Budgethoudersregeling gemeente Veenendaal 2021

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal;

• b.

  concernbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

• c.

  budgethouder: functionaris die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten;

• d.

  budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen;

• e.

  budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

• f.

  beleidsveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting;

• g.

  product: een onderdeel van een beleidsveld uit de begroting op het niveau waarvan het college stuurt;

• h.

  medewerker: eenieder die werkzaam is bij de gemeente Veenendaal op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Veenendaal werkzaam is.

• i.

  programma: de hoofdindeling van de programmabegroting conform de BBV.

• j.

  thema: een clustering van beleidsthema’s waaraan specifiek budget gekoppeld is (dit kan gedeelde taakvelden bevatten).

• k.

  taakveld: een nadere onderverdeling van de programmabegroting conform de indeling van het BBV.

• l.

  investeringsbedragen middelen die beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren.

• m.

  project: een in de tijd en middelen begrensde activiteit om iets tot stand te brengen. Het onderscheidt zich van een programma door het ‘eenmalige’ karakter. Al kan het wel meerjarig zijn in de uitvoering.

• n.

  vierogen-principe: maatregel waarbij geldt dat voor het uitvoeren van een handeling minimaal twee medewerkers nodig zijn zodat zij elkaar kunnen controleren. Dit wordt nader uitgewerkt in de notitie ‘beleid inzake prestatieleveringen’.

Artikel 2. Aanwijzing budgethouder en budgetbeheerder

• 1.

  De Algemeen directeur is de concernbudgethouder. De directeur Bedrijfsvoering is de vervanger van de concernbudgethouder. De concernbudgethouder is gerechtigd een of meerdere budgetten in eigen beheer te houden.

• 2.

  De concernbudgethouder is bevoegd per budget een budgethouder aan te wijzen.

• 3.

  Als budgethouders kunnen worden aangewezen:

  • •

    Teamleiders

  • •

    Opgavemanagers

  • •

    Griffier

  • •

    Managers met een interne opdracht

  • •

    Ambtelijk opdrachtgever

  • •

    Projectmanagers, programmanagers en/of projectleiders

• 4.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het budgetbeheer van één of meerdere thema’s (of onderdelen van een thema) en taakvelden.

• 5.

  De budgethouder kan een of meerdere budgetbeheerders aanwijzen die onder diens eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of investeringsbedragen.

• 6.

  De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een efficiënt, effectief en rechtmatig beheer van alle budgetten die per grootboekrekening aan hem of haar zijn toegewezen.

• 7.

  Per budget, project of investeringsbedrag maximaal één budgethouder aangewezen.

• 8.

  Externe medewerkers kunnen niet aangewezen worden voor het budgethouderschap tenzij de externe medewerker wordt aangenomen in een functie waaraan het budgethouderschap is gekoppeld.

• 9.

  De algemeen directeur is als concernbudgethouder bevoegd budgetbevoegdheid tijdelijk aan de concerncontroller toe te wijzen in geval een budget uit oogpunt van risicobeheersing tijdelijk centrale sturing of beheersing vereist.

Artikel 3. Vervanging budgethouders en budgetbeheerder bij afwezigheid

• 1.

  Tussentijdse aanwijzing, intrekking en vervanging van de budgethouder vindt plaats door een besluit van de concernbudgethouder.

• 2.

  Bij afwezigheid van de budgethouder vindt horizontale vervanging plaats conform de door de directie vastgestelde lijst ‘onderlinge vervanging teamleiders’.

• 3.

  De budgethouder wijst één of meer budgetbeheerders aan ter vervanging van de in artikel 2, vijfde lid, aangewezen budgetbeheerder(s).

• 4.

  Elke tussentijdse aanwijzing, intrekking en vervanging van de budgethouder en budgetbeheerder wordt door budgethouder met vermelding van de budgetten digitaal aangeleverd bij Team Advies & Administratie.

• 5.

  Team A&A houdt de wijzigingen bij in een register. Het register wordt periodiek (minimaal een keer per jaar) geactualiseerd. .

Artikel 4. Taken en verantwoordelijkheden budgethouder

De budgethouder is verantwoordelijk voor:

• a.

  een effectief en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties;

• b.

  een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

• c.

  het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van op het budget geboekte kosten en opbrengsten;

• d.

  het tijdig, juist en volledig aanmaken van een inkooporder bij het aangaan van een verplichting ten laste van de eigen budgetten;

• e.

  een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;

• f.

  het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

• g.

  het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor facturen, waarin ook de prestatieverklaarder is opgenomen.

Artikel 5 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

• 1.

  De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:

  • a.

    (meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

  • b.

    financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden;

  • c.

    financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende kostensoorten:

    • -

      kapitaallasten

    • -

      toerekening kostenplaatsen;

    • -

      stortingen in reserves en voorzieningen;

    • -

      stelposten en onvoorzien;

    • -

      doorbelastingen (bijv. doorbelaste lonen).

• 2.

  Een budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, als door de prestatieverklaarder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken. Voor betalingen aan derden via het geautomatiseerd elektronisch berichtenverkeer is geen autorisatie door de budgethouder nodig.

• 3.

  Wat betreft het betaalbaar stellen van facturen als bedoeld in lid 2 zijn eveneens de voorwaarden van het reglement Mandaatbesluit Veenendaal 2021 met betrekking tot de financiële limieten van toepassing;

• 4.

  Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het reglement Mandaatbesluit Veenendaal 2021 en ook conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 5.

  Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

Artikel 6 Budgetverschuivingen

• 1.

  De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:

  • a.

    in de lasten binnen één taakveld of in de baten binnen één taakveld;

  • b.

    binnen een investering;

• 2.

  Verschuivingen in de lasten tussen taakvelden binnen één programma of in de baten tussen taakvelden binnen één beleidsveld vergen goedkeuring door het college;

• 3.

  Ingeval van budgetverschuiving gelden de volgende voorwaarden:

  • a.

    de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders;

  • b.

    er is sprake van geraamde budgetten.

• 4.

  Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is moet in de eerstvolgende begroting als zodanig worden verwerkt.

• 5.

  De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:

  • a.

    stelposten en onvoorzien;

  • b.

    rente;

  • c.

    verrekeningen met reserves en voorzieningen;

  • d.

    kapitaallasten;

  • e.

    doorbelastingen.

Artikel 7 Over- en onderschrijdingen

• 1.

  Een budgethouder mag een budget niet overschrijden.

• 2.

  Als er sprake is van een te verwachten overschrijding onderzoekt de budgethouder of er mogelijkheden voor dekking zijn. Als die mogelijkheden er niet zijn, moet daarover gerapporteerd worden. Daarbij gelden de regels zoals vastgelegd in de Financiële Verordening Veenendaal 2019.

• 3.

  In afwijking van lid 2 is de hoofdbudgethouder wel bevoegd een besluit te nemen als de (onder)gemandateerde bevoegdheid is gebaseerd op de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Participatiewet of de Jeugdwet en het college op basis van een van deze wetten is gehouden dat besluit te nemen. De portefeuillehouder wordt vooraf over het te nemen besluit onverwijld in kennis gesteld.

• 4.

  Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

Artikel 8 Verantwoording

De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform de afspraken van de planning- en controlcyclus.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie en werkt terug tot en met 1 januari 2021;

• 2.

  De ‘Budgethoudersregeling Gemeente Veenendaal van 2005’, vastgesteld op 10 mei 2005, wordt ingetrokken.

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Veenendaal 2021’.