Treasurystatuut gemeente Veere

Artikel 1

 In dit statuut wordt verstaan onder:

- Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

- Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

- Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

- Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

- Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;

- Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

- Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

- Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

- Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

- Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

- Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;

- Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de begroting van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

- Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

- Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

- Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;

- Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in de Europese Economische Ruimte (EER)¹ aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

- Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

- Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

- Vastrentende waarden Openbare of onderhandse leningen (openbaar is voor iedereen toegankelijk, onderhands is een overeenkomst tussen twee partijen). Vastrentende waarden garanderen dat op de einddatum de nominale waarde wordt uitgekeerd.

¹ Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Artikel 3

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. De gemeente mag garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

2. De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het generen van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut.

3. Het gebruik van financiële derivaten is uitsluitend toegestaan om financiële risico’s te vermijden. Alvorens een derivatentransactie wordt afgesloten wint de gemeente het advies in van een onafhankelijke externe adviseur.

Artikel 7

 De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op de liquiditeitenplanning

Artikel 8

 Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s.

Artikel 9

 Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1 Financieringen worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

2 Financieringsmiddelen die om renterisico’s te beheersen zijn aangetrokken, maar nog niet direct benodigd zijn, worden bij instellingen waar ze zijn aangetrokken terugbelegd (near banking);

3 Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;

4 Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn onderhandse leningen;

5 De gemeente vraagt offertes op bij minimaal drie instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd.

Artikel 10

 Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1 Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4,5,6,7 en 8 genoemde voorwaarden;

2 De gemeente vraagt offertes op bij minimaal drie instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

1 Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de drie jaar beoordeeld;

2 Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6 behoudens de ING, de Fortisbank België en de Grafschafter Volksbank EG, voor het aanhouden van uitsluitend een rekening-courant relatie ten behoeve van (buitenlands) betalingsverkeer;

3 Als de tegoeden in rekening courant bij de bankrelaties genoemd in artikel 11 lid 2 het bedrag van € 10.000 overschrijden vindt een overboeking plaats naar de hoofdrekening bij de BNG. Wekelijks wordt nagegaan of de limieten worden overschreden.

4 Financiële ondernemingen dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer;

5 Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen wanneer er sprake is van koersgevoelige produkten.

Artikel 12

 Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

1 Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

2 Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank;

Artikel 13

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

1 De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

2 Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;

3 Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeldleningen, kasgeldleningen en krediet in rekening courant;

4 Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeldleningen aan derden, spaarrekeningen en deposito’s;

5 Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan;

6 De gemeente vraagt offertes op bij minimaal drie instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar.

Artikel 14

 In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd.

2. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

a De uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

b De treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

c De juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

3. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd.

4. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

b de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

c de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

5. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

6. De transacties worden zo spoedig mogelijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten;

7. Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie gecontroleerd door de functionaris belast met de interne controle.

Artikel 15

 De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan als volgt gedefinieerd:

Gemeenteraad

• Het vaststellen van treasurydoelstellingen en het treasurybeleid door middel van de financiële verordening (ex artikel 212 van de Gemeentewet);

• Het vaststellen van de paragraaf financiering in begroting en jaarrekening

• Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;

• Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid

Raadscommissie

• Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad.

College van B&W

• Het vaststellen van de beleidskaders en limieten voor de treasuryfunctie in een treasurystatuut (afgestemd op de financiële verordening);

• Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);

• Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (bij een looptijd > 1 jaar);

• Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.

Portefeuillehouder Financiën

• Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid);

Hoofd afdeling Bedrijfsvoering

• Het uitvoeren van de aan hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de financieringsparagraaf;

• Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten;

• Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W;

• Bankrelatiebeheer.

• Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer

De controller

• Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;

• Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

• Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie.

De afdelingshoofden (Budgethouders)

• Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën, met het oog op de liquiditeitenplanning;

• Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten.

Medewerker planning&control

• Het uitvoeren van de aan hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut;

• Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling Bedrijfsvoering over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

Medewerker Treasury

• Onderhoud van de procedurebeschrijvingen;

• Opstellen van liquiditeitsprognoses;

• Analyse en evaluatie liquiditeitsprognoses;

• Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, liquiditeitenplanning, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform het treasurystatuut worden uitgevoerd;

• Het opstellen van de rentevisie;

• Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo-en liquiditeitenbeheer;

• Het beheren van geldstromen;

• Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

• Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiende uit bovenstaande deelfuncties;

• Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties, inclusief meerdere offertes;

• Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;

• Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;

• Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

• Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling Bedrijfsvoering over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

Medewerker financiële administratie

• Het administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen -en financiële administratie;

• Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

• Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;

• Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie.

Medewerker belast met de interne controle, niet zijnde de medewerker treasury

• Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie informatie zoals verstrekt door de medewerker treasury.

De externe accountant

• In het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren van treasury.

Artikel 16

 onderstaand staan de bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie.

Saldo, liquiditeiten -en geldstromenverkeer:

1. Het uitzetten van middelen via callgeld, deposito en spaar-rekening

Bevoegd functionaris: Medewerker treasury

Autorisatie door:Medewerker planning&control

2. Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld

Bevoegd functionaris: Medewerker treasury

Autorisatie door:Medewerker planning&control

3. Betalingsopdrachten voorbereiden

Bevoegd functionaris: Medewerker treasury

Autorisatie door:Medewerker planning&control

Bankrelatiebeheer

4. Bankrekeningen open/sluiten/wijzigen

Bevoegd functionaris:Medewerker treasury

Autorisatie door: Hoofd afdeling Bedrijfsvoering

5. Bankcondities en tarieven afspreken

Bevoegd functionaris:Medewerker treasury

Autorisatie door: Hoofd afdeling Bedrijfsvoering

Risicobeheer

6. Het afsluiten van derivatentransacties

Bevoegd functionaris: Medewerker treasury Medewerker planning&control

Autorisatie:College B&W

Financiering en uitzetting (looptijd langer dan 1 jaar)

7. Het vaststellen van kredietfaciliteiten

Bevoegd functionaris: Medewerker treasury

Autorisatie door: Medewerker planning&control

8. Het aantrekken en uitzetten van middelen zoals vastgelegd in de financieringsparagraaf

Bevoegd functionaris: Medewerker treasury

Autorisatie door: Medewerker planning&control

9. Het garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak

Bevoegd functionaris: Medewerker treasury

Autorisatie door: College B&W

Artikel 17

 Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Artikel 18

Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 1 oktober 2013