Reglement Adviesraad Gemeentelijk Minderhedenbeleid Veenendaal

Artikel 1 Taken en bevoegdheden

• 1. De Adviesraad Gemeentelijk Minderhedenbeleid Veenendaal heeft als taak om burgemeester en wethouders gevraagd en ongevraagd te adviseren over beleid omtrent de Veenendaalse multiculturele samenleving. Hierbij kan men denken aan beleidsterreinen als wonen, werken, welzijn, veiligheid, cultuur, inburgering, onderwijs, zorg en sport. Deze advisering vindt bij voorkeur plaats in een vroeg stadium van de beleidsontwikkeling, dus ook concept beleidsnota's kunnen aan de Adviesraad worden voorgelegd.

• 2. In geval burgemeester en wethouders advies vragen aan de Adviesraad dient de vraag zo precies mogelijk te worden geformuleerd.

• 3. Burgemeester en wethouders zorgen ervoor, al dan niet gevraagd, dat alle informatie die de Adviesraad redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van haar taak, in een vroeg stadium van de beleidsontwikkeling en tijdig aan de Adviesraad wordt verstrekt. Dit geldt ook voor informatie over in voorbereiding zijnde plannen die voor de allochtone gemeenschap van belang zijn.

• 4. De Adviesraad adviseert daarnaast over de voorwaarden waaronder multiculturele projecten subsidie kunnen krijgen.

• 5. De Adviesraad signaleert burgemeester en wethouders over relevante maatschappelijke ontwikkelingen die de multiculturele samenleving aangaan.

Artikel 2 Gemeentelijke besluitvorming

• 1. Burgemeester en wethouders nemen binnen acht weken een beslissing op een gevraagd of ongevraagd advies van de Adviesraad.

• 2. Indien burgemeester en wethouders besluiten van een advies van de Adviesraad af te wijken, leggen zij hun motivering daarvoor schriftelijk vast en stellen de Adviesraad daarvan onmiddellijk in kennis.

Artikel 3 Samenstelling en werving

• 1. De Adviesraad Gemeentelijk Minderhedenbeleid Veenendaal bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden (exclusief voorzitter en ambtelijk secretaris).

• 2. De Stichting Minderheden Orgaan draagt een kandidaat voor voor de Adviesraad. Alle leden hebben zitting zonder last of ruggespraak.

• 3. De leden:

  • -

    zijn woonachtig of werkzaam in Veenendaal;

  • -

    hebben kennis van de maatschappelijke positie van en contacten met één of meer allochtone bevolkingsgroepen in de gemeente Veenendaal;

  • -

    zijn in staat om actuele knelpunten of kansen te signaleren;

  • -

    zijn betrokken bij de gemeente Veenendaal door woon- en/of (vrijwilligers)werksituatie;

  • -

    beschikken over kennis van en contacten met relevante maatschappelijke organisaties en bezitten van aantoonbare deskundigheid.

• 4. Voor de oprichting van de Adviesraad vindt er een open wervingsprocedure plaats voor een voorzitter en de leden, waarbij personen die aan de voorwaarden voldoen zich aan kunnen melden. Deze procedure wordt bekend gemaakt via een vacature in de lokale huis-aan-huis bladen en via een brief aan alle bij de gemeente bekende allochtone organisaties in Veenendaal.

• 5. Bij de samenstelling wordt gestreefd naar een evenwichtige opbouw, die globaal een weerspiegeling is van de allochtonen in Veenendaal. In de Adviesraad worden mannen en vrouwen zoveel mogelijk evenredig vertegenwoordigd. De Adviesraad bestaat uit personen van verschillende leeftijdsgroepen.

• 6. Een sollicitatiecommissie, bestaande uit een ambtenaar van de gemeente, de in lid 2 van dit artikel bedoelde voorgedragen kandidaat vanuit de Stichting Minderheden Orgaan en een vertegenwoordiger van het Multicultureel Instituut Utrecht, kiest uit de kandidaten een voorzitter en ten minste vijf en ten hoogste zeven leden. Bij de selectie wordt uitgegaan van op te stellen profielschetsen en van bovengenoemde uitgangspunten omtrent evenredige vertegenwoordiging van mannen, vrouwen, leeftijdsgroepen en etniciteit.

Artikel 4 Benoeming, zittingsperiode en aftreden voorzitter en de functie van secretaris

• 1. De voorzitter van de Adviesraad wordt in functie benoemd door burgemeester en wethouders op voordracht van de sollicitatiecommissie bedoeld in artikel 3 lid 6.

• 2. De voorzitter wordt benoemd voor drie jaar en is eenmaal terstond herbenoembaar.

• 3. De voorzitter van de Adviesraad is onafhankelijk en niet stemgerechtigd.

• 4. Indien de voorzitter tussentijds ontslag wenst te nemen, doet hij of zij hiervan onverwijld mededeling aan burgemeester en wethouders.

• 5. De plaatsvervangend voorzitter is een lid van de Adviesraad. Deze wordt door de Adviesraad uit zijn midden gekozen.

• 6. De ambtelijk secretaris en diens vervanger worden aangewezen door de directeur van de sector Maatschappelijke Ontwikkelingen.

• 7. De secretaris heeft geen stemrecht.

Artikel 5 Benoeming, zittingsperiode en aftreden leden

• 1. De leden worden benoemd door burgemeester en wethouders op voordracht van de sollicitatiecommissie.

• 2. De leden van de Adviesraad worden benoemd voor een periode van vier jaar.

• 3. Aftredende leden zijn slechts eenmaal terstond herbenoembaar. Burgemeester en wethouders kunnen de zittingstermijn van een lid nog één maal met vier jaar verlengen, op voorwaarde dat het lid hiertoe minimaal drie maanden voordat de zittingsperiode eindigt zelf een schriftelijk verzoek indient bij de secretaris van de Adviesraad en de meerderheid van de overige leden instemt met de kandidatuur.

• 4. De leden kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij dienen dit schriftelijk in bij de voorzitter van de Adviesraad.

• 5. Degene die ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature tot lid van de Adviesraad is benoemd, treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats hij of zij is benoemd, zou hebben moeten aftreden.

• 6. Wanneer een lid van de Adviesraad handelt in strijd met het reglement of op andere wijze niet goed functioneert, kunnen de overige leden van de Adviesraad bij meerderheid van stemmen aan burgemeester en wethouders voorstellen het lidmaatschap van dit lid te beëindigen. Burgemeester en wethouders zullen de betrokkene eerst horen, alvorens te beslissen over het ontslag.

Artikel 6 Taken voorzitter, secretaris en leden

• 1. De voorzitter heeft de volgende taken:

  • -

    in overleg met de secretaris de agenda voor de vergaderingen opstellen;

  • -

    leiden van vergaderingen;

  • -

    signaleren van voor de Adviesraad relevante beleidsontwikkelingen;

  • -

    toezicht houden op het handhaven van het reglement en op het uitvoeren van besluiten;

  • -

    in overleg met de secretaris opstellen van persberichten;

  • -

    algemeen contactpersoon zijn voor externen.

• 2. De secretaris heeft de volgende taken:

  • -

    signaleren van voor de Adviesraad relevante beleidsontwikkelingen;

  • -

    de Adviesraad bijeen roepen;

  • -

    in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergaderingen opstellen;

  • -

    notuleren van vergaderingen en het verslag na vaststelling toezenden aan de leden van de Adviesraad;

  • -

    op basis van de inhoudelijke discussie in de vergaderingen van de Adviesraad opstellen van concept adviezen en, na goedkeuring door de Adviesraad, toezenden aan burgemeester en wethouders en de leden van de Adviesraad;

  • -

    in samenwerking met de Adviesraad jaarlijks opstellen van een kort werkplan;

  • -

    in samenwerking met de Adviesraad opstellen van het jaarlijkse evaluatieverslag;

  • -

    in overleg met de voorzitter opstellen van persberichten;

  • -

    algemeen contactpersoon zijn voor externen.

• 3. De leden hebben de volgende taken:

  • -

    deelnemen aan de vergaderingen;

  • -

    signaleren van knelpunten en kansen bij de ontwikkeling van de multiculturele samenleving in Veenendaal en hiervan melding maken in de vergaderingen;

  • -

    inhoudelijk voorbereiden van (concept)adviezen door het aandachtig en kritisch bestuderen van vergaderstukken.

Artikel 7 Werving nieuwe leden

• 1. Wanneer (tussentijds) één of meer nieuwe leden geworven moeten worden, kiest de Adviesraad uit zijn midden één lid, dat samen met de voorzitter en de secretaris de wervingscommissie vormen. Bij de werving en selectie houdt de wervingscommissie rekening met de criteria genoemd in artikel 3 lid 3 van dit reglement en het profiel van het lid / de leden die men wil werven.

• 2. De werving vindt plaats via een advertentie in het plaatselijk verschijnende huis-aan-huis blad.

• 3. De wervingscommissie verzorgt de voorselectie en draagt vervolgens de nieuwe kandidaten voor aan burgemeester en wethouders.

Artikel 8 Werkwijze en vergaderingen

• 1. De Adviesraad vergadert zoveel malen als de leden dat nodig achten, maar minimaal vier keer per jaar. Twee maal per jaar is de portefeuillehouder daarbij aanwezig. Indien de Adviesraad vaker met de portefeuillehouder wil overleggen, dan dient hij daartoe een verzoek in te dienen.

• 2. Minimaal vier keer per jaar vindt overleg plaats tussen de Adviesraad en de directeur van de sector Maatschappelijke Ontwikkelingen of diens plaatsvervanger. Tenminste twee keer per jaar is de portefeuillehouder daarbij aanwezig.

• 3. De vergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis van de gemeente Veenendaal, tenzij de Adviesraad anders besluit.

• 4. De secretaris draagt zorg voor een tijdige kennisgeving van de dag, het uur en de plaats waarop de vergadering wordt gehouden.

• 5. De uitnodigingen, die tevens de agenda en bijbehorende stukken bevatten, worden tenminste één week voor de te houden vergadering door de secretaris verzonden.

• 6. De vergaderingen zijn openbaar, tenzij de Adviesraad besluit een besloten of een huishoudelijke vergadering te houden. De Adviesraad bepaalt wanneer hij een besloten vergadering gewenst acht.

• 7. Toehoorders bij een vergadering kunnen de voorzitter bij aanvang van de vergadering om spreektijd verzoeken. De voorzitter bepaalt of hieraan gevolg wordt gegeven.

• 8. De Adviesraad kan, voorzover het budget dat toelaat, te allen tijde adviseurs of deskundigen uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting of advies.

• 9. Het verslag van de vergadering en de besluitenlijst worden ter vaststelling aan de Adviesraad aangeboden in de eerstvolgende vergadering.

• 10. De Adviesraad stelt een huishoudelijk reglement op, waarin onder meer aandacht is voor de interne communicatie, de wijze van afmelding en het spreekrecht.

Artikel 9 Besluitvorming

• 1. De Adviesraad kan alleen beraadslagen of besluiten nemen indien de helft plus 1 van het aantal zittende leden aanwezig zijn.

• 2. Alle adviezen worden bij meerderheid van stemmen uitgebracht.

Artikel 10 Bevordering deskundigheid en vaardigheden

• 1. De secretaris zal in overleg met de leden van de Adviesraad minimaal één maal per jaar een activiteit organiseren die de deskundigheid of vaardigheden van de leden bevordert. Hierbij kan men denken aan het verstrekken van informatie over de structuur en werkwijze van de gemeente, een voorlichtingsavond over recente beleidsontwikkelingen of een bezoek aan enkele maatschappelijke instellingen in de gemeente.

• 2. De secretaris zal leden die tussentijds zitting nemen inwerken in de taken en werkwijze van de Adviesraad.

Artikel 12 Kosten

• 1. De kosten van de Adviesraad worden door de gemeente Veenendaal gedragen en in de gemeentebegroting opgenomen.

• 2. De leden en de voorzitter van de Adviesraad ontvangen een onkostenvergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de Adviesraad en een tegemoetkoming in telefoon-, reis- en portokosten.