Regeling vervallen per 21-12-2022

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal houdende inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie (Treasurystatuut gemeente Veenendaal)

Geldend van 18-12-2018 t/m 20-12-2022 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2018

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal houdende inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie (Treasurystatuut gemeente Veenendaal)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal;

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, de Wet Financiering Decentrale Overheden en de Financiële verordening gemeente Veenendaal;

Besluit

  • 1.

    het Treasurystatuut 2018 vast te stellen;

1 Inleiding

In de wet Financiering Decentrale Overheden (fido) zijn de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden.

De treasuryfunctie wordt hierbij gedefinieerd als:

het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's

De gemeente Veenendaal onderkent het belang van een verantwoord en adequaat beheer van haar financiële middelen. Zij wenst haar activiteiten op het gebied van treasury op een zo transparant en beheersbaar mogelijke wijze in te richten.  

In verband met de vereisten van de Wet fido, zijn twee instrumenten op het gebied van treasury ingevoerd: allereerst het onderhavige treasurystatuut. In dit treasurystatuut is de “beleidsmatige infrastructuur” van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut wordt jaarlijks een paragraaf C Financiering opgenomen in zowel de begroting als in de jaarrekening. Hierin komen de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury aan de orde. In de managementrapportages wordt de tussentijdse verslaglegging opgenomen.

Bij het opstellen van het treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de volgende regelgeving:

  • •

    De Gemeentewet;

  • •

    De Wet FIDO;

  • •

    De Wet HOF – Houdbare Overheidsfinanciën;

  • •

    De Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

  • •

    De Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden;

  • •

    De Regeling Schatkistbankieren decentrale overheden;

  • •

    Het Besluit begroting en verantwoording (BBV).

In dit treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasury functie geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, gemeentefinanciering en kasbeheer.

Daarna komen de administratieve organisatie en interne controle van de treasury functie aan de orde. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid over de verdeling van de taken, bevoegd-heden en verantwoordelijkheden.

Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar te houden.

In de Memorie van Toelichting worden waar nodig de in het treasurystatuut opgenomen artikelen toegelicht.

I Begrippenkader

Artikel 1.

In dit statuut wordt verstaan onder:

- Borgtocht

Borgtocht is de overeenkomst waarbij de ene partij, de borg, zich tegenover de andere partij, de schuldeiser, verbindt tot nakoming van een verbintenis die een derde, de hoofdschuldenaar, tegenover de schuldeiser heeft of zal krijgen.

- Derivaten

Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren. De gemeente Veenendaal maakt geen gebruik van Derivaten;

- Financiering

Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

- Geldstromenbeheer

Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te verplaatsen zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

- Intern liquiditeitsrisico

De risico's van mogelijke wijzigingen in de Liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

- Kasgeldlimiet

Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;

- Koersrisico

Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

- Kredietrisico

De risico's op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij;

- Liquiditeitenbeheer

Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot maximaal één jaar;

- Liquiditeitenplanning

Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

- Rating

De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

- Renterisico

Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;

- Renterisiconorm

Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de gemeentebegroting van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

- Rentetypische looptijd

Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

- Rentevisie

Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

- Schatkistbankieren

Het aanhouden van middelen bij het ministerie van Financiën (de schatkist) zoals beschreven in de regeling Schatkistbankieren decentrale overheden;

- Treasuryfunctie

De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasury functie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

II Doelstellingen van de treasuryfunctie

Artikel 2.

De treasury functie van de gemeente dient voor:

  • 1.

    Het zorgdragen voor duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

  • 2.

    Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-) resultaten tegen ongewenste financiële risico's zoals renterisico's, kredietrisico's en liquiditeitsrisico's;

  • 3.

    Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • 4.

    Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

Risicobeheer

III Risicobeheer

Artikel 3.

  • 1.

    verstrekken aan door het college goedgekeurde derde partijen. Advies wordt ingewonnen over de financiële positie van de betreffende partij. Als uitgangspunt voor het verlenen van gemeentelijke borgtochten c.q. garanties geldt het daarvoor vastgestelde beleid (Bij de opstelling van dit statuut is dat 'Borgtocht in Control');

  • 2.

    Bij het verstrekken van borgtocht wordt een éénmalige afsluitprovisie in rekening gebracht van 0,75% van het te borgen bedrag vermeerderd met € 500,-;

  • 3.

    Het werken met derivaten is niet toegestaan.

IV Renterisicobeheer

Artikel 4.

  • 1.

    De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet FIDO;

  • 2.

    De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet FIDO;

  • 3.

    Nieuwe leningen /uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

  • 4.

    De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

  • 5.

    De rentevisie van de gemeente wordt ieder halfjaar opgesteld op basis van de rentevisie van minimaal 2 vooraanstaande financiële instellingen. Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente bovendien naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.

V Intern liquiditeitsrisicobeheer

Artikel 5.

  • 1.

    De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico's door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning. (looptijd tot één jaar), en ook een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van vier jaar;

  • 2.

    Voor het Rembrandt College wordt een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van vijf jaar gehanteerd.

VI Valutarisicobeheer

Artikel 6.

Valutarisico's worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s.

Gemeentefinanciering

VII Financiering

Artikel 7.

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    Financieringen worden enkel aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak;

  • 2.

    Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken;

  • 3.

    Bij het aantrekken van financieringen zijn alleen onderhandse leningen toegestaan;

  • 4.

    De gemeente vraagt offertes op bij minimaal drie instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken.

VIII Uitzettingen

Artikel 8.

Bij uitzettingen is de regeling Schatkistbankieren decentrale overheden van toepassing.   

IX Relatiebeheer

Artikel 9.

De gemeente beoogt bij het relatiebeheer het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor de af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

  • 1.

    Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de vier jaar beoordeeld;

  • 2.

    Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan een A rating afgegeven door tenminste twéé van de volgende rating agency’s: Standard & Poor's, Moody’s en Fitch IBCA;

  • 3.

    Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht[1] te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer.

    [1] Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Kasbeheer

X Geldstromenbeheer

Artikel 10.

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt:

  • 1.

    Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

  • 2.

    Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk uitgevoerd door één bank.

XI Saldo- en liquiditeitenbeheer

Artikel 11.

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

  • 1.

    De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatie-circuit bij een bank met gunstige condities;

  • 2.

    Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken;

  • 3.

    Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

  • 4.

    Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant en deposito’s met in acht name van de regeling Schatkistbankieren decentrale overheden;

De gemeente vraagt bij minimaal 3 instellingen offertes op alvorens middelen worden aangetrokken met een looptijd korter dan één jaar.

Administratieve organisatie en interne controle

XII Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Artikel 12.

Bij de treasury functie gelden de volgende algemene uitgangspunten voor administratieve organisatie en interne controle.

  • 1.

    De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

  • 2.

    Bevoegdheden zijn via delegatie en /of mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

  • 3.

    Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

    • a.

      iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

    • b.

      de uitvoering en de controle gebeurt door afzonderlijke functionarissen;

    • c.

      de uitvoering en de registratie in de financiële administratie gebeurt door afzonderlijke functionarissen.

  • 4.

    Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te mailen naar treasury@veenendaal.nl zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

  • 5.

    Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten;

  • 6.

    Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie gecontroleerd door de functionaris belast met de interne controle.

XIII Verantwoordelijkheden

Artikel 13.

De primaire verantwoordelijkheden voor de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie

Verantwoordelijkheden

De gemeenteraad
  • •

    Het vaststellen van de beleidskaders in de Financiële Verordening (ex artikel 212 Gemeentewet);

  • •

    Het vaststellen van de paragraaf C (financiering) in de begroting en de jaarrekening;

  • •

    Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.

Het college van b&w
  • •

    Het vaststellen en uitvoeren van het treasurybeleid binnen de beleidskaders (formele verantwoordelijkheid);

  • •

    Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.

Het treasury comité:

- de wethouder financiën

- de directeur bedrijfsvoering

- de teamcoördinator

- de treasurer
  • •

    De taak van comité is om vier keer per jaar, of zoveel vaker als de marktomstandigheden daar aanleiding toe geven, overleg te voeren over de uitvoering van het treasurybeleid. Met name over de volgende zaken:

    • •

      rapportages over uitvoering van het treasurybeleid;

    • •

      de inhoud van de paragraaf financiering bij de begroting en jaarrekening;

    • •

      het rentebeleid;

    • •

      alle voor de uitvoering van het treasurybeleid relevant geachte zaken.

De concerncontroller

  • •

    Het toetsen van de uitvoering van de beleidskaders in het treasurystatuut;

  • •

    Het toezicht houden op de administratieve organisatie en de interne controle voor de treasury functie;

  • •

    Het rapporteren aan directie en college van B&W.

De directeur bedrijfsvoering

  • •

    Het bewaken van de kwaliteit en kwantiteit van het treasury product;

  • •

    Het bewaken van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie;

  • •

    Het zorgdragen voor het implementeren van de administratieve organisatie en interne controle van de treasury functie.

De budgethouders
  • •

    Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de treasurer.

Treasurer
  • •

    Het voorbereiden van beleidsvoorstellen en rapportages op treasury gebied;

  • •

    Het kennis nemen van de ontwikkelingen op de financiële markten;

  • •

    Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

  • •

    Het opstellen en actualiseren van de liquiditeitsprognoses;

  • •

    Het opstellen van een rentevisie;

  • •

    Het aantrekken en uitzetten van gelden bij het saldo- en liquiditeitenbeheer;

  • •

    Het fiatteren van de overboeking van saldi tussen bankrekeningen;

  • •

    Het schriftelijk vastleggen van de treasury transacties en doorgeven aan het team administratie;

  • •

    Het periodiek actualiseren van het treasurystatuut.

De medewerker comptabiliteit
  • •

    Het feitelijk overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

  • •

    Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;

  • •

    Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de Treasurer.

De interne controle functionaris van team Control
  • •

    Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasury transacties en hierover rapporteren aan de concerncontroller.

De externe accountant
  • •

    Het zorg dragen voor de controle op de naleving van de interne beheersmaatregelen die voortvloeien uit het treasurystatuut.

XIV Bevoegdheden

Artikel 14.

In onderstaande tabel staan bevoegdheden wat betreft treasury-activiteiten weergegeven en ook de daarbij benodigde fiattering.

Bevoegd functionaris

(eerste handtekening)

Autorisatie door

(tweede handtekening)

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

  • 1.

    Het uitzetten van middelen via deposito bij de schatkist.

Treasurer

Directeur bedrijfsvoering
  • 2.

    Het aantrekken van middelen via callgeld of kasgeld.

Treasurer

Directeur bedrijfsvoering

Bankrelatiebeheer

  • 3.

    Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen.

College van B&W

-
  • 4.

    Bankcondities en tarieven afspreken.

College van B&W

-

Financiering en uitzetting

  • 5.

    Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen

    zoals vastgelegd in de paragraaf C Financiering van de begroting.

Treasurer

Directeur bedrijfsvoering
  • 6.

    Het uitzetten van middelen via staatsobligaties, onderhandse geldleningen

    zoals vastgelegd in de paragraaf C Financiering van de begroting.

Treasurer

Directeur bedrijfsvoering

XV Informatievoorziening

Artikel 15.

Voor de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie

Frequentie

Informatieverstrekker

Informatie-ontvanger
  • 1.

    Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning.

Kwartaal / Incidenteel

Budgethouder

Treasurer
  • 2.

    Liquiditeitenplanning.

Kwartaal

Treasurer

Treasury-comité
  • 3.

    Beleidsplannen treasury in paragraaf Financiering van begroting.

Jaarlijks

Treasurer

Gemeenteraad
  • 4.

    Evaluatie en verantwoording van de treasury activiteiten in paragraaf Financiering van de jaarrekening.

Jaarlijks

Treasurer

Gemeenteraad

XVI Slotbepalingen

Artikel 16.

  • 1.

    Het treasurystatuut van 2014 wordt ingetrokken;

  • 2.

    Het treasurystatuut versie 2018 treedt in werking op de dag na publicatie en werkt terug tot en met 1 januari 2018;

  • 3.

    Dit statuut wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Treasurystatuut gemeente Veenendaal’.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van 27 november 2018.

mevrouw drs. A.P.W. van de Klift

secretaris

de heer P.A. Zoon

wnd. burgemeester