Instructie voor de griffier van de gemeente Veenendaal 2015

1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van de in lid 1 bedoelde vergaderingen en van de besluitvorming door de raad.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de secretaris van de rekenkamercommissie.

2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de griffie.

3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

1. De griffier ondersteunt de agendacommissie.

2. De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.

3. De griffier adviseert de agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van

procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een

effectieve besluitvorming.

3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren

bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een

uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester aan de raad, de raadscommissie en diens leden.

4. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de burgemeester.

1. De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamercommissie.

2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

3. De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig

mededeling aan de werkgeverscommissie.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad

aangewezen plaatsvervanger.