Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad Veenendaal 2015

1. De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2. De commissie voert eens per jaar een gesprek.

3. De verslagen van de gevoerde gesprekken wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

1. De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2. De gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

3. De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie.

1. De raad kiest een commissie uit zijn midden bij aanvang van de raadsperiode.

2. De commissie bestaat uit de voorzitters van alle fracties die in de raad vertegenwoordigd zijn.

3. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.

4. De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

5. De commissie kan zich laten informeren door zijn adviseurs.

1. De commissie wijst uit zijn midden een van de leden aan als voorzitter.

2. De voorzitter leidt het gesprek.

3. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouder(s) en secretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4.

5. De commissie zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

1. De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voorzover van toepassing, het vastgesteld verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

2. De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

5. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie organiseert de griffier een nieuw gesprek.

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester

• a.

  als voorzitter van de raad en zijn rol in het overleg met de fractievoorzitters;

• b.

  in het proces van dualisme;

• c.

  als voorzitter van het college;

• d.

  als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

• e.

  die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

• f.

  en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

• g.

  als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

• h.

  en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

• i.

  en zijn nevenfuncties en integriteit;

5. In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

1. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag.

2. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.