Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Veiligheidsregio Haaglanden houdende regels omtrent de vergaderingen van het algemeen bestuur (Reglement van Orde Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Haaglanden)

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Op grond van de artikel 22 Wet gemeenschappelijke regelingen j° artikel 16 Gemeentewet is het bestuur van een gemeenschappelijke regeling verplicht om net als een gemeenteraad, een reglement van orde te hebben voor haar vergaderingen.

Bestaande voorschriften rond de gang van zaken tijdens vergaderingen van het Algemeen Bestuur

In de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Haaglanden 2016 (verder: GR) is reeds het nodige geregeld over de vergaderingen van het Algemeen Bestuur.

In artikel 22 van de Wet gemeenschappelijke regelingen is een aantal bepalingen over de vergaderingen van de gemeenteraad van overeenkomstige toepassing verklaard op besturen van gemeenschappelijke regelingen.

Zo staat in artikel 19 Gemeentewet dat de voorzitter de leden voor een vergadering schriftelijk oproept. De agenda en de voorstellen dienen op grond van deze bepaling openbaar gemaakt te worden en ter inzage gelegd. Artikel 22 Gemeentewet bepaalt dat de leden van het bestuur die deelnemen aan de beraadslagingen niet in rechte kunnen worden vervolgd voor hetgeen zij in de vergadering hebben gezegd.

Artikel 26 Gemeentewet draagt de voorzitter op de orde te handhaven in de vergadering en is bevoegd om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken.

De artikelen 28 t/m 33 Gemeentewet bepalen hoe een stemming dient te verlopen.

Artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen regelt de openbaarheid van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en bepaalt onder welke omstandigheden deze in beslotenheid kunnen plaatsvinden.

Artikel 5, lid 1 van de GR schrijft voor dat vergaderingen plaatsvinden op verzoek van de voorzitter of een van de leden, doch minimaal 4 x per jaar.

In de artikelen 7 en 8 van de GR is geregeld hoe de stemverhouding in het Algemeen Bestuur is, dat er een quorum is en op welke wijze dat gehanteerd wordt.

De hier genoemde regels uit de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeentewet zijn ook van toepassing op vergaderingen van het Algemeen Bestuur. Deze wettelijke bepalingen horen in een Reglement van Orde niet te worden herhaald. Dit geldt ook voor de bepalingen uit de GR.

In de praktijk vormen deze bepalingen een goede basis voor de regeling van de gang van zaken bij de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Haaglanden. De leden van het Algemeen Bestuur kunnen hiermee voldoende uit de voeten.

Inlichtingen en verantwoording aan gemeenteraden

Artikel 17 van de Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat de gemeenschappelijke regeling bepalingen bevat omtrent de wijze waarop door het bestuur van het openbaar lichaam (…) aan de raden van de deelnemende gemeenten de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen worden verstrekt.

In artikel 9 GR is vastgelegd dat leden van de gemeenteraden in de VRH hun burgemeester, lid van het Algemeen Bestuur, op de in hun gemeente gebruikelijke wijze kunnen bevragen. De regeling van deze wijze van vragen stellen wordt in dit reglement van orde voor het Algemeen Bestuur geen uitwerking omdat dit in de reglementen van orde van de afzonderlijke gemeenten in Haaglanden afdoende is geregeld.

In artikel 10 GR is de inlichtingenplicht van bestuur en voorzitter aan gemeenteraden vastgelegd. In het derde lid van deze bepaling staat dat de wijze waarop hieraan uitvoering wordt gegeven wordt vastgelegd in een reglement van orde voor het Algemeen Bestuur.

In artikel 2 van dit reglement is in de eerste plaats uitwerking gegeven aan de wijze waarop aan de raden ongevraagd de benodigde informatie wordt verstrekt. Benoemd zijn de stukken die thans op regelmatige basis via de burgemeesters aan de raden beschikbaar worden gesteld, zoals begroting, rekening en in de Wet veiligheidsregio’s genoemde verplichte planvormen.

Afbakening bestuurlijke verantwoordelijkheid

De burgemeester heeft op grond van artikel 4 van de Wet veiligheidsregio’s het gezag bij brand en bij ongevallen anders dan bij brand, en op grond van artikel 5 Wet veiligheidsregio’s het opperbevel ingeval van een ramp of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan. Uit dien hoofde is de burgemeester bestuurlijk verantwoordelijk voor de operationele inzet van de brandweer en andere hulpdiensten in zijn/haar gemeente.

Dit wordt slechts anders als er sprake is van een (dreigende) situatie waarop artikel 39 van de Wet veiligheidsregio’s van toepassing is. In dat geval is op grond van artikel 39, lid 1 onder a Wet veiligheidsregio’s, de voorzitter verantwoordelijk. Voor de verantwoording door de voorzitter naar de lokale raden geldt op dat moment de bijzondere regeling uit artikel 40 Wet veiligheidsregio’s.

De organisatie van brandweerzorg behoort op grond van artikel 3 van de Wet veiligheidsregio’s tot de verantwoordelijkheid van het college.

Raadsvragen over deze onderwerpen dienen dan ook door raadsleden aan hun eigen college of burgemeester te worden gesteld. Indien vragen over deze onderwerpen aan de voorzitter of het bestuur van de Veiligheidsregio worden gesteld, zullen deze worden terugverwezen naar het eigen college of burgemeester. Het spreekt hierbij vanzelf dat ambtelijke kennis die over deze onderwerpen bij de Veiligheidsregio aanwezig is, te allen tijde beschikbaar is voor de lokale burgemeesters en colleges bij de beantwoording van vragen uit hun raad. In de praktijk komt het regelmatig voor dat vanuit de gemeenten ambtelijk contact gezocht wordt met de Veiligheidsregio over de beantwoording van raadsvragen bijvoorbeeld op het gebied van brandveiligheid of vragen naar aanleiding van een brandweerinzet.

Raadsleden kunnen voorts hun burgemeester ter verantwoording roepen voor zijn/haar opstelling in het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio op grond van artikel 9 GR. Ook in dat geval is het aan de burgemeesters zelf om de vragen uit hun raad te beantwoorden en is niet het bestuur of de voorzitter van de Veiligheidsregio formeel aan zet. Opnieuw zij hier vermeld dat de AB leden een beroep kunnen doen op ondersteuning door de ambtelijke organisatie van Veiligheidsregio.

In al deze gevallen is het voorliggende reglement niet van toepassing. Het reglement geldt alleen bij de beantwoording van vragen van raadsleden die betrekking hebben op de bestuurlijke verantwoordelijkheid van bestuur of voorzitter van de Veiligheidsregio.

Procedure beantwoording vragen door bestuur en voorzitter Veiligheidsregio

In dit reglement van orde wordt naast aan artikel 10 GR ook aan artikel 17 van de Wet gemeenschappelijke regelingen uitwerking gegeven met betrekking tot de wijze waarop inlichtingen kunnen worden gevraagd door individuele raadsleden aan het bestuur en de voorzitter van Veiligheidsregio Haaglanden.

De in dit reglement beschreven wijze van beantwoording van raadsvragen is geënt op de wijze waarop verzoeken om inlichtingen in de praktijk in de voorbije jaren zijn opgepakt.

De procedure voor de behandeling van verzoeken om inlichtingen uit de raad is als volgt:

• •

  Verzoeken om inlichtingen van bestuur of voorzitter kunnen door gemeenteraadsleden per post, maar ook elektronisch worden gericht aan bestuur of voorzitter van de Veiligheidsregio.

• •

  De secretaris beoordeelt of de vragen van het raadslid een onderwerp betreffen dat tot de verantwoordelijkheid van bestuur of voorzitter van de Veiligheidsregio behoort. Indien dat niet het geval is worden de vragen naar het bevoegde orgaan doorgezonden.

• •

  Als de vraag de uitoefening van een bevoegdheid van de Veiligheidsregio betreft, bereidt de secretaris namens het bestuur of de voorzitter een antwoord op de vragen voor. Zij stemt af met de burgemeester van de betreffende gemeente waaruit het raadslid afkomstig is, en indien nodig met de voorzitter of de betrokken portefeuillehouder uit het Algemeen Bestuur.

• •

  De vragensteller ontvangt daarna een reactie. Een afschrift van de vraag en de reactie wordt naar het college en de overige leden van de raad gestuurd. Zoals gebruikelijk bij informatieverstrekking van de Veiligheidsregio naar gemeenten, zal deze reactie via de burgemeester van de betreffende gemeente worden geleid.

• •

  Voor de behandeltermijn is aangesloten bij de termijn die gebruikelijk is voor beantwoording van raadsvragen in gemeenten 1 . Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid van verlenging.

• •

  Een overzicht van de verzoeken om inlichtingen gericht aan het bestuur en/of de voorzitter, wordt in de reguliere vergaderingen ter kennis gebracht aan het Dagelijks Bestuur. Indien het Dagelijks Bestuur dat van belang acht, worden de verzoeken en de reacties daarop ter kennisgeving doorgeleid naar het Algemeen Bestuur.