Reglement van orde Dagelijks Bestuur Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2018

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de leden.

• 3.

  Een lid van het Dagelijks Bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag, tijd en plaats van vergaderen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur vergadert in de regel vier maal per jaar, steeds minimaal twee weken voorafgaand aan de vergadering van het Algemeen Bestuur en voorts zo dikwijls de voorzitter dit, al dan niet op verzoek van een van de leden, noodzakelijk vindt.

• 2.

  De secretaris stelt voor de aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen. Hierbij worden dag, tijd en plaats aangegeven.

• 3.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen, na overleg met de secretaris een andere dag en/of een ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 3 Uitnodiging en agenda

• 1.

  De voorzitter zendt – spoedeisende vergaderingen – uitgezonderd ten minste tien dagen voor een vergadering de leden van het Dagelijks Bestuur en andere genodigden:

  • a.

    een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering;

  • b.

    de agenda met de onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld;

  • c.

    de notulen van de vorige vergadering, de lijst van mededelingen en ingekomen stukken, de voorstellen en aanvullende documenten die dienen ter toelichting.

• 2.

  In bijzondere omstandigheden is het mogelijk te vergaderen door middel van audio- en videoconferencing. De plaats van vestiging van de veiligheidsregio geldt dan als plaats van de vergadering.

• 3.

  De voorzitter kan na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende agenda en vergaderstukken die niet eerder beschikbaar waren doen uitgaan.

• 4.

  De voorzitter kan onderwerpen aan de agenda voor de vergadering van het Dagelijks Bestuur toevoegen.

• 5.

  De voorzitter kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het Dagelijks Bestuur voorleggen.

• 6.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de voorzitter de agenda vast. Op voorstel van een lid van het Dagelijks Bestuur kan de voorzitter bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of onderwerpen van de agenda afvoeren dan wel de volgorde van de behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 4 Vergader- en besluitquorum

• 1.

  In de vergadering van het Dagelijks Bestuur kan slecht worden beraadslaagd, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2.

  Om het vereiste aantal leden niet vertegenwoordigd is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in lid 2, is lid 1 niet van toepassing. Het Dagelijks Bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebben leden tegenwoordig is.

Artikel 5 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degenen die de secretaris vervangt.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het Dagelijks Bestuur.

Artikel 7 Deelneming van derden aan de vergadering

• 1.

  De leden van de Veiligheidsdirectie, zoals bedoeld in bedoeld in artikel 20, lid 2, onder a van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en het Organisatiebesluit Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant worden uitgenodigd voor het bijwonen van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur. Zij mogen deelnemen aan de beraadslaging, maar hebben geen stem.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur kan besluiten een ambtelijk medewerker of andere derden als bedoeld in het eerste lid voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het Dagelijks Bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het Dagelijks Bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een van de leden van het Dagelijks Bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over twee personen verdeeld, dan wordt bij tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.

Artikel 9 Notulen en besluitenlijst

• 1.

  De secretaris zorgt voor het bijhouden van een presentielijst, een besluitenlijst en de notulen van de vergadering. Deze kunnen samen in een verslag worden opgenomen.

• 2.

  De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a.

    De namen van de aanwezige leden en eventuele andere aanwezige personen;

  • b.

    De afwezige leden;

  • c.

    Een formulering van de door het Dagelijks Bestuur genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld al een lid van het Dagelijks Bestuur daarom vraagt.

• 4.

  Indien een lid van het Dagelijks Bestuur daarom verzoekt, wordt een aantekening bij een besluit van het Dagelijks Bestuur in de besluitenlijst opgenomen.

• 5.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6.

  De vastgestelde notulen en de besluitenlijst worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 10 Schriftelijke afdoening spoedeisende zaken

• 1.

  Voor het nemen van besluiten die wegens spoedeisendheid niet langer uitgesteld kunnen worden bestaat de mogelijkheid om tot besluitvorming te komen middels een schriftelijke consultatieronde langs alle leden van het Dagelijks Bestuur.

• 2.

  Alle leden van het Dagelijks Bestuur krijgen schriftelijk het voorstel toegestuurd met het verzoek om in te stemmen met het voorstel. Indien alle leden van het Dagelijks Bestuur schriftelijk hebben gereageerd en meer dan de helft van het aantal leden van de Dagelijks Bestuur schriftelijk heeft ingestemd met het voorstel is het voorstel aangenomen.

• 3.

  Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop de laatste reactie is ontvangen.

Artikel 11 Openbare vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van het

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur kan echter besluiten een openbare vergadering te houden.

• 3.

  Een openbare vergadering wordt ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en vermeldt dag, tijdstip en plaats van de vergadering;

• 4.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Beslissing in geval van onduidelijkheid reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of wanneer een artikel voor meerder uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het Dagelijks Bestuur, op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking van het besluit tot vaststelling.