Regeling Werving en selectie Veiligheidsregio Groningen

Werving en selectie

Inhoudsopgave

• I. Werving- en selectieprocedure bij vacatures voor dagdienst- en beroepsfuncties

  • I.I. Ja/nee openstellen van een vacature

  • I.II. Ja, er is besloten een vacature open te stellen. De volgende stappen in de werving- en selectieprocedure worden gezet

  • I.III. Nee, er is besloten de vacature niet open te stellen voor werving

• II. Werving- en selectieprocedure voor de functies van repressieve vrijwilligers

  • II.I. Ja/nee openstellen van een vacature

  • II.II. Nadat besloten is een vacature open te stellen, worden de volgende stappen in de werving- en selectieprocedure gezet

Als Veiligheidsregio Groningen staan wij voor de incidentbestrijding in de provincie Groningen, waarbij we ons als eerste richten op het voorkómen van crises en op het coördineren van geoliede samenwerkingsverbanden met onze partners. Als er dan toch een incident plaatsvindt, proberen we alleen of samen met onze partners de gevolgen voor mens, dier en have zoveel als mogelijk te beperken. Daar hebben we goede mensen voor nodig. Hier doen wij van alles aan: we leiden mensen op met oog voor de eisen van vandaag én van morgen, leidinggevenden geven hen feedback en begeleiding en we zijn met mensen in gesprek over hun toekomst. Het werven en selecteren van mensen is een essentieel onderdeel die aan deze zaken voorafgaan. We willen de juiste mens op een bij hem of haar goed passende functie, waarbij we het ene oog gericht hebben op de toekomst en het andere oog op het organisatiebelang. Dat betekent:

• -

  dat we een degelijke selectieprocedure hebben waarbij meerdere mensen meekijken om de juiste persoon te selecteren en waarbij een assessment ingezet kan worden;

• -

  dat we onze eigen mensen eerst laten solliciteren, zonder dat ze direct de concurrentie hoeven aangaan met externe mensen;

• -

  dat we collega’s zonder een vaste plek zelfs voorrang op iedereen geven, waarbij geschiktheid nog steeds het criterium is, maar soms ‘een zesje’ voldoende is.

Snelle procedures helpen de teams vooruit: niemand is erbij gebaat dat vacatures onnodig lang vacant blijven. Het versnellen van het W&S-proces is mogelijk, waarbij snelheid altijd afgewogen wordt tegen bovenstaande uitgangspunten.

Het onderstaande W&S-proces is uitgebreid besproken in de Ondernemingsraad en in verschillende andere overlegvormen. Wij zijn van mening dat dit memo een goed beeld geeft hoe wij met onze werving en selectie willen omgaan. Toch zullen er in de toekomst situaties ontstaan waarover wij nog niet hebben nagedacht of die net iets anders zijn dan in dit memo besproken. Een voorbeeld hiervan is de vervulling van tijdelijke plekken; hiervoor zijn de specifieke omstandigheden te bepalend om hiervoor nu één werkwijze te bepalen. Het is altijd onze bedoeling om zo veel mogelijk in de geest van deze afgesproken werkwijze te handelen, uiteraard met oog voor de specifieke omstandigheden.

Wij streven er naar dat het personeel van VRG een afspiegeling is van de maatschappij. We streven er daarom naar om meer vrouwen en meer allochtonen in dienst te nemen. Het betekent dat bij gelijke geschiktheid de voorkeur aan deze groepen wordt gegeven. Parttime werken mag, waarbij de minimale arbeidsomvang varieert per functie en we een absolute ondergrens van 0,5 fte hanteren.

In de onderliggende notitie staan voor verschillende functies de te nemen stappen beschreven. We beschrijven eerst de procedure voor dagdienst- en ploegmedewerkers, daarna die van de repressieve vrijwilligers.

Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet c.q. in redelijkheid knelt, kan de (plv) directeur VRG, na ingewonnen advies van het D.B. van de O.R., anders besluiten.

Deze regeling vervangt de ‘Voorlopige regeling vacaturevoorziening VRG, 1-12-2013’.

I. Werving- en selectieprocedure bij vacatures voor dagdienst- en beroepsfuncties

Hieronder staat welke stappen gezet worden om te bepalen of een vacature opengesteld wordt. Daarna volgt een samenvatting van de werving- en selectieprocedure als besloten wordt tot het openstellen van een vacature. Vervolgens wordt de handelswijze beschreven indien besloten wordt geen vacature open te stellen voor werving.

I.I. Ja/nee openstellen van een vacature

Om te beslissen of een vacature opengesteld wordt, worden de volgende stappen gezet:

• 1

  De leidinggevende overweegt of hij een vacature open wil stellen. Redenen: niet ingevulde functie in het formatieplan, niet ingevulde afgesproken functie buiten het formatieplan, langdurige ziekte, project, onverwachte werkzaamheden, te grote werkdruk.

• 2

  Bij de overweging om te bepalen of de vacature opengesteld moet worden, neemt de leidinggevende de volgende zaken mee:

  • -

    Zijn de uit te voeren werkzaamheden noodzakelijk voor het behalen van de resultaten en doelen van de team? Kan werk niet herverdeeld worden, door anderen worden uitgevoerd?

  • -

    Uit welk budget wordt de vacature bekostigd en is er voldoende budget beschikbaar?

  • -

    Zijn er andere redenen de vacature niet open te stellen, bijv. recente ontwikkelingen die nog niet zijn vertaald naar het formatieplan?

  • -

    Zijn er voorrangskandidaten?

  Een voorrangskandidaat is een medewerker met een vaste aanstelling in de zin van Artikel 2:4 uit de CAR-UWO, die:

  • 1

    door een organisatiewijziging niet geplaatst is op een functie uit het formatieplan en waarvoor een passende functie gevonden dient te worden;

  • 2

    tijdelijk op een functie is geplaatst of gedetacheerd is, en waarvoor na afloop van deze periode een passende functie gevonden dient te worden;

  • 3

    op grond van ongeschiktheid door ziekte of medische ongeschiktheid herplaatst dient te worden in een andere passende functie, dit geldt ook voor een medewerker die valt onder het FLO-overgangsrecht en die na zijn 50e levensjaar (medisch) ongeschikt wordt en waarvoor een passende functie gezocht dient te worden;

  • 4

    die functioneel ongeschikt is bevonden voor zijn functie en voor wie in het kader van een Van Werk Naar Werk-traject een andere passende functie gevonden dient te worden.

  • -

    Is het werk door medewerkers uit de beroepsploegen te doen?

  • -

    Gaat het om een tijdelijke, kortdurende vervulling van een functie, bijv. om ziektevervanging?

  • -

    Gaat het om een specialistische functie waarvan bij voorbaat duidelijk is dat een gerichte wervingsactie nodig is. De leidinggevende doet de toetsing in overleg met de adviseur DPOO. Deze kan met name voor de laatste vijf punten relevante informatie aanleveren.

• 3

  De leidinggevende bespreekt de noodzaak van de openstelling met zijn leidinggevende. Indien deze instemt zet de leidinggevende vervolgstappen.

• 4

  De adviseur DPOO stuurt de uitkomsten van de toetsing per mail naar het hoofd DPOO. Indien deze instemt met het openstellen van de vacature, wordt de werving- en selectieprocedure gestart. Zie I.II.

• 5

  Indien de toetsing voor het hoofd DPOO aanleiding is de vacaturestelling ter discussie te stellen, bespreekt de adviseur DPOO dit met de leidinggevende. Indien deze instemt met de redenen voor het niet openstellen van de vacature/het op een andere manier invullen van de vacature, worden de hierbij passende vervolgstappen gezet. Zie I.III.

• 6

  Indien de leidinggevende niet akkoord gaat met het niet of beperkt openstellen van de vacature, neemt hij hierover contact op met zijn leidinggevende en het hoofd DPOO. Indien er verschil van mening blijft bestaan, neemt het hoofd DPOO een besluit.

• 7

  Voor de functies van leidinggevenden op tactisch niveau maakt Veiligheidsregio Groningen gebruik van horizontale plaatsing. Deze werkwijze is beschreven onder I.III B

I.II. Ja, er is besloten een vacature open te stellen. De volgende stappen in de werving- en selectieprocedure worden gezet

• 1

  De leidinggevende bespreekt de vacature met de adviseur DPOO.

• 2

  De adviseur DPOO maakt de vacaturetekst.

• 3

  De vacature wordt intern uitgezet. Dit betekent dat alle medewerkers van VRG, inclusief de vrijwilligers, met een vaste aanstelling kunnen reageren. Wanneer er redenen aanwezig zijn om de vacature niet eerst intern, maar gelijktijdig extern en intern uit te zetten, dan stemt de (plv) directeur dit eerst af met het DB van de OR. Medewerkers die langer dan 1,5 jaar op tijdelijke basis bij VRG werken, worden behandeld als medewerkers met een vaste aanstelling.

• 4

  Medewerkers die korter dan 1,5 jaar tijdelijk bij VRG werken, kunnen eveneens solliciteren, maar hun sollicitatie wordt pas in behandeling genomen nadat gebleken is dat er geen medewerkers genoemd onder 3 in aanmerking komen voor de functie. De leidinggevende kan beslissen over te gaan naar externe werving en deze sollicitanten daarbij mee te nemen.

• 5

  Voor de vacature van een trainee wordt de aard van de vacaturestelling bepaald door het doel van het traineeship, de ontwikkelmogelijkheden die het biedt, de lengte van het traineeship.

• 6

  Indien de functie door de stappen 3 en 4 niet wordt vervuld, wordt de vacature extern opengesteld: op de VRG-site, naar Noorderlink, de 23 Groninger gemeenten, naar Veiligheidsregio Fryslân en Veiligheidsregio Drenthe en naar Randstad. Indien gewenst worden gelijktijdig andere kanalen gebruikt. Kandidaten van de Noorderlink-organisaties en van één van de Groninger gemeenten krijgen bij gelijke geschiktheid de voorkeur.

• 7

  Voor functies die tijdelijk zijn, kan gekozen worden voor gelijktijdige externe werving. De leidinggevende neemt hierover een beslissing, na advies van de adviseur DPOO. Een contra-indicatie is: loopbaan- en ontwikkelmogelijkheden voor interne medewerkers, vast te stellen door de betrokken leidinggevenden in overleg met DPOO . (Indien de functie later structureel blijkt te zijn, wordt de functie alsnog intern opengesteld.)

• 8

  Indien de vacature niet voortkomt uit het formatieplan geeft de leidinggevende de aard van financiering door aan de adviseur DPOO. Deze geeft dit bij afronding van de procedure, met daarbij de toestemming van het hoofd DPOO, door aan de Medewerker Personeelsadministratie 1. Deze zorgt voor registratie in Profit en informeert de vakspecialisten FEZ 1 en 2.

Selectiecommissies

• -

  Per vacature wordt in overleg met de betrokken leidinggevende(n) de selectiecommissie samengesteld. Hierin nemen zitting: de direct leidinggevende, een collega van de nieuwe functionaris, een adviseur DPOO. In het geval van een leidinggevende functie komt/komen hierbij: medewerker(s) van het team of het cluster.

• -

  Bij een vacature van een leidinggevende op tactisch niveau is de (plaatsvervangend) directeur voorzitter van de selectiecommissie *. Wanneer er sprake is van de selectie van een clustercommandant, wordt de door de selectiecommissie gekozen kandidaat voorgesteld aan de burgemeester(s) *. Wanneer er geen sprake is van zwaarwegende bezwaren, gaat de directeur Veiligheidsregio over tot benoeming.

• -

  In het geval van een vacature voor de functies van directeur en regionaal commandant, wordt de vacaturestelling voorbereid door het hoofd DPOO in overleg met het D.B. Naast de selectiecommissie waarin o.a. bestuursleden zitten, wordt een adviescommissie samengesteld in overleg met de O.R., bestaande uit medewerkers van VRG.

• -

  Voor de functies van directeur, regionaal commandant en hoofden van de sectoren en diensten maakt een O.R.-lid deel uit van de selectie- of adviescommissie. Welke commissie wordt in overleg met de O.R. bepaald.

I.III. Nee, er is besloten de vacature niet open te stellen voor werving

Indien besloten is een vacature op een andere manier te vervullen dan door het openstellen van de vacature, ziet het proces er als volgt uit.

A. Functies voor niet-leidinggevenden

• 1

  De leidinggevende en de adviseur DPOO bespreken wie bij dit proces betrokken zijn, wie evt. voor de functie/werkzaamheden in aanmerking komen wie (bijv. medewerkers uit de ploegen, voorrangskandidaten), de werkwijze en het proces.

• 2

  Het hoofd DPOO informeert de directie. Indien deze instemt wordt het proces voortgezet.

• 3

  De leidinggevende of de adviseur DPOO informeert alle betrokkenen.

• 4

  Indien er meerdere kandidaten zijn, worden met iedereen gesprekken gevoerd.

• 5

  Indien er één kandidaat in aanmerking komt, worden gesprekken gevoerd met de leidinggevende en de nieuwe collega’s.

Selectiecommissies

• -

  De leidinggevende stelt de selectiecommissie samen. Hierin zitten: de leidinggevende, een collega/collega’s van de nieuwe functionaris, een adviseur DPOO. De selectiecommissie adviseert de leidinggevende.

• -

  Wanneer er slechts één kandidaat is, vindt er een gesprek plaats met dezelfde samenstelling als hierboven. Een kandidaat kan alleen worden afgewezen in geval van zwaarwegende bezwaren.

B. Functies voor leidinggevenden op tactisch niveau

Voor de functies van leidinggevenden op tactisch niveau maakt Veiligheidsregio Groningen gebruik van horizontale plaatsing om op die manier een match te maken van de juiste persoon met de juiste plek. Horizontale mobiliteit kan worden toegepast in geval van een vacature of bij een ruiling * binnen de tactische laag. Dit is voor onze organisatie een nieuwe manier van werken die we graag zo transparant mogelijk willen uitvoeren. Dit vraagt om een continue afweging tussen belang van organisatie en individu én tussen transparantie aan de ene kant en privacy van betrokkenen aan de andere kant. Wij hebben dit proces uitgewerkt in deze regeling. Per 1 januari 2017 vervalt de regeling. Eind 2016 wordt deze regeling geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie wordt de regeling, al dan niet aangepast, opnieuw ter instemming voorgelegd aan de OR.

Het plaatsingsproces is onderdeel van het leiderschapsbeleid van Veiligheidsregio Groningen en kan niet los worden gezien van:

• -

  Het jaargesprek: ieder jaar, of vaker, voert de leidinggevende met zijn of haar leidinggevende een gesprek over functioneren, samenwerking, maatschappelijke betrokkenheid, ontwikkeling, gewenste en reële loopbaanstappen, arbeidsomstandigheden en alles wat verder op tafel komt.

• -

  De managementschouw van de tactische laag: de strategisch leidinggevenden bespreken jaarlijks de uitkomsten van de jaargesprekken tijdens de managementschouw. In de managementschouw wordt de directie en DPOO gevoed met een gedeeld gemeenschappelijk beeld van de tactisch laag. De strategisch leidinggevende koppelt dit gedeeld gemeenschappelijke beeld terug aan de tactisch leidinggevende.

Werkwijze

In geval van een vacature of een ruiling binnen de tactische laag, worden de volgende processtappen doorlopen.

• 1

  Opstellen profiel Het sector- of diensthoofd stelt samen met de adviseur DPOO aan de hand van het generieke functieprofiel een profiel op van de beoogde functionaris voor de vacature of voor de beoogde ruiling. De directie stelt het profiel vast.

• 2

  Bespreken profiel Dit profiel wordt door het sectorhoofd besproken met een vertegenwoordiging van het personeel en de betrokken burgemeesters (in geval van een clustercommandant).

• 3

  Horizontale plaatsing De directie stelt in overleg met de strategisch adviseur DPOO vast of horizontale mobiliteit aan de orde is. Wanneer dat niet het geval is omdat er geen directe match is (bijvoorbeeld in geval van specifieke know-how of diversiteitsbeleid) wordt de functie (in geval van een vacature) opengesteld conform de regeling vacaturevoorziening. Het DB-OR wordt hierover geïnformeerd.

• 4

  Geschikte kandidaten gevonden De directie stelt, na consultering van de sector- en diensthoofden en in overleg met de strategisch adviseur DPOO, vast welke kandidaten voor de functie/ voor de ruiling in aanmerking komen en in welke volgorde zij benaderd worden. Indien er geen geschikte kandidaten zijn, wordt de functie (in geval van een vacature) opengesteld conform de regeling vacaturevoorziening. Het DB-OR wordt hierover geïnformeerd.

• 5

  Benaderen kandidaten De (plv.) directeur benadert de kandidaten volgtijdig.

• 6

  Voeren gesprek met kandidaat/ kandidaten De (plv.) directeur voert samen met de strategisch adviseur DPOO een gesprek met de kandidaat/ kandidaten. In dit gesprek wordt verkend in hoeverre er een daadwerkelijke match is tussen de kandidaten en de openstaande/ beoogde functie. Indien er geen match is, wordt de functie (in geval van een vacature) opengesteld conform de regeling vacaturevoorziening. Het DB-OR wordt hierover geïnformeerd.

• 7

  Plaatsen in functie Indien er sprake is van een match gaat de directie over tot plaatsing. In het geval van een functie van clustercommandant wordt de kandidaat voorafgaand aan de formele plaatsing voorgesteld aan een door de regionaal commandant samen te stellen commissie. In deze commissie, onder voorzitterschap van de regionaal commandant, hebben in ieder geval vertegenwoordigers van het personeel zitting. Daarna vindt het kennismakingsgesprek met de betrokken burgemeester(s) plaats. Het uitgangspunt van deze ronde is nadrukkelijk geen selectie, maar het voorstellen van de kandidaat. Bij zwaarwegende bezwaren kan de directeur Veiligheidsregio zijn voorstel tot plaatsing van de betreffende kandidaat heroverwegen. Het DB-OR wordt hierna over de plaatsing geïnformeerd.

  • -

    Indien er sprake is van een lager ingeschaalde functie behoudt de kandidaat zijn/haar inschaling.

  • -

    Indien de kandidaat de functie aanvaardt en er sprake was van een vacature, ontstaat er opnieuw een vacature en begint het proces weer vanaf stap 1.

• 8

  Evalueren DB-OR De directie evalueert het proces met het DB-OR.

II. Werving- en selectieprocedure voor de functies van repressieve vrijwilligers

In de notitie ‘Werving en selectie van vrijwilligers’ staat de werving- en selectieprocedure uitgebreid beschreven: o.a. de selectiecriteria, bij welke functie een assessment nodig is, wanneer de tijdelijke aanstelling kan overgaan naar een vaste aanstelling en een gesprekshandleiding.

Hieronder staat welke stappen gezet worden om te bepalen of een vacature opengesteld wordt. Daarna volgt een samenvatting van de werving- en selectieprocedure.

II.I. Ja/nee openstellen van een vacature

Om te beslissen of een vacature opengesteld wordt, worden de volgende stappen gezet:

• 1

  Ieder jaar kijkt de clustercommandant, in overleg met de ploegchef en de vakinhoudelijk medewerker brandweerzorg, hoe het gesteld is met de bezetting op dat moment en de komende jaren:

  • -

    is de huidige bezetting voldoende

  • -

    is er de komende jaren te verwachten uitstroom op basis van bijv. mededelingen/signalen van vrijwilligers, leeftijdsopbouw

  • -

    wat zijn de consequenties voor de bemensing van de specialistische functies

  De opleiding van een vrijwilliger duurt twee jaar, dus er moet vooruit gekeken worden om voldoende bezetting te waarborgen.

• 2

  Op basis van de inventarisatie besluit de clustercommandant of er geworven moet worden en/of mensen opgeleid moeten worden voor specialistische functies. Indien dit het geval is wordt de werving- en selectieprocedure gestart.

II.II. Nadat besloten is een vacature open te stellen, worden de volgende stappen in de werving- en selectieprocedure gezet

• 1

  De clustercommandant kiest in overleg met de ploegchef, ondersteund door de adviseur DPOO en de Communicatieadviseur, de wervingskanalen. Er wordt een planning gemaakt voor het hele proces: vanaf de start van de procedure tot de start van de opleiding.

• 2

  De afdeling Communicatie ondersteunt bij het maken van het promotiemateriaal/de tekst voor de advertentie.

• 3

  Sollicitanten reageren middels het sollicitatieformulier, beschikbaar bij het cluster/op de internetsite van het cluster.

• 4

  Bij een vacature voor de functies van bevelvoerder en chauffeur wordt het profiel van de nieuwe medewerker door de clustercommandant en de ploegchef met de blusploeg besproken. Bij een vacature voor de functie van ploegchef bespreekt de clustercommandant het profiel met de blusploeg.

• 5

  Met alle belangstellenden uit de blusploeg voor de functie van ploegchef worden selectiegesprekken gevoerd.

• 6

  Na de selectie verzamelt de secretariaatsmedewerker de benodigde informatie voor de aanstelling van de vrijwilliger en stuurt dit vervolgens naar DPOO.

Selectiecommissies

• -

  De clustercommandant stelt de selectiecommissie samen. Deze bestaat uit de ploegchef en een vertegenwoordiging van de blusgroep. De clustercommandant, een dagdienstmedewerker of een adviseur DPOO kunnen aan de selectiecommissie toegevoegd worden.

• -

  Bij een vacature voor de functies van ploegchef, bevelvoerder en chauffeur bestaat de selectiecommissie uit de clustercommandant, de ploegchef en een bevelvoerder, medewerker(s) uit de blusgroep, evt. aangevuld met de adviseur DPOO. De clustercommandant kan voor een andere samenstelling kiezen.