ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND (VNOG) 2018

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid.

De wet stelt extra eisen aan archiefbescheiden die blijvend worden bewaard.

De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling en in deze verordening.

De archiefwet 1995, artikel 40, bepaalt dat een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen tevens een voorziening inhoudt omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk in overeenstemming met de Archiefwet.

Voor de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland betekent dit dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de organisatie ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Deze verordening dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de veiligheidsregio haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen van de veiligheidsregio, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten.

Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het dagelijks bestuur geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden en de wijze waarop het dagelijks bestuur wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat een bepaling over het informeren van het algemeen bestuur.

Het dagelijks bestuur neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6 van deze verordening. Ook wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.

Deze verordening is opgesteld voor de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland, ter behartiging van gemeenschappelijke belangen van de deelnemende partijen aan de samenwerkingsregeling. De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende landelijke wet- en regelgeving geldend op 1 oktober 2017.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

a. Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of werkprocessen van de veiligheidsregio. Dit ongeacht de vorm (analoog of digitaal) of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan; het betreft evenzeer digitale documenten.

Taken en werkprocessen van de veiligheidsregio kunnen worden uitbesteed aan andere partijen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de veiligheidsregio vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die regionale taken uitvoeren.

b. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling.

Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

c. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Het Archiefbesluit, artikel 11, stelt daarnaast dat de zorgdrager zodanige voorzieningen treft ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Dit geldt voor archiefbescheiden die op basis van de geldende selectielijst voor permanente bewaring zijn aangewezen. Archiefbescheiden die niet voor permanente bewaring zijn aangewezen dienen voor de duur van hun bewaartermijn ook steeds raadpleegbaar te zijn.

Artikel 3

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 8

In het Archiefbesluit, artikel 13, is vastgesteld dat de zorgdrager verplicht is maatregelen te nemen tegen calamiteiten zoals brand, inbraak, wateroverlast, milieu-invloeden en dergelijke bij het bouwen, inrichten en gebruiken van archiefruimten.

Artikel 15

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.

Artikel 16

Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.