Besluit mandaat, volmacht en machtiging

Geldend van 24-06-2023 t/m heden

Intitulé

Besluit mandaat, volmacht en machtiging

Het dagelijks bestuur en de voorzitter van de Veiligheidsregio Twente, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;

Overwegende dat:

  • -

    het uit het oogpunt van doelmatig bestuur en een betere en snellere dienstverlening door middel van vergroting van de efficiency, met behoud van voldoende bewaking van financiële, juridische en bestuurlijk-maatschappelijke risico’s en de mogelijkheid tot dienovereenkomstige sturing van besluitvorming wenselijk is de daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden van het dagelijks bestuur respectievelijk van de voorzitter, door medewerkers van de Veiligheidsregio Twente, ondergeschikt aan de genoemde bestuursorganen, of – in een enkel geval – door anderen kunnen worden uitgeoefend;

  • -

    daartoe een nieuw mandaatbesluit dient te worden vastgesteld waarbij het bestaande mandaatbesluit wordt ingetrokken.

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit:

Vast te stellen de volgende Besluit mandaat, volmacht en machtiging

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • b.

    Ondermandaat: de door de mandaatgever aan de gemandateerde verleende bevoegdheid het mandaat door te mandateren aan een derde;

  • c.

    Mandaatgever: het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Twente;

  • d.

    Gemandateerde: de secretaris/hoofd Veiligheidsbureau, Commandant Brandweer, directeur Publieke Gezondheid;

  • e.

    Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • f.

    Machtiging; de bevoegdheid om overige handelingen te verrichten, niet zijnde besluiten of privaatrechtelijke rechtshandelingen;

  • g.

    Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Twente;

  • h.

    de Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • i.

    Regeling budgetbeheer ; de door het dagelijks bestuur vastgestelde regeling waarin is vastgelegd op welke wijze met budgetten wordt omgegaan.

Artikel 2 Algemeen mandaat

  • 1. Aan de gemandateerde wordt een algemeen mandaat gegeven voor de uitoefening van alle wettelijke bevoegdheden van het dagelijks bestuur en de voorzitter binnen het taakgebied van de gemandateerde.

  • 2. Een aan de gemandateerde verleend mandaat heeft niet alleen betrekking op de opgedragen bevoegdheid in strikte zin, maar ook op alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitoefening van de opgedragen bevoegdheid.

  • 3. De uitoefening van mandaat wordt beperkt door de grenzen van het geformuleerde beleid, richtlijnen en instructies.

Artikel 3 Omvang mandaat

  • 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht is artikel 2 niet van toepassing op de taken en bevoegdheden inzake:

    • a.

      de voorbereiding van beslissingen van het algemeen bestuur, bedoeld in artikel 33b, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wet;

    • b.

      besluiten tot voordracht of benoeming van de secretaris/hoofd veiligheidsbureau, Commandant Brandweer en de directeur Publieke Gezondheid;

    • c.

      vaststellen van regels omtrent de organisatie;

    • d.

      besluiten tot vaststelling van besluiten van algemene strekking, waaronder algemeen verbindende voorschriften;

    • e.

      het vaststellen van rampbestrijdingsplannen als bedoeld in artikel 6.1.1. van het Besluit veiligheidsregio’s.

    • f.

      besluiten tot vaststelling van beleidsregels als bedoeld in artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht of van andere beleidsstukken;

    • g.

      besluiten tot het aangaan van convenanten en bestuursovereenkomsten met andere overheden;

    • h.

      besluiten tot het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures;

    • i.

      besluiten die aan de goedkeuring of instemming van een ander bestuursorgaan zijn onderworpen;

    • j.

      besluiten waarbij wordt afgeweken van geformuleerd beleid of beleidsregels;

    • k.

      beslissen op bezwaarschriften;

    • l.

      besluiten die financiële verplichtingen voor de Veiligheidsregio Twente tot gevolg hebben waarbij die verplichtingen uitgaan boven de toegekende budgetten;

    • m.

      besluiten waartegen naar redelijke verwachting bezwaar zal worden gemaakt of beroep zal worden ingesteld bij de rechter, tenzij het betrokken lid van het dagelijks bestuur vooraf heeft ingestemd met het voorgenomen besluit;

    • n.

      besluiten tot toepassing van artikel 63 van de Wet op de veiligheidsregio’s (bestuursdwang);

    • o.

      Besluiten waarbij de gemandateerde een persoonlijke betrokkenheid heeft.

  • 2. In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder l, is artikel 2 van toepassing op besluiten tot gunning van werken of diensten die zijn voorbereid met toepassing van de voorschriften van de Aanbestedingswet 2012, en voldoende dekking beschikbaar is.

Artikel 4 Overige uitzonderingen

  • 1. Voor de uitvoering van de Suppletieregeling Veiligheidsregio Twente, inclusief de afhandeling van bezwaar- en beroepsprocedures en het beslissen over het instellen van hoger beroep en cassatie wordt mandaat verleend aan Raet Business Process Outsourcing Services.

  • 2. Voor de uitvoering van de Bovenwettelijke Werkloosheidsuitkering, inclusief de afhandeling van bezwaar- en beroepsprocedures en het beslissen over het instellen van hoger beroep en cassatie wordt mandaat verleend aan Raet Business Process Outsourcing Services.

  • 3. Voor de uitvoering van de FLO-uitkering op grond van hoofdstuk 9 van de Rechtspositieregeling, inclusief de afhandeling van bezwaar- en beroepsprocedures en het beslissen over het instellen van hoger beroep en cassatie wordt mandaat verleend aan de Algemene Pensioen Groep NV.

  • 4. Voor het instellen van hoger beroep en cassatie is instemming nodig van het dagelijks bestuur. Vooruitlopend op instemming kan voorlopig hoger beroep of cassatie worden ingesteld.

  • 5. Voor de zienswijzeprocedure betreffende de begroting wordt mandaat verleend aan de portefeuillehouder middelen om deze namens het dagelijks bestuur in het algemeen bestuur af te handelen.

  • 6. De gemandateerde op grond van dit artikel heeft de bevoegdheid om ondermandaat te verlenen.

  • 7. De gemandateerde op grond van dit artikel ontvangt tevens volmacht

Artikel 5 Ondermandaat

  • 1. De gemandateerde is bevoegd om voor de aan hen gegeven mandaten ondermandaat te verlenen.

  • 2. Ondermandaat is alleen mogelijk binnen de eigen kolom, tenzij het gaat om medewerkders werkzaam op grond de dienstverleningsovereenkomst met de Regio Twente.

  • 3. Bij gebruik van de bevoegdheid van het eerste lid voorziet de gemandateerde in een genoegzame controle vooraf en achteraf op de besluiten die in ondermandaat worden genomen.

  • 4. De verlening van ondermandaat, doorgegeven volmacht of doorgegeven machtiging is vastgelegd in het overzicht dat door de gemandateerde wordt vastgesteld en bijgehouden.

Artikel 6 Ondertekening

Het bezitten van mandaat houdt tevens de opdracht van de voorzitter tot ondertekening op de grond van artikel 33d, lid 2 van de Wet in.

Artikel 7 instructies voor het gebruik van de gegeven mandaten

  • 1. De gemandateerde informeert het betrokken lid van het dagelijks bestuur over de voorbereiding en uitvoering van een besluit indien voorzienbaar is dat een besluit politieke of bestuurlijke consequenties kan hebben.

  • 2. De ondertekening van een besluit dat in mandaat is genomen, geschiedt met gebruikmaking van de navolgende formulering:

    Namens het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Twente

    (vier regels wit voor de handtekening)

    (volgt de naam van de ondertekenaar)

    (volgt de omschrijving van de functie van de ondertekenaar).

Artikel 8 Vervanging

In geval van afwezigheid van de functionaris, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheid is toegekend, wordt die bevoegdheid uitgeoefend door diens formele plaatsvervanger.

Artikel 9 Nieuw besluit

Het mandaatbesluit van 21 januari 2011, en alle daarop van toepassing zijnde wijzingen, worden ingetrokken.

Artikel 10 Slotbepalingen

  • 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

  • 2. Dit besluit kan worden aangehaald als het “Mandaatbesluit VRT 2016”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 24 februari 2016,
De secretaris, De voorzitter,
H.G.W. Meuleman dr. G.O. van Veldhuizen

Toelichting bij het Mandaatbesluit Veiligheidsregio Twente 2016

Algemeen

Bijna dagelijks moeten besluiten worden genomen binnen de Veiligheidsregio Twente. Het zou niet werkbaar zijn als deze alle worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Daarom wordt voor veel routinematige besluiten mandaat verleend.

Het Mandaatbesluit VRT 2016 vervangt het mandaatbesluit dat op 21 januari 2011 door het dagelijks bestuur is vastgesteld en alle daarop aangebracht wijzigingen.

In dit mandaatbesluit is geregeld hoe bevoegd kan worden besloten en gehandeld door functionarissen die in naam van het bestuursorgaan optreden. De mandaatregeling kent ten opzichte van de vorige mandaatregeling een geheel nieuwe opzet. Werd in de oude mandaatregeling nog uitgegaan van uitputtende regeling van gemandateerde bevoegdheden, in de nu voorliggende regeling wordt andersom geredeneerd. Alle bevoegdheden binnen het taakgebied van een cluster worden gemandateerd aan de kolomverantwoordelijke (de gemandateerde), tenzij het gaat om een bevoegdheid die is opgenomen in de uitzonderingenlijst. Deze bevoegdheden blijven voorbehouden aan het dagelijks bestuur.

Deze opzet van de mandaatregeling heeft enkele belangrijke voordelen:

1. Er hoeft geen uitputtende lijst van gemandateerde bevoegdheden te worden opgesteld.

2. De lijst behoeft nauwelijks tussentijdse aanpassing, omdat er niet hoeft te worden gereageerd op gewijzigde of nieuwe wetgeving.

3. Er ontstaat duidelijkheid voor de organisatie. De uitgebreide overzichten hoeven niet bij ieder discussiepunt te worden doorgenomen. Het gebruik van een bevoegdheid is gemandateerd, tenzij de bevoegdheid op de uitzonderingenlijst staat.

4. De kans op bevoegdheidsgebreken is minder groot. Het vaststellen van een uitputtend overzicht van alle benodigde mandaten is een fictie. Vanuit praktische overwegingen wordt door de organisatie dan toch vaak een verleend mandaat aangenomen, terwijl dat er formeel niet is.

De samenstelling van de uitzonderingenlijst is gebaseerd op de praktijk van de afgelopen twee jaar en geagendeerde onderwerpen in het dagelijks bestuur.

Overigens is het wel zo dat het verlenen van mandaat niet betekent dat het dagelijks bestuur niet meer verantwoordelijk is. In tegenstelling tot delegatie, waarbij bevoegdheden worden overgedragen door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur daarna geen verantwoordelijkheid meer draagt, blijft het dagelijks bestuur in dit geval wel het bevoegde bestuursorgaan. (Onder-) gemandateerden dienen zich bij de afwegingen die gepaard gaan met besluitvorming ervan bewust te zijn dat het dagelijks bestuur en de voorzitter verantwoordelijk blijven voor de besluiten die zijn genomen.

(Onder)mandaat

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een algemene regeling opgenomen over mandaat in afdeling 10.1.1. In artikel 10 Awb is bepaald dat onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Mandaat heeft alleen betrekking op die (rechts-)handelingen die een besluit als bedoeld in de Awb betreffen. In de Awb wordt verstaan onder een besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Het verlenen van (onder)mandaat betekent dus het verlenen van de bevoegdheid om te besluiten. Dit betekent dat de (onder)gemandateerd ook degene is die het besluit ondertekent, tenzij dit anders is geregeld.

Volmacht

De voorzitter van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur is op grond van art. 11, lid van de Wet veiligheidsregio’s bevoegd om de veiligheidsregio in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Op deze wijze kan de veiligheidsregio rechtshandelingen verrichten. De voorzitter kan deze volmacht opdragen aan anderen.

Bij volmacht wordt een privaatrechtelijke bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten (zoals het sluiten van een overeenkomst en de koop en verkoop van roerende en onroerende zaken), toegekend aan een ambtelijke functionaris.

Machtiging

Bij machtiging gaat het om feitelijke handelingen die worden uitgevoerd namens het dagelijks bestuur en die op zich geen juridische gevolgen hebben, bijvoorbeeld het toezenden van een brief met gevraagde informatie of een mededeling over het verdere verloop van een procedure.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

In het Mandaatbesluit VRT is een uitzonderingenlijst opgenomen. Hierin staat bij welke bevoegdheden besluitvorming is voorbehouden aan het dagelijks bestuur. In die gevallen waarin sprake is van het gebruik van mandaat, volmacht of machtiging is er altijd sprake van vertegenwoordiging. Er wordt gehandeld namens het dagelijks bestuur. De bevoegdheid kan, indien dit is toegestaan, ook door gemandateerd worden (ondermandaat).

Artikel 2 Algemeen mandaat

Er wordt een algemeen mandaat verleend aan de kolomverantwoordelijkheden. Beperking wordt gegeven in artikel 3, waarin de uitzonderingen op het algemene mandaat zijn bepaald. De (onder)mandaatgever kan te allen tijde specifieke instructies geven (artikel 10:6 Awb). Alle beslissingen dienen in overeenstemming te zijn met ter zake geldende regelingen, voorschriften, beleidsuitgangspunten en voorwaarden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Regeling budgetbeheer.

Artikel 3 Uitzonderingen

In dit artikel zijn de bevoegdheden genoemd die in ieder geval aan het dagelijks bestuur zijn voorbehouden. Daarnaast is het aan de gemandateerde om te bepalen in welke gevallen bij een verleend mandaat toch de portefeuillehouder of zelfs het dagelijks bestuur in te schakelen.

Artikel 4 Overige uitzonderingen

Voor de VRT worden enkele personele regelingen uitgevoerd door externe organisaties. Deze bevoegdheden vallen buiten het algemene mandaat.

Artikel 5 Ondermandaat

De gemandateerde krijgt de bevoegdheid om binnen zijn eigen kolom ondermandaat te verlenen. (Onder)mandaat buiten de organisatie is voorbehouden aan het dagelijks bestuur, tenzij het gaat om medewerkers die werkzaamheden uitvoeren binnen de dienstverleningsovereenkomst met de Regio Twente. De verleende ondermandaten worden in een overzicht bijgehouden. Het is aan de gemandateerde om op een verantwoorde wijze invulling te geven aan dit ondermandaat.

Artikel 6 Ondertekening

Een verleend mandaat houdt tevens de opdracht tot ondertekening in van de voorzitter op grond van artikel 33d, lid 2 van de Wet. Ondertekening geschiedt dan voor de Veiligheidsregio Twente.

Artikel 7 Instructies

In dit artikel is de wijze van ondertekening geregeld. Daarnaast is bepaald in welke gevallen de betrokken portefeuillehouder ingelicht moet worden. In overleg met de portefeuillehouder kan worden bepaald om een kwestie alsnog ter besluitvorming voor te leggen aan het dagelijks bestuur.

Artikel 8 Vervanging

In dit artikel wordt de vervanging geregeld.

Artikel 9 Nieuw besluit

Alle eerder genomen mandaatbesluiten worden ingetrokken.