van de namen van de leden die zich niet uitgelaten hebben;

• e.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen

  aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raadscommissie is

  toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

5. Het verslag wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

6. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen,

tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde

onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft

gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. Bij het opstellen van de agenda wordt geprobeerd aan te geven hoeveel tijd per agendapunt

wordt uitgetrokken.

2. De voorzitter en elk lid kan een voorstel doen over de spreektijd van de individuele leden.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde

doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1.

• Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3.

• De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4.

  De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

• 5.

  Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslagingvoor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

1. De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met

de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt

genomen.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

3. Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

4. In het advies worden de standpunten van alle fracties en buitengewone leden opgenomen.