Regeling gegevensverstrekking BRP Veendam 2020

Geldend van 10-12-2019 t/m heden

Intitulé

Regeling gegevensverstrekking BRP Veendam 2020

Burgemeester en wethouders van de gemeente Veendam

gelet op de:

- Wet basisregistratie personen;

- Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Veendam;

- De Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening EU 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG) en de Uitvoeringswet AVG;

besluiten

vast te stellen de Regeling gegevensverstrekking BRP Veendam 2020.

Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

1. Gelet op artikel 3.8 Wet BRP en gelet op artikel 6, lid 1 sub e. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kunnen gegevens uit de Basisregistratie Personen van de gemeente Veendam aan organen van de gemeente Veendam worden verstrekt, voor zover deze organen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de wettelijke taken.

2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de Basisregistratie personen, ad hoc verstrekkingen, spontane verstrekkingen en selectie verstrekkingen;

3. De organen van de gemeente aan wie gegevens worden verstrekt, de categorieën van personen die het betreft, de gegevensset en de wijze van verstrekken zijn vermeld in de bijlagen 1 en 2;

4. Via het Data distributiesysteem (DDS) worden gegevens vanuit de BRP rechtstreeks verstrekt aan de aangesloten applicaties (bijlage 3).

Artikel 2: Verstrekkingen aan derden

1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 3, kunnen over een ingeschrevene die ingezetene is van de gemeente Veendam en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene van de gemeente Veendam was, gegevens uit de Basisregistratie worden verstrekt aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente;

2. Over een ingezetene van de gemeente Veendam kunnen gegevens uit de Basisregistratie worden verstrekt aan een derde, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt;

3. De verstrekking als bedoeld in lid 1 van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan;

4. De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 3: Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen voor de gemeente Veendam en categorieën van derden

1. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijke belang voor de gemeente Veendam worden aangewezen de werkzaamheden die zijn genoemd in bijlage 4;

2. Als categorieën van derden die de in lid 1 genoemde werkzaamheden uitvoeren, worden aangewezen de categorieën die zijn genoemd in bijlage 4.

Artikel 4 Terugmeldplicht

1. Een medewerker/orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.

2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in art. 2.34 Wet BRP en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.

Artikel 5 Protocolplicht

1. De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met art. 3.11 Wet BRP.

2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Veendam 2020.

3. Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de Regeling gegevensverstrekking BRP vastgesteld op 11 oktober 2017 te vervallen.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van Burgemeester en wethouders van 29 oktober 2019.

Burgemeester

S.B. Swierstra

Secretaris

M. Schomper

Toelichting algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Dit betekent dat in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving geldt. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Voor de uitvoering van de AVG is in Nederland de Uitvoeringswet AVG ingevoerd. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP en de Kieswet van toepassing is. De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 5 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG en vallen niet onder de werking van de Wet BRP. Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Bevoegdheid college B&W

De wetgever laat het volgens art. 3.8 Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft in de ‘Verordening gegevensverstrekking BRP Veendam 2020’ geregeld om zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Veendam over te laten aan het college van burgemeester en wethouders.

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Veendam aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de SED-organisatie wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit art. 3.8 Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art. 6 lid 1 sub e AVG. Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in Hoofdstuk 3, Paragraaf 2, van de Wet BRP.

Gegevens van ‘niet- inwoners’

De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Veendam woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in de Registratie Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Veendam op grond van art. 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke Basisregistratie Personen.

GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke gegevensmagazijn.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente zijn ingeschreven via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeenten ingeschreven zijn, raadplegen of gebruiken zij de BRP. In bijlage 3 zijn de applicaties opgenomen die rechtstreeks vanuit het Data Distributie Systeem (DDS) de persoonsgegevens krijgen aangeleverd die zij nodig hebben voor de uitvoering van de wettelijke taken.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Veendam woonachtig zijn.

Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Veendam op grond van artikel 3.2 Wet BRP. Zolang de Wet BRP door de gemeente Veendam wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikte onder het regime van de wet GBA, is er met betrekking tot de eigen inwoners nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK. De gemeente Veendam beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners.

Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Veendam woonachtig zijn, moet de gemeente Veendam het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht nemen.

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank.

Artikel 2 en 3. Gegevensverstrekking aan derden

Derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Veendam. De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is het gemeentebestuur bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Veendam. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die betreffende werkzaamheden uitvoeren.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.

Beperkte set aan gegevens

Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de wet kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Geheimhouding

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wet BRP heeft verzocht om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.

Artikel 4 Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang.

Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens.

Wanneer een orgaan van de gemeente/SED-organisatie is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens artikel 2.34 Wet BRP.

Artikel 5 Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom

de verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt en de data waarop de gegevens zijn verstrekt. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van de staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van

strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

Het Reglement gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Veendam, waarmee dit reglement kan worden geciteerd, treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking.