Besluit Vervanging

Besluit Vervanging

Routinematige, digitale vervanging vindt plaats:

• 1.

  Voor Veiligheidsregio Twente, betreffende de kolommen Brandweer, GHOR en Veiligheidsbureau. De documenten die het betreft zijn weergegeven in bijlage 4 van het Handboek vervanging(als bijlage bij dit besluit gevoegd).

• 2.

  In de paragraaf Technische gegevens scanner PA 2015 van het Handboek vervanging worden de technische specificaties weergegeven met betrekking tot de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur.

• 3.

  Met gebruik van de software SinglePoint-for-All van de leverancier Split~Vision . Dit pakket bestaat uit Kodak Scansoftware ten behoeve van het scanproces en I-Controler beheertool waarin de registratie plaatsvindt van alle zaken en documenten

• 4.

  Volgens de volgende criteria voor het scannen in kleur, grijswaarden of zwart/wit: een document wordt in kleur gescand als de kleuren in het document met het menselijk oog niet te onderscheiden zijn én als kleuren relevante informatie bevatten die van belang zijn voor het werkproces waarin het document een rol speelt. Archiefstukken worden gescand in zwart-wit of kleur afhankelijk van de kwaliteit die nodig is voor de authenticiteit van het document. Als in het archiefstuk gebruikte afbeeldingen, kleuren en andere uiterlijke kenmerken van belang zijn voor de rol die het archiefstuk speelt in het werkproces dan moeten deze kenmerken gereproduceerd worden.

• 5.

  Door omzetting van alle bestandsformaten naar PDF-A.

• 6.

  Volgens de volgende controle inrichting: nadat een batch gescand is, wordt door de medewerker post & archief gecontroleerd of het juiste aantal documenten en het juiste aantal pagina’s is gescand. Indien dit niet het geval is, zoekt de informatie medewerker het probleem op. Kan een probleem niet gemakkelijk verholpen worden of als het een technisch verstoring betreft wordt contact opgenomen met de helpdesk van de VRT.

• 7.

  Nadat originele stukken zijn gescand worden zij vernietigd, na een termijn van drie maanden.

• 8.

  De VRT omgeving kent met name virtuele servers, waaronder de servers waar MS SharePoint (Veiligheidsnet) en Split~Vision opdraaien. Binnen de VRT zijn verschillende soorten back-up.

  • ·

    Binnen MS SharePoint bestaat er de prullenbak, documenten die verwijderd worden, worden standaard 30 dagen bewaard in de prullenbak. De gebruiker of beheerder van de site kan het document terug plaatsen.

  • ·

    Van alle virtuele servers (VM) wordt elke dag een back-up gemaakt. Deze back-up wordt opgeslagen op een harde schijf in het data center A. De retentie periode is 30dagen. Met deze methode is een restore/recovery van een individueel document lastig. Het is een methode voor disaster recovery om een hele omgeving/server in één keer terug te zetten naar een oorspronkelijke situatie. Verder worden de laatste 2 back-ups altijd naar de andere data center gekopieerd.

  • ·

    De data van MS SharePoint en Split~Vision staan opgeslagen in een MS SQL database. Van deze database wordt van ma t/m vrijdag tussen 7:00uur en 18:00uur elk uur een back-up gemaakt. Daarnaast nog 1x 24uur. De retentieperiode van de uur back-up is 30 items en de 24uur back-up 30 dagen.