Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal houdende regels omtrent adviesraad diversiteitsbeleid (Reglement Diversiteitsraad)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• 1.

  het college: het college van burgemeester en wethouders van Veenendaal;

• 2.

  Diversiteitsraad: de Adviesraad gemeentelijk diversiteitbeleid als bedoeld in artikel 2.

Artikel 2 Instelling en taken Diversiteitsraad

• 1.

  De Diversiteitsraad heeft als taak het college gevraagd en ongevraagd te adviseren over relevante onderwerpen op het gebied van diversiteit, participatie en integratie van inwoners van Veenendaal.

• 2.

  De Diversiteitsraad signaleert relevante maatschappelijke ontwikkelingen die te maken hebben met diversiteitsvraagstukken in de Veenendaalse samenleving.

• 3.

  De Diversiteitsraad organiseert bijeenkomsten en activiteiten die bijdragen aan de maatschappelijke dialoog over relevante onderwerpen. Deze bijeenkomsten en activiteiten leveren informatie op ten behoeve van de advisering aan het college.

Artikel 3 Samenstelling Diversiteitsraad

• 1.

  De Diversiteitsraad bestaat uit minimaal vier en maximaal zeven leden en een voorzitter.

• 2.

  De leden van de Diversiteitsraad zijn:

  • a.

    niet jonger dan 18 jaar; en,

  • b.

    inwoner van de gemeente Veenendaal.

• 3.

  Het lidmaatschap van de Diversiteitsraad is onverenigbaar met:

  • a.

    het lidmaatschap van een raadscommissie van Veenendaal, of;

  • b.

    het beroepsmatig werkzaam zijn bij de gemeente Veenendaal.

• 4.

  Bij de samenstelling wordt gestreefd naar:

  • a.

    een evenwichtige opbouw, die globaal een weerspiegeling is van de diverse bevolkingsgroepen in Veenendaal.

  • b.

    een zoveel mogelijk evenredige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen.

  • c.

    een vertegenwoordiging van personen van verschillende leeftijdsgroepen die in Veenendaal woonachtig zijn.

Artikel 4 Benoeming en zittingsperiode

• 1.

  De leden en voorzitter worden door het college benoemd.

• 2.

  De Diversiteitsraad kiest uit zijn midden een voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en desgewenst een secretaris.

• 3.

  De leden en voorzitter worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen tweemaal voor een periode van drie jaar worden herbenoemd.

• 4.

  Het college stelt in overleg met de Diversiteitsraad een rooster van aftreden op. Dit rooster wordt zodanig ingericht dat de leden niet gelijktijdig aftreden.

• 5.

  De leden en voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij dienen dit schriftelijk in bij het college.

• 6.

  Bij disfunctioneren van leden of voorzitter neemt de ambtelijk secretaris contact op met het desbetreffende lid of voorzitter. In het uiterste geval kan een lid en/of de voorzitter door het college worden geschorst of ontslagen uit zijn functie.

• 7.

  De voorzitter en leden kunnen door het college worden geschorst of ontslagen.

Artikel 5 Vergoeding

• 1.

  Ten behoeve van de Diversiteitsraad wordt jaarlijks een door het college vastgesteld budget beschikbaar gesteld voor vergaderkosten, cursussen, publicaties, inwinnen van externe adviezen e.d.

• 2.

  De voorzitter en de leden van de Diversiteitsraad ontvangen voor een bijgewoonde vergadering met een maximum van acht vergaderingen een vergoeding zoals opgenomen in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

Artikel 6 Ambtelijk secretaris

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat de Diversiteitsraad wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris.

• 2.

  De Diversiteitsraad kan voor praktische ondersteuning, zoals het vinden van de weg binnen de gemeentelijke organisatie en het regelen van vergaderruimte, communicatiemiddelen en postadres terecht bij de ambtelijk secretaris. Deze draagt mede zorg voor het overbrengen van adviezen van de Diversiteitsraad aan het college en treedt actief op om het contact tussen de Diversiteitsraad, het college en de gemeentelijke organisatie te bevorderen.

• 3.

  De ambtelijk secretaris is geen lid van de Diversiteitsraad.

• 4.

  De ambtelijk secretaris signaleert relevante (beleids)ontwikkelingen voor de Diversiteitsraad.

Artikel 7 Taken voorzitter

De voorzitter heeft de volgende taken:

• a.

  in overleg met de secretaris de agenda voor de vergaderingen opstellen;

• b.

  leiden van vergaderingen;

• c.

  signaleren van voor de Diversiteitsraad relevante (beleids)ontwikkelingen;

• d.

  toezicht houden op het handhaven van het reglement en op het uitvoeren van besluiten;

• e.

  algemeen contactpersoon zijn voor externen;

• f.

  de Diversiteitsraad bijeen roepen door middel van een tijdige kennisgeving van de dag, het uur en de plaats waarop de vergadering wordt gehouden.

Artikel 8 Werkwijze

• 1.

  De Diversiteitsraad vergadert zoveel malen als de leden dat nodig achten, met een minimum van vier keer per jaar. Eenmaal per jaar is de portefeuillehouder daarbij aanwezig. Indien de Diversiteitsraad vaker met de portefeuillehouder wil overleggen, dan dient hij daartoe een verzoek in bij de ambtelijk secretaris.

• 2.

  De uitnodigingen, die tevens de agenda en bijbehorende stukken bevatten, worden tenminste één week voor de te houden vergadering door de voorzitter verzonden.

• 3.

  Van de vergaderingen worden verslagen gemaakt. De leden en de ambtelijk secretaris ontvangen deze verslagen.

• 4.

  De vergaderingen van de Diversiteitsraad zijn openbaar,

• 5.

  De Diversiteitsraad kan één of meer (externe) deskundigen uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven toelichting en advies.

• 6.

  Toehoorders bij een vergadering kunnen de voorzitter bij aanvang van de vergadering om spreektijd verzoeken. De voorzitter bepaalt of hieraan gevolg wordt gegeven.

• 7.

  De Diversiteitsraad zal in overleg met de ambtelijk secretaris minimaal één maal per jaar een activiteit organiseren die de deskundigheid of vaardigheden van de leden bevordert.

Artikel 9 Advisering

• 1.

  Aan de Diversiteitsraad wordt advies gevraagd op een zodanig tijdstip dat het van invloed kan zijn op het te nemen besluit door het college. Uitgangspunt is zes weken voorafgaand aan het definitieve collegebesluit.

• 2.

  De ambtelijk secretaris maakt met de Diversiteitsraad afspraken over de wijze en het moment waarop de Diversiteitsraad in het beleidsvormingsproces wordt betrokken. De ambtelijk secretaris voorziet de Diversiteitsraad van informatie opdat de Diversiteitsraad naar behoren kan functioneren. Het betreft hier informatie die noodzakelijk is om beleid en uitvoering te kunnen begrijpen en om ontwikkelingen en wijzigingen te kunnen volgen.

• 3.

  De adviezen van de Diversiteitsraad worden schriftelijk uitgebracht aan het college.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1.

  De leden en voorzitter van de Diversiteitsraad hebben stemrecht, ieder lid heeft één stem.

• 2.

  Alle adviezen worden bij meerderheid van stemmen uitgebracht.

• 3.

  De Diversiteitsraad kan alleen besluiten nemen indien de helft plus 1 van het aantal zittende leden aanwezig zijn.

• 4.

  Het college neemt binnen acht weken een beslissing op een gevraagd of ongevraagd advies van de Diversiteitsraad.

• 5.

  Indien het college besluit van een advies van de Diversiteitsraad af te wijken, legt het de motivering daarvoor schriftelijk vast en stelt het de Diversiteitsraad daarvan in kennis.

Artikel 11 Evaluatie

• 1.

  De Diversiteitsraad rapporteert één keer per jaar over zijn bijeenkomsten/activiteiten/adviezen. Deze rapportage wordt samenvattend opgenomen in het jaarverslag ten behoeve van het college. Zowel in de evaluatie, als in het jaarverslag van de Diversiteitsraad, wordt aandacht besteed aan de representativiteit van de Diversiteitsraad.

• 2.

  Het functioneren van de Diversiteitsraad wordt eenmaal per drie jaar geëvalueerd. Tijdens deze evaluatie worden in ieder geval de effecten van de uitgebrachte adviezen geëvalueerd.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement Diversiteitsraad.

• 2.

  Het op 29 januari 2013 vastgestelde Reglement Adviesraad gemeentelijk diversiteitbeleid wordt ingetrokken.

• 3.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking.